公司会议管理程序表

1、名翔恿线股份有 限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10 月26日修订日期： 年 月日版次：A.0版页次第1页共5 页、目为达成公司政策之一贯性，目标之明朗，掌握工作之进度及预算费用执 行状况及跨部门的工作协调，能配合客户之要求，提供更好 的产品与服务。二、范本公司之各项会议均适用之。二、疋1计划/修订审核会议需求* 通知*会议召开工+记录/修正*公布实施N分发办理名翔恿线股份有 限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10 月26日修订日期： 年 月日版次：A.0版页次第2页共5 页四、权责单位五、作业 流程六、作业内容Who When W

2、here Howtodo. What七、参考文 件八、应用窗体No流程总经理室1会议 需求6.1会议需求6.1.1定期召开之例行会议6.1.1.1依ISO规定之管理审查 会议。6.1.1.2营业目标未达成时。6.1.1.3执行项目时，跨部门之 工作协调与沟通；项目完成 时。6.1.2不定期召开之工作会议 不列入计划中。总务人事组2计划/ 修订6.2计划/修订6.2.1总务人事组主管于每年 十二月汇集董事长、总经理、 各部门主管与管理代表下一年度预定召 开之各项会议内容，如日期、 时间、地点、与会人员与会议主题等相 关数据，排定"年度会议计划 表 (MS-G4-0106)如附件1，呈总

3、经理审 核。6.2.2总务人事组主管依总经 理裁示，进仃计划之修订。年度会议计划 表(MS-G4-0106)总经理3审核6.3审核6.3.1总经理依年度政策之需 求及掌控工作进度之需求，审 核"年度会议计划表 (MS-G4-0106如附件1,若核可，进入流程4，进行公布实施作业若未核可，则回到 流程2进行计划修订作业。年度会议计划 表(MS-G4-0106)总务人事组4公布 实施6.4公布实施6.4.1总务人事组主管依【文件 与数据管制程序书】(MS-M2-0501之相关规定将"年度会议计划 表 (MS-G4-0106如附件1办 理公告，并其分发给董事长、总经理、各 部门主

4、管、各单位主管与管理 代表，由各会议召集人据以召开会议。文件与数据管 制程序书(MS-M2-0501)年度会议计划 表(MS-G4-0106)名翔恿线股份有 限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10 月26日修订日期： 年 月日版次：A.0版页次第3页共5 页四、权责单位五、作业 流程六、作业内容Who When Where Howto do , What七、参考文 件八、应用窗体No流程相关单 位总务人事组5通知6.5通知6.5.1各会议召集人依各会议 所需之前置时间，以电子邮 件、传真或亲自送交方式，分发"会议通知单(MS-M4-0108如附件2 给各

5、会议之与会人员，若有变更则另行 以电话通知，若为每周召开一 次之会议，由各会议召集人直接通知各会议之与会人员，不需分发"会议通知单(MS-M4-0108如附件 2。6.5.2不定期召开之会议，各会 议召集人决定会议之日期、时 间与地点前，应避开固定会议召开之 日期、时间与地点，若需使用 总公司二楼会议室，须先联络总务人事 组事务员，确认可以使用后， 依本作业内谷6.5.1之相关规定，通知 各会议之与会人员。会议通知单 (MS-M4-0108)相关单位6会前 准备6.6会前准备6.6.1各会议召集人于召开会 议前，依"会前准备清单 (MS-M4-0111如 附件3，进行各项会

6、前准备 事宜，各与会人员依职务所需 或主管指派，准备会议所需之资料与 文件。会前准备清单(MS-M4-0111)相关单位7会议 召开6.7会议召开6.7.1各与会人员于会议召开 时间，准时与会，主席依会议 程序依序进行。6.7.1.1会议程序：A主席宣布会议开始B主席致词C上次会议决议事项检 讨报告D讨论事项名翔恿线股份有 限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10 月26日修订日期： 年 月日版次：A.0版页次第4页共5 页四、权责单位五、作业 流程六、作业内容Who When Where Howto do，What七、参考文 件八、应用窗体No流程E临时动议F结论

7、G散会6.7.1.2注意事项A各与会人员应于会议开始前10分钟完成签到。B各与会人员若因故可 能迟到，应于会议开始前与各 会议召集人联络报备，未报备者依 公司差勤之相关规定论处；若 因故无法与会时，应于会议开始向 各会议召集人请假，若未经准 假而无故不到者，依旷职论处。C若未事先指派记录人 员，主席于会前指派。D主席应注意议程进 行之掌控，把握时效并使议事 功能确实发挥。E会议决议事项由各会 议主席负责追踪管制。相关单位8记录/ 修正6.8记录6.8.1会议记录人员应于会后 三个工作天内，完成会议记录 (包含缮写、打字与校稿)，呈该会议主席 进行审核，会议记录表格式样 详见"会议记录

8、首页 (MS-M4-0109如附件4与"会议记录内页(MS-M4-0110 如附件5。6.8.2会议记录人员依各会议 主席提示，修正遗漏或误差内 容。会议记录首页 (MS-M4-0109) 会议记录内页(MS-M4-0110)相关单位9审核6.9审核6.9.1各会议主席依会议内容 审核会议记录是否有遗漏或 误差，若无，进入流程10,进行分发办理 作业，若有，则回到流程冋， 进行修正作业。名翔恿线股份有 限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10修订日期： 版次：A.0 月26日年 月日版页次第5页共5 页四、权责单位五、作业 流程六、作业内容Who When Where Howto do，What七、参考文 件八、应用窗体No流程总务人事组 相关单 位分发、 办理6.10分发、办理6.10.1总务人事组事务员依 【文件与数据管制程序书】(MS-M2-0501之相关规定，进行会议记录之 分发。6.10.2相关单位依会议决议事 项执行，由各会议主席负责跟 催。文件与数据管 制程序书(MS-M2-0501)相关单位冋确认6.11确认6.11.1各会议主席确认各会议 决议事项之执行结果