真账操作及内控管理之第二讲采购环节

1、 第二讲 真账操作及内控管理之采购环节在外账，我们讲究的是纳税筹划，在内账，我们就需要对企业内部的经营情况进行控制，这个控制的源头我们就要从采购环节开始。因为企业接到订单了，可以开始经营了，要想获得收入，我们就必然生产，要想生产，就必须采购材料，所以会计在经营期间，最先控制的就是采购环节。“开源节流”是企业的生存之道，采购的内部控制就是节流的开始。一、我们要对材料价格进行审核。材料的价格含的是什么税？含的是多少点的税？取得的税额企业又能不能抵扣呢？购进材料的价格除了成本价，是否包含其他杂费？供应商的付款期如何计算？一）在做内账的账务处理时，我们都会将进货价的金额和税额合并计入，不单独设置应交税

2、费核算税额，但这并不代表我们内账购进材料就不考虑税负的问题。内账计算税负的公式与外账一样，但是数据来源不同：税负=全部税费/全年销售收入全部税费包括应交增值税、附加税、所得税及其他税金。全年销售收入包括开票销售收入和不开票销售收入。这个税负是我们以后给客户报价时必须考虑到的方面。有些企业的原材料购进时没有或者是对方不能提供发票，那企业的销售又差不多是80%都要开票的，这样企业就会因进项不足的问题而多交税费，企业为了减轻税负，有时会找相熟的企业（没有交易关系）开具进项发票，但这类发票收的税费比较高，而且不安全，让税务机关查到了，就是承担虚开发票的法律责任。因此解决这个问题的关键还是要从供应商着手

3、。发票的种类分为：1、增值税专用发票，税率为17%的，由一般纳税人企业开具，税率为3%的，由小规模纳税人开具，如果是一般纳税人购进材料，得到的是增值税专用发票，发票的进项税额可以抵扣它开出的销项税额。2、增值税普通票，税率为17%，由一般纳税人企业开具。此类发票的进项税额是任何类型的企业都不能抵扣。3、普通销售发票，税率为3%，由小规模纳税人开具。4、购进农产品，按照农产品收购发票或者销售发票上注明的农产品买价按13%的扣除率计算的进项税额。也就是农产品进项税额=进价*13%所以企业在订立采购合同时，不能光是写个含税价就行，要注明到底是含何种税种。如果企业是一般纳税人，当然是要求供货商开具17

4、%增值税专用发票，从2009年开始购进的固定资产的增值税额也可以抵扣（不包括房屋、建筑物等不动产），所以购进固定资产时也要要求供货商开具17%增值税专用发票，营改增之后，我们进项税可以抵扣的范围又增加了部分，原用与个人消费的摩托车、游艇及小汽车是不允许抵扣的，现在可以了，只要这些资产的拥有者是企业就行了。进项抵扣是一般纳税人要考虑的问题，小规模纳税人则不需要，但是小规模纳税人的进货成本也需要正规的发票，如果没有正规的发票入账，那它外账的利润就会虚高，就算现在是定额征收所得税，那现在虚高的利润率也会成为税务机关考虑定企业多少定额所得征收率的标准。不过，正因为小规模纳税人不需要抵扣进项，那原材料或

5、库存商品就可以考虑从同样的小规模的企业购进，降低成本。二）在材料价格上我们除了考虑税额之外，还要考虑另外的问题，价外费。什么是价外费呢？那就是购买材料过程中产生的一些附加费用，例如：运输材料的运费、保险费等。如果价外费是由购买方支付的，取得的运输增值税专用发票，可以得到11%进项税额。所以从为企业节税的角度想，我们必须要求对方将价外费变成价内费，计入采购价格里，这样我们更可以得到的不是11%的税额，而17%的税额。还有一种价外费，就是供应商报价给你的是不含税价，这个不含税价又与我们在外账学到的不含税价不是同一道理。内账所谓的不含税价就是不开发票的销售价格，如果你要取得发票，必须另外付给对方税金

