资料6 中铁五局一公司办公室工作手册(付印)

1、目录第一篇办公室工作概述1.公司办公室工作内容 (12.公司办公室工作思路和目标 (13.办公室工作考核标准 (8(1公司办公室工作考核标准(略 (8(2综合部工作考核标准 (8第二篇岗位职责1.办公室工作职责 (112.办公室主任岗位职责 (133.办公室副主任岗位职责 (134.办公室文字秘书岗位职责 (145.办公室事务秘书岗位职责 (146.综合部工作职责 (157.综合部长岗位职责 (168.综合部员岗位职责 (179.地亩员岗位职责 (1810.调度劳资员岗位职责 (1811.司机岗位职责 (1912.炊事员岗位职责 (20第三篇部分管理制度1.公文处理实施细则 (212.信息工作

2、管理办法 (343.行政会议制度 (374.印章管理办法 (645.指挥车辆管理办法 (71第四篇工作流程1.收文处理流程 (772.发文处理流程 (773.印章用印流程 (784.印章启用流程 (785.印章回收销毁流程 (786.指挥车辆调配流程 (797.指挥车辆维修流程 (798.接待工作流程 (799.办公设备及耗材采购流程 (8010.党政联席会议流程 (81第五篇基础台账及表格1.在用有效文件清单 (822.在用有效文件审核清单 (833.发文簿 (844.收文簿 (855.文件传阅登记表 (866.文件/记录借阅登记表 (877.复印文件/资料登记表 (888.销毁文件/记录清

3、单 (899.卷内文件目录 (9010.文件阅办单 (9111.印章用印申请单 (9212.印章清查情况登记表 (9313.会议签到表 (9414.办公用品入库登记表 (9515.办公用品领用登记表 (9616.低值易耗品领用单 (9717.低值易耗品报废申请单 (9718.微机设备登记表 (9819.电脑办公耗材登记表 (9820.耗材回收登记表 (9821.综合部派车单 (9922.车辆派修单 (10023.司机出车、出差记录单 (101第六篇常用公文格式版式1.公文版式(带标注 (1032.联合行文公文版式(上行文请示有多个签发人带标注 (1053.信函版式(带标注 (1074.请示 (

4、1085.报告 (1106.函 (1127.会议纪要 (1138.简报 (1149.工作总结 (11510.讲话材料 (11711.述职报告 (11912.汇报材料 (120第七篇附录1.党政机关公文处理条例 (1222.党政机关公文格式 (134第一篇办公室工作概述一、公司办公室工作内容(一督办工作。督促检查公司行政各项决议、决定、重要工作部署和领导重要批示的贯彻执行。(二材料工作。各种会议、活动的领导讲话稿。(三信息工作。收集上级有关政策和工作实施情况,及时向有关部门反馈;收集公司行政各项决议、决定、重要工作部署和领导重要批示的贯彻执行情况,并及时向领导报告。(四文件工作。承担公司行政及其

5、办公室文件、文稿的起草、整理、审核、印发工作。(五调研工作。对公司重点工作、重点问题、热点问题开展调研,为领导决策服务。(六会议与活动的组织工作。(七信访工作。(八保密工作。(九协助处理突发性事件和重大事故。(十领导交办的其他工作。二、办公室工作思路和目标(一办公室工作的总体思路是:坚持以科学发展为主题,紧紧围绕“加快转变发展方式,推动企业转型升级”的中心工作,按照“参与政务、搞好服务、抓好事务”的职能要求,不断开拓创新,扎实勤奋工作,认真落实办公室综合考核评价要求,努力推动办公室整体工作上水平。(三总体目标是:进一步增强办公室参谋助手职能、沟通枢纽职能、协调督办职能、综合服务职能、形象窗口职

6、能,努力打造中铁五局办公室系统先进部室。(四今后一段时间的工作要求要贯彻落实好以上思路和目标,关键是要自觉强化“八种意识”、寻求“八个突破”:1.强化参谋意识,在以文辅政上寻求新突破。办公室是企业的综合管理部门,更是领导的参谋部、智囊团。办公室要不断强化自身的参谋意识,增强工作主动性,努力提升以文辅政水平,要积极争当“参谋长”,不当“拎包人”,切实发挥参谋助手作用。一是要不断提高文稿质量。办公室要围绕企业中心工作,加强对工作的前瞻性研究和思考,努力吃透上级精神,摸清领导意图,把握实际情况,不断改进文风,杜绝空话套话,提高文稿起草的针对性、指导性和可操作性。二是要加强基层调研。撰写行政调研报告一

