办公例会管理制度

1、深圳市铭志得机械科技有限公司ZHENZHENMINGZHIDEMACHINERYTECHNOLOGYCO.,LTD办公例会管理制度文件编号：司文字2009-13版本号：1.0生效日期：2009-10-23编制：部门：会审：标准化：批准：（文件专用章）文件控制号：精选范本文件修订页版本条款更改说明拟制更改日期批准1目的本制度旨在督促铭志得公司对其各项管理工作进行定期检查跟踪，发现存在的问题并及时改进，力口强公司内部各部门工作的沟通，规范公司管理，特制定本制度。2范围本制度适用于铭志得公司的办公例会管理（不包括临时会议）。3职责本制度由行政部负责解释及监督执行。4内容4.1 会议分类4.1.1 总

2、经理办公例会4.1.1.1 会议组织：公司行政部4.1.1.2 会议召集及主持人：公司董事长（总经理），总经理若因公出差无法主持时，则指定公司高级干部代行职权。4.1.1.3 会议周期和时间：例会分周、月、季、年度会议，周会为每周第一个工作日早上10:30分召开；月（季、年）度会议为每月（季、年）第一个周会，；会议时间应控制在0.52小时之内4.1.1.4 会议地点：公司办公楼二楼会议室。（或另选会议地点）4.1.1.5 会议参加人：公司管理人员。4.1.1.6 列席人员：视事实需要，可让其他有关人员出席。4.1.1.7 会议内容4.1.1.7.1 周例会一总经理与管理人员内部的沟通、协调和上

3、周工作总结、本周工作计划安排等；4.1.1.7.2 月（季、年）度会议4.1.1.7.2.1 各部门报告本月（季、年）度的工作内容、下月（季、年）度工作计划和需要及时解决的问题；4.1.1.7.2.2 总经理综合总结本月（季、年）度的工作情况，根据各部门存在问题，做出解决、指导、协调、建议；制定下月（季、年）度工作计划。4.1.1.7.2.3 其他临时问题；4.1.1.7.2.4 总经理做出月、季、年度相应决策。4.1.1.8 会议记录人：行政部文员。4.1.2 部门工作例会包括生广部、业务部、质控部、工程部、行政部、米购部、财务部、计划部4.1.2.1 会议召集及主持人：部门经理或部门经理指

4、定人员。4.1.2.2 会议参加人：部门所有人员。4.1.2.3 列席人员：视事实需要，可邀请其他部门人员。4.1.2.4 会议内容：4.1.2.4.1 协调部门内部工作开展，对工作中的问题及时发现，及时解决。4.1.2.4.2 所属工作有进展难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决。4.1.2.4.3 明确部门工作在公司整体经营活动中的进展状况，及时总结工作的经验教训并制定下期工作计划。4.1.2.5 会议记录：部门文职人员4.1.2.6 会议时间：时间由部门经理自行安排。每周至少2次。4.1.3 公司全体会4.1.3.1 会议主持人：公司总经理或者总经理指定人员。4.1.3.2 会议参加人：公

5、司全体人员。4.1.3.3 列席人员：视事实需要，可邀请公司外部人员。4.1.3.4 会议内容：4.1.3.4.1 公司营运状况，日常工作进度以及将要采取的重大决策向全体员工宣布，促使上下信息的沟通。4.1.3.4.2 公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理。4.1.3.5 会议记录人：行政部文员。4.1.3.6 会议时间：时间为每月初5日内。4.2 会议程序4.2.1 各例会组织者负责会议通知、会议地点（会议室）、时间安排、所需文字材料等的准备工作。工作周例会应在召开前10分钟就绪；月（季、年）会议应在会议召开前3日就绪。4.2.2 与会人员必须严格遵守会议时间，应尽量提前到达开会

6、地点，如有特殊原因临时不能与会者，应提前通知组织者。4.2.3 会议内容的跟踪落实：与会人员及各相关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作，并及时向董事长（总经理）、分管领导或有关负责人汇报工作进展情况。4.3 会议记录各例会文员负责做好会议内容记录，会后整理会议纪要，会议纪要要标明会议召开的时间、地点、参加及缺席人员的情况及会议议题，简明扼要反映会议内容，并准确真实地反映与会人员的意图。4.3.1 总经理办公例会会议记录应在一天内整理完毕，以电子档形式传送会议主持人或相关领导核阅，核阅后应以邮件发送各出席人一份，并要求阅者回复邮件为据。该份记录作为下一次会议的重要资

7、料。4.3.2 部门工作例会各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便对日后工作有指导意义。4.3.3 公司全体会会议记录由行政部文员整理完毕，先请总经理签字确认，然后分发至各部门，以备查询。4.4 会议纪律4.4.1 与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。4.4.2 会议期间，所有与会人员应做好会议记录；将随身携带的手机调至振动状态，中途不得随意离场。4.4.3 办公例会上讨论的问题属于公司机密，参会人员必须遵守公司的保密制度保守公司机密4.5 处罚规定4.5.1 周例会无故缺席人员罚款50元，月、季、年会议罚款100元，并给予通报批评。4.5.2 违反第4.4.3款规定的人员将视严重程度给