打电话术语自己组织

1、（备注：1、接打电话时我们常犯的一种错误“喂，您好！”，而是说“您好，我是XXX”，要将喂去掉。【一次听我姐说，她们服务员培训的时候这样讲的，不知是否适用我公司】 2、 同事在一起，不管谁需要谁的帮助，不管官大官小，我觉得都要保持感恩的心态，没有谁必须为谁工作。我们内勤经常会听到一句话：你们不干，那要你们内勤干什么！本来较好的心情也会因此破话，干起工作来会受到影响。互相感恩也是互相尊重，何必把我们内勤看的低人一等呢？我们又不是雇来的奴婢。谁都会有被帮助的时候，被帮助就要学会感恩，这样工作不更有积极性吗？不管做什么工作都会觉得有意义！ 3、 同事之间，有的人有职称或者职位较高的喜欢被称作XX工程

2、师、XX经理，有的人喜欢被叫的随便些，我们要根据不同的场合，不同人的性格称呼对方，不要将自己的位置摆的过高，不然会摔得更狠。）态度对我们来说，办公室就像我们的家，干净卫生的环境可以让我们心情愉悦，快乐的工作。早上到办公室后，只需十到十五分钟后就可以打扫的干干净净，自己心情好，同事心情好，何乐而不为呢？尊重。不管对谁，都要互相尊重。领导。对待自己的上级就需要保持一定的心里距离，这是对他们的尊重。不管什么时候喊一声xx经理，可以给他们带来愉悦的心情。同事。时不时会在某个地方碰到面，见面时主动打声招呼，喊一声姐或哥甚至名字，对同事热情也是对自己热情。性格腼腆的人会感觉的不好意思，没有关系，经常向别人

3、学习，慢慢改变，和同事相处起来就会越来越融洽。打电话 1、不管和谁打电话，拨打电话之前应作好充分的准备工作，准备好笔和纸、还有说话的态度、要说的内容。拨打电话时，一定要清晰，要热情、大方、友善、真诚。不可拐弯抹角地讲一些无关事情。不管自己情绪如何，也不可对对方不礼貌。拨打电话时应口齿清晰，明确，条理分明，要立场坚定，不可。讲话要有重点，重要部分要加重声音，听上去要更有力。 （1）和xx打电话：等xx接起应答时，主动说：您好，xx，我是XXX。说清事情原由，说话言简意赅。 例子：要审合同，将合同和合同审批单准备好，有时会需要技术协议、施工方案等等，需要准备的都准备齐全，将重点要点找出，以便打电话

4、时浪费时间，说话要清晰流畅。事先想出事情会出现什么情况。 1、xx：您好！我：您好，xx，我是市场部xxxx，我这一份xx的xxx公司的合同需要您审批，请问您方便上网吗，我将合同发至您邮箱？”xx：好的，xx。我：好的，xx。2、xx：您好！我：您好，xx，我是xxxx，我这一份xx的xxx公司的合同需要您审批，请问您方便上网吗，我将合同发至您邮箱？田总：不方便。我：请问您现在有时间吗？xxx：您说xxxx。我：XXXXXX。一气将合同内容说完。等待xx回应。3、 xx：您好！我：您好xx，我是xxxxxx，我这一份xx的xxx公司的合同需要您审批，请问您方便上网吗，我将合同发至您邮箱？xx：

5、不方便。我：请问您现在有时间吗？xx：我现在不方便，有事发到我手机上吧。我：好的，xxx。（2） 和经理打电话，我们需要做的最多的是找各部门经理做市场信息交流、做审批等。有时事情的传达或者审批是否进展顺利直接关系到业务的成败，所以我们提警心，要细心，有耐心。 每位经理职务不同，性格不同，首先了解一下，要使用不同的语气语言，这样沟通起来顺利有效率。当需要经理审批合同时，先核实以前是否和贵公司合作过，如果有，那么找出条款不一致的地方，然后向部门经理说明白，以节省时间；如果是新客户而且是客户版本，将合同发至经理信箱，打电话通知经理时，待经理接通后，用耳朵分辨一下，经理是否在开会；如果是我公司的版本，

