公司运用软件进行成本管理的成功案例

1、XX公司运用软件进行成本管理的成功案例 同样一个简单的公式：利润 =销售收入 - 成本费用，一千家不 同的企业却可以作出一千篇不同的文章。企业要追求多创利 的目标，既要增加销售收入，又要千方百计地降低成本，节 能降耗。在激烈的市场竞争中，低成本是企业的生存之本， 也是参与竞争的最有力武器，还是企业获取利润的重要途 径。虽然不同规模，不同行业，不同管理水平的企业，成本 管理的内容与要求，控制方法和分析模型均有不同，但是随 着现代工业的发展，企业行为已经开始遵循一个标准逻缉， 企业要降低成本，提高成本管理的质量和效率。这些在客观 上给企业运用成本管理软件更加科学地管理企业成本费用 提供了条件。本文

2、以苏州市由一家小型乡镇企业发展起来的 上海外贸申港食品厂成功运用用友 U8 软件实现成本核算和 管理为例，分析企业成本管理模式的基本思想，并提出如何 将企业成本管理模式与管理软件相结合实现高质高效管理 成本的解决方案。1 、企业管理信息系统概述1.1 企业概况上海外贸申港食品厂（张家港市乳品一厂）（以下简称XX）,是XX食品集团核心企业，拥有 1200余名员工和 年产万吨乐口福、万吨巧克力、 5 千吨晶类固体饮料、 2 千 吨糖果的生产规模。XX牌系列食品，曾获轻工业部优质产品、 国际博览会银奖、国宾礼品等称号。企业获得了全国轻工业 出口先进单位、全国执行食品卫生法先进企业、全国执 行食品标签

3、通用标准 优秀企业、 中国专利江苏百强企业、 中国工商银行江苏省分行特级信用企业等光荣称号。XX 能够从管理软件运用中获取效益的原因之一是企 业领导非常重视企业信息化建设， 1993 年就在财务部门率先 采用单机版会计核算软件。随着企业业务的发展和扩大，仅 仅实现会计核算电算化已经远远不能满足企业管理的需要。为此，该企业于1999年选择了用友 U8管理软件，建立了涵 盖采购管理、销售管理、往来款管理、成本管理、工资管理 和财务管理一体化的网络财务管理信息系统。由于建立了网络环境下财务和业务一体化管理，实 现了数出一门， 全厂使用， 企业物流、 资金流、 信息流高度、 有效地集成，企业的经营活动

4、和经营管理在网络环境下有条 不紊和高效地运行。该系统从 1999 年 9 月开始实施，到目 前已经顺利运行 1 年 4 个月, 主要包括总账、工资、固定资 产、采购、存货、销售、成本管理、财务分析、决策支持等 模块，涉及到采购、销售、仓库、财务等业务部门和企业中 高层领导。共有 31 个站点，分布在全厂供销存所有业务部 门及财务部门中。运行模块 站点数 使用部门总账 6 财务部 报表 3 财务部工资 1 财务部固定资产 1 财务部财务分析 1 财务部成本管理 3 财务部决策支持 1 经理销售管理 3 销售部、财务部采购管理 3 供应部、财务部库存管理 3 库房存货核算 3 财务部应收应付 3

5、财务部企业在建立管理信息系统过程中，成本管理子系统 的建立与应用是难中之难 - 这一点几乎已经成为众多企业 的共识。但是，XX企业不但建立了成本管理子系统，而且还 在提高成本管理的效率和质量上取得了可喜的成绩。因此， 本文以成本管理子系统为切入点，从企业成本管理模式与管理软件相结合的视角，分析其实现高质、高效成本管理的内 在原因，为同类企业实现成本管理现代化提供支持。1、 2XX 成本核算和管理的一般程序和基本要求1、 2 、1该企业成本核算的方法和程序企业成本核算的方法有多种，如品种法、分批法、 分步法以及分类法等，采取哪种成本核算方法取决于企业规 模和行业特点以及对成本管理的要求。 XX

6、公司以花色巧克力 和固体饮料为主要产品，产品结构和生产工艺比较简单，生 产数量较大，因此采用分批法进行成本核算与管理。1.2.2 基本要求成本管理的重要性和目的在于及时反映成本、费用 计划的实际完成情况。在做到事后核算及时准确之外，还应 力求加强事前和事中审核与控制。然而，在手工条件下，信 息不能及时传递，更无法实现实时共享，组成产品成本的各 项目如：材料费、固定资产折旧费、人工费用等等这些数据 都分散在不同职能部门，很难及时准确归集到财务部门供核 算成本使用。这样，不但不能保证成本事后核算的及时准确 性，更难做到事前和事中控制。 因此， 建立包括材料、 工资、 固定资产、总账、成本子系统等在

