出纳实务模块3出纳账证知识

1、模块3 出纳账证知识 项目1 会计凭证概述 项目2 原始凭证 项目3 记账凭证 项目4 会计凭证的传递和保管 项目5 账簿的意义和种类 项目6 会计账簿的设置和登记 项目7 对账和结账 项目8 错账的处理 项目9 会计电算化 学习内容 1.会计凭证概述； 2.原始凭证； 3.记账凭证； 4.会计凭证的传递和保管； 5.账簿的意义和种类； 6.会计账簿的设置和登记； 7.对账和结账； 8.错账的处理； 9.会计电算化；项目1 会计凭证概述 3.1.1会计凭证的意义 3.1.1.1会计凭证的概念 会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。其用来记载经济业务的

2、发生，明确经济责任，作为记账依据。 发票、收据、收货单、发货单、领料单等都是会计凭证。任何一个企事业单位，为了有效地反映和监督其经济业务的发生和完成情况，确保会计信息的真实、准确、完整、合理、合法，都必须按照规定的要求填制并审核会计凭证。因此，填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点和基础。会计处理任何一项经济业务，都必须以合法的会计凭证为依据。返 回 3.1.1.2会计凭证的作用 (1)会计凭证是会计核算的依据。 (2)会计凭证是分清经济责任的依据。 (3)会计凭证是审核经济业务的依据。 3.1.1.3会计凭证的意义 会计人员可以根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇

3、总，并经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。 (1)可以记录经济业务的发生和完成情况，为会计核算提供原始依据。 (2)可以检查经济业务的真实性、合法性和合理性，为会计监督提供重要依据。 (3)可以明确经济责任，为落实岗位责任制提供重要文件。 (4)可以反映相关经济利益关系，为维护合法权益提供法律证据。 3.1.2会计凭证的种类 企事业单位的经济业务是复杂的，设置的会计凭证种类繁多，按照其填制的程序和用途的不同，可划分为原始凭证和记账凭证。 3.1.2.1原始凭证 原始凭证是证明经济业务已经发生或完成，明确经济责任，具有法律效力的最初书面证明。真实、合理、合法的原始凭证是记账的原始依据，是

4、具有法律效力的书面证明。凡不能证明经济业务发生或完成的各种单据不可作为原始凭证据以记账，如购销合同、购料申请单等。 原始凭证按其来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发生或完成时，从其他单位和个人取得的，如发票等。自制原始凭证是由本单位经办业务的人员，在执行和完成某项经济业务时填制的凭证，如领料单、差旅费报销单等。 原始凭证按其填制方法不同，可分为一次原始凭证、累计原始凭证和汇总原始凭证。 3.1.2.2记账凭证 记账凭证是根据原始凭证整理填制，反映记账要素，并据以登记账簿的凭证。由于经济业务不断发生，原始凭证的格式及其反映的内容多种多样，况且原始凭证中只记录了经济

5、业务的实际情况，并未反映应使用的会计科目和记账方向，如果直接根据原始凭证记账就很容易发生差错，所以在记账前，应认真审核原始凭证，并根据审核无误的原始凭证，按记账规则，确定应借应贷会计科目的名称和金额，填制记账凭证并据以记账，原始凭证则作为记账凭证的附件。 记账凭证按其用途，可分为专用凭证和通用凭证。专用凭证按其反映的经济业务内容的不同，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。通用凭证则只采用一种格式。 记账凭证按其对经济业务反映方式的不同，可分为单式记账凭证和复式记账凭证。 此外，为了简化总分类账的登记工作，还可根据记账凭证编制记账凭证汇总表(亦称科目汇总表)，然后据以登记总账。这类汇总的记账凭证，

6、仅是为了简化记账工作，其作用与记账凭证相同。 会计凭证的种类如表3-1所示。原始凭证原始凭证按来源划分按来源划分外来原始凭证外来原始凭证自制原始凭证按填制方法划分一次原始凭证累计原始凭证汇总原始凭证记账凭证按用途划分专用凭证收款凭证付款凭证转账凭证通用凭证按编制划分分录记账凭证单式记账凭证复式记账凭证汇总记账凭证全部汇总凭证分类汇总凭证 现行中华人民共和国发票管理办法第二十一条规定：不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。 我国现行税法的每一个税种均对费用扣除票据的合法性作出了规定。如营业税暂行条例第六条规定：纳税人按照本条例第五条规定扣除有关项目，取得的凭证不符合法律

7、、行政法规或者国务院税务主管部门有关规定的，该项目金额不得扣除。项目2 原始凭证 原始凭证，又称单据,是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任，具有法律效力的一种原始凭据。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据。返 回 3.2.1原始凭证的种类 原始凭证根据其取得途径和来源、填制方法的不同，划分为不同种类。 3.2.1.1按照来源不同分类 按照来源不同，原始凭证可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。 (1)外来原始凭证。 (2)自制原始凭证。 3.2.1.2按填制手续与内容不同分类 (1)一次凭证。 (2)累计凭证。 (3)汇总凭证。 3.2

