公司采购部章程

1、目录采购部管理制度*Page 2采购员岗位职责* Page 5外贸采购流程* Page 6公司样品管理* Page 7采购主管岗位职责*Page 4供应商管理* Page 9采购部管理制度一、目的规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。二、适用范围本规范适用于公司的办公用品，设备、工具、订单产品和样品等采购的控制。三、定义1 供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。2 合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。3 购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单 据须有部门经理

2、和其他审核权限必须签批。4 供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主 管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。5 供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的 的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。6 终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其 终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。7 .抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权 责部门编写交采购中心汇总成册。8 货物检验报告：是货物验

3、收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告 和处理意见。四、采购管理制度1 严洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；2 .严格遵守采购规范流程，按流程办事；3 能及时按质按量地采购到所需物品；4 严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；5 加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本 并保证采购质量；6 科学、客观、认真地进行收货质量检查；7 处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；8 认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水 平的建议；9. 做好采购相关文档的存档、备份工作；10 在满足公

4、司需求的基础上最大限度降低采购成本；11 .所有采购，必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由 总经理补批；12 .凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目， 通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；13 .采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；五、供应商选择标准1 .具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；2 注册资金达到 万以上的一般纳税人；3 .健全的商务管理流程和制度；4 良好的财务状况，至少可以给予 天以上帐期；5 具有优势的产品资源

5、；6 .相对有利于我公司的供配货地理区位；7 .积极的合作态度；采购主管岗位职责1. 领导采购部门按部门的工作职能做好工作。2. 制定本部门的物资管理相关制度与目标，递交上级领导审批，执行。3. 协助总经理制定本月采购计划和年度采购预算，建立并不断调整完善采购制度和流程4. 负责及时提供有效的市场信息5. 负责管理和监督控制采购部门的工作负担6. 负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门与公司各部门的工作衔接7. 负责规划和配置组织采购部门的人员需求8. 制定物资采购原则，并督导实施。9. 定期组织采购部进行采购业务知识的学习，精通采购业务和技巧，培养采购人 员良好的职业道德。10. 带头

6、遵守采购制度，杜绝不良行为的产生11. 负责监控采购人员的作业进度12. 负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力13. 负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范14. 负责审核订购单与采购合约，核查采购作业收货、验货和付款流程.15. 负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况16. 负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件17. 负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程18. 负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道19. 进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财会进行订单的审核及成本的控 制。20. 根据财务及公司相关要求，向供应商所要

7、相关单据，产品认证证书，增值税心TFFF卒发票等。21. 完成上级交办的其他工作。采购员岗位职责1. 服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；2. 负责公司的办公用品，订单产品，样品的采购工作；2. 负责查访厂商的供应情况，收集供应商产品信息及供应商信息，制成报表给部门主管审核。3. 负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等4. 按照订单合同要求负责对所采购材料质量、数量核对工作；5. 负责确认交货日期6. 负责处理一般索赔情况按照公司及订单要求拟定采购合同，报经理审批盖章后，严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给供应商。并及时跟进生产情况。

8、有权拒绝未经领导同意批准的采购定单；7. 负责办理交验（索赔），报账手续，确认采购物品与合同要求一致后签字入库，按照公司 财务制度，报批付款给供应商。8. 负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报；9. 完成公司各项指标：要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评， 每年按一定比例更新供应商（形成表单）。密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息了解不同产品市场分布情况协助做好有关物资采购工作的事项负责样品间样

9、品的管理，做好样品信息收集，编号管理及时更新公司软件系统产品信息，并制成相应电子表格进行信息管理。10. 供应商管理：对已询价供应商做好产品信息收集，厂家信息收集及相关信息收集；对供应商的优势产品进行信息收集定期对已合作供应商进行交流，了解材料价格，产品价格趋势，新产品更新等，及时的反馈给业务部，使得业务部能合理做出报价调整。（如原材料价格波动，汇率波动等原因）11. 负责供应商的开发和与供应商的谈判，引进具有竞争力同时能带来公司赢利的商品。12采购人员应严格遵守公司规章制度，严禁在采购活动中收取客户或共供应商回扣，一经查实，根据相关制度进行处罚。 采购人员未经公司统一严禁将供应商相关信息泄露

10、，违反该规定按制度进行相应处罚。13采购人员在外进行采购活动或接见客户时，树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受 到侵害。14.完成部门主管交付的其他工作。外贸采购流程1. 询价包含产品型号，无水印图片，规格，箱规，数量，毛净重，体积，报价，增值税 点，HS编码，交货时间，供应商信息等。另外：对每款产品应向三家或三家以上供应商进行询价，有针对性进行比较，交予经理审核确认。2. 贸易方式常用以下报价方式FOB（FREE ON BOARD）CIFEXW出厂价EXW出厂含税价义乌交货价（出厂价+运费到义乌）CNF=COST+FREIG 成本 + 运费）3将供应商报价上报公司领导审批后，将报价单发给业

11、务部安排报价给客户。4. 客户确认订单后，业务部通知采购度制作采购订单5. 制作订单根据公司要求制作采购合同，报总经理审批盖章，第一时间做出下单安排，要求 供应商签字盖章回传，如有特殊要求，需附上供应商工商营业执照复印件。6. 订单跟踪及时跟踪订单生产情况。根据公司要求到检验大货样品质量是否符合订单要求，对突发情况应及时上报公 司领导，与工厂协商得到最佳解决方式。与供应商确保供货时间准时，合理的选择运输方式。在运输过程中应交代供应商及承运人小心搬运有特殊要求的货物，避免货损货 差。7. 收货，验货收货过程中，应按照合同规定开箱检查货物质量，检查货物颜色，规格，装箱数 等信息是否与订单一致，发现