7、直是办公室业务工作的弱项。办公室要切实高度重视调研工作,制定工作计划,善于沉下身子,找准路子,紧扣事关企业施工生产的重大问题、事关改革改制的突出问题、事关基础管理的主要矛盾,坚持实地调研,为领导科学决策提供参考,真正地使参谋服务工作参到点子上,谋到关键处,用到实践中。2.强化精品意识,在信息工作上寻求新突破。信息是领导了解情况,掌握动态,发现问题的重要依据,是办公室业务工作的主要内容,也是宣传企业形象的辅助手段。办公室要立足企业实际,强化精品意识,优质高效地做好信息工作。重点把握三个方面的工作:一是建立健全信息工作机制。办公室要按照信息调研管理办法的要求,明确责任分工,细化目标分解,形成采编信

8、息的工作氛围;要加强与基层的沟通联系,有目的地引导信息工作方向,适时进行现场督导,促进信息工作有效开展;要完善信息工作考评机制,实行信息工作定期通报制度,不断激发全员办信息的积极性和创造性。二是严格落实信息上报制度。办公室要按照“真实、准确、及时、有用”的要求,着力加强施工动态信息、经验信息、调研信息以及常规信息报送,特别是重大信息,必须在第一时间准确上报,坚决杜绝迟报、漏报现象,切实发挥好信息的耳目喉舌作用。三是努力提升信息质量。办公室要当好信息的“加工厂”,不做“蓄水池”,要在收集信息的同时加大审核力度,注重信息的提炼,搞好“深加工”,多出精品,少出次品,不出废品,提高信息利用率和参考价值

9、。3.强化效率意识,在督查督办上寻求新突破。督查督办是办公室的一项重要职能,也是企业执行力的集中体现。办公室要强化效率意识,做好督查督办工作。一是要形成规范。督查督办最容易出现电话、口头督办的现象,也最容易导致要求不落实。因此,办公室要建立督查督办目标责任制,规范督查督办程序,确保事事有督办,督办有记录。二是要突出重点。不同的时期,工作有不同的重点,相同的工作内容,也有不同阶段的侧重。要善于抓住重点,进行重点督办和跟踪督办,保证重点工作的落实。三是要及时反馈。在督查督办的过程中,办公室要注意落实情况的及时反馈,做到督办件件有回音。要通过及时反馈,向领导通报落实过程情况,促进决策的完善和落实。4

10、.强化服务意识,在协调服务上寻求新突破。办公室是企业的桥梁纽带,要充分发挥综合协调能力,调动各方面的积极性,形成上下联动,左右配合,步调一致抓好第一要务的强大合力,确保企业运转有序。一是要做好内部协调。办公室要建立与领导、与部门、与基层各单位畅通的协调渠道,确保各项工作第一时间传达、第一时间处理、第一时间反馈,有效推动工作的开展。二是要做好重大工作的协调。对重大会议、重大活动、重点工作部署,办公室系统要超前谋划,精心组织,精细落实,确保各项工作顺利推进。三是要做好接待工作。办公室作为对内外的窗口,接待工作非常重要,尤其对外接待一定要精心细致,不能出丝毫的错误。要制定接待标准,灵活接待方法,做好

11、大型接待、对外接待有计划、有预案。要注重接待细节,考虑细微,提升接待水平,通过接待工作充分展示企业良好形象。四是要做好综合事项的协调处理。对那些职能交叉、分工不明的事情,要主动负起责任,及时沟通协调,当好企业的“不管部”。5.强化标准意识,在规范建设上寻求新突破。规范才能出效率,规范才能提高工作水平。今后一段时期,我们要把促进办公室工作制度化、规范化、科学化作为重点工作来抓。一是建立完善规章制度。本着提高效率、规范管理的原则,尽快建立完善会议制度、接待工作制度、印章管理制度、信访维稳工作制度,并按照股份公司公文格式和党政机关公文处理工作条例要求进一步规范公文处理办法,确保各项工作有章可循、有法

12、可依。二是优化工作流程。要按照内控管理和贯标要求,对办公室各项业务流程进一步细化,严格卡控责任风险点,保障办公室各项工作规范、高效运转。办公室要坚持每日至少2次登录公文收发系统的制度,做到收文及时反馈,发文及时联系。三是开展好管理提升活动。各单位按照管理提升活动的要求,认真查找不足,制订可行措施并整改落实。6.强化责任意识,在档案管理上寻求新突破。一是加大档案工作宣传力度,宣传档案工作的重要意义,增强领导和员工的档案意识。二是加强档案管理信息化建设,局档案科正在应用清华紫光电子档案管理系统,要提前做好应用准备工作。三是加强档案基础建设。要增强档案归档力度,在摸清现有库藏的基础上,制定切实可行的