7、内的信息管理系统，并有 效集成，就成为确保如实反映、检验和控制企业成本费用计划实施的工具；同时更是满足企业管理要求、实现企业决策 目标的保证。2. 运用软件实现成本管理的解决方案2.1 建立企业管理信息系统是企业成本管理的基础成本系统分别与信息系统中的存货、工资、固定资 产、总账子系统建立数据关系，共同完成成本基础数据的收 集、成本计算和成本数据输出。其中，成本子系统分别从存 货核算子系统、工资子系统和固定资产子系统得到材料费、 人工费和折旧费数据，从总账系统得到除上面提到数据来源 之外的其他成本项目数据，所有这些作为成本管理子系统计 算、分配成本的基础；而成本子系统在完成成本核算后，将 计算

8、得到的材料成本和费用数据传递给存货核算子系统和 总账子系统。 page2 2 固定资产子系统要及时准确地为 成本管理提供信息需要做基础工作1 设置部门对应的折旧科目，为自动归集固定资产 折旧费用提供基础信息成本子系统需要按部门或按类别归集折旧费用，并 将费用分配到固定的成本费用科目上。因此，在固定资产子 系统中，需要按部门设置对应的成本费用科目，为自动归集 固定资产折旧费用提供基础信息。2 .固定资产子系统根据基础设置自动为成本子系统 提供信息固定资产子系统根据基础设置自动为成本子系统生 成信息，成本子系统及时接受信息。2 . 3.存货核算子系统要及时准确地为成本管理提 供信息需要做基础工作1

9、 .设置产品结构、存货分类、存货档案等信息为 自动归集材料成本提供基础信息根据产品结构设置，XX的半成品入库数量由生产统 计部门用约当产量计算出；半成品入库工作由财务部门月终 完成。半成品出库根据生产部门全月生产统计报表中的每 种半成品利用率，结合每种产品产量及单位产成品耗用半成 品量，折算出每种产品耗用的半成品量。依据每种产品成本 对象和实际耗用量填制半成品出库单。半成品出库同样由财 务部门月终完成。2 .存货核算子系统根据基础设置自动为成本子低程峁厂牧铳隹獬杀镜然厂畔i ?/p>2 4 工资子系统要及时准确地为成本管理提供信息 需要做基础工作1 初始设置工资类别、 部门、人员档案等基

10、础信息， 为成本管理子系统提供工资、费用等基础数据。2 工资子系统根据基础设置自动为成本子系统提供 人工费用表等信息2 5 成本核算和管理的基本方法2 51成本系统的初始设置1 明确成本核算方法与适用行业因产品生产类型的不同特点和企业不同的管理要 求，存在着三种不同的成本计算对象， 即产品的品种、 批别、 生产步骤。而成本对象的不同，形成了品种法、分批法、分 步法三种不同的成本计算方法。此外，如果产品的品种规格 繁多，为了简化产品成本核算工作，可将产品的品种规格归 并分类，按类别开设成本计算单归集费用，然后再按品种规 格或生产批别、生产步骤分配费用、计算成本。这种用来简 化成本计算工作的方法，

11、成为分类法。分类法不是单独应用 的成本计算方法，需与某一种或某两种基本方法结合应用， 以便简化基本方法的核算工作，所以属于成本计算的辅助方法。以下面表格简单列示不同成本核算方法使用的生产组织 形式、生产工艺过程和管理的要求及使用的类型。成本核算方法 生产组织形式 生产工艺过程和管理的要求 适用的类型品种法 大量大批生产 求分步骤计算工成本的多步骤生产分批法 小批单件生产 本 精密仪器、专用设备单步骤生产或管理上不要 发电、采煤管理上要求分步计算成管理上要求分步骤计算成冶金、纺织、造纸分类法 综合性生产产 家电、服装分步、不分计算成本的生分步法 大量大批生产 本的多步骤生产上海外贸申港食品厂根据

12、自身行业特点，决定采用 品种法，同时在帐套属性中需要选择 " 既不分批也不分类 不需要定义 生产批号表 和 工序产品耗用日报表 。2 明确成本费用来源 费用名称 费用来源 输出结果 材料费 存货系统 材料及外购半成品耗用表人工费工资系统 总帐系统手工录入人工费用表辅助费用表、其他费用表直接录入折旧费固定资产系统总帐系统手工录入 折旧费用表其他费用表直接录入制造费用总帐系统手工录入 辅助费用表、其他费用表直接录入其他 手工录入 总帐系统 直接录入其他费用表明确成本费用来源也就是明确数据入口，在软件系 统中可以按月灵活设置材料、人工、折旧、制造费及其他等 五项费用来源；在设置成本费用来源

13、时，也要设置相关的内 容。如：人工费用来源选择由工资系统核算时，就需要相应 选择工资分摊类型和人员类别，因为如果只将人工费用的来 源选择由工资系统核算，而相应的人员类别没有设置，在计 算成本时工资系统的人工费将无法取数。这一点也说明，我 们设置任何一个功能，都必须先对整个系统做通盘考虑，窗 口中该设置的选项一定要设置好，以免影响后期的日常业务 处理。1）成本子系统的初始设置 （定义工序、产品属性、 定额管理）：2）定义分配率：分配率包括：共用材料费用、直接人工费用、制造 费用、在产品成本、辅助费用、辅助部门内部分配率。3）共用材料：是指由部门领用的材料，即在存货 系统填制的领料单上的 &quo

