结构化面试的技术及其运用

1、结构化面试的技术及其运用引言结构化面试作为作为面试规定的主要面试测评工具,其在各种各样的面试考试过程中越来越广泛的使用,不仅提升了结构化面试在各类面试中的地位和作用,而且其信效度还直接关系到面试的科学性和客观性。通过对结构化面试的分析研究,为企业招聘结构化面试提供更为完善和科学的操作途径,提供更全面的技术支撑和服务,为实际运用提供一定的实践指导作用。也为将来结构化面试提供了一系列可行的方案和参考依据,增强了结构化面试在招聘中的可操作性。1.结构化面试的概念按照面试的结构化或标准化程度的高低可以将面试分为结构化面试和非结构化面试以及半结构化面试。结构化面试又称结构化面谈或标准化面谈,就是首先根据

2、对职位的分析,确定面试的测评要素,在每一个测评的维度上,预先编制好面试题目并制订出相应的评分标准,面试过程遵照一种标准化的程序,对被试者的表现进行数量化的分析,给出一种客观的评价标准,不同的评价者使用相同的评价尺度,以保证判断的公平合理性。也就是面试前就面试所涉及的内容、试题评分标准、评分方法、分数使用等一系列问题进行了系统的结构化设计的面试方式。考官在与应试者以问答方式当面交谈过程中,根据应试者的言语和行为表现,对应试者的有关能力和个性特征做出评价。结构化面试从形式到内容,它都突出了系统结构的特点,以确保这种面试方法更为有效、客观、公平、科学。根据所依据的基本原理不同,结构化面试可分为情景面

3、试和行为面试。在情景面试中,考官逐一向应试者提出在工作中可能遇到的矛盾和问题,要求应试者对问题做出分析,提出解决措施和办法。这种面试所依据的基本原理是“行为意向影响行为表现”,即应试者的回答在一定程度上决定着可能采取的实际行动。行为面试要求应试者描述以往工作中相关事例,并说明当时解决问题和克服困难所采取的具体措施和办法。它所依据的基本原理是“人的行为有前后一致性”,即过去的行为能预测将来的行为。目前,在公务员招录结构化面试中,主要采用情景面试,有时也采用情景面试和行为面试相结合的方式。2.面试的准备工作面试的内容包括被试的仪表举止、专业知识、教育经验与工作经验、言语表达能力、思维能力、应变能力

4、、自我认知能力、情绪稳定性与自我控制能力、人际交往意识与技巧、进取心与成就动机、求知动机、业余兴趣与爱好。一次面试能否成功,取决于三大要素:试题质量、考官水平和培训指导。2.1、面试试题的编制(1进行工作分析工作分析是现代人力资源管理工作的基础,只有进行有效的工作分析,才能有针对性地选择面试方法, 有针对性地搞好命题。(2编制命题方案编制命题方案是对整个试题编制工作做总体设计,把最基本的要求先确定下来,使后面的工作有所遵循。(3根据所招聘的岗位和职责确定问题,针对不同的岗位做出不同的面试问话提纲。主试根据问话提纲提出问题,了解被试者的素质和能力,从而判断其能否适应这种工作。2.2、对招聘者提出

5、要求面试过程是一个互动的过程,不仅是对被试的一种考察,也是主试与被试之间的一种沟通、情感交流和能力的较量。(1选择合适的人担任主试人面试组一般由人力资源部主管、用人部门主管和其他甄选专家或高级主管组成。在招聘低级的员工时,选派的主试可以是主管和一线经理,或者直接由人力资源部安排实施,形象一般即可。在组织中高级的面试时,主试的形象和地位是相当关键的。一般来说,在招聘经理级的面试中,主试需要是主管经理的副总或者是该领域的专家,在CEO或高级执行经理的面试中,董事长是要亲自主试的,若董事长不能亲自主试,也要列席在评委中,以示面试的级别。选择合适的人担任主试,是组织面试成功的基本保证。(2对招聘者的素