8、.1.3按照格式不同分类 (1)通用凭证。 (2)专用凭证。3.2.2原始凭证的内容由于企业的经济业务事项多种多样，原始凭证的格式和内容也不完全一致。但不论是何种原始凭证，作为记录经济业务的原始凭单，都必须真实准确、清晰完整。一般来说，任何原始凭证都应具备以下基本内容(也称为原始凭证要素)：(1)原始凭证名称；(2)填制原始凭证的日期；(3)接受原始凭证的单位名称；(4)经济业务内容(含数量、单价、金额等)；(5)填制单位签章；(6)有关人员签章；(7)凭证附件。3.2.3原始凭证的填制3.2.31原始凭证填制要求企业发生的各项经济业务，必须取得或者填制原始凭证，并及时送交会计机构。为了如实反

9、映经济业务，也为了会计核算工作得以正常进行，原始凭证的填制必须符合下列要求：(1)记录要真实。(2)内容要完整。(3)手续要完备。(4)书写要清楚、规范。(5)编号要连续。(6)不得涂改、刮擦、挖补。(7)填制要及时。 3.2.3.2原始凭证填制方法 原始凭证按照填制手续和方法，分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。具体的填制方法如下： (1)一次凭证的填制方法。 (2)累计凭证的填制方法。 (3)汇总凭证的填制方法。 3.2.4原始凭证的审核 为了真实、准确地反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，会计机构和会计人员必须对原始凭证进行审核，以确保会计信息质量。原始凭证的审核内容主要

10、包括： (1)审核原始凭证的真实性。 (2)审核原始凭证的合法性。 (3)审核原始凭证的合理性。 (4)审核原始凭证的完整性。 (5)审核原始凭证的正确性。 (6)审核原始凭证的及时性。 根据会计法第十四条规定，会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核。经审核的原始凭证应根据不同情况处理：对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充，原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正；对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告。项目3 记账凭证

11、 3.3.1记账凭证的基本内容 原始凭证只反映经济业务的执行和完成情况，而且种类繁多，数量庞大，格式不一，因而不能直接凭以记账。在实际工作中，必须运用会计方法，将其分类整理，编制记账凭证，标明经济业务应记入的账户名称以及应借、应贷的金额，通常称为会计分录，这样才能凭以登记账簿，进行会计核算。返 回 由此，记账凭证都应具备一些共同的基本内容： (1)记账凭证的名称； (2)填制记账凭证的日期； (3)记账凭证的编号； (4)经济业务的内容摘要； (5)经济业务所涉及的会计科目及其记账方向； (6)经济业务的金额； (7)所附原始凭证张数； (8)会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。

12、税收征收管理法第十九条规定：纳税人、扣缴义务人按照有关法律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿，根据合法有效凭证记账，进行核算。 第二十四条规定：从事生产经营的纳税人、扣缴义务人必须按照国务院财政、税务主管部门规定的保管期限保管账簿、记账凭证、完税凭证及其他有关资料，账簿、记账凭证、完税凭证及其他有关资料不得伪造、变更或擅自毁损。 第二十九条规定：账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当合法、真实、完整。 账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当保存10年；但是，法律、行政法规另有规定的除外。项目4 会计凭证的传递和保管

13、 3.4.1会计凭证的传递 会计凭证的传递，是指凭证从取得或填制时起，经过审核、记账、装订到归档保管时止，在单位内部各有关部门和人员之间按规定的时间、路线办理业务手续和进行处理的过程。 正确、合理地组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，协调单位内部各部门、各环节的工作，加强经营管理的岗位责任制，实行会计监督，具有重要作用。返 回 会计凭证的传递主要包括凭证的传递路线、传递时间和传递手续三方面内容。 (1)各单位应根据经济业务的特点、机构设置、人员分工情况以及经营管理上的需要，明确规定会计凭证的联次及其流程。既要使会计凭证经过必要的环节进行审核和处理，又要避免会计凭证在不必要的环节停留

14、，从而保证会计凭证沿着最简捷、最合理的路线传递。 (2)会计凭证的传递时间是指各种凭证在各经办部门、环节所停留的最长时间。它应考虑各部门和有关人员在正常情况下办理经济业务所需合理时间来确定。明确会计凭证的传递时间，能防止拖延处理和积压凭证，保证会计工作的正常秩序，提高工作效率。一切会计凭证的传递和处理都应在报告期内完成，否则，将会影响会计核算的及时性。 (3)会计凭证的传递手续是指在凭证传递过程中的衔接手续。应该做到既完备严密又简便易行。凭证的收发、交接都应按一定的手续制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。 会计凭证的传递路线、传递时间和传递手续还应根据实际情况的变化及时加以修改，以确保会计凭

15、证传递的科学化、制度化。 3.4.2会计凭证的保管 会计凭证是各部门经济活动的历史记录，是重要的经济档案。为了便于随时查阅利用，各种会计凭证在办理好各项业务手续并据以记账后，应由会计部门加以整理、归类，并送交档案部门妥善保管。 3.4.2.1会计凭证的整理归类 会计部门在记账以后，应定期(一般为每月)将会计凭证加以整理、归类，即把记账凭证及其所附原始凭证，按记账凭证的编号顺序进行整理，在确保记账凭证及其所附原始凭证完整无缺后，将其折叠整齐，加上封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，以防散失和任意拆装。在封面上要注明单位名称、凭证种类、所属年月、起讫日期、起讫号码、凭证张数等。会计主管或指