6、那就更好说了，直接标出需要的，打电话说起来更容易。 例:1、版本过去有。我:您好，XX经理，我是xx，请问您方面吗？我这有一份XXX的XXX公司的合同需要您的审批！XX经理:好的，xxxx。我:好的。XXXXX将不一样的地方一一说明白。等待经理的回应。 2、我:您好，XXX经理，我是xxx，请问您方面吗？我这有一份XXX的XXX公司的合同需要您的审批！XXX经理:我现在没有时间，将重要的部分发到我手机上吧？我:好的，XXX经理！要等经理将电话挂断后再挂。 借款。代借款是需要非常谨慎的事情，当需要我们代借款时，一定要问清楚借款的缘由，初步判断是否是合理的借款，如果是签好借款条，向借款人要打款的银

7、行卡号，并告诉他们及时抽条，借款人处还需签上我们自己的名字，经理不在和经理打电话申请是否审批！例：我：您好，XX经理，我是xxx。 XX经理：您说xxx。 我：XX需要借款XX元，（什么原因），您看是否同意？ 借礼品。这主要是业务员申请，然后带着去拜访客户。当需要我们代申请的时候，公司名称客户名称都需要向业务员要到手中，以便申请的时候方便快捷。 （3）和业务员打电话。作为业务内勤，是和业务员打交道最多，然而业务员的性格和文化水平是不同的，而我们只是自己，需要我们去适应每一位业务员，这样才能服务的更好！ 不管我们对什么样的业务员，想想他们的辛苦，我们都要心平气和的、有耐心的听他们诉说，尽心为他们

8、准备他们所需要的资料等等。 对于脾气好的业务员。我:您好，我是xxx。XX业务员:哦，xxx，您好！有什么是吗？ 我:刚有一个市场信息，属于你的地区，请你记下抓紧时间回复给客户！XX业务员:好的，xxx，谢谢您！我:不客气，再见。 难缠户。 我:您好，我是xxxx。XX业务员:哦，xxxx，您好！有什么是吗？ 我:刚有一个市场信息，属于你的地区，请你记下抓紧时间回复给客户！XX业务员:我没有时间！我:这样啊，我将信息发到您的手机上，有时间抓紧回复吧！不打扰您，再见！此时业务员已经挂断。 我们要尽量说最少话将信息表达完整，说的太多容易引起冲突。（4） 和客户打电话。客户是上帝始终是我们坚持的信念

9、。当一个工程完成后，需要我们电话回访，询要反馈单，当客户接通电话。XX：您好，哪位？我：您好，XX主任，我是济宁新格瑞水处理有限公司，我们公司为您服务的清洗工程已经完毕，请问你觉得怎么样？XX：挺好的。我：那麻烦您尽快填好反馈单，办好验收好吗？XX：好的。我：谢谢您的合作，我公司将尽快派人去拿单据，再见，XX主任。接电话接电话，打电话时，在挂断时，要等对方挂断我们再挂，这样才能显示出我们内勤的礼貌。 当听到电话铃声想起，我们首先将笔和纸准备好，然后在接听电话。这样我们才能有效的利用时间，又能将信息记得准确无误。 有时我们在来电显示上的电话号码分辨不出是公司内部的还是客户的电话。 假如接公司内部

10、人员的电话。我：您好，我是xxxxx。有什么事可以帮你？（一般情况下我们都会听出对方声音）XX:您好，XX在吗？我：在，你稍等。（不在，您有什么事，我可以帮您转交。） 接客户的电话。我：您好，xxxxx。 请问有什么可以帮您？XX：您好，我公司有XX需要清洗， 你们公司做这个吗？我：可以。请问怎么称呼您？XX：XX我：XX经理，请问您是哪个公司，有什么情况可以简单的介绍一下吗？XX：XX公司，xxx情况。我：好的，xx经理，我已经记下来了，麻烦您给我一个电话号，我让负责这个地区的业务经理尽快跟您联系，他会将具体的情况给您说清楚。Xx：好的。13xxxxxx我：好的，谢谢您，再见！发短信 为了方