13、收集方案,严把档案质量关,保证档案信息来源真实、完整、准确和有效,提高归档质量;要坚持以评促建,积极开展档案工作规范化管理评估活动,促进档案管理工作的有效运转。7.强化创新意识,在信息化建设上寻求新突破。主要是做好三个方面工作:一是加强软硬件基础平台建设。要按照信息化项目整体进度安排和部署要求,充分考虑相关业务系统的扩展和扩充需求,制定网络建设标准,尽快完成软硬件基础环境搭建工作。二是积级推进企业局域网与虚拟专网建设,尽快将公司本部所有计算机纳入局域网统一管理,分项推进梦龙协同办公平台、视频会议软件等应用系统,为实现股份公司“五统一”信息化基础平台建设要求提供基础。三是逐步提升信息化建设水平。

14、要认真分析查找差距,制订计划措施,全面提高信息化水平。8.强化能力意识,在队伍建设上寻求新突破。办公室要立足实际,眼睛向内,不断增强能力意识,在自身队伍建设上狠下功夫。一是要加强能力建设。办公室要坚持从学习入手,建立健全学习制度,定期组织办公室人员集中学,有条件的外出学,并督促办公室人员按照“干什么学什么,缺什么补什么”的要求加强自学,增强学习的自觉性、针对性、实效性,提高业务能力。二是要加强作风建设。各级办公室要大力弘扬求真务实、艰苦奋斗、勇争一流的工作作风,不断增强责任意识、精品意识、效率意识、奉献意识,努力打造作风优良的办公室队伍,营造积极高效的工作氛围。三是要注重队伍培养。一方面从基层

15、项目、大中专毕业生选拔优秀人才充实到办公室队伍,增强办公室工作力量;另一方面要对办公室人员多压担子、多交任务,积极开展以提高能力素质为中心的主题活动,促进业务人员的早日成长。(二2012年度公司办公室工作目标(1筹备每季度召开1次总经理办公会议(党政联席;(2组织召开年度工作会,做好筹备及会务工作;(3筹备现场会或庆典仪式,重点关注中南、贵广项目;(4组织一期办公室业务培训班。起草总经理年度行政工作报告、大型会议讲话。(1与党办共同编号上报局信息交流180条以上。(2完成有关集约化管理、项目管理调研报告2篇。(1督办总经理办公会议决定事项并通报。(2及时填报主要领导督导检查报告。(3督导各单位

16、执行公司制度和领导重要指示情况,每月底在旬分析会上进行通报。(1加强检查与维护,确保办公系统的正常运行,公文网上流转率100%。(2启动公司外网维护与建设。(3参与项目综合管理系统的建设与试点运行。(1完成2012年公司行政工作总结和2013年行政工作安排。(2对上级和局行政来文传阅率100%,做到不积压、不遗漏。(3对公司行政发文的文件核稿准确率100%。(1对文书、科技、会计档案进行分类管理,按计划完成纸质档案整理存档工作。(2完成2011年公司大事记编写工作。(1做好来信来访的接待、登记、督办和统计工作。(2做好接待工作。三、办公室工作考核标准(一公司办公室工作考核标准(略(二综合部工作

17、考核标准中铁五局一公司综合部评价考核表单位:时间: 9 10第二篇岗位职责一、办公室工作职责1.负责起草行政工作报告、领导讲话、工作总结和会议文件,以及领导交办的其他文稿。2.负责文、电、函等公文的处理和审核,做好公文核稿、编号、成文、收发、传递、保管、归档工作。3.及时掌握公司工作动态,做好各种信息的收集、上报,编写工作情况简报。4.负责公司日常行政事务管理,当好领导参谋,加强对各项工作的督促和检查。5.负责在用有效文件的识别与动态管理,及时发布公司最新的在用有效文件清单。6.负责行政印章、法人名章、介绍信的管理和使用,负责印章的刻制、启用、回收、缴销工作。7.负责信访处理、保密工作。8.负

18、责年度工作会、综合性会议、专题性会议、总经理办公会等行政会议的筹备、组织、记录、纪要工作。9.负责对相关会议决定事项进行催办、督办和落实。10.负责以公司名义做好承上启下、内外协调、对外联络工作。11.负责公司内外部事务的接待和对外公共关系的建立。12.负责各类会议的组织接待安排。13.负责公司各类文件、资料的收集、整理、立卷、归档、保管。14.负责公司文书、科技、工程、财会、实物、声像档案的开发利用。15.负责组织各类档案的编纂工作,并督促、指导各归档部门按规定进行立卷归档。16.定期对档案进行鉴定、标识、销毁工作,及时办理各类档案借阅登记手续。17.负责拟定公司信息化发展规划并组织实施。1