16、定装订人员要在装订线封签处签名或盖章，然后入档保管。 对于那些数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”。各种经济合同和重要的涉外文件等凭证应另编目录，单独登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上注明。 3.4.2.2会计凭证的造册归档 每年的会计凭证都应由会计部门按照归档的要求负责整理立卷或装订成册。当年的会计凭证，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管1年，期满后，原则上应由会计部门编造清册移交本单位档案部门保管。档案部门接收的会计凭证，原则上要保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应由会计部门和经办人员

17、共同拆封整理，以明确责任。会计凭证必须做到妥善保管、存放有序、查找方便，并要严防毁损、丢失和泄密。 3.4.2.3会计凭证的借阅 会计凭证原则上不得借出，如有特殊需要，须报请批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。需要査阅已入档的会计凭证时，必须办理借阅手续。其他单位因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位负责人批准，可以复制。但向外单位提供的原始凭证的复印件应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。 3.4.2.4会计凭证的销毁 会计凭证的保管期限一般为15年。保管期未满，任何人员都不得随意销毁会计凭证。按规定销毁会计凭证时，必须开列清单，报经批准后，由档案部门和会计部门共同

18、派员监销。在销毁会计凭证前，监督销毁人员应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报本单位负责人。项目5 账簿的意义和种类 账簿是重要的会计档案，设置和登记账簿是会计核算工作的重要环节，各企业应根据本单位的实际情况依法设置和登记账簿。返 回 3.5.1账簿的意义 账簿是以会计凭证为依据，由若干张具有一定格式且又相互联系的账页组成的，按照会计科目开设户头，用来序时、分类地记录和反映经济业务的会计簿籍。簿籍是账簿的外表形式，是记录会计信息的载体，是积累和储存经济活动情况的数据库。账户是按规定的会计科目开设的户头，账户记录是账簿的内容。会计核算工作中的记录是指在账簿中按账户进行登记

19、的工作。企业在生产、经营、管理过程中必定会发生各种经济业务，每一笔经济业务发生或完成时，都必须取得或填制会计凭证，以便正确、及时地反映和监督各项经济业务的发生与完成情况。一张会计凭证一般只反映一项经济业务，一个企业在一定时期内会发生大量经济业务，会计凭证数量多而且比较分散，不能连续、系统、全面、完整地反映一个企业在某一时期内所发生的某类经济业务的变动情况及其变动结果，为了全面了解一个企业的经济活动的全貌，有必要将分散在会计凭证上的会计信息加以归类整理，使会计信息集中化、系统化和条理化，这就需要设置和登记账簿。通过账簿记录将大量分散在会计凭证上的核算资料进行归类整理，为财务报表的编制提供依据。设

20、置和登记账簿是会计核算工作中必不可少的重要环节，每个企业都必须设置账簿。 (1)账簿可以全面、系统、连续地反映一个企业经济活动的全貌。 (2)账簿记录是编制财务报表的主要依据。 (3)账簿是考核企业经营成果、加强经济核算、分析经济活动的重要依据。 (4)账簿是检验财产物资安全完整的重要依据。 (5)账簿是重要的经济档案。 (6)有利于会计工作的分工。 3.5.2账簿的种类 由于各企业的经济活动存在差别，对生产经营管理的要求不尽一致，因而各企业所设置的账簿也有所不同，而账簿本身也多种多样，不同的账簿其用途、格式、登记方式也各不相同。要正确设置和登记账簿，就需要了解账簿的分类。 3.5.2.1账簿

21、按用途分类 账簿按其不同用途一般可分为序时账簿、分类账簿、联合账簿和备查账簿。 (1)序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。 (2)分类账簿是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。 (3)联合账簿是指序时账簿和分类账簿联合在一起的账簿，它兼有序时账簿和分类账簿的特点。 (4)备查账簿又称辅助登记簿，是对某些在序时账和分类账中未能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。 3.5.2.2账簿按外表形式分类 账簿按其外表的不同可分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿和磁性媒介质式“账簿”。 订本式账簿又称订本账，是指账簿在启用前就将许多张账页装

22、订成册并连续编号的账簿。这种账簿账页固定，能够避免账页散失和人为地抽换账页，保证账簿记录的安全性。但由于账页是固定的，就没有随意增减的弹性，因此，在使用前必须先估计每一个账户需要使用的账页，留出足够的空白，如果预留账页过多，会造成不必要的浪费，预留账页过少，则会影响账簿记录的连续性。另外，在同一时期内，一本账只能由一个人登记，不便于分工记账。一般带有统御和控制作用的账簿及重要的账簿选用定本式账簿，如总分类账、库存现金日记账、银行存款日记账等。 活页式账簿又称活页账，是指平时用零散账页记录经济业务并将已使用的账页用账夹固定，年末再将本年所登记的账页装订成册并连续编号的账簿。 卡片式账簿又称卡片账