6、，不过，这个税金又不是我们在发票上所列的那部分17%的税额，那对方是按什么标准去收取你们的税点的呢？他们通常是按着自己的税负加上从他们供应商取得材料时另外增加的那部分税点（注：这里的税负不是指外账的那个税负，而是指企业实际的税负），例如：他们自己的税负是3%的，他们从供应商取得要发票另外支付的税点为6%，那么他们收取客户的税点就是9%。三）除了控制价格上的税额，还要控制付款的账期，账期就是指货款的结算期，那如何计算这个结算期呢？账期一般有月结、货到付款、款到发货以及预付百分之几，货到后再付余额。后面的几种大家都容易理解，月结这个需要给大家解释一下，月结就是指当月送的货，次月收款。例如：月结30

7、天，那就是1日至31日是赊购期，下个月初就是付款期。月结60天就1日至31日是赊购期，下下个月初就是付款期。所以说月结不是从送货的当天日期算起，而是按整个月的发生期间算起，这样一来，月结30天，就不是真正30天可以付款，而是比30天多。（销售的赊销期也是同样算法）。四）价格控制好了，就到数量了。企业销售的模式有以销定产，也有以产定销，不同的销售模式有不同的控制采购数量的方法。以销定产的销售模式是以客户的订单意向为主，它决定了我们各种产品的生产产量，所以我们的原材料或库存商品的库存管理模工最好是零库存。零库存最大的好处就是减轻企业的库存压力，避免企业过多的资金压在库存上，影响了企业的资金周转。但

8、是它也有缺点，如果客户要求交货的周期短，等到订单下来时再去订货，这样会影响交货进度。所以为了解决这个问题，企业常用的原材料或库存商品还是要存备一定存量。以产定销的销售模式，企业的最佳的库存模式就是预警库存，每一个种原材料或库存商品都要设定一定的库存数量，以防库存不足，再订货时间又长，影响车间生产。计算这种库存模式的公式如下：再次订货数=预计交货期内的需求+预警库存量。以上就是在采购环节会计要去采购进行的内部控制的范围，跟着下来，我们就以明月机械公司发生的业务为实例，说说在采购环节会计要处理的问题。1）2012年1月5日，行政部发现笔记本、A4复印纸等文具用完了，生产部发现车间日常使用的老虎钳、

9、螺丝刀已经不能再用，要另外购置新的，所以他们分别向上级领导申请，那他们申请这些要什么流程和填写什么单据呢？流程： 有库存 仓库领用到仓库查询库存 填单 没库存 向上级部门申请 财务部审核 采购部购买 批准后 审核后那么要填写的是什么单据呢？请购单请购单是购买日常的低值易耗品和办公用品等申请单据。（样式如下图） 公司 请购单请购部门： 请购人： 日期： 月 日请购产品如下：序号品名型号数量单位单价金额备注合计批准： 仓库： 财务： 财务是按什么标准去审批呢？1.年初各部门做的物品申购预算计划。（如果小企业没有做年度预算的，那可以参照以往用量，尽量控制库存，不要形成死库存，造成资源浪费。）2.请购

10、人附上的报价单。明月机械行政部填好的单据如下： 明月机械公司 请购单请购部门：行政部 请购人： 梁芳 日期：2012年1 月 5 日请购产品如下：序号品名型号数量单位单价金额备注1笔记本B5100本33002复印纸A420包204003签字笔0.5100支1.5150合计大写零千捌百伍拾元零角零分850元批准： 仓库： 财务： 注：填单时如果一张单没填满，那就要划条曲线，代表以下空白。生产车间略2）2012年1月10日，明月机械接到一张销售订单：A机械10台、B机械15台和C机械12台。车间要据订单做成了一张生产计划单（这个在生产核算那一节详细介绍），生产人员拿着生产计划单到仓库查询库存，发现

11、有些原材料缺料，所以要向采购部门申购。原材料与生产有关，那么这里填写的就不是请购单了，而是采购订单。（商业企业也是同样操作）采购流程图： 有库存 仓库领用接到订单 到仓库查询库存 填单 没库存 向采购部门申请 财务部审核 采购部购买 批准后 审核后 原材料申购的流程跟小物料请购差不多，但是填写的单据就不同，原材料采购订单。（样式如下图） 有限公司 地址: TEL: FAX: 采购订单订单号: 生产单号: 订单日期: 供应商: 供应商代码: 联系人:电话: 传真: 地址: E-mail: 1.物料名称、数量、单价、金额及交货期如下：物料编号品名规格单位数量单价金额备品货期合计大写： 2.质量要求