6、质要求良好的个人品质与修养。招聘者的形象不仅反映其个人,更是代表着组织,从他们的身上可以反映出组织文化的特征与组织的风范。要求招聘者为人正直公正、认真诚实,能客观公正地评价应聘者。具有广阔的知识面。除了本人的专业知识以外,还应具备其他丰富的知识,如心理学、行为科学、社会学、法学、组织行为学、管理学等方面的知识,能够综合运用。具备多方面的能力。作为一个招聘者,一般要具备以下几种能力:表达能力、观察能力、协调和交流技巧、自我认知能力。善于从应聘者的言行、态度、礼节等外部行为表现,考察人的内在心理特征。能熟练运用面试技巧,并且能够很好地控制面试的进程,完成预定的面试任务。掌握一定的技术。招聘者应掌握

7、一定的招聘技术,以保证招聘过程的有效实施。在招聘中可能用到的技术主要有:人员测评技术、策略性谈话、观察的技术、设计招聘环境的技术、设计问题的技术,等等。2.3、加强对面试考官的培训面试是一项专门的技术,主试人培训有助于面试的成功。面试的过程是主试和被试之间的一个深度会谈,它需要主试从各个方面来考察被试的情况,特别是专业方面的知识和技能。这样招聘进来的人才才能“人岗匹配”达到人才测评的目的。因此,主试必须对招聘单位的业务是相当熟悉的,从招聘单位的企业文化到业务流程,主试都要了如指掌。然后,重点是要掌握好空缺职位的具体要求。只有主试对该招聘单位和职位很熟悉的时候,才能了解到该职位的人选的最佳状态和

8、一些外行不能了解的隐性要求。(1面试技术训练。(2对组织状况和职位要求作深入了解。(3进行“如何代表公司”的训练。面试是双向的,不仅主试人面试应聘者,应聘者也在面试公司,因此,主试人代表的是整个公司。进行“如何代表公司”的训练有助于达成高素质的人才对公司及应聘职位的认同。一次良好的面试不但要有相当的准备工作,而且在面试过程中要充分发挥面试的技巧,一次成功的面试不但是对被试的考验,更是对主试如何选择合适的人到合适的岗位的能力考验。3、面试的过程面试的主考官应提前做好准备,确定面试的时间和地点等,特别要审查被试的申请表和履历表,并注明要注意的地方,制定好问话提纲,编制面试评价表。面试时需要站在组织

9、的立场上考虑问题,进行换位思考。在面试中,要进行有效的提问,面试的考官应根据事先编制好的问话提纲结合所要招聘的岗位进行提问,一次好的面试,问话中最重要的一点是能询问开放式的探索性问题,把问题的提问方式全部换成开放式,很快就能够问出被试的真实想法。采用开放式的问话方式,还可以让被试畅所欲言,从中可以获得足够的信息,让主试能够更好地了解被试过去是否有过类似的工作经历,从而判断被试能否胜任这个工作岗位。面试过程一般分为关系建立阶段、导入阶段、核心阶段、确认阶段、结束阶段等五个阶段。每个阶段的提问都不一样,在面试过程中进行有效的提问,可以提高面试的效率和效果。3.1、关系建立阶段目的是创造自然、轻松、

10、友好的氛围,一般采用简短回答的封闭式问题。它要求被试用非常简单的语言,对有限可选的几个答案做出选择。封闭性问题主要用来引出后面的探索性问题,以得出更多的信息。3.2、导入阶段这一阶段主要问一些被试有所准备、比较熟悉的题目,最好的方式是询问开放性问题,它是能让被试在回答中提供较多信息的面试问题,这种题目不是让被试简单地回答“是”或“否”,而是要求被试用相对较多的语言做出回答。在它的基础上可构建许多行为性问题,而行为性问题能够让我们得到对被试进行判断的重要证据。3.3、核心阶段这一阶段主要收集关于被试核心胜任能力的信息。一般可以采用行为性问题。它要求针对过去曾经发生的关键事件提问,根据被试的回答,