23、，是指用印有记账格式和特定内容的卡片登记经济业务的账簿。 磁性媒介质式“账簿”是指储存在电脑中的账簿。这类形式的账簿不具有传统账簿的形式，在会计电算化企业中，账是存放在磁性媒介质如磁盘上的，在作为文件打印输出前是看不见摸不着的，打印输出后虽然也具有书面形式，但已经不存在完整严密的账簿体系，只是根据需要打印输出会计记录和数据，可以是部分的记录和数据，也可以是全部的记录和数据。 3.5.2.3账簿按账页格式分类 账簿按账页的不同格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿和平行登记式账簿。 三栏式账簿是由设置借方、贷方和余额三个金额栏的账页组成的账簿，适用于只提供价值核算指标的项目，如总账，库

24、存现金日记账，银行存款日记账，债券、债务类明细账等。 多栏式账簿是在借方和贷方的某一方或两方下面分设若干栏目，详细反映借方、贷方金额组成情况的账簿。多栏式账簿只设金额栏，不设数量栏，适用于核算项目较多，且管理上要求提供各核算项目详细信息的明细分类账簿，如收入、成本类明细账等。 数量金额式账簿是在借方、贷方和余额栏下分设数量、单价、金额三个栏目，从而使账簿记录既提供金额指标又提供数量指标的账簿。数量金额式账簿适用于既需要提供价值信息又需要提供实物数量信息的明细分类账簿，如原材料明细账、库存商品明细账等。 平行登记式账簿是指将前后密切相关的经济业务的借方和贷方登记在同一行的账簿，目的是为了加强对这

25、类经济业务的监督，如材料采购明细账等。账簿用途分类按外表形式分类按账页格式分类序时账簿按记录内容不同普通日记账特种日记账分类账簿按记录详细程度不同总分类账明细分类账联合账簿备查账簿定本式账簿活页式账簿卡片式账簿磁性媒介质“账簿”三栏式账簿多栏式账簿数量金额式账簿平行式账簿 税收征收管理法实施细则第二十二条规定从事生产、经营的纳税人应当自领取营业执照或者发生纳税义务之日起15日内，按照国家有关规定设置账簿。前款所称账簿，是指总账、明细账、日记账以及其他辅助性账簿。总账、日记账应当采用订本式。项目6 会计账簿的设置和登记 3.6.1账簿的基本结构 在实际工作中，账簿的格式是多种多样的，但账簿的基本

26、内容大致相同。账簿的基本结构包括： (1)封面。 (2)扉页。 (3)账页。返 回 3.6.2会计账簿的启用和登记规则 3.6.2.1账簿的启用 为了保证账簿记录的合法性，明确记账责任，每本账簿启用时，应在账簿扉页填列启用及交接表(活页式账簿和卡片式账簿应在装订成册后填列)。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。账簿扉页上的内容包括：启用日期、账簿页数、账簿编号、账簿册数、记账人员和会计主管人员姓名等并加盖私章和公章。记账人员、会计机构负责人和会计主管人员调动工作时，应办理交接手续，在表内注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由双方签字或盖章。 3.6.2.2账簿登记的规则

27、 登记账簿时，一般应遵循以下原则，以保证账簿提供信息的质量。 (1)必须以经过审核无误的会计凭证为依据登记账簿。 (2)必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水的钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔(银行的复写账簿除外) 记账。 (3)必须按顺序逐页、逐行登记。 (4)登记账簿时，每一笔账都要写明日期、凭证号数、摘要和金额。 (5)文字和数字书写必须工整、规范。记账要保持清晰、整洁，记账文字和数字都要端正、清楚，不得潦草。 (6)凡需结出余额的账户，在结出余额后，应在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”字样。 (7)每账页记完时，应作转页处理。 (8)账簿记录如果发生错误，应按照规定的方法进行更正，严禁刮擦、挖补、

28、涂改或用药水消除字迹，不准撕毁账页，也不准重新抄写。 3.6.3账簿设置与登记方法 3.6.3.1序时账的设置与登记方法 (1)库存现金日记账的设置与登记方法。现金日记账是指由出纳员根据现金收款凭证和付款凭证逐日逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的账簿。其格式有三栏式和多栏式。格式不同，其登记的方法也有一定的差异。 多栏式现金日记账是在三栏式日记账的基础上发展建立起来的。现金支出按应借科目分设专栏，现金收入按应贷科目分设专栏，各有关专栏的合计数就是登记总账的依据。这种账簿由于现金对应科目较多，账页会很大，给登账工作带来一定困难。因此，又可以将多栏式现金日记账分为现金收入日记账和现金支出日记账

29、。 多栏式日记账的登记方法，其基本原理与三栏式一样，区别在于现金收入和现金支出分别反映在两本账上。根据现金付款凭证登记现金支出日记账，并按日结出每天的现金支出总数填记在支出合计栏内，同时将现金支出日记账上的支出合计数转记到现金收入日记账上。根据现金收入凭证登记现金收入日记账，并按日结出每天现金收入总数，登记在收入合计栏内，同时按公式“当日现金余额=昨日现金余额当日收入现金合计-当日支出现金合计”结出当天现金的结存余额，与现金实存数核对相符。 (2)银行存款日记账。银行存款日记账是指由出纳员根据银行存款收款凭证和付款凭证逐日逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的账簿。其格式也有三栏式和多栏式。