19、8.负责组织公司计算机网络新技术应用培训工作。19.负责为公司计算机应用提供技术支持服务。20.负责公司OA系统的网络建设、局域网的维护和管理。21.负责机关电脑、投影仪等相关设备的管理和维护。22.负责机关公务车辆的日常管理、调度维护和费用支出控制。23.负责驾驶员的日常管理和安全教育。24.负责公司机关及各单位办公设备的调配、购置审核及台帐管理工作。25.负责公司行政会议室的管理。26.协助做好公司宣传及有形化建设工作。27.负责编写公司年鉴、大事记。28.负责公务通讯费用的结算、管理。29.完成领导安排的其它任务。二、办公室主任岗位职责1. 负责组织建立公司行政办公管理等相关流程和制度。

20、2. 负责组织制定年度工作计划及阶段工作计划并组织实施。3. 负责组织公司行政系统文字工作,起草有关材料,处理内外信函、公文及相关工作。4. 负责组织公司年度工作会、总经理办公会等行政会议的筹备及会务工作。5. 负责组织公司行政系统事务管理工作。6. 负责组织公司档案管理等相关工作。7. 负责组织公司办公设备的管理、OA系统的维护工作,确保现代化办公顺畅。8. 负责本部门内部的组织管理。9. 完成上级交办的其它任务。三、办公室副主任岗位职责1. 负责文字处理相关工作,负责对公司及办公室公文的审核工作,协助主任做好公司综合性文件、会议材料、有关规章制度、年度工作总结和要点的起草、审核工作,负责审

21、核各类信息、简报。2. 负责日常事务相关工作,负责组织完善办公室相关管理制度,负责具体组织档案管理工作,负责具体组织档案管理工作,参与有关调研、检查等活动,协助办公室主任做好有关接待工作。3. 负责会务相关工作,协助办公室主任组织有关会议的安排与布置等各项会务工作,协助会议发起者确定会议议题、人员、时间、地点等。4. 负责组织制定部门年度及阶段工作计划并组织实施、按期完成工作总结,指导、监督、检查本部门人员计划的执行情况,及时反馈信息。5. 完成上级交办的其它任务。四、办公室文字秘书岗位职责1. 协助起草公司行政工作计划、总结、报告和领导讲话稿等各类文稿。2. 负责行政公文的收发、登记、呈批、

22、传递、催办工作。3. 协助做好行政会议组织、记录、纪要、督办工作。4.协助做好内外部来文、电、函等公文处理反馈工作。5. 负责本部门文书的立卷、归档工作和有关资料、文稿的保管。6. 协助做好信息的收集、整理、处理工作,编发重要信息和简报。7. 完成上级交办的其它任务。五、办公室事务秘书岗位职责1. 负责对内对外接待、派餐工作。负责来宾的食宿、交通、检查、参观等工作安排;掌握好内外接待规格和标准;协助主任做好各类会议的组织接待安排。2. 负责公司机关公务车辆的日常管理。负责驾驶员的日常管理、教育工作;负责车辆调度、维修保养审批;建立健全车辆管理台帐,掌握每台车的消耗情况;负责验收加油发票及过路过

23、桥票据,控制车辆使用费用支出。3. 负责公司相关日常事务管理。4. 完成上级领导交办的其他任务。六、综合部工作职责1.协助领导了解、检查、督促员工执行上级有关指示、命令、工作部署。2.撰写年、季度工作总结和各种报告、请示文件,组织项目部的各种会议。3.及时、准确传达项目部领导要求,督促检查执行情况。4.将上级各种文件呈项目部领导阅示,提请相关部门及时处理,核时处理情况。5.做好各级来信来访和接待工作。6.及时、准确完成项目部的文件收发、打印及文书的处理工作,管理好项目部各种印章。7.负责简报和信息的编撰、传递、上报工作。8.负责文件和资料的保管。9.负责小车及司机的管理、使用。10.负责项目部

