数码照片档案归档管理

1、 数码照片档案归档管理基本要求数码照片档案归档管理基本要求v适用范围适用范围本办法适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位，其他单位参照执行v引用文件引用文件GB/T118212002 照片档案管理规范GB/T188942002 电子文件归档与管理规范DA/T12000 档案工作基本术语DA/T181999 档案著录规则DA/T222000 归档文件整理规则DA/T382008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范数码照片档案归档管理基本要求v术语和定义数码照片用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态

2、图像文件。数码照片档案国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，具有保存价值并归档管理的数码照片。数码照片档案由数码照片和文字说明组成。照片组有密切联系的若干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组数码照片档案归档管理基本要求v内容包括收集和归档整理和编目存储和保管利用和销毁收集归档v归档范围v归档职责v归档要求v时限要求 收集归档v归档范围1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。2.记录本单位组织或参加重要活动的数码照片。3.记录市级及以上领导人和著名人物参加与本单位、本系统有关的重大公务活动的数码照片。4.记录本单位、

3、本系统重大事件及其他异常情况和现象的数码照片。5.记录本单位、系统劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片。6.记录本单位荣获的荣誉性奖状、证书、锦旗的数码照片。7.记录本单位历届领导班子成员的数码照片。8.其他具有保存价值的照片。收集归档v 归档职责1.数码照片档案是立档单位全部档案的组成部分，应纳入本单位文件 材料归档工作制度，实行集中统一管理。单位档案部门负责指导数码照片形成部门（或人员）开展数码照片归档工作。2.数码照片形成部门（或人员）负责对应归档的数码照片进行收集、整理和编写文字说明。3.数码照片移交归档时，应由形成部门和档案部门共同对其真实性、完整性、可用性方面进行鉴定和检测。数

4、码照片可以存储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在单位内网上在线移交。收集归档v归档要求1.归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容处理过的数码照片不能归档。2.对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的进行归档。所选数码照片应能反映该项活动（事件）的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。3.归档的数码照片应为JPEG、TIFF等通用格式。不通用格式的数码照片应在保证分辨率不变的前提下，将其转换成JPEG、TIFF等通用格式进行归档.4.归档的数码照片和照片组应附加文字

5、说明，概括地揭示出数码照片或照片组的主要内容。文字说明采用通用格式，内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、照片数量、编号等要素。收集归档v归档时限归档时间要求：数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档。移交时间要求：按照片形成年度于次年4月底前向本单位档案部门移交。便 于档案部门完成年度归档工作。整理编目v原则：根据数码照片形成数量的多少，可采用纳入文书档案统一管理和作为独立门类单独管理的方法进行整理。 整理编目 整理方法整理方法-树形结构树形结构 年度年度 保管期限保管期限 光盘光盘1、光盘、光盘2、光盘、光盘N 目录、文件夹目录、文件夹1、文件夹、文件夹2、文件夹、文件夹N 文字说

6、明、照片文字说明、照片1、照片、照片2、照片、照片N整理编目光盘内容1、文件夹内文字说明：命名为“文字说明”,归档的数码照片和照片组应附加文字说明，文字说明采用TXT通用格式，文字说明在编写时应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容。2、光盘内文件夹目录：命名为“目录”，目录由三部分内容组成：一是文件夹号；二是内容名称；三是数码照片数量。即：按文件夹号顺序登记，并对应标注所反映的内容和所存放的张数。 整理编目v编号:采用“年度-保管期限-光盘号-文件夹号-照片号年度：为4位阿拉伯数字。保管期限：永久、30年、10年。光盘号：为2位阿拉伯

7、数字，同一保管期限内的光盘从“01”开始顺序编号。文件夹号：为2位阿拉伯数字，同一光盘内的文件夹从“01”开始顺序编号。照片号：为3位阿拉伯数字，同一文件夹内的数码照片从“001”开始顺序编号。如：2014年某局办公室拍摄的一组XX工作会议的数码照片，保管期限定为“永久”，存储格式为JPEG，保存在永久保管期限第一张光盘内的第一个文件夹中。则该组第一张照片的编号为：2014永久0101001.JPEG存储和管理v存储数码照片档案要求存储在全市统一的档案管理应用系统当中。其中：v纳入文书档案统一管理的数码照片档案，依照文书档案数据库格式要求进行管理与存储。并在“题名”项中标注出照片档案。v作为独

8、立门类单独管理的数码照片档案，应在档案管理应用系统中建立“数码照片档案”数据库，并在该库中进行著录与存储。数码照片档案目录数据库结构及字段表字段名称字段名称字段名字段名字段类型字段类型字段长度字段长度全宗号QZH字符6保管期限BGQX字符4年度ND字符4光盘号GPH字符4文件夹号WJJH字符4照片号ZPH字符6参见号CJH字符40摄影者SYH字符40摄影时间SYSJ字符8照片题名ZPTM字符180备注BZ字符40数码照片档案著录项目及说明数码照片档案著录项目及说明v数码照片档案应至少包括以下著录项目：（全宗号、年度、保管期限、光盘号、文件夹号、照片号、照片题名、摄影者、摄影时间、参见号、备注）

9、v全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。由3位阿拉伯数字组成，不够用“0”顶位。v年度：归档年度，采用4位阿拉伯数字。v保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、30年、10年。v光盘号：数码照片档案所在的光盘编号，由2位阿拉伯数字，不够用“0”顶位。v文件夹号：光盘内文件夹的编号，由2位阿拉伯数字，不够用“0”顶位。v照片号：文件夹内数码照片的编号，由3位阿拉伯数字，不够用“0”顶位。v参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。v摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。v摄影时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。如：“20130000”

10、。v照片题名：本张照片所反应的内容。v备注：其他需要说明的内容。管理和存储v存储：存储载体：凡归档的数码照片档案均应以只读型档案级光盘保存。存储到档案管理系统中的照片, 备份三套。一套封存保管，一套供还原系统使用，一套异地保存。存储数码照片档案的光盘盒正面应贴有标签，标签上应注明全宗号、年度、保管期限、套别号、载体序号等，并用签字笔在光盘背面对应标注。v保管办法：数码照片档案的保管除应符合纸质档案的保管要求外，还应符合以下条件：1、离线脱机存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。2、离线脱机单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。3、离线脱机存储载体存放时应远离强光源、强热源，并与有害气体隔离。4、离线脱机存储载体环境温度选定范围：17度到20度，相对湿度选定范围：35度到45度。5、对存储数码照片档案的光盘，应定期检查并每满5年进行一次介质更新。凡移交进馆的数码照片档案，均应在移交进馆前进行检查，并视情况进行介质更新。6、对具有全市重大意义的数码照片档案，依照长春市档案馆接收档案进馆范围的规定，定期向长春市档案馆进行移交。利用和销毁v利用数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保未开放数码照片档案的信息安全。v鉴定销毁数码照片档案的鉴定销毁，