某公司发文管理办法

1、发文管理办法第一章总则为规和肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保 证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。公司所有文书的呈批和发文由行政部统一管理。第二章行文规则公文的种类公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、 批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、 公文编号、机密等级、紧急程度、阅读围等项。标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要容并标明发文部门、事由和公文种类。主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向 上级报送均为主送部

2、门；一般只写一个主送部门，不得多头 主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事。发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名 义行文，应冠以职务身份。发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日 期一般以签发人签发日期为准。抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 文件版头：正式公文一般都有版头， 版头以红色大写印上“广 西创新港湾工程有限公司文件”，下面加一道红线，通常称 为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形 式。公文编号：一般包括编字、年号、

3、顺序号。机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”，“普通”字样。附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。其它：公文排版要求详见附件。行文要求行文须格区分公文类别，并格按相应格式书写、排版；明确发文权限。属于全面的，重要的针政策性问题，以公司 名义行文。属于限定针围的日常业务工作问题，以有关部门 名义行文。公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交行 政部登记。由行政部送呈有关领导签发。发文涉及几个部门 的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交行政部。关于公司的公文编字为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公

4、司公文编字明确为：发文编字说明公司发文甘雪乳字1、发文由办公室统一编号；2、发文字号3号仿宋体；序号为 3位；年份用六角括号如“甘雪乳字2017第001号”；第三章发文程序及要求发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。（一）公文的草拟、打印、校对。经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人 名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。起草公文后，到行政办公室统一打印、输出。公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。（二）公文审核。文件起草后，由经办部门经理审核、 签字

5、。如涉及其他部门， 经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交行政部。（三）公文的核稿。所有公文呈批前由行政部负责核稿。核稿的主要容包括：文件呈批单是否填写准确，完整。公文打印、排版格式是否符合公司要求；公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格，行政部签署修改意见后交经办人重新办理。所有相关部门是否都已签字。（四）公文的呈批。行政部核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密 级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由行政部 负责人根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上签批“特急” 和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关 领导审批。办公室不得积压

6、文件，要及时呈批或下发。（五）公文批阅。公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件” 须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之阅批完毕。公司相关领导认为文稿与原意不符，由行政部退回拟稿人重 写。如果仅涉及文字问题，直接由行政部负责修改。拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。行 政办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文格按领导意见进 行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由行政部前台查询）。（六）公文打印。公文签发后，交前台登记、打印正式文稿；打印前需览文件 容，再次检查打印文件并在打印登记簿上详细登记文件名、 份数、页数、经办人等，具体见打印登记簿；对于不需要盖公章的部

7、文件，在打印正式文稿后，由行政部 前台填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文 件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版 存档备案。对于需要盖章的文件见下一步；（七）公文盖印、登记。需要盖章的文件，打印后由行政部履行盖章手续。对两以上 的文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”由行政部留存备查， 经办人须在文件呈批单上签字。文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。（八）发文。对外发文要求：1、 办公室秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由 经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在

8、登记簿上签名。2、需要以信函、特快专递或以电子形式发文的，统一由办公室秘书办理。对发文要求：1、 对发文采取在公司局域网上公布或加盖“对发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种式；2、对于在公司局域网上公布的公文，由行政部通知相关人员及时上网查阅，并在发文登记簿上登记；3、对于确需发纸质文件的，只发复印件。并由办公室专人 在文件上加盖“对发文章”并复印后，通知相关部门到办公 室办理文件领用手续，领取复印件。公文的借阅和清退按档案管理办法有关规定执行。公文的立卷、归档和废除按档案管理办法有关规定执行。第四章附则本管理办法由行政部负责解释。本管理办法的拟定或者修改由行政部负责，报总经理批准后执行。

9、本管理办法自颁布之日起实施。附表一、办文呈批单办文呈批单文件标题（ ）文件编号字号密级附件拟稿人日期年 月曰拟稿说明经办部门意见行政部意见分管领导意见附表二、发文登记簿发文登记簿日期文件类别编号文件名经办部门对单位呈批时间审批人下发时间回复确认备注附表三、公文格式及要求公文格式及要求项 质字体字号行距倍字 距页边距（cm）用纸规格其它注意事项及要求1标题正 文标题正文上下左右草 稿里八、体幼 圆号五号WPS字处 理软件3毫米标准2.82.81.56.0A41. 标题与正文之间空一行；2. 落款下正文之间空3空3. 每页标注页码注明：4. 落款之后注明：注释：（1）此件为草稿（第*稿）；（2）拟稿人：（签名）审核：（签名）打印人：（签名）正式文WPS字处理软件2毫米3.73.2.2.6A41. 上报公文需识签发人姓名，平行排 列于发文字号右侧，发文字号居左空 1字，签发人姓名居右字空1字；“签 发人”用3号仿宋体字，姓名用3 号楷体字标识；2. 正文中小标题用3号黑体字；3. 每一自然段首空2格；4. 正文与附件之间空1行（附件的标 注法附件：1、2、）5. 公文排版后所剩空白处不能容下 印章位置时，不得采取标识