11、便使用，统一使用移动手机号，用飞信发信息既方便就可以节省话费。虽然方便，但也不是想发什么就发什么，发短信是为了传达信息的。很多时候公司领导同事不方便接听电话，我们就需要借助短信，编辑短信的时候不能废话连篇，但是礼貌尊重要到。例：您好，XXX。请审批或者请尽快回复。有时是为了传达信息，客户名称，电话，地址等编辑好发给需要的人，不需要和对方再打电话还要找笔和纸再记，发短信的话可以方面保存又可以一目了然。打电话就有可能听不清楚导致传达有误。这样浪费了电话费而且谁都不愿承担如此低级的责任。收发传真 传真是我们公司和客户之间传达信息的一个重要的工具，准确的运用传真，都可以减少我们同事来回路上的时间，也可

12、以提高工作效率。我公司的传真是自动传真，当有人往我公司发传真的时候，只需等待接收就可以。有的公司也是自动传真，当我们听到信号后发出即可，发送成功后，打电话回访是否接收成功。如果是我们向客户发传真。我：您好，我是xxxx，您是XXX公司吗？麻烦您给个新号，我发一份传真。听到信号后，发出。发送成功后，再打电话回访，接通后我：您好，我刚发到您公司的传真发送成功了吗？麻烦您转交给XXX，谢谢您。寄邮件 我们几乎每天都有发出的邮件，寄样本，寄发票，寄合同等等，我们常用的是EMS，有工作人员直接到我公司来取，这个比较方便，有时我们会使用顺丰、兔兔快运、发车等。为了能安全准确的到达，收件人地址、收件人姓名及

13、电话都要写清楚并保证准确。发出后，随时查看到货地址，到达目的地后核实收件人是否收到。做标书 先大题浏览一遍招标文件，将需要准备的用不同颜色的标记出，再第二遍仔细浏览，将遗漏的更重的地方再看一遍。做标书时，我们主要做的是商务部分，技术部分和报价需要找技术部来完成，待我们转交给技术部并传达好之后，告诉业务员可以和技术部交流技术部分怎么完成！招标文件中一般会给出目录，根据目录要求将内容补充完整。其间，我们会用到软件photoshop、autocad、画图等，要求不会太高，但基础的知识需要我们掌握。常用的软件就是办公软件，这就需要我们内勤熟练地掌握，随时应用。也许我们总会有做不到的地方，我们要随时应用

14、随时学习，不怕不会就怕不学。将标书做好后，需要让经理审核，审核合格后，我们就可以装订，盖章，封装就OK。安全的转交到业务员手中就可以了。做报价 我公司做报价时，都有自己的版本，但是，日期、收件人、公司名称、设备名称或药剂名称、需要备注的税率和其他要求都要表达清楚，特别是价格一定要正确，至少检查2遍，还要和经理或业务员核实清楚，然后再盖章回传。做合同 需要我们做合同时，使用我公司的合同版本即可。合同的内容流畅、得体是能体现我公司的文化的，切不可随便乱写也不要太罗嗦。一般情况下合同重要的几条包括合同内容、合同价格、付款方式、验收标准。按照业务员提供的信息，合同价等做好之后先要和业务员核实是否正确。然后走审批程序就可。（注：我公司现在可以开建安类发票，合同中的关键字非常重要，清洗酸洗是不能出现在合同中的，最好都换成除垢工程，以免给我们开发票时带不必要的麻烦。技术上的问题不要自以为是，一定请技术人员进行审批。报账业务员长期在外出差，期间发生的费用不可能在回公司的当天就将帐报完。这就需要我们帮助他们，也是我们的工作之一。很多业务员觉得麻烦总是在写报账单的时候草草了事，导致不能正常的报账，待他们交到我们手中的时候，仔细检查他们不合理的地方，尽快要他们修改，耽误了报账就可能耽误了他们的行程。注：大帐借款和现金借款报账时要分开，方便抽条报账。我们可能不清楚，但