G1文件管理程序

1、ZYA/QEO/B-01 文件管理程序 第G版 文件管理程序1目的为了对与质量、环境和职业健康安全管理体系（以下简称体系）有关的文件和资料进行控制，使有关场所获得文件的有效版本，建立本程序。2适用范围适用于本公司体系有关的文件和资料的管理与控制。3职责3.1 质量保证部负责建立并保持本程序。3.2 质量保证部负责公司体系文件的保管、发放、更新等管理。3.3 技术中心负责制定施工技术文件的管理规定并保持。3.4 商务管理中心负责对合同文件的控制管理。3.5 总经理办公室负责对与公司体系活动有关的行政文件、外来文件的控制管理，负责对公司所有需要存档的文件进行管理。3.6 各部门负责建立和保持本部门

2、相应程序文件及其支持性文件，负责本系统适用的法规、规范、标准、规程等技术资料的收集、识别、保管等管理。3.7项目部负责与公司体系文件和资料的接收、登记、发放、回收等控制管理,并保证及时将有关信息传达到相关岗位。4程序4.1文件的构架及分类4.1.1公司体系文件的构架手册程序文件施工组织设计、专项施工方案、作业指导书等作业文件及记录阐明公司的体系范围、各部门的职责和权限以及体系过程之间的相互联系和工作接口与公司各业务系统管理手册共同构成体系过程的操作文件项目具体实施的作业指导书、作业方案和实施记录文件4.1.2文件主要分为以下几类a) 体系文件：主要包括质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件

3、等；b) 技术文件：主要包括工程规范、施工图纸、施工组织设计、施工方案，施工规范、验收标准、作业指导书等；c) 合同文件；d）国家、地方上级业务部门及行业协会的有关法律法规及其他要求；e）与管理体系有关的行政文件。4.2文件媒介采用电子文档与书面文档相结合的方式。4.3文件编号方法4.3.1手册编号法 ZYA/QEO/A-01 手册号表示手册质量、环境、职业健康安全中国建筑一局集团安装工程有限公司4.3.2程序文件编号法 ZYA/ QEO / B - XX 程序顺序号，分别用01、02、03表示指程序文件质量、环境、职业健康安全中国建筑一局集团安装工程有限公司程序文件附表编号法 B- XX-

4、XX 附表顺序号，分别用01、02、03表示 程序顺序号，分别用01、02、03表示指程序文件4.3.3各部门文件编号法 C- XX- XX顺序号，分别用01、02、03表示部门、单位代号 指各部门文件各部门文件附表编号法C- XX- XX- XX附表顺序号，分别用01、02、03表示顺序号，分别用01、02、03表示部门代号指各部门文件部门代号：质量保证部（ZB）、安全保卫部（AB）、工程管理部（GC）、集采管理部（JC）、技术部（JS）、设计部（SJ）、信息部（XX）、总经理办公室（BG）、人力资源部（RL）、市场部（SC）、大客户管理部（KH）、专业市场拓展部（TZ）、合约部（HY）、投

5、标报价部（TB）、工程结算部（GJ）、分包管理中心（FB）、党群工作部（DQ）、纪检监察部（JJ）、社会部（SH）、企业策划部（QH）、法务部（FW）、国际部（GJ）、财务部（CW）、资金部（ZJ）、审计部（sj）。4.3.4施工技术文件的编号管理执行施工组织设计管理办法、技术文件管理办法的有关规定。4.3.5与体系有关的行政文件，执行公司行政文件管理办法的规定。4.4文件编制、审核、批准职责文件和资料发布前，发文单位必须请有关人员（见下表）对文件和资料的适用性、发放范围进行审批。分类体系文件编号编制、更改审核批准A管理手册（QEO）ZYA/QEO/A-01质量保证部管理者代表总经理A方针 董

6、事长A公司（QEO）目标、指标质量保证部管理者代表总经理B程序文件ZYA/QEO/B-XX主管部门部门经理或主管领导管理者代表B程序文件附表B-XX-XX主管部门部门经理或主管领导管理者代表C各种支持性文件C-XX-XX主管部门部门经理 主管领导C支持性文件附表C-XX-XX-XX主管部门部门经理主管领导C技术文件执行施工组织设计管理办法、技术文件管理办法C行政文件（与体系活动有关）执行公司行政文件和资料编号规定主管部门部门经理主管领导4.5文件的状态4.5.1 文件分受控和非受控文件。4.5.2受控文件为工作文本，它的批准、发放、使用、更改、作废、回收等均应纳入此程序，并按规定管理。4.5.