12、、技术标准、供方对质量负责的要求及期限： 3.交货地点及方式: 4.运输方式及费用负担： 运费由 方支付。 5.验收标准： 6.结算方式及开具税票： 开具（ ）% 发票。7.违约责任：订单生效后，供应商延期交货的，每天向我司支付延期交货部分货款的0.5%的违约金，拒绝交货的，除退还我司订金外，还要支付订金的 %违约金。注意事项1.交货须于送货单(至少一式三份)上加盖送货专用章或公章,注明我司的订单号,生产单号,机型,物料编号等信息,并在来料外包装上做好相应的标识.2.凡属于品质不合格的来料,供应商按我司要求退回或更换,且不受退换期限之限制.3.供应商须及时提供发票,否则我司将相应延期付款.且因

13、发票不合法而产生的一切后果由供应商自行承担.4.此单之交货期仅供供应商备料及排产参考用,具体以我司交货计划为准.5.供应商承诺不将对 公司的债权转让给任何第三家企业,否则该债权转让行为无效,对 公司不发生法律效力.制单： 审 核 ： 批准： 供应商确认：明月机械填写的采购订单如下： 明月机械公司 地址: TEL: FAX: 采购订单订单号: C20120105001 生产单号: SH20120105001 订单日期: 2012-01-05 供应商:飞达机电公司 供应商代码: C001 联系人:电话: 传真: 地址: E-mail: 1.物料名称、数量、单价、金额及交货期如下：物料编号品名规格单

14、位数量单价金额备品货期D01001电机台25200050000无1-10交K01001 开关个5005025000以下空白合计大写：柒万伍仟元整 75000元2.质量要求、技术标准、供方对质量负责的要求及期限： 到货一年之内 3.交货地点及方式: 需方工厂 4.运输方式及费用负担： 运费由 供 方支付。 5.验收标准： 按国标 6.结算方式及开具税票： 货到付款 开具（17 ）% 增值税专用发票。7.违约责任：订单生效后，供应商延期交货的，每天向我司支付延期交货部分货款的0.5%的违约金，拒绝交货的，除退还我司订金外，还要支付订金的 1 %违约金。注意事项1.交货须于送货单(至少一式三份)上加

15、盖送货专用章或公章,注明我司的订单号,生产单号,机型,物料编号等信息,并在来料外包装上做好相应的标识.2.凡属于品质不合格的来料,供应商按我司要求退回或更换,且不受退换期限之限制.3.供应商须及时提供发票,否则我司将相应延期付款.且因发票不合法而产生的一切后果由供应商自行承担.4.此单之交货期仅供供应商备料及排产参考用,具体以我司交货计划为准.5.供应商承诺不将对 公司的债权转让给任何第三家企业,否则该债权转让行为无效,对 公司不发生法律效力.制单： 审 核 ： 批准： 供应商确认：请购单和采购订单财务是不需要做账务处理的，因为它只是一个申请，还没形成企业的业务。但是对它的审核是日后成本控制的

16、关键。有些小企业觉得自己企业小，不具规模，没有设置采购申请这环节，要购买什么都是老板口说就行的，其实这有漏洞的，大家都知道口说无凭，要是购买的物料出现差错了，那就无凭无据的，到底是谁的责任，最后还是由企业自个承担损失。所以为了避免资源的浪费，采购申请还是不能缺少了。请购单和采购订单虽然不需要做账务处理，不是原始凭证的一种，但是我们也要归档存案，以便日后查询。它的保存期可以为一年。3）订单发出后，2012年1月10日飞达机电公司准时送货，明月公司的仓管员根据对方的送货单去核对相应的采购订单，核对无误后，仓管员开具收货单。（有些企业收货前还需要质检抽查质量，质量合格后才入库，不合格退回给供应商，但

