本校公文管理及制作相关事项

1、本校公文管理及製作相關事項一、 流程：1. 請填公文製作帳號申請表（置於本校文書組網頁/表格下載），經主管核章送文書組編列帳號，再上網申辦（網址：http：/ /文書編輯/會員登入），本校工讀生及勤務員請勿申請帳號。2. 點加入會員（帳號由學校編列，密碼自設），填寫相關資料，送出資料。3. 確定申請成功後，請至下載安裝離線版筆硯公文製作系統。4. 連結本校網際電子化公文系統。（網址：http：/07/chuodweb）。5. 登入帳號及密碼（帳號不用打nchu，密碼同帳號），如需更改密碼請進入系統/系統維護/使用者密碼更改。6. 點選公文管理/啟動公文製作。（如無法啟

2、動公文製作，請參考/文書編輯/常見問題，依說明自行檢視處理或電04-23550866帝緯公司處理。）7. 公文製作完成後，由承辦人自動取號（簽呈需點選簽用取號），存檔時務必先另存至個人PC並給檔名後，再點選【儲存至伺服器&上傳資料】。8. 本校承辦人使用本校網際電子化公文系統製作公文書，文書組將不再繕打校對公文。註1：筆硯公文製作系統教學課程（可登入終身學習時數），請參考/文書編輯/e-Learning/電子公文/公文製作。註2：本校公文管理系統操作手冊，請參考本校文書組網頁。二、 注意事項：1. 辦理次級單位文稿（例：國立中興大學總務處函），不用至本校網際電子化公文系統製作，請自行以WORD

3、製作。2. 公文書橫式書寫簽署原則為由左至右，由上而下，詳蓋章範例。3. 校內簽呈請選擇93簽格式，上行教育部簽請選擇93簽（上行簽）格式。4. 會辦單位意見如無法於文面完整表達時，請使用簽稿會核單（表格可至筆硯系統選取）。5. 公文書橫式書寫數字使用原則，詳附件。6. 因筆硯公文製作系統無法自動列印抄本單位，請各單位改以副本發文。7. 公文如無法取號、存至伺服器或公文上傳成功但登記桌無法登入資料，請至本校網際電子化公文系統（網址：http：/07/chuodweb）/輔助說明/帝緯公司-問題單填寫/帳號密碼:chuoe。三、公文製作常見錯誤1. 發文字號欄位：（1）

4、請鍵入字及稿署名，例如：字總務處請鍵入興總，教務處請鍵入興教；稿署名應鍵入校 長 蕭 。（2）文號除之前從自動取號或簽用取號取出多餘文號及總收文文號外，可直接鍵入文號外，其餘請不要自行繕打，應由系統取號，以避免文號重複情形。（3）公文如有總收文號時，請以總收文號辦理發文，請不要再取號。文號請鍵入/發文字號/文號及管理資訊整合/內部流水號。（4）欲知公文正確文號可點選/管理資訊整合/內部流水號/確認。（5）上行教育部公文請務必於署名鍵入校 長 蕭 介 夫。2.公文如為密件時，請務必填寫密等及解密條件或保密期限。3.檔號及保存年限請以半型阿拉伯數字輸入。4. 主旨及說明（1）主旨：請勿刪除，以免登

5、記桌無法登入資料。（2）標點符號一律以全型輸入；文稿如由其他檔案複製貼上時，請注意標點符號全型問題。說明段落排列，請參考公文管理系統操作手冊第31頁。6.正副本欄位：（1）為利電子發文作業，避免因單位名稱錯誤，而遭收文機關退件，受文者名稱請以繁體中文輸入，例：正確名稱為臺中市政府，請勿繕打台中市政府。公務機關請繕打機關全銜，例：正確名稱為行政院國家科學委員會，請勿繕打國家科學委員會。（2）發文單位如為校內單位，請於單位名稱前繕打本校。（3）單位如為民眾或私人機關請務必鍵入地址。（4）正副本單位輸入方式，請參考手冊第33-35頁。7.決行層級請刪除本案依照分層負責授權決行。8.辦理簽呈時，承辦人

6、署名，請不要打。自動取號或簽用取號時，每件公文只能點選一次，請勿重複點選，若不小心重複點選，請記得該多取的文號，於下次製作公文時，直接鍵入發文文號或管理資訊整合/內部流水號。10.公文文號條碼印製方式為：點選預視/特殊列印/勾選列印條碼。11.公文製作完成，請務必另存個人電腦並輸入檔案名稱後，再【儲存至伺服器&上傳資料】，以免將來在個人電腦找不到檔案。12.附件如有電子檔案時，請務必將電子檔案上傳，請參考手冊第31頁四、其他說明：1. 欲知公文處理流程可至本校網際電子化公文系統/公文查詢/公文流程或內容查詢/輸入文號/查詢。2. 如需來文機關附件電子檔案時，可至本校網際電子化公文系統/公文查詢/公