24、地方协调与接待工作。11.负责项目部综合治理工作。12.负责项目部生活与后勤管理工作。13.负责项目部培训、重要岗位、员工名册等工作,负责员工考核工作。14.负责项目部职业健康体检工作。15.负责特种操作人员及岗位证书管理,外来劳动力的管理工作。16.负责项目部办公生产区的环境、安全管理;负责办公区有毒有害垃圾的处置。17.负责办公生活区污水排放控制与监测工作。18.负责地方病及流行病的调查与预防工作。19.参与项目部质量、环境、职业健康安全目标的策划,并认真贯彻落实;承办项目部人事管理与培训的相关业务工作。20.负责职业健康体检计划的实施,建立员工职业健康档案,并向公司安质部与防疫站报告职业

25、病及流行病的发生、发展情况。21.完成领导交办的其它工作。七、综合部长岗位职责1.积极宣传和贯彻党的路线、方针、政策,抓好办公室自身建设,为机关和基层服务。2.撰写情况简报、工作总结、领导讲话稿等材料。3.深入实际、调查研究、掌握信息,及时做好信息反馈工作。4.参与协调各部室、部门之间及各方面之间的关系。5.抓好接待工作,待人热情、态度诚恳。6.按时组织并参与有关会议,作好记录和整理工作。7.负责机关生产指挥车辆的使用和管理工作。8.负责文件和资料的保管。9.负责综合治理工作。10.负责后勤和项目部生活管理工作。11.负责员工名册和外来劳动力管理工作,建立健全项目部各项管理制度。12.负责项目

26、部办公生产区的环境、安全管理和污水排放控制与监测工作。13.负责地方病及流行病的调查、预防和上报。14.完成领导交办的其它工作。八、综合部部员岗位职责1.负责项目部保密工作。2.负责项目部来文、函、来电的收发登记,传阅和分类保管工作。3.负责办公室文件的发放、回收工作,负责办公室印章的保管和印章使用工作。4.负责抓好宣传工作,负责撰写季、年度工作总结、报告、通知。5.负责情况简报、信息工作的传递和文稿整理,负责其它公文的撰写和发放工作,负责领导讲话材料的撰写和录稿工作。6.负责收集、了解、整理施工生产情况和项目管理情况,负责上级会议贯彻情况和经验、典型事例的整理和收集。7.负责项目部公共场所的

27、管理,危险源与风险、环境因素的识别,负责项目部综合治理工作,负责办公室的事务性工作。8.协助部长做好对内、外的接待工作。9.负责项目部车辆的派遗及外来人员住宿就餐安排工作。10.负责办公区有毒有害垃圾的处置;负责职业健康体检计划的实施,建立员工职业健康档案。11.完成领导交办的其它工作。九、地亩员岗位职责1.在项目经理的领导下,依据相关规定,拟设计用地界限,做好征(租地拆迁以及对外协调工作,创造良好的施工环境。2.及时掌握征地拆迁设计资料。3.做好向当地有关职能部门征(租用地及拆迁申报工作。4.建立健全征(租用地及拆迁台帐。5.协调地方关系,解决施工中与地方村民发生的纠纷。6.积极宣传土地管理

28、法和其他有关法律法规。7.积极为工程前期开工创造条件,做好工程竣工工作。8.做好项目的环保和水保工作,做好复耕和利用工作。9.完成领导交办的其它临时工作。十、调度劳资员岗位职责1.认真贯彻集团公司和上级质量、环境和职业健康安全方针,负责人力资源管理程序的实施、监督工作。2.负责项目部人员调配、培训、考核等工作。3.负责项目部所有人员名册登记,重要岗位登记,员工持证情况登记工作。4.负责监督检查作业队施工人员和特种人员持证上岗和培训工作。5.负责项目部岗前培训、技能培训、岗位培训、送外培训的组织与管理。6.熟悉工程情况,掌握施工组织设计及年、季、月施工计划。7.按期收集各类报表,并登记工程台账,

29、及时向领导、部门及甲方提供计划完成情况及数据。8.及时传达上级精神,并检查执行情况。9.做好值班记录,及各种通话记录。10.向上级汇报生产完成情况及单位需解决的具体问题。11.及时提供气象信息,绘制气象图。12.及时向上级汇报项目重大事情。13.完成领导交办的其它工作。十一、司机岗位职责1.爱护车辆,及时维修、保养车辆确保车辆完好率。2.遵守交通法规,严格执行安全制度的操作规程,保证行车安全。3.严格遵守车辆管理制度,出车及时,服务周到。4.服从调派、听从指挥。5.钻研技术,不断提高技术素质。6.做好车辆保养维护工作。7.按时完成领导交办的其它工作。十二、炊事员岗位职责1.认真钻研烹调技术,正