7、3 受控的体系文件包括：a）质量环境职业健康安全管理手册及其附录（方针目标、法律法规清单等）；b) 程序文件及支持性文件；c) 项目管理手册、施工组织设计、关键过程/特殊过程运作的专项方案及施工技术措施、作业指导书；d) 施工标准、规范、图集等；e) 工程施工图纸。4.5.4 受控文件的标识a) 公司质量环境职业健康安全管理手册、程序文件由质量保证部在发放前，在封面加盖“受控”章，并编排分发号，分发号分别用001、002、003等表示；b) 各部门制定的支持性文件由责任部门在发放前，到质量保证部加盖“受控”章，并编排分发号，执行审批、登记、发放、更改和回收等控制管理规定；c) 其他受控文件由责

8、任部门一律在文件和资料的封面左上角打分发号或以记录的方法表示受控，并执行审批、登记、发放、更改和回收等控制管理规定；d) 作废文件要有作废标识。4.6文件的生效4.6.1未特别注明时，文件自批准之日起生效。4.6.2文件上注明生效日期的，按该生效日期生效。4.7文件的发放4.7.1发放的范围质量环境职业健康安全管理手册、程序文件的发放范围由质量保证部规定，其它受控文件发放范围由各部门、项目部规定，以确保对质量、重大环境因素的控制及涉及重大危险源岗位和体系管理承担关键责任的岗位获得有效版本。4.7.2发放方法质量环境职业健康安全管理手册、程序文件由质量保证部以书面或电子文档的形式发放：电子文档通

9、过公司局域网发布，在网上发布的程序文件，可以发出通知，不填写登记表；书面文档的收发，发文单位应填写文件发放登记表或文件发放登记表（一）（两者任选一），收文部门签收，其它受控文件由各部门、项目部按此规定执行。4.7.3公司各部门、各项目部设专人负责体系文件和资料的收发，确保文件受控，使相关场所得到并使用相关文件。4.7.4总经理办公室及时转发与体系活动有关的行政文件和外来文件，并履行收发登记手续规定。4.7.5有关部门、项目部要填写受控文件清单。4.8文件换版及作废4.8.1当体系文件多次修改或进行大幅度的修改时，体系文件应换版。版本号按第A版、第B版依次变化。修订号按阿拉伯数字从1、2、3依次

10、变化。换版的书面体系文件按此方法执行，换版的体系电子文档由质量保证部及时于公司网络平台上发布。项目部负责保证项目体系文件的有效性。其它支持性文件需要换版时由责任部门负责进行换版，换版后把新版本及时登记并报质量保证部备案。4.8.2受控文件作废后，由各部门、项目部负责清理、登记，及时收回作废文件交责任部门，经主管领导批准后处置，并在受控文件清单“备注”栏内填写“作废”字样。4.8.3遗失文件的部门应提出申请后补发，破损的文件应重发。4.9文件的更改由提出修订更改要求的部门填写文件更改审批单，审核、批准按4.4原审批权限进行，各相关部门进行相应更改。4.10文件保管文件应保管在固定场所，便于查阅、借阅，并由专人负责保管。4.11体系文件的评审4.11.1体系文件在运行过程中或在内审和外审时发现不符合，须进行评审。4.11.2每年管理评审会对体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审。5附表文件发放登记表 (B-01-01) 文件更改审批单 (B-01-02)受控文件清单 (B-01-03) 文件发放登记表(一) (B-01-04)编制：宋 杨 审核：张同义 批