(完整版)工程有限公司电子文件归档与管理办法

1、第一章工程有限公司电子文件归档与管理办法一、总则第一条 为规范公司电子文件的归档与管理，做好档案信息服务工作， 根据国家档案局 电子文件归档与管理规范 (GB/T188944 2002)、电子公文归档管理暂行办法 、中交股份电子文件归档与管理办法 ( 暂行 )和中交一航局有限公司电子文件归档与管理办法 ，结合工作实际，制定本办法。第二条 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。电子公文是指通过公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子

2、数据。电子档案是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。第三条 电子文件的种类分为： 文本文件、 数据文件图形文件、多媒体文件等。 文本文件是由计算机软件生成的文字、表格等文件；数据文件是指通过办公应用、财务、人事、档案等管理系统中生成的数据库文件；图形文件包括工程图纸、图表、扫描文件等；多媒体文件包括数码照片、视频、音频等。第四条 电子文件具有真实性、完整性、有效性等特点，归档前由形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。第五条 归档电子文件由档案管理部门集中统一管理，在确保电子数据存储安全保密的基础上提供电子文件信息网上利用。第六条 电子文件形成部门应明确兼职档案员负责

3、本部门电子文件管理工作，负责审核、移交本部门归档电子文件。档案管理部门负责对其进行业务指导与监督。第七条 电子文件的制发者应以事由为单位， 遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，对所涉及的依据性电子文件进行关联，保证每件电子文件的完整，同时负责将办理完毕真实、有效的电子文件移交本部门兼职档案人员。二、 电子文件的收集第八条 记录电子文件修改过程和办理情况，具有查考价值的电子文件需收集归档，收集范围参照纸质文件材料收集范围。第九条 电子文件制发者负责收集由本人承办、并办理完毕的电子文件。办理完毕的电子公文是指围绕同一事由经公文处理程序处理完毕，具有明确办理结果的一份或多份有机联系的电子文件。

4、第十条电子公文的收集是电子文件通过公文处理系统，经规定流转程序结束后，由办公室文书人员每年定时移交档案室的电子文件。即：电子公文制发者须新建公文流程，上传电子文件，填写标题、部门等著录项目。流程结束后，办公室文书人员对电子公文进行收集整理，负责向档案室归档，归档前对上述环节进行核查，保证提交的归档电子文件完整、准确。第十一条 经文字处理技术形成的电子文件，以 PDF、 WORD 、EXCEL 为通用存储格式，其它格式的电子文件收集时应转换成通用存储格式。第十二条 通过扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件归档时以 PDF、JPEG 和 TIFF 为通用存储格式，非通用格式的图像电子文件收集时

5、应转换成通用存储格式。第十三条 通过计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，如果需与数据库连接应将数据与相关软件一并归档。第十四条通过音频、视频或多媒体设备获得的文件应以 WAV 、WMA 、ASF 为存储格式， 非通用存储格式的音频、视频或多媒体文件收集时应转换为通用存储格式。第十五条 经通用软件产生的电子文件， 应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数、说明等资料。三、 电子文件的归档第十六条 电子文件遵循实时归档原则，以事由为单位办理完毕即可归档。第十七条 档案管理部门负责接收公司总部各部门、所属各单位、所属各直管项目专 (兼 )职档案人员和办公室、

6、党委办公室、纪委办公室、工会办公室、团委文书人员移交的符合规定的归档电子文件及与其一致的纸质文件。第十八条 电子文件的归档范围和保管期限，可参照纸质文件的有关规定执行，包括相应的背景信息与元数据：项目档案的电子文件在项目竣工验收三个月内进行物理归档；经营管理文件、设备、证书、奖状等电子文件随时归档；磁带、音频、视频、数码照片等及时归档；公文处理系统中形成的电子公文在电子文件办理完毕后，交由公司办公室整理，办公室文书于每年 4 月将其与相应电子公文的纸质文件一并交由档案室归档，档案室相应档案管理员经过梳理分类，对应到每年对应的文书档案，统一归档到档案管理系统。第十九条 各部门兼职档案人员向档案管

7、理部门移交办理完毕的归档电子文件时，应核对并确认归档电子文件真实、有效、完整。同时须做好与移交的电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致的纸质或其他载体形式文件的移交工作。第二十条 归档公文的移交分为电子文件和纸质文件移交。电子公文移交是指采用存储载体定期物理归档。纸质文件移交采取实时或定时移交。归档公文的移交手续以年度为单位集中办理。第二十一条 档案管理部门接收的与归档电子公文相一致的纸质文件具体要求：（一）发文由加盖实物印章的纸质公文、加盖实物印章的拟稿纸文件及发文处理记录三部分组成。（二）收文由来文原件和收文批示单两部分组成。来文原件可以是接收的外单位纸质文件，也可以是从公文传输系统中打

8、印并带有电子印章的纸质公文。（三）签报由签报正文和签报公文处理单两部分组成。第二十二条特殊格式的电子文件归档时，应归档相关的运行软件。四、 归档电子文件的整理第二十三条 归档电子文件按照国家档案局归档文件整理规则和公司有关规定进行整理。第二十四条 档案管理部门负责审核各部门兼职档案人员移交的归档电子文件，对归档电子文件提供不完整或无效版本的，将视情况提出修改意见并退回重新整理。第二十五条 档案管理部门为便于档案的查找利用， 对同一全宗内的归档电子公文按照年度保管期限机构等分类方法进行及时整理。五、 电子档案的保管第二十六条 档案管理部门接收的归档电子文件实时归入档案管理系统，完成归档电子文件载

9、体的迁移。电子档案需在存储载体中进行防写处理，并永久保存；原载体应保留电子文件 5 年以上，保留期满信息化管理部门需对电子文件背景信息、元数据做物理归档。第二十七条 信息化管理部门应在档案管理系统硬件环境中配置足够容量的、安全的存储器，且每天对数据进行一次更新备份，同时协助档案管理部门做好数据库的维护与网络管理。第二十八条 档案管理部门需每半年对档案数据库进行整体备份并保存到存储介质上。第二十九条 保存在光盘上的电子档案需备份三套，一套封存，一套供查阅使用，另一套应异地存放。第三十条光盘归档时需采用不可擦写光盘，不得擦洗、刻划、触摸盘片裸露处的记录层；不得弯曲、 挤压盘片；防止盘片沾染灰尘和污

10、垢，避免阳光直接照射，且每4 年要对光盘进行一次抽样机读检验，抽样率不低10%，如发现问题应及时备份。第三十一条归档载体需远离热源、 酸碱等有害气体和强磁场。环境温度控制范围：14-20；相对湿度控制范围：35%一 45%。六、 电子档案的利用第三十二条 电子档案可在档案管理系统网页上查阅，利用者需通过办公应用系统进行身份识别后登录档案管理系统，查阅档案目录，浏览权限范围内的档案信息。第三十三条 公司领导可查阅全部归档电子文件；总经理助理、副总师可查询分管部门电子文件；各部门人员可查阅本部门归档电子文件；所有人员可查阅本单位全部文件中除涉密的电子目录。第三十四条 因工作需要查阅超越访问权限的电子档案时，利用者可到档案管理部门办理借阅手续，经审批后，可借阅电子文件。七、 电子档案的鉴定与销毁第三十五条 超过保管期限的电子