11、探测被试对事件的行为、心理反应,从而判断被试与关键胜任能力的拟合程度。接着还可以提一些探索性问题。它通常是在主考官希望进一步挖掘某些信息时使用,一般是在其他类型的问题后做继续追问。3.4、确认阶段主考官进一步对核心阶段所获得的对应聘者关键胜任的判断进行确认。这一阶段最好用开放性问题。3.5、结束阶段结束阶段是主考官检查自己是否遗漏了关于那些关键胜任能力的问题并加以追问的最后机会,可以适当采用一些基于关键胜任能力的行为性问题或开放性问题。4、避免面试的误区单单从面试中,就要发现人才,招聘到我们所需的人才,确实面试担负着较重的使命。在招聘中,面试会为组织引入优秀的人才,但也会给组织招入一些“不对”

12、的人,选对人才能做对事,选择到不合适的人,就会给组织带来麻烦,轻者在组织中造成冗员,严重的还会影响到组织的利益和形象更甚者还会给企业造成难以收拾的场面。一场良好的面试,不但要有相当的准备工作,而且在面试过程中还要充分发挥面试的技巧。在面试招聘的过程中,要注意以下几个误区。1、仓促征聘匆忙地进行招聘,除了容易使标准降低,会忽略应聘者的负面因素,招不到更好的人才外,还会给业界造成本组织做事无计划、杂乱无章的感觉,影响企业的良好形象。2、光环效应,先入为主效应在招聘时,可能会由于应聘者的优秀外表或某些出色表现,而把其他如聪明、能干等优点,一并加诸他身上。为避免"光环效应"产生的不

13、良后果,需向应聘者索取一些他自己已准备的报告,或近期的工作总结,作为评估能力的客观依据。3、用最好的人,而不是最适合那份工作的人不要为了符合应聘者的能力,而把职位提高至超出本来的要求。为了避免聘用资历过高而最终可能厌倦此工作或离开的人才,在招聘前就应研制一份实际的工作要求准则,并在招聘时以它为范本。4、说话过多在组织招聘时,不要将特定的面洽时间用来拼命推销企业的招聘职位,但是又不认真地评估应聘者的技能,这样会很容易掉进片面印象的陷阱,从而忽视了应聘者的反应。适当地分配面试时间,以大部分时间作详细的倾谈,其中15%的时间用来介绍公司和职位的情况。5、呆坐空谈在面试过程中需及时记录,填写评价量表,

14、否则,事后便很难准确地证实或查核曾谈及的内容,特别是有关数据的问题。6、提出“无意义”问题提与年龄、性别、婚姻、种族或宗教有关的问题,可被视对应聘者的歧视。或者不自觉地与面试对象谈一些与工作无关的内容,也会令面谈失去方向,面试主考官所提问题应与这项工作所需的能力有关,要围绕问话提纲,紧扣主题。7、“只听不看”现象主试人把精力集中在记录面试对象的回答,而忘记了观察面试对象本人。主试人要全心全意地观察应征者的反应行为,来印证他的说话的内容,检查两者是否一样。5、面试技术改进的建议面试技术为越来越多的企业运用在招聘与选拔人才上,从某种意义上来看,招聘人决定着人才的来路,也决定着企业人力资源的配置,而

15、在某种程度上,面试就决定着招聘人才的素质高低。任何一个组织,都要面对本行业激烈的人才竞争,招聘是企业生产线的第一个环节,如果能使这个环节从一开始就运行通畅,这个组织就会越来越好。针对面试的缺点是结果往往不能定量化,对结果的评价也不够客观,特提了以下几点建议。加强培训,提高面试人员的全面素质,避开上述面试误区,使面试招聘人员更显专业化。随着在各个行业企业录用考试中面试的普及,越来越要求高水平的面试考官。面试考官要具有相关的专业知识,了解组织状况和岗位要求,清楚每一个测评指标、测评标准、问卷题目及相关的背景信息面试考官要有丰富的社会工作经验,善于观察,能客观地记录应试者在面试过程中的各种反映,把握