30、三栏式银行存款日记账及其登记方法。 多栏式银行存款日记账及其登记方法。 多栏式银行存款日记账的登记方法：逐日逐笔将银行存款收款凭证中“银行存款”科目的对应科目及金额登记在日记账中“贷方科目”相应栏目内，将银行存款付款凭证中“银行存款”科目的对应科目及金额登记在日记账中“借方科目”相应栏目内，登记完毕后，计算出银行存款的收入合计和支出合计，并结出余额。期末，可根据日记账中各栏目会计科目的合计数，登记相应的总分类账。 多栏式银行存款日记账也可以分别设置多栏式银行存款收入日记账和多栏式银行存款支出日记账。其格式可参照多栏式现金收入日记账和现金支出日记账的格式。 3.6.3.2分类账的设置及其登记方法

31、 (1)总分类账设置及其登记方法。总分类账是根据一级科目设置，连续地记录和反映资金增减变动情况的账簿。总分类账总括全面地反映企业和事业经济活动的情况，它只提供金额指标，是编制会计报表的依据。一切企业、事业单位都要设置总分类账。通常采用三栏式订本账簿。 (2)明细分类账的设置及其登记方法。明细分类账是根据实际需要，分别按照二级科目或明细科目开设的账簿。明细分类账是对总分类账的补充，它能反映经济活动的详细情况，提供较全面的资料，以满足经济管理工作的需要。 明细分类账的账页格式有“三栏式”、“多栏式”和“数量金额式”等，分别反映不同总分类账的详细情况。 三栏式明细分类账的登记方法。 数量金额式明细分

32、类账的登记方法。 多栏式明细分类账。 各种明细账的登记方法，应根据本单位业务量的大小和经营管理上的需要，以及所记录的经济业务内容而定，可以根据原始凭证、汇总原始凭证或记账凭证逐笔登记，也可以根据这些凭证逐日或定期汇总登记。 3.6.3.3辅助账的设置与登记方法 辅助账簿，属于临时登记用以备查性质，所以也称辅助登记簿，没有规范的统一格式，根据企业实际需要确定其内容、格式与登记方法。 3.6.4账簿的更换与保管 为了保持会计账簿资料的连续性、系统性和完整性，在每一会计年度终了，新的会计年度开始时，应按照会计制度的规定进行各类账簿的更换。 具体更换规则为：总分类账、现金日记账和银行存款日记账以及大部

33、分的明细分类账，必须每年更换一次。只有少部分明细分类账，如固定资产明细账固定资产卡片，不必每年更换，可以继续使用。更换账簿时，一般只需要将各账户的余额直接抄入新账户的第一页的第一行，并在摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样，不必填制记账凭证。 订本式的账簿，如在年度中间记满需要更换新账时，也与年初更换新账一样，办理同样手续。 会计账簿与会计凭证、会计报表一样，都是企业重要的经济档案和历史资料，必须按照国家规定的“会计档案管理办法”妥善保管，不得丢失或任意销毁。 活页账簿，年末结账后，应在首页前加放“账簿启用及经管人员一览表”(见表3-2)装订成册，而后加上封面并统一编号，与各种订本式账簿

34、一并归档。项目7 对账和结账 3.7.1对账的意义和内容 3.7.1.1对账的概念和意义 会计法第十七条规定：“各单位应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对，保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符、会计账簿之间相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符。”返 回 所谓对账，就是指会计人员对账簿记录进行的核对。会计人员除了做好记账、算账工作，还要做好对账工作，定期(通常是月、季、年末)将会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人等进行相互核对，及时发现和纠正记账及计算的差错，做到账证相符、账账相符、账实

35、相符和账表相符，保证账簿记录的真实、正确、可靠，为编制会计报表提供真实可靠的数据资料。 对账工作每年至少进行一次。 3.7.1.2对账的内容 对账的内容一般包括以下几个方面： (1)账证核对。 (2)账账核对。 总分类账户之间的核对。 总分类账户与所属明细分类账户之间的核对。 总分类账户与现金、银行存款日记账之间的核对。 会计部门的财产物资明细账与财产物资保管、使用部门的明细账的核对。检查各方期末结存数是否相符。 (3)账实核对。 现金日记账账面余额与现金实有数之间的核对。 银行存款日记账账面余额与银行对账单进行的核对。 各种财产物资明细账账面余额与财产物资实存数额之间的核对。 各种应收、应付

36、账款的明细账账面余额与有关债权、债务单位或个人之间的核对。 (4)账表核对。账表核对是指将账簿记录与会计报表进行核对。由于会计报表是根据账簿记录及相关资料编制的，两者存在对应关系，因此，通过检查报表各项目的数据与账簿数据是否相符,可以检查账簿记录和会计报表数据是否相符，确保会计资料的质量。 3.7.2.1结账的概念和意义 结账就是指在将一定时期(月份、季度、年度)内发生的全部经济业务登记入账的基础上，按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结，结算出各账户的本期发生额和期末余额，并将期末余额转入下期或下年新账，同时画出结账标志的程序和方法。 结账在会计核算工作中具有重要作用。如果只记账而不定期结

