09参考培训档案管理规定010092008

1、 XD/ZD01-0-09-2008档案管理规定1 范围本标准规定了档案管理总则、档案管理网络及职责、档案归档、档案管理、档案的保存期限、档案的统计、档案的利用和档案销毁的管理要求。本标准适用于公司的综合文书类档案、基建档案、财务档案和设备仪器档案等企业在经营和管理活动中形成的社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。2 管理职责2.1 综合部全面负责公司档案的管理工作。2.2 小区管理部负责本小区物业管理类和基建类档案的管理工作。2.3 公司各部门负责与本部门工作相关的档案资料的收集工作。3 管理程序3.1 档案管理总则3.1.1 归档范围:处理完毕的文件,对今后工作仍有查考价值的文件都应归

2、档。3.1.2 归档要求：凡需归档的文件，均应组成案卷，注明保管期限，并编写移交目录。3.1.3 档案的整理：档案的整理工作是将处于零散状态的档案，经过分类、组合排列，使之成为系统而有联系的档案。3.1.4 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。3.1.5 公司的档案全部归公司所有，由公司档案室实行集中统一管理，任何部门和个人都不得私自保存，公司全体员工都有责任支持公司档案工作，严守机密，确保公司档案的完整和安全。3.2 档案管理网络及职责3.2.1 公司综合部下属的档案室为一级档案室。3.2.2 一级档案室集中统一管理公司档案，同时有责任对公

3、司各部门档案管理网络的工作进行业务培训和监督指导。3.2.3 小区管理部负责本小区物业管理类和基建类档案的管理工作。3.2.4 公司各部门负责与本部门工作相关的档案资料的收集工作。3.3 档案归档3.3.1 综合文书类档案3.3.1.1 公司的文件资料是伴随着公司的开发、经营活动及其管理工作而形成的，它是真实记载和反映公司各项活动的原始记录。每位员工都有义务和责任及时将日常工作中形成的文件资料交予主管经理，主管经理向各级档案部门移交。3.3.1.2 在日常运作中，各部门要遵循经营管理、工程建设等各项工作和文书处理的程序进行收集、整理、预立卷归档。3.3.2 基建档案3.3.2.1 基建档案是公

4、司代业委会整理保管的资料，在退出管理时应交于业委会。3.3.2.2 基建档案由工程部/综合部根据实际需要向各项目公司收集、整理，在确认资料齐全后向小区管理部兼职档案员移交。3.3.2.3 兼职档案员负责立卷及归档保存,档案室负责指导、监督。3.3.3 财务档案3.3.3.1 财务档案是一种专业性较强的经济档案，其内容包括凭证、帐簿、报表及其它等材料，是企业档案的重要组成部分。3.3.3.2 财务档案归档范围为本公司内全部经济业务所形成的档案，要求财务档案在财务部门保留二年，第三年三月底前向公司档案室办理移交手续。3.3.3.3 档案部门接受财务档案时，原则上保持原卷（册）的封装，确需要重新整理

5、的，须会同财务部门和经办人员共同拆封整理。3.3.3.4 会计档案借阅原则上只提供本单位会计人员，其它部门和外单位需查阅，必须经公司总经理同意。3.3.4 设备仪器档案3.3.4.1 设备仪器类档案是设备正常保修与正常使用的保证，其内容包括发票复印件、随机材料及维修记录。3.3.4.2 设备购入安装后，各使用部门即将须归档材料由本部门指定的档案管理员归档。3.4 档案管理3.4.1 档案借阅制度3.4.1.1 借阅本公司已归档的档案案卷，必须办理借阅登记，填写借阅申请单，经主管经理签字后，方可借阅案卷。根据文件材料保密等级的不同，有相应的签字权限。3.4.1.2 外单位查阅档案材料，必须据有单

6、位正式介绍信并明确调阅目的，重要档案必须经公司总经理同意后方可借阅。3.4.1.3 凡借阅和归还档案时，档案管理人员对档案材料均需当面清点核对、逐页检查。借阅期一般不超过一天，因工作需要逾期续借则应办理续借手续。3.4.1.4 借阅档案必须保持案卷整洁，维持档案原貌，不得涂改勾划抻扯，不得自由转借，不得自行复制。3.4.1.5 借阅档案者必须自觉遵守公司保密制度，不得向任何无关人员泄露机密，并对档案的安全和保密负责。3.4.1.6 对借阅档案造成的损失，均由借阅者负责，按情节轻重上报综合部，按行政奖惩条例处理。档案外借后遗失的，视情节轻重给予处罚。3.4.2 档案库房管理制度3.4.2.1 档

7、案库房是公司的机要重地，全体人员都要高度重视，切实做好安全、防范工作。3.4.2.2 库房重地，非工作人员一律不准随便入内，如工作需要，经管理人员同意后方可入内。3.4.2.3 档案库房内禁止吸烟，也不准堆放易燃易爆物品及与档案无关的物品。3.4.2.4 做好库房每日温度、湿度记录，温、湿度超过规定时，应采取有效措施加以控制（温度控制在140C-240C，相对湿度控制在50%-65%）。3.4.2.5 档案管理人员应定期检查霉变情况，如发现蛀虫、霉菌要及时处理。3.4.2.6 档案管理人员应定期检查库存档案，发现有破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。3.4.2.7 除检查和整理档案外，库

8、房工作人员一律不准在库房内办公，离开库房时要关好门窗，切断电源。3.4.2.8 库房内的档案柜（橱）要严格遵照有关规定的要求排列，不得随意变动。3.4.2.9 库房内外应配齐足够的消防器材，并定时检查更换。3.4.2.10 库房内要保持清洁、整齐，采用炽灯光源，挂好窗帘，避免阳光直射，达到八防（防火、防盗、防虫咬霉变、防潮、防光、防尘、防有害气体、防高温）要求。3.4.2.11 库房管理人员负责定期做好清洁工作。3.4.3 档案保密制度3.4.3.1 公司档案材料都是公司的宝贵资源，任何个人不得私自占有，不得擅自外传，任何人不得擅自携带外出。3.4.3.2 严格遵守密级档案的管理规定，按档案性

9、质分类，定期检查保密情况，发现问题应及时向领导汇报妥善解决。3.4.3.3 报废或过期的机密材料，不得随意乱放、乱丢，应统一存放，经鉴定后送交指定的地点销毁。3.4.3.4 公司总部的机密级档案的借阅或复印，必须经相关部门经理或总经理同意，填写借阅申请单后办理。3.4.3.5 凡员工调动时（调离本岗位、调离公司或退休），须将其所承办或借阅的档案移交完毕后，方能调离。3.4.3.6 对违反保密规定造成失密、泄漏事故者，应报请公司领导查明原因，根据情节轻重给予教育或行政处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。3.5 档案的保存期限档案管理期限分为：永久，长期5-50年，短期5年以下。3.6 档案的统计公司负责档案管理的各部门,每次接收、移出、销毁档案材料应及时进行登记和统计，做到“家底”清楚，帐物相符。3.7 档案的利用公司各档案管理部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为公司各部门工作提供及时、有效的服务。3.8 档案销毁制度3.8.1 销毁档案必须慎重从事，需要销毁的档案必须造具清册提出