16、应试者的特征面试考官要熟练掌握相关的人才一测评技术,熟练运用各种面试技巧,随机应变,把握面试的发展方向,不让应试者偏离测评指标,有效地控制面试局面面试考官要具有良好的个人品德和修养,能保持和善、公正、避免评价偏差,遵守打分规则,确保应试者机会平等。这些都对面试考官的培训提出了迫切要求。一是加强培训考官对考核指标和评分标准的理解。考官要对被面试者的素质水平进行评价,首先要求考官自己对考核指标和评分标准完全理解,而且要熟练掌握其中的各个细节。只有充分做好这个环节,才能谈得上加强公务员面试的客观性和准确性。二是加强培训考官对评分标准的相对统一。考官对应试者的行为表现也许有理解上的某些微小差异,但需要

17、不同考官对同一应试者行为表现的评分要相对统一。考官具体评价分数也许会有一些微小差异,但需要考官对应试者相同的表现都评价为一类优秀或良好考官自身在评价不同应试者的时候,一定要保持标准的相对一致,对于类似的行为表现要评价为相同或相近的分数。三是熟悉面试流程和注意事项。编制面试评价量表,确定评分标准,使面试的结果量化,更科学化。合理确定试题编制原则。面试试题的拟制要包括问题即题干、出题思路命题缘由、主测要素、参考答案或评判标准等内容。面试试题应具有竞争性试题的普遍原则,还要便于操作,方便考官在面试过程中对应试者进行最优选择。合理确定试题组合。在面试中,试题命制要充分考虑到,面试既要思想性与科学性相结

18、合,又要有较强的趣味性与启迪性,还要明显突出试题的针对性与可测性,力求做到难易程度与应试者的实际水平和职位需求相互适应。在条件允许的情况下,适当探索在有工作经历和无工作经历主要是应届毕业大学生中分类面试,前者以测试适应工作素质为主要目标,后者以测试智力发展潜能为主要目标。可以采用多种测评技术应用在面试中,如心理测评量表在面试中的应用。可以采用一些符合我国国情,本企业组织文化特点的新的面试方法,如行为描述面试法、能力面试和压力面试法等等。首先,在应用行为挖掘技术之前,面试考官必须明确自己需要在面试过程中挖掘什么,即需要在求职者身上找到哪些素质以及相关的行为。做到这一点,一个简便的办法就是到实际工

19、作中去观察那些绩效优异者,从绩效优异者身上发现那些促使他们能够成功地完成工作任务的各种素质以及相应的工作行为。例如,面试考官通过观察发现,某一岗位上出色的员工总是从每一项活动能够收获哪些成果的角度来考虑问题,其在谈论工作时会不断地阐述目标,并认为一项工作的完成是一个限定的过程,则面试考官可以推断:该岗位的绩效优异者应该是目标导向的。于是,面试考官便明确了自己需要挖掘的素质目标导向。当然,胜任某一岗位的素质要求并不会只是一项,这就要求面试考官把胜任该岗位的重要素质要求都找出来,并考虑这些素质要求的重要性排序和相互间关系。其次,导入性问题的作用是将与求职者的谈话引向某一既定的领域,如工作经历。但有效的面试甄选常常需要行为挖掘在多个领域内展开不仅限于工作经历,还可能包括教育背景、个人生活、职业发展与期望等等。这就要求面试考官事先规划行为挖掘的领域,并为每个领域准备好导入性的问题。在使用导入性问题时,面试考官需要留出足够的时间让求职者发表意见,记录下所发现的值得挖掘的事件,待求职者陈述完再去逐一挖掘,而不要中途随意打断求职者的谈话。第三,在使用探询性问题时,面试考官要注意不要过于