37、账，记账就失去了意义。 (1)通过结账，有利于企业管理者确定各期间的经营成果。将不同会计期间的数据资料进行比较分析，能够全面、系统地反映企业经营活动所引起的资产、负债及所有者权益等方面的增减变动情况及其结果，并且便于发现问题，及时解决。 (2)通过结账，有利于企业定期编制会计报表。结账能为报表提供所需的数据资料，满足与企业有利益关系的投资者、债权人作出正确的投资决策和国家进行宏观调控的要求。 3.7.2.2结账的内容及结账的方法 1.结账的内容 结账的内容包括以下几个方面： (1)结账前，必须将本期内发生的经济业务全部登记入账，不能将本期发生的经济业务延至下期入账，也不能为减小本期的工作量而提

38、前结账，对于漏记的账项应及时补记，错账应及时按规定予以更正，保证本期的经济业务全部入账。 (2)按权责发生制的原则进行期末账项调整，将收入和费用归属于各个相应的会计期间。如应由本期负担的待摊费用，应按规定的标准予以摊配；应由本期负担的预提费用，应按标准予以提取；将属于本期的预收收益和应收收益予以确认，计入本期收入等。对于需要在月末办理的其他有关的转账业务，如本期已售产品、商品成本的结转业务，营业税金的计算登记业务等，均应编制记账凭证，并登记入账。 (3)期末分配结转有关成本费用。按照配比原则将本期实现的各项收入与其应负担的成本费用编制记账凭证，分别从各收入账户、费用账户转入“本年利润”账户的贷

39、方和借方，实现本期收入与其相关成本费用的正确配比，确定本期的经营成果。 (4)计算各账户本期发生额和期末余额。在本期全部经济业务已登记入账的基础上，结算出现金日记账、银行存款日记账、总分类账和明细分类账的本期发生额和期末余额，并进行对账工作，将期末余额结转至下一会计年度。 2.结账的方法 结账是为了总结一定时期的财务状况和经营成果，因此,结账工作通常是在会计期末进行的，结账可以分为月结、季结和年结三种。在会计实务中，结账主要采用画线法，即期末结出各账户的本期发生额和期末余额后，加画线标记，并将期末余额结转至下期的方法。画线的具体方法在月结和年结时有所不同。 (1)月度结账。 (2)季度结账。

40、(3)年度结账。 3.7.3会计账簿的更换与保管 3.7.3.1会计账簿的更换 会计账簿的更换，是指每一会计年度结束，新的会计年度开始时，启用新账簿，并将上年度的会计账簿归档保管的工作。账簿更换有助于清晰地反映每个会计年度的财务状况和经营成果，有助于保持会计资料的连续性。 一般情况下，现金日记账、银行存款日记账、总分类账及大部分明细分类账，每年都要更换新账簿。对于部分财产物资明细账、债权债务明细账和固定资产卡片明细账，可以跨年度使用，年初可以不必更换账簿。 更换账簿时，首先检查本年度账簿记录在年终结账时是否全部结清，然后，在各账户年终余额的“摘要”栏内加盖“结转下年”戳记，同时在新账中有关账户

41、的第一页第一行“摘要”栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样，并在“余额”栏记入上年余额，在“借”或“贷”栏内注明余额方向。 新账第一行上年结转的余额，不需编制记账凭证，也不需记入借方栏或贷方栏，应直接记入余额栏。因此，本行的凭证编号栏、借方栏、贷方栏均无内容。 3.7.3.2会计账簿的保管 会计账簿是各单位重要的经济档案和历史资料，必须建立账簿的管理制度，妥善保管各种账簿。对账簿的管理主要分为日常管理和归档保管两种。 1.账簿的日常管理 (1)各种账簿要分工明确，并指定专人管理。账簿经管人员既要负责记账、对账和结账，又要负责账簿的安全和完整。 (2)账簿未经领导和会计部门负责人批准，本单位和

42、外单位人员不得随意翻阅查看、摘抄和复制账簿记录。 (3)账簿除了需与外单位核对外，一般不准携带外出。对需要携带外出的账簿，必须经领导和会计部门负责人批准，并指定专人负责。 (4)账簿不得交给其他人员管理，防止被涂改、毁损，以保证账簿的安全和完整。2.账簿的归档保管启用新账前，除跨年度使用的账簿外，应对其他账簿按时进行整理、装订、造册，并归入会计档案保管。具体内容如下：(1)整理工作。(2)装订造册。(3)办理交接手续，归档保管。各账簿的保管期限分别为：日记账一般为15年，其中库存现金日记账和银行存款日记账为25年；固定资产卡片在固定资产报废清理后应继续保存5年；其他总分类账、明细分类账和备查账