14、t; 成本对象 "为空。4）直接人工费用：由于直接人工费用是按照部门 输入的，所以要分配到产品中去。5）制造费用：由于制造费用是按照部门输入的， 所以要分配到产品中去。6）在产品成本：由于在产品与完工产品所占的成 本不同，在计算出某产品的总费用后，还要在完工产品与在 产品之间分配。7）辅助费用：计算出服务的总费用之后，要根据部门的耗用量分配到部门，然后还要根据辅助费用分配率， 计算出各产品应负担的辅助费用。8）辅助部门内部分配率：当一个辅助部门提供两 种以上的服务时，需要将部门总费用按一定的比率分配到服 务中。2 52 成本计算过程1）成本资料取得：2）自动取得（数据来源于总帐、工资

15、、固定资产、存货系统，直接取数）3）手工录入依次将资料录入2 、成本计算用户在每个会计期间，从相应子系统获取数据或手 工录入成本资料后，就可以执行成本计算；系统会自动根据 用户选择和指定的成本计算方法、各费用分配方法，结合本 期实际数据自动计算。 在计算中系统将自动检查各种计算所 需的数据是否完备，如果数据不完备或计算出错，系统将提 示不能正确进行计算的原因。XX 的成本计算是分成半成品和产成品两次计算完成 的，步骤简介如下：1 ）半成品成本计算完成以上工作以后，就可进行成本计算，成本计算 过程中可能出现各种提示，根据提示，对相关数据作相应调 整。成本计算结束后，可利用帐表管理功能，对半成品

16、部门的半成品成本进行查询； 产成品成本因暂不包括耗用的 半成品，故此时通过成本计算得出的产成品成本数据不正 确。接下来，回到存货核算系统，进行半成品成本分配： 利用查询功能选择相应半成品仓库部门和相应半成品大类 后，进行取数，分配成本（即：求出完工产品单位成本填入 半成品入库系统）。接着对入库的半成品记帐后，对半成品仓库进行期 末处理。使半成品出库产生单价。2 ）产成品成本计算：以上工作完成后，回到成本管理系统进行 " 资料 录入 " ，对"材料及外购半成品耗用表 "对各成品部门重新取 数，取数后各相应成品 " 材料耗用表 " 中数据

17、已有半成品数 据。以上工作完成后就可以进行成本计算了。成本计算的结果可以到帐表管理中查询。 一般来说， 只要各费用与总帐接口正确，取数正确，成本计算结果也就 正确。2 5.3 成本分配进入存货核算系统，对入库产成品从成本管理系统 取数，分配成本，结转本月费用；通过期末处理确定出库产 品价格，确定销售成本。再作其它处理。附注：1 ）只要用户录入的成本资料满足成本计算的需要， 用户可以随时进行成本计算， 但只有成本数据有效时的计算 结果可以定义凭证。 系统判断数据是否有效的依据是总帐以 外的所有提供数据的其他子系统均已完成月末结帐， 数据不 再发生变更。2 ）以有效数据计算成本后， 不再进行本期成

18、本计算； 但通过恢复月初状态功能和删除已生成凭证， 仍可重新执行 成本计算功能。2 54 凭证处理成本系统涉及到的凭证有四种：结转制造费用、结 转辅助生产成本、结转盘点损失、结转工序产品耗用；结转 完凭证可以在总帐系统直接查询、审核。简单讲，企业在信息系统中完成成本的精确核算与 管理非常简便，主要经过这样几个步骤的工作，就可以完成 在手工条件下需要几天甚至十几天的工作量：成本核算顺序：1 、 成本初始定义（ 1） 明确成本核算方法（ 2） 明确费用来源2 、 工资分摊、固定资产折旧计提、存货材料库记 帐（ 材料库进行期末处理 ）3 、 成本完工产品日报表、工序产品耗用日报表、 在产品盘点表4

19、、 成本计算5 、 存货产成品取单价6 、 产成品期末处理7 、 其他系统结帐8 、 成本系统转帐凭证9 、 成本系统结帐10. 总帐系统审核凭证、记帐3. 管理效果上海外贸申港食品厂运用软件进行成本核算，通过一年的运行， 公司领导对成本构成， 成本控制程度了如指掌，工人通过对实际消耗和计划指标的比较， 在生产过程中也能 够自觉地降低消耗，从而使企业获得更多的经济利益。以下 为该单位巧克力车间部门一九九九年与二000 年万元产值主要材料、能耗及人工耗用对比表：材料名称 计量单位 1999 年度 2000 年度 单 价 节约资金电 度 360.1882 344.6667 0.7 10.86煤 公斤 256.194