30、确掌握下料标准,精工细作,保质保量,提高就餐人员的满意率。2.爱护公物,管理好生活设施,精打细算,节约用粮、煤、水、电,树立以勤俭节约为荣的思想,降低成本,保证质量。3.严格执行食品卫生制度,上班时衣帽整齐,搞好食品卫生、个人卫生和环境卫生。4.根据要求,做好流食和半流食,热情为员工服务,提高饭菜质量。5.态度和蔼,服务热情。6.负责项目部的生活采购工作,严格执行采购财经纪律。7.排污、排水符合质量、环境、职业健康安全体系要求,定期体检。8.协助做好项目部办公区的环境、安全管理,特别是有毒有害垃圾的处置和生活区污水排放控制。9.完成领导交办的其他工作。第三篇部分管理制度中铁五局一公司公文处理实

31、施细则第一章总则第一条为了使公司各级单位公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和质量,根据党政机关公文处理工作条例(中办发201214号、党政机关公文格式(GB/T9704-2012,结合公司实际,制订本实施细则。第二条公司公文,是公司在实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,公布规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精减高效、安全保密的原则。第五条各单位应当高度

32、重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,设立文秘部门或者专人负责公文处理工作。第六条公司办公室主管公司的公文处理工作,并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章公文种类第七条公司常用的公文种类有:(一决定对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。(二通知发布规章、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级的公文,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部,用“通知”。(三通报表彰先进,批评错误,传达重要指示精神或情况,用“通报”。(四报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问、报送行政规章备案,用“报告”。(五请示向上级机

33、关请求批示、批准,用“请示”。(六批复答复下级机关请示事项,用“批复”。(七函平行机关、不相隶属机关之间商洽工怍、询问和答复问题。向有关主管部门请求批准,用“函”。(八会议纪要记载、传达会议情况和议定事项,要求有关单位共同遵守、执行,用“会议纪要”。(九议案各单位行政按照法律程序向同级职工代表大会或职工代表大会常务委员会提请审议的事项,用“议案”。(十公告、通告宣布重要事项或法定事项,用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。第三章公文格式第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、

34、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。(一份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。(二密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。(三紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。(四发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。(五发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组

35、成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。(六签发人。上行文应当标注签发人姓名。(七标题。由发文机关名称、事由和文种组成。(八主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。(九正文。公文的主体,用来表述公文的内容。(十附件说明。公文附件的顺序号和名称。(十一发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。(十二成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。(十三印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。(十四附件。公文正文的说明、补充或者参考

36、资料。(十五抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关;应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。(十六印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。(十七页码。公文的页数顺序号。第九条公文的版式按照党政机关公文格式(GB/T9704-2012国家标准执行。第十条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。第十一条公文用纸统一使用国际标准A4型。第四章行文规则第十二条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得超级行文,特殊情况需超级行文的,应当同时抄送被越过的机关。第十四条向上

37、级机关行文,应当遵循以下规则:(一原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。(二下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。(三请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。第十五条向下级机关行文,应当遵循以下规则:(一主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送上级单位。(二涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文。第五章公文拟制第十六条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十七条公文起草应当做到:(一符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确

38、体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。(二一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。(三内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。(四文种正确,格式规范。(五深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。(六单位领导应当主持、指导重要公文起草工作。第十八条公文文稿签发前,应当由发机关办公室进行审核。审核的重点是:(一行文理由是否充分,行文依据是否正确。(二内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提措施和办法是否切实可行。(三文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否

39、准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。第十九条经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。第二十条公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。联合发文由所有联署机关的负责人会签。第六章公文办理第二十一条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十二条收文办理的主要程序是:(一签收。对收到公文进行核对,无误后签字,并注明签发时间。(二登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。(三承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本

40、机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确时限要求的应当在规定的时限内办理完毕。(四传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。(五催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。(六答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。第二十三条发文办理主要程序是:(一复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核

41、;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。(二登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围等并详细记载。(三核发。公文经登记后,按照要求进行分发。第二十四条需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。第七章公文管理第二十五条各单位应当建立健全公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。第二十六条各单位公文由文秘部门或者专人统一管理。第二十七条公文的撤销和废止,由发文机关、上级单位根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。第二十八条不具备归档和保存价值的公文,经批准生可以销毁。第八章附