43、簿应保存15年。保管期满后，应按规定的审批程序报经批准后才能销毁，不得任意销毁。对会计账簿的保管既是会计人员应尽的职责，又是会计工作的重要组成部分。项目8 错账的处理 会计法第十五条规定，会计账簿记录发生错误或者隔页、缺号、跳行的，应当按照国家统一的会计制度规定的方法更正，并由会计人员和会计机构负责人(会计主管人员)在更正处盖章。 账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，应选择相应的方法予以更正。根据记账差错的性质和发生时间等具体情况，一般常用的更正错误方法有画线更正法、红字更正法和补充登记法等三种。返 回 3.8.1划线更正法 在记账或结账过程中，发现账簿记录

44、中文字或数字有错误而记账凭证正确，应采用划线更正法。更正时，首先在错误的文字或数字(整个数字)上划一条红线予以注销，但必须使原来的字迹仍可辨认，以备日后查考。然后在红线上方空白处填写正确的文字或数字，并在更正处由记账人员盖章。对于错误的数字，应当全部划红线更正，不能只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。 3.8.2红字更正法 在结账过程中，如果发现记账凭证上的应借、应贷会计科目或金额发生错误，并已登记入账，可采用红字更正法予以更正。更正时，首先用红字金额填制一张内容与原错误记账凭证完全相同的记账凭证，并在摘要栏中注明“更正第号凭证错误”，并据以用红字金额登记入账，冲销原有错误

45、的账簿记录。然后，再用蓝黑字重填一张正确的记账凭证，登记入账。 3.8.3补充登记法 在记账之后，如果发现记账凭证和账簿中所记金额小于正确的金额，而原记账凭证中应借、应贷的会计科目并无错误，可采用补充登记法予以更正。更正时，可将少记的金额部分，填制一张与原记账凭证中应借、应贷会计科目完全相同的蓝黑字金额记账凭证，在“摘要”栏内注明“补充第号凭证少计数”，并据以入账。 会计账簿是会计信息的载体，税务人员对纳税人进行税收管理和税务稽查所需的纳税信息也主要来源于会计账簿。因此，税务人员要掌握会计账簿的登记方法、结账与对账方法等有关知识，这样，才能够在税收征管中及时准确地取得有关的会计信息，并对之进行

46、分析判断，将有用的会计信息用于税收工作之中；在开展税务检查时，才能够对各类会计账簿进行检查，判断纳税人是否正确履行了纳税义务，是否存在偷税行为，是否存在少缴或多缴税款以及其他违反税法规定的行为。项目9 会计电算化 3.9.1会计电算化的概念 所谓会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工做账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。发展会计电算化，有利于促进会计工作的规范化,提高会计工作质量，减轻会计人员的劳动强度,提高会计工作的效率，更好地发挥会计的职能作用，为实现会计工作现代化奠定良好的基础。返 回

47、 3.9.2会计电算化的基本要求 根据会计法规定，使用电子计算机进行会计核算的，其会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定。这是对实行会计电算化的单位关于会计软件及其相关的会计资料的基本要求。 会计科目和账户的设置、凭证的填制与审核、账簿的登记与更正，以及报表的编制等必须符合国家统一的会计制度的规定。 3.9.3实现会计电算化的单位应设置的岗位 会计电算化，由于会计业务处理方式的改变，引起了会计岗位的重新设置。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等，与手

48、工会计的各会计岗位相对应。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机，以及会计软件系统的工作岗位。 电算化会计岗位可设立如下： (1)电算主管 (2)软件操作 (3)审核记账 (4)系统维护 (5)电算审查 (6)数据分析 (7)会计档案资料保管员 3.9.4会计电算化账务处理的特点 会计电算化账务处理有以下特点。 3.9.4.1查询高速自动化 用计算机查询，可以设定査询的条件，很快地查到所需要的数据；另外，在查阅时，还可以归类、打印查询结果。 3.9.4.2数据处理一体化 数据一旦进入计算机系统，做账、对账、汇总编制会计报表等，都是在一个一体化处理过程中。 3.9.4.3信息存放磁盘化 在

49、计算机方式下,除原始凭证,其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质(硬盘、软盘)中，同时，可以根据需要，随时将信息打印到纸介质上。磁盘可以进行拷贝，使会计数据的保存更加安全。 3.9.5会计电算化的单位的计算机运行环境 计算机运行环境包括硬件环境、软件环境及工作方式。硬件环境指计算机的硬件设备；软件环境指系统软件和应用软件;工作方式是指计算机工作的方式，主要有单用户方式、多用户方式和网络方式。 计算机运行环境的选择应根据单位的规模、会计业务的多少及会计工作的分工等方面综合考虑。一般情况下，如果单位规模较小、业务量较少并且会计人员较少的单位,多采用单用户方式；如果单位规模较大、业务量较多，并且会计

50、人员分工较细的单位,多采用多用户方式或网络方式。 不同的工作方式决定了硬件设备的选择和软件的选择。单用户方式:普通微机，运行的操作系统一般为Win 2000、Win XP、Win Vist等。多用户方式:小型机，运行的操作系统一般为Unix等。网络方式：一台服务器和若干台普通微机，运行的操作系统分别为Windows Server和Workstation等。但具体参数或配置要求应参考所选择的会计软件。 3.9.6会计电算化单位的会计软件 实现会计电算化的单位既可以选择商品化的软件，也可自行开发或委托外单位开发会计软件,无论采用哪种方式，所选择的会计软件必须符合财政部发布的会计核算软件基本功能规范