17、是企业每收到一批货都马上抽查的，那质检可能忙不过来，所以企业允许仓管员先收货，在对方送货单上签收，待货品合格后再开入库单。） 明月机械填写的收货单如下： 采 购 收 货 单 单号：SC2012-01-10-001进货仓：原材料仓 开单日期：2012-01-10序号品名规格单位数量单价货款1电机台25200050000 2开关个5005025000 合计75000元备注订单号：SH20120105001销货单位飞达机电公司 仓管员： 质检员： 制单人： 存货验收合格后，仓管员也开具了收货单，这单据就要和供应商的送货单附在一起交给财务部入账。会计将核对仓管员交来的收货单与供应商的送货单是否一致，核

18、对无误后，凭着这两张单做凭证，分录如下：借：原材料-电机 50000 -开关 25000 贷：应付账款-飞达公司 75000注1）有些企业为避免产品的成本外泄，所以仓库是不能知道单价的，那他们开具的送货单只有数量，没有单价与金额，那会计收到收货单之后，还要去查找供应商的报价单，在收货单上补上单价与金额。所以此类企业的每一种原材料和商品的报价单，经老板审批后要交一份给财务备案，以便日后入账时能补上正确的单价。 2）内账原材料入账时，是不设应交税费-应交增值税-进项税额这一科目的，它入账的价格是价税合计的。为什么呢？因为增值税是为了产品增值而征收的税款，那产品增值就是指不含税售价减去不含税进价的那

19、部分金额，而在内账，如果是价税合计呢，含税售价减去含税进价的那部分金额，就有两个部分组成，一个是产品的增值部分，一个是应交的税金。例：某产品的含税售价是117元，含税进价是90元外账算法:产品增值部分=117/1.17-90/1.17=100-76.92=23.08元要交的增值税=23.08*0.17=3.92元内账算法:差额部分=117-90=27元当月应交增值税=3.92元 产品的增值部分=27-3.92=23.08元两种方法算出来的毛利和应交的税金都是一样的,但是外账是实行抵扣法的,就是有进项就可以抵销项，而且这个进项不一定就是当期销项所对应的进项，也就是存货的进项也可以拿来抵当期的销项

20、。因为我们内账的发票不是在实际发生时就取得，如果使用价税分离的做法，就会使用到当期应交税费金额对不上实际要交的，如果我们使用没有发票的货款就先暂估入账，等发票来了再冲暂估，重新入账，实际工作中的产品繁多，这样做无形中就增加了会计的工作量。所以我们内账就采购了价格合计入账，实际要交的税金直接做到管理费用中。我们采购别人原材料，当然就免不了要付款给别人，那企业的请款流程要如何定立呢？不同的结算期需要采购提供什么资料附在请款单后去审批付款呢？1）货到付款的，附到货验收入库的入库单，对方开具的发票、有对方确认已回签的采购订单；2）款到发货和预付百分之几，货到后再付余额的，对方确认已回签的采购订单（此类

21、订货金额最好有限制，免得款付出了，货不到或是货不对版）；3）月结的，到期付款的库存商品的入库单、对方开具的发票（如果对方提前开发票的，只需把发票号码填在请款单上）、已与会计核对好的对账单。1.银行付款的请款单格式：明月机械公司付款通知单日期： 年 月 日收款单位经办人开户银行账 号汇款方式电汇支票银承其他结算方式预付款应付款现结款项内容合同编号合同总值本次付款已付款未付款0汇款金额（大写）： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分附发票号(备注）会计 出纳 部门主管 经理2.现金付款的请款单格式： 现金支出证明单用款经手人： 日期： 年 月 日 附件：科目摘要金 额十万千百十元角分合计（大写）佰

22、拾 万 仟 佰 拾 元 角 分未取得单据原因领款人会计出纳部门主管经理 注：有时候，企业购进存货是不开发票的，那它的货款就不能通过银行支付，只能付现金，就算是汇到私人账户的，也是当成现金处理，所以都是用第二种现金付款的请款单去请款。我们还是以明月机械上面的订单为例。 1.明月机械向飞达公司订货，因为金额比较大，所以要求明月机械收到货马上付款。采购拿着验收合格并入库确认的收货单及飞达公司开具的发票，并填写了付款通知单，找了相关领导签名，去财务部申请款。明月机械公司付款通知单日期： 2012年 1月10 日收款单位飞达机电公司经办人刘小双开户银行光大银行南海支行账 号12334566887汇款方式