42、则第二十九条本实施细则适用于公司各单位、机关各部室,由各单位办公室组织施行。第三十条本实施细则由公司党委办公室、办公室负责解释。第三十一条本实施细则自公布之日起施行。原公司党委、行政公文处理有关办法停止执行。附件1公司发文主办部门及编字表 附件2公司各系统和部门规范化简称 关于进一步加强信息交流工作的通知公司各单位:为进一步做好公司信息交流工作,提高信息工作的推广实用性,为上级决策和指导工作提供重要依据,为各单位展示工作成果、典型经验、加强沟通交流搭建平台,充分发挥信息交流对公司企业管理、项目管理、综合信息管理工作的推动和促进作用,公司办公室按照中国中铁股份公司办公室、集团公司办公室信息工作部

43、署,对公司各单位办公室(综合部信息交流工作要求如下:一、信息交流内容要求要注意将信息工作交流与动态新闻区别开,不能简单停留在新闻要素的交代描述上。要求信息结构完整,准确,突出重点,语言精炼流畅,围绕公司改革发展、项目标准化管理、质量安全、施工进度、新工艺、新材料、新做法等工作进展情况,要结合实际,把握亮点,体现特色,体现深层次和应用性,不能在具体问题、具体措施上浅尝辄止,一笔带过,要具有推广典型经验、反映新生事物、提供决策信息的作用,为服务领导决策、提供交流、宣传企业业绩、提升企业形象等方面发挥积极作用。工程进度信息要严格把关,重点工程、里程碑节点工期,开通等可以编发,一般的迎检信息与一般工程

44、进度信息不必编写。在写作中,各单位信息员可参考由机电分公司编写的信息机电分公司建立设备信息智能管理平台一文,该信息中体现了公司在管理及设备上的创新,对该智能管理系统的功能、优势以及在公司推广的适用性进行了深入调查和研究,对在其他单位的推广使用提供了借鉴,具有典型性和参考性。二、信息报送方法和考核标准各单位、各项目信息员每月至少上报4篇信息交流,按标准格式进行编辑。在每月25日前将本单位信息通过办公系统发至公司办周斌、蒋修妮邮箱。各单位要高度重视信息工作,加强领导与组织,确保信息工作渠道畅通。同时要加强对稿件的审核,保证信息的真实性和实效性。公司办将把信息工作作为办公室考核的重要指标之一,同时作

45、为对各单位办公室(综合部年度工作考核的指标之一,公司办每月对全公司信息工作情况进行统计予以通报并及时将各单位上报信息在公司办公系统“公共文件柜”下的“工作信息交流”中予以编发。附件1:信息交流标准格式附件1 信息交流第期项目部2011年月日标题(2号小标宋体正文部分(三号仿宋中铁五局一公司行政会议制度第一章总则第一条会议是贯彻民主集中制原则的重要方法,是充分发扬民主,发挥各级行政领导班子、职能部门的整体功能,提高办事效率,保证科学决策,政令畅通的关键环节。为使公司的会议管理规范化和有序化,加强集体领导和内部沟通,提高会议质量和决策效率,根据公司各级行政工作的实际情况,特制定本制度。第二条公司行

46、政会议制度本着精简、有效、节俭的原则运行。第三条严格控制会议经费支出。各类会议的主办单位(部门须在年度计划中提出全年会议费用预算,并经主管领导批准后遵照执行。各单位财务部门应加强对会议开支预算方案的审核,减少不合理费用,并确保合理经费及时到位。第二章会议纪律第四条行政工作会议原则上参会人员一律不得请假,应按时到会,如遇紧急公务或特殊情况不能出席会议,应事先向会议主持人请假并得到同意;第五条会议期间,参会人员必须做好相关记录,讨论问题要严肃认真,发表意见应围绕主题简明扼要,并敢于表达真实意见;第六条严格遵守会议保密制度,会议内容不允许私下散布,更不允许将不同意见扩散。需要公开的问题,按组织程序和

47、正常途径向内外宣布;第七条会议执行签到制度和回避制度,参会人员不得无故缺席或迟到,凡会议内容涉及到与会人员时,本人应主动回避。第八条会议期间,个人通讯工具务必处于关闭或震动状态,不得随便走动,不得交头接耳,不得做与会议无关的其他事宜。第三章会议实施与监督第九条会议必须贯彻民主集中制原则,经集体讨论决定的事项,任何个人无权改变,更不能各行其是,各单位(部门必须无条件执行,如有不同意见可按组织程序反映;第十条重大、重要问题决策前,行政领导和有关部门要充分开展调查研究,吸取各方面的意见与建议,先形成主导意见,再提交会议决定;如对讨论议题分歧较大,应暂缓决定,待充分酝酿后再议,必要时可采取票决方式。第