51、的要求，同时要符合本单位的实际工作需要。 选用商品化会计软件是企事业单位实现会计电算化的一条主要途径。由于商品化会计软件比较多，分别适用于不同的行业和运行环境，其功能和性能也各具特色，在选择商品化会计软件时应进行全面的考察，主要包括以下几个方面： (1)满足会计制度的要求。 (2)满足会计核算与会计管理的需要。 (3)满足会计业务变化和发展的需要。 (4)会计软件的易用性、稳定性和安全、可靠性。 (5)会计软件需要的计算机硬件和软件环境。 (6)会计软件售后服务。 3.9.7会计核算软件的功能模块 会计核算软件的功能模块包括以下几个部分。 3.9.7.1账务处理模块 账务处理模块主要是以会计凭

52、证为原始数据，按会计科目、统计指标体系对记账凭证所载的经济内容进行记录、分类、计算、加工、汇总，输出总分类账、明细分类账、日记账及其他辅助账簿、凭证和报表。 账务处理模块主要包括账务初始(建账)、凭证处理(输入、审核、汇总)、查询、对账、结账、打印输出和其他辅助功能。 账务初始是根据程序要求和内部管理需要自定义会计科目体系、记账凭证格式、账簿体系的过程，相当于手工状态下设立一套新的账务核算体系，是用计算机建账的过程。 凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、汇总和打印等内容。 查询是设定查询条件标志，灵活迅速查询某会计期间的会计凭证及相关明细分类账、总账的有关内容。 对账功能一部分是由会计核算软件

53、在设计时由程序自动检查核对；另一部分则提供给用户进行核对，如与银行对账单核对，与往来账核对，与其他辅助账核对等，并能作出调节表等相关资料。 结账功能由程序完成，依据国家会计制度规定，按会计科目分级进行计算、汇总，结出借贷方发生额和余额，结束当期核算，开始下一个会计核算循环。结账还包括会计信息跨年度结转，开始一个新的会计年度的特殊内容。 打印输出功能可以打印记账凭证、账簿等会计信息资料，以便用户使用和归档保管。 3.9.7.2报表处理模块 报表处理模块是按国家统一的会计制度规定，根据会计资料而编制会计报表，向公司管理者和政府部门提供财务会计报表。会计报表按其汇编范围可分为个别报表、汇总报表以及合

54、并报表。 报表处理模块包括报表定义、报表计算、报表汇总、报表查询和报表输出。 报表定义是依据会计软件，建立一个新的报表体系所做的工作，主要包括：定义报表名称，描述空白表格的格式，定义报表项目填写内容的数据来源和报表项目及运算关系，确定表格项目审核校验及报表间项目的勾稽关系，检查公式及汇总报表的汇总范围等。 经过报表定义之后，就可以按规定计算或汇总产生所需要的会计报表，通过审核校验确认后，可以打印、复制、查询，输出会计报表。 3.9.7.3工资核算模块 工资核算模块以计提发放职工个人工资的原始数据为基础，计算职工工资，处理工资核算。 工资核算模块，首先设计工资的项目及项目计算公式，按项目录人职工

55、应发、扣减、实发金额，按使用者的要求计算配发不同面值的零、整钱数。 该模块应具备自行定义工资的项目，选择分类方式,灵活修订工资项目，调整职工个人基础资料，定义工资计算公式(如代扣个人所得税计算公式)进行汇总计算。自动制作转账凭证，填制分录，进行工资分配，计算工资福利费。 3.9.7.4固定资产核算模块 固定资产核算模块主要是用于固定资产明细核算及管理。固定资产模块主要是根据财务制度的规定，建立固定资产卡片，确定固定资产计提折旧的系数、方法，录入固定资产增减变动情况，汇总计算固定资产原值、累计折旧及净值。按预先设计自动编制转账分录，完成转账的记录，打印输出固定资产明细账和资料卡片，详细反映固定资

56、产价值状况。 3.9.7.5其他模块 其他模块主要包括：存货核算、成本核算、应收应付款核算、销售核算和财务分析，等等。 3.9.8在会计软件使用前的准备工作 在会计软件开始投入使用前，主要做好以下几个方面的准备工作： (1)建立会计科目体系并确定编码。 (2)规范各类凭证、账簿、报表的格式和内容，使其更符合会计电算化的工作特点，满足会计软件处理的需要。 (3)规范有关会计核算方法和各种凭证、账簿、报表的生成、传递和处理程序。 (4)重新核对账目，整理手工会计数据等。 相关准备工作做好后，即可进行会计软件的初始化。会计软件的初始化是确定会计软件的核算方法与输入基础数据的过程，即在会计软件应用前，应根据本单位的业务性质、规模以及管理要求等因素，选择核算方法，输入基础数据。例如，账务处理系统初始化工作的主要内容包括：系统总体参数设置，如核算单位、启用日期、编码规则等，设置凭证类别、会计科目，输入期初余额，定义自动转账分录等；工资核算系统设置部门编码、职工类型，以及工资项目、运算关系定义等；成本核算中的设置产品目录代码，输入期初在产品成本,输