23、电汇支票银承其他结算方式月结款预付款现结款项内容购进原材料货款合同编号SH20120105001合同总值75000元本次付款75000元已付款未付款0汇款金额（大写）： 佰 拾 柒万 伍仟 零佰 零拾 零元 零角 零分附发票号(备注）会计 出纳 部门主管 张明 经理 李飞会计江雪根据采购刘小双上交而来的收货单、发票和领导已批准的付款通知单相互核对后交由出纳开支票付款。付款后会计将原始凭证入账，分录如下： 借：应付账款-飞达机电公司 75000 贷：银行存款 750002.明月机械向飞达公司订货，因为型号特殊，所以要求明月机械款到发货。采购拿着领导已签名批准的采购订单，并填写了付款通知单，找了相

24、关领导签名，去财务部申请付款。明月机械公司付款通知单日期： 2012年 1月5 日收款单位飞达机电公司经办人刘小双开户银行光大银行南海支行账 号12334566887汇款方式电汇支票银承其他结算方式月结款预付款现结款项内容购进原材料货款合同编号SH20120105001合同总值75000元本次付款75000元已付款未付款0汇款金额（大写）： 佰 拾 柒万 伍仟 零佰 零拾 零元 零角 零分附发票号(备注）会计 出纳 部门主管 张明 经理 李飞 会计江雪核定订单和付款通知单后，确认无误后签名交由出纳电汇货款。货款汇出后，会计将原始凭证入账，分录如下： 借：预付账款-飞达机电公司 75000 贷：

25、银行存款 750002012年1月10日预付款的存货回来了，会计根据仓管交来的收货单和发票冲回预付账款。借：原材料-电机 50000 -开关 25000 贷：预付账款-飞达机电公司 750003.明月机械向飞达公司订货，因为型号特殊，所以要求明月机械预付50%订金，余下的等货到后再付。采购拿着领导已签名批准的采购订单，并填写了付款通知单，找了相关领导签名，去财务部申请付款。明月机械公司付款通知单日期： 2012年 1月5 日收款单位飞达机电公司经办人刘小双开户银行光大银行南海支行账 号12334566887汇款方式电汇支票银承其他结算方式月结款预付款现结款项内容购进原材料货款合同编号SH201

26、20105001合同总值75000元本次付款37500元已付款未付款37500元汇款金额（大写）： 佰 拾 叁万 柒仟 伍佰 零拾 零元 零角 零分附发票号(备注）会计 出纳 部门主管 张明 经理 李飞 会计江雪核定订单和付款通知单后，确认无误后签名交由出纳电汇货款。货款汇出后，会计将原始凭证入账，分录如下： 借：预付账款-飞达机电公司 37500 贷：银行存款 375002012年1月10日预付款的存货回来了并且验收入库了，采购又将申请将余下的货款。明月机械公司付款通知单日期： 2012年 1月5 日收款单位飞达机电公司经办人刘小双开户银行光大银行南海支行账 号12334566887汇款方式

27、电汇支票银承其他结算方式月结款预付款现结款项内容购进原材料货款合同编号SH20120105001合同总值75000元本次付款37500元已付款37500元未付款0汇款金额（大写）： 佰 拾 叁万 柒仟 伍佰 零拾 零元 零角 零分附发票号(备注）会计 出纳 部门主管 张明 经理 李飞会计审核仓管交来的收货单、发票和余款的付款通知单，核对无误后交由出纳汇款。汇款后，会计根据原始凭证冲已预付部分的货款，分录如下：借：原材料-电机 50000 -开关 25000 贷：预付账款-飞达机电公司 37500 银行存款 375004.明月机械向飞达公司订货，因为是长期合作伙伴，所以允许明月机械30天月结货款