12、情况应及时报告公司负责人，并与供应商负责人协 商解决办法，依据合同进行相应索赔。现场验货时应保留原始记录，拍照存档。确保货物数量与质量与合同一致，并在入库单上签字确认。采购人员应严格遵守公司制度，按制度办事，按合同验货，严禁收受供应商贿赂， 降低验货标准。8. 验货结束后，通知财务相关人员，货已收齐，凭相关依据，申付货款给供应 商。9. 通知业务部相关人员货已经收齐，可安排出货给客户。（如需要供应商提供相关产品认证证书，采购人员应在下单前核实工厂能否提供，按时提供给业务部）10. 采购订单接收，资料录入系统，存档。定期更新供应商信息。公司样品管理一、目的为了加强和规范公司对样品存档和领用的管理

13、，使样品保持其有效性、统一性和特殊性，特制定此规定。二、适用范围适用于本公司采购部，单证部和销售部等对样品的存档和领用。三、职责1、采购部负责样品的日常管理及发放审批工作；2、采购部经理负责重要样品发放的审批工作；3、采购员部负责保证样品存档所需数据的真实、准确性；4、销售部负责对领用样品的维护工作，并及时归还；四、样品的保存公司的实物样品存放于公司样品室，由采购部统一采集、管理和处置。五、公司样品的基本构成客户提供的封存样品（供生产参照用） ，如包装样品、颜色样等 客户提供的供产品开发研究用的样品A类：新询盘外购的的样品B类：公司自有样品出货时，每批生产留存的样品六、样品的采集在公司取得新订

14、单OEM品和供应商新开发的产品后，由采购员对符合各项公司 产品标准和客户订单标准的新产品， 按照一定的样品采集操作规程进行样品的采 集。采集后的样品实物存放于样品室内，样品上依次注明产品的名称、产品的批次、 所用原材料的规格等信息。产品的相应电子数据信息存于公司产品信息库内。七、外寄样品的管理采购部在接到销售部的样品申领单后， 根据要求及时准备所需样品， 对有特殊要 求的样品申领单和给特殊客户的备样， 须经采购部负责人审核后方可备样。 新产 品样品的外寄一律经公司的领导批准方可。八、样品的领取手续采购部及时准备好样品后 （有特殊要求的备样通知单和给特殊客户的备样， 须经 质检部领导审核后方可备

15、样） ，通知销售部领取，领取时在样品领用登记表 表中签字，注明领用日期、领用人姓名，由样品管理员在样品领用登记表中 填写领用样品的规格、颜色、花型、数量等。九、内部标准样品的管理 内部标准样品因其对日后再生产的数据具有参考性和重要性， 因此在领用和使用 过程中要注重保持其完整性并及时归还。内容：1. 业务部接收“客户寄来样品 ”后转交给采购部登记。2. 采购部采购员应将样品存放好并在样品上贴上样品标签， 注明编号、 规格、时 间等信息并将其登记入【客户标准样品记录表】 。3. 任何部门需借用或寄送样品时，必须登入【样品借用登记表】向采购部领取， 使用完后及时归还并注明归还情况。4. 客户标准样

16、品保存期限：如客户要求按时寄回，安排寄回。5. 出货留样品的作业：5.1. 外包直接出货的产品也应保存留样，采购部门在订单合同上多下 1PCS订 单，验货时带回，用【出货留样标识并保存于样品管理区， 且应注明品名、品号、 规格、订单号、生产日期、生产单位、留样数量等内容。5.2. 样品应给予适当的保护，保存的样品应定期检查质量情况，保持样品和 样品间的清洁。7.应用表单：（见附件）7.1【客户样品记录表】7.2【样品借用登记表】7.3【样品寄送申领表】供应商管理一. 总则|1. 为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。2. 本办法适用于向公司长期供应订单产品， 物流服务及提供配

17、套服务的厂商，代 理。二. 管理原则和体制1. 公司采购部主管供应商，单证、财务、业务等部门予以协助。2. 对选定的供应商，公司与之签订供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权 利与义务、双言互惠条件。3. 公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。4. 公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的接触长期供应合作协议。5. 公司特定产品供应企业可颁发生产配套许可证.三. 供应商的筛选与评级公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系1. 质量水平包括：（1）原料的优良品率（2）质量保证体系（相关产品认证）；（3）样品质量；（4）对质量问题的处理时效。2. 交货能力包括：（1）交货的及时

18、性；（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订货货的批应能力。3价格水平。包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。4. 技术能力。包括：（1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）机器设备的生产能力。5. 后续服务。包括：（1）零星订货保证；（2）配套售后服务能力。6. 人力资源。包括：（1）经营团队；（2）员工素质7. 现有合作状况。包括：（1）合同履约率；（2）年均供货额外负担和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽关系。具体筛选与评级供应商时，应根据形成的指标体系，给出各指标的权重和打分标 准。筛选程序：1. 对每类产品，由采购部经市场调研后，各提出 3-5家候选供应商名单；2. 公司成立一个由采购、业务部，总经办等部门组成的供应商评选小组；3. 评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家综合能力；四. 核准为供应商的，始得采购；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候