48、十一条涉及讨论企业重大问题和政策性意见,坚持“少数服从多数”的原则,必须经半数以上的参会人员通过;同时要考虑实际情况,决定是否提交公司党委会议或职工代表大会讨论、审议通过;第十二条因紧急公务或特殊情况,临时决定或已经实施,但需要经过总经理办公会议讨论的事项,必须提交会议补议,否则临时决定或决策的事项无效;第十三条因故未能参加会议的同志,应在会前书面或委托其他参会人员表述对相关议题的个人意见,供会议参考。会后由主管领导或公司办公室向应参会而未参会人员转达会议精神;第十四条参会各单位、各部室必须发挥好“指导、检查、督促、纠正、服务”的功能,紧密结合工作实际,顾全大局,理性思考存在的问题,提出切实可

49、行的改进措施,确保执行落到实处。第十五条各级办公室协助主要领导认真检查会议贯彻落实情况,督办督查会议的决定事项;其他领导按职能分工独立负责抓好主管工作的落实,并加强沟通联系与协调配合。第四章机关行政会议第十六条年度工作会议(一会议的主要议题1.年度公司行政、党委、经营开发、施工生产、技术管理、标后管理工作讲话;2.安排年度全公司工作重点,下达生产、经营计划;3.表彰先进及考核兑现有关承包合同;4.签订有关责任书等。(二会议的准备1.年度工作会议的会务组织、服务工作主要由公司办公室、党委办公室共同负责,行政管理部、生活服务分公司协助;2.会议主持人和会务承办、协办部门分别做好有关准备工作。(包括

50、拟好会议议程、会议资料的编撰发放、会场布置、茶具茶水,参会人员行程安排、住宿、生活安排等;3.公司办公室负责下发会议通知,并做好与会人员的签到工作。(三会议出席人员范围1.公司机关:公司领导,副三总师、工会副主席、纪委副书记,各部门正副职;2.项目经理部:项目经理、党工委书记(专职党工委副书记、总工程师、工委主任;3.分公司:经理、党工委书记、总工程师、工委主任;4.办事处:主任;5.医院:院长、书记。(四会议管理及程序1.年度工作会议每年召开1次,一般在元月中下旬或2月上旬召开;2.会议主持人:总经理或副总经理、公司党委书记或副书记;3.公司办公室、党委办公室共同负责会议记录及录音,整理、编

51、写领导讲话及会议纪要,党委宣传部负责会议的摄像、照相及宣传工作;4.会议记录属企业秘密,由公司办公室、党委办公室负责保管,凡需查阅会议记录,必须经总经理或党委书记批准;5.公司办公室、党委办公室负责会议资料整理、立卷、归档。第十七条总经理办公会议(一会议的主要议题1.研究贯彻落实上级指示、决定及会议精神的措施和办法;2.研究决定重大改革方案、经营方针、生产目标,中、长期发展规划,年度、季度生产计划;3.研究决定施工组织管理方案,经营开发重要决策;4.通报公司财务状况、预算执行情况;5.研究决定重大投资方案、小型基建、技改项目、设备更新改造、合资及计划外投资项目等重大问题;6.研究决定资金使用方

52、案、薪酬调整方案、员工培训计划及福利等方面的重大问题;7.研究决定企业重组、结构调整、定员定编、重要规章制度、管理办法的建立、修改和废止,项目经理部、分公司、办事处、机关各职能部门的成立、合并与撤消等管理问题;8.研究决定行政管理人员的任免、调整和奖惩;9.研究决定公司表彰和报上级表彰的先进集体及优秀个人;10.研究需报送上级机关的重要请示、情况报告及其它问题。(二会议的准备1.公司办公室负责会议的会务组织、服务工作。议题由公司办公室提前征求与会人员的意见,并负责收集、整理、汇总后由总经理审定;2.公司办公室负责提前通知参会人员,并做好会议签到工作。(三会议出席人员范围1.总经理办公会议参加人员为:总经理、副总经理、三总师;2.总经理办公会议列席人员为:公司党委书记、副书记,公司工会主席、副主席,公司纪委书记、副书记,公司副三总师和行政有关部门负责人。(四会议管理及程序1.总经理办公会原则上每季度召开一次,根据需要可随时召开,但必须超过半数的副总经理及以上行政领导参加,否则会议无效;2.总经理办公会由总经理主持,或由受委托的副总经理主持;3.提交总经理办公会议讨论的议题,原则上应事先形成书面材料,内容包括汇报要点、需讨论决定的事项,以及对所提问题解决办法的建议或方案、已起草的文件或工作报告等;行政各部门需提交上会的议题书面材料应提前3天时间送交公