28、。每月1日至10日是明月机械结算货款的时间，明月机械将对账单传至财务处对账，会计根据往来明细账核实了对账单后，并通知采购填写了付款通知单，找了相关领导签名，去财务部申请付款。明月机械公司付款通知单日期： 2012年 1月5 日收款单位飞达机电公司经办人刘小双开户银行光大银行南海支行账 号12334566887汇款方式电汇支票银承其他结算方式月结款预付款现结款项内容购进原材料货款（1月份货款）合同编号合同总值75000元本次付款75000元已付款未付款0汇款金额（大写）： 佰 拾 柒万 伍仟 零佰 零拾 零元 零角 零分附发票号(备注）会计 出纳 部门主管 张明 经理 李飞 会计在核对无误的付款

29、通知单上签名后交给出纳开具支票付款，付款后根据原始凭做记账凭证，分录如下：借：应付账款-飞达机电公司 75000 贷：银行存款 75000 我们平时支付供应商的货款除了全使用现金和银行存款外，还有承兑汇票，承兑汇票样式如下： 为什么企业会给供应商开具承兑汇票呢？因为企业办理承兑汇票就等于是向银行短期贷款，办承兑汇票有交纳保证金和商业信用两种形式。交纳保证金就是企业只需交纳票面一半的款项，另一半由银行先行代企业支出，例如100万的承兑，企业只需交50万保证金就行了。供应商收到承兑后可以按100万的票面金额去银行贴现。商业信用形式就是企业不需要交纳保证金，凭着企业的信用额度就可以取得承兑汇票。两种

30、形式的汇票的到期日一般有三个月或半年时候，这期间企业不需要付出或少付出资金就可以支付供应商的货款了，这为企业的资金流动增加了动力。但是到了到期日，企业就需要将全部的资金存到银行支兑现这张承兑汇票，如果到期企业没有足够资金支付这汇票，它就要承担法律责任。上面我们有说到一个贴现的概念，什么是贴现呢？贴现就是收款方将未到期的承兑汇票提前拿到银行去兑付，因为这票还没到期，企业是不需要支付的，那就由银行先行垫付，同时银行会根据未到期的天数计算回利息多少，由贴现人支付这笔利息。5.明月机械在1月31日办理了一张承兑汇票支付给飞达公司，票面金额为10万元，明月机械支付了5万元保证金，汇票到期日是4月30日。

31、交保证金：借：银行存款-保证金户 5万 贷：银行存款-基本户 5万开出承兑汇票：借：应付账款-飞达公司 10万 贷：应付票据 10万票据到期付款（全部从结算户扣款，保证金转出）： 借：银行存款-基本户 5万 贷：银行存款-保证金户 5万借：应付票据 10万 贷：银行存款-基本户 10万或者：票据到期付款（从保证金户扣款）： 借：应付票据 10万 贷：银行存款-基本户 5万 银行存款-保证金户 5万在内账，我们有时会用其他公司的承兑去支付供应商的货款。6明月机械收到客户开出的承兑一张5万元，会计将这个承兑支付给飞达公司。借：应付账款-飞达公司 5万 贷：应收票据-XX公司 5万五、采购环节我们除

32、了要制定流程和做好账务处理，文件和票据的传送也要注意。不同岗位之前的文件发票的传递，我们必须设立签收本，那方送出的，就那方设立签收。格式如下： 日期单据名称数量金额签收人备注 我们为什么要设立这样的签收本呢？因为我们不同岗位传递的票据和文件都是日后财务做账的凭证，有些还是支付货款的依据，一旦在哪个环节丢失了，没有做好签收工作，这个责任人就不能确定是谁了。特别是一些特殊的单据，想要补做是不可能或者是手续麻烦的，例如：供应商开具增值税发票、给供应商的支票或承兑等有价证券。所以做好文件和票据的传递工作，有利于日后财务工作的顺利进行。六、在一些公司中会设应付会计这一岗位，这个岗位主要负责的工作有以下内容：1、负责审核采购交来的报价单，并将审批后的报价单整理备案。2、审核仓库交上来的入库单与供货的送货单内容是否一致，仓库不填价格的企业，会计还要找出报价单将价格填在入库单上。3、根据核对好的入库单入账。4、月初跟供应商核对上一个月的往业账是否相同。5、月初统计当月供应商到期的货款，并向老板提交付款计划。6、催收供应商的发票。七