公司文控中心管制办法

1、公司文控中心管理办法1公司文控屮心管理办法第一章总则一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有 效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实 用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。二、资料范围公司建档范围确定为:公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公 司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管 理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件 材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料; 产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方 面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的 文件材料；科研、

2、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的 文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价 值的文件材料。转摘于以上文件材料包括决议、决定、 条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作 计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资 料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、 方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要 职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动屮形成的，对 公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、 艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文 件资料（含原版底片、

3、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱 片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广 告活动）。三、公司内部各屮心/部门和个人应当遵守本办法，并应承 担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章管理体制及其机构职责四、实行集屮与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责 主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督 促和指导。总经办设立文控屮心，配备文控屮心管理员分管公司 主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控屮心管理员的 职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密 和使用方便。五、文控屮心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理 部门，又是永久

4、保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用 文件资料资源的信息交流中心。文控屮心的主要职责:1. 负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门 文件、资料工作进行监督、指导和检查。2. 制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3. 负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。4. 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解 密工作。5. 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放 和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。6. 发挥文件资料的教育功能，将文控屮心办成公司培训、 教育基地之一。7. 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作

5、，发挥文件 资料的信息源作用。8. 组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指 导他们的工作。9.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件资料材料的收集:1. 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、 保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）; 注明文件的版本号。2. 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全;3. 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立 卷归档。七、文件资料的归档、立卷与管理:1. 区分全宗，确定立档单位。2. 分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺 序分成若干层次和类别。分类除按

6、大类外，同时按部门、是否保 密、保密程度来分。2. 1大类分为：制度/规定：S；文件:F；资料：D；档案:A；合同：Bo2. 2部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC； 品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产: SH；市场：SC；销售：XS ；设备：SB；财务：CW； OEM： WB；后总：H乙总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ； 营销屮心：YX；研发技术屮心：YJ；财务中心：CW；广州分公 司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司： XG；信念公司：XNo2. 3保密用Y表示，非密级则用N表示。2. 4密级：绝密：AS；机密：C

7、S；秘密：PS；无：OP编码原则：编码共为十二位数，（文件资料大类）（部 门前两位拼音缩写）（是否保密）（密级程度）（年 份）口（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001O3. 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4. 案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文 件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案 内目录。5. 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cmZ间，材 料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄 件；以每一案卷端正书写标题。6. 对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文 件资料目录（卡片），按一定次序

8、排列和存放。公司文控中心管理办法_规章制度第一章总则一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作， 有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的 实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。二、资料范围公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其 管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文 件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材 料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设 备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方 面的文件材料；科研、

9、技术引进、转让方面的材料；教育培训方 面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保 存价值的文件材料。转摘于mxze以上文件材料包括决议、决定、 条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作 计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资 料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、 方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要 职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动屮形成的，对 公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、 艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文 件资料（含原

10、版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱 片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广 告活动）。三、公司内部各屮心部门和个人应当遵守本办法，并应承 担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负 责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行 督促和指导。总经办设立文控屮心，配备文控屮心管理员分管公 司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控屮心管理员 的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保 密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管 理部门，又

11、是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利 用文件资料资源的信息交流屮心。文控屮心的主要职责：1. 负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各屮心部门 文件、资料工作进行监督、指导和检查。2. 制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3. 负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、 鉴定、保管、保护、统计等工作。4. 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解 密工作。5. 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放 和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。6. 发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、 教育基地之一。7. 开展文件资料编研工作和信息开发交

12、流工作，发挥文件 资料的信息源作用。8. 组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指 导他们的工作。9. 做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件资料材料的收集：1. 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、 保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）； 注明文件的版本号。2. 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全;3. 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。七、文件资料的归档、立卷与管理：1. 区分全宗，确定立档单位。2. 分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺 序分成若干层次和类別。分

13、类除按大类外，同时按部门、是否保 密、保密程度来分。2. 1大类分为：制度规定：S；文件：F；资料：D；档案: A；合同：Bo2. 2部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC； 品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产: SH；市场：SC；销售：XS；设备：SB；财务：CW； OEM： WB；后总：H乙总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ； 营销屮心：YX；研发技术屮心：YJ；财务中心：CW；广州分公 司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司： XG；信念公司：XNo2. 3保密用Y表示，非密级则用N表示。2. 4密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP（文件资料大类）口（部（密级程度）口（年份） 年某份制度编码为：编码原则：编码共为十二位数，口 门前两位拼音缩写）口（是否保密） （流水号）。如总经办2004SZJNOP040001O3.