照片档案数字化管理浅析

1、照片档案数字化管理浅析随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。现代计算机信息技术的发展与广泛应用为档案数字化建设带来了新的契机,档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。照片档案作为档案信息资源的重要组成部分,具有形象逼真、生动活泼的特点,它不仅可以形象地再现社会活动的画面,还可以使后来人直接目睹历史发展变化的真情实景。锡山区档案局保存着无锡县(后改为锡山市)成立以来大量的珍贵照片资料以及每年拍摄和收集的锡山区重大活动照片。如何保管好、利用好这些珍贵的照片档案,充分发挥照片档案的作用,为利用者提供方便的服务,是现阶段亟待研究和解决的课题。

2、 照片档案的数字化管理就是运用计算机、信息技术,结合传统的档案收集、整理、归类、保管、查阅、利用等方法,建立电子文档,以适应各政府机关企事业单位及个人日益增多的社会宣传、招商展览、多媒体制作、电子邮件、编史修志等工作的需要。近年来,锡山区档案局开始启动馆藏老照片数字化处理工作,同时对收集到的建区以来的全区重大活动照片进行数字化整理归档。 一、传统照片档案存放和保管中存在着诸多问题 1、保管条件差,照片档案难以长久保存。照片档案保管要求比纸质档案要求更为严格。据调查,大多数单位将照片档案与文书档案一起存放在文书档案柜内,不具备恒温、恒湿等保存要求。时间一长,照片难免会发生变黄褪色,底片粘连变质,

3、不利于照片档案的长久保存和利用。 2、档案意识不强,照片档案难以及时归档。照片档案有较强的时效性和特殊的归档要求。照片底片需适时归档,并标注好文字说明,如果不及时归档,日后连摄影人员自己也难以准确地回忆齐全。有些部门或个人手里保存着部分珍贵的照片档案资料,管理不规范,也不愿移交到档案馆保存。究其原因,主要是档案意识不强,对照片档案管理缺乏重视。 3、照片档案的整理方法不一,查阅不方便。现有的照片档案由于形成的时间不同,整理方法也不尽相同。照片档案是单独装订成册的,一些照片固定在芯页上的方法也不一样,有的用胶水固定贴在像册上;有的用薄膜固定边角把照片插上去;有的与底片一起夹在透明薄膜内,时间一长

4、照片容易与透明薄膜粘在一起而损坏照片。而且由于照片档案数量多、检索复杂、查阅不直观,只能根据卷内目录中的内容查阅,利用起来费时又费力。 4、照片档案保存不完整。大多数照片、底片早已分离或已无底片,文字说明缺失。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。照片档案的这种状况,不仅直接影响到照片档案数字化工作的开展,有效利用更是无从谈起。因此,在对照片档案进行数字化载体转换前,要对原有的照片档案进行重新整理,并针对以上问题分别采取措施。 二、照片档案数字化管理应注意的几个问题 首先,要对原有的照片档案进行删选整理。 第一步,对照片重新编号。在区分全宗的前提下,以卷为单

5、位(包括多册的),卷内照片按年度编好流水号。所有的底片尽量与相对应的照片档案同编一个流水号,如照片和底片因褪色或损坏已没有利用价值,应剔除,反映同一场景的照片一般只选一张,对同一事件、同一活动内容中联系密切的精彩照片应排列在一起,确定保管期限,并按照国家标准进行装订。 第二步,及时编制照片卷内目录。按照照片档案管理规范的有关规定:照片档案的归档应该是底片、照片、说明齐全,底片与照片的影像相符。而且对照片说明也有明确要求,文字说明的成分包括:主题、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。照片档案数字化管理其根本目的就是为了利用方便,如果照片内容不清楚,即使对所有照片档案进行数字转换,也无法很好得

6、到利用。因此,在对照片档案卷内目录作补充登记时,尽量要使照片档案齐全、完整。 第三步,对照片档案进行数字化处理。首先,对传统照片进行扫描输入存储。传统载体的照片和底片可通过扫描仪或数码相机等设备转换成数字影像存储到计算机中。在扫描过程中,要设置好分辨率、色彩位数、灰度级等相关参数,照片扫描分辨率应大于600dpi,黑白照片一般采用256级灰度图像方式扫描,彩色照片适合用24位真彩方式扫描。照片扫描转换成数字形式后,通常以JPGE和TIFF为存储格式。JPEG格式是一种有损压缩的数据格式,但占据数据空间较小,存储速度较快;TIFF是一种无损压缩的数据格式,质量好但文件较大。如果照片很重要,建议采

7、用TIFF格式存储。JPEG格式的数码照片已能满足一般单位正常使用。 其次,对照片进行图像处理。把扫描输入的照片在不失真实性的前提下用Photoshop等软件对照片进行必要的处理,如校色、锐化(增加清晰度)、修饰去除因照片老化或扫描不当而造成的瑕疵,使照片质量得到较好的提升。 最后,对照片档案进行数字化管理。照片档案的数字化管理要依照照片所反映内容或专题进行分类,把相关专题的照片输入计算机后进行归档。先输入案卷级名称,再进入文件级给每张照片输入题名、编号、分类号、拍摄时间、摄影者等相关文字说明。由此提供了多种查找路径(可按照片题名、编号、分类号、摄影者、拍摄时间、底片号或关键词查找), 选择模

8、糊或精确查询方式,便于检索。有了数字照片文件的存放路径,就可随时调出所需照片进行查阅、打印输出。利用计算机代替手工检索将大大提高照片档案的查全率、查准率,切实发挥方便、快捷的作用。 数据录入是一个非常重要的环节,是照片档案数字化管理的关键。检索的照片档案信息受录入数据信息的制约,数据录入是一项工作量大,时间长且十分细致的工作,所以要切实加大录入力度,确保录入数据的准确性、齐全性,为实现照片档案的数字化管理打下坚实的基础。 同时,要高度重视数字化照片档案的安全性问题。照片档案管理数字化,为照片档案信息的储存、管理、检索、利用工作提供了极大的便利。但由于照片档案数字化管理依赖计算机硬件、操作系统和

9、应用软件进行读取和操作,从形成、处理到归档的全部管理活动必须通过计算机实现。计算机硬件损坏、数据误删等软、硬件错误会造成数码照片档案的毁灭性损坏。其次,电子信息修改方便简单,通过计算机对数码照片修改、增删十分容易,而且一般情况下看不出痕迹。因此,需从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护,维护其真实性。 收集照片归档时,应尽可能收集保存未经编辑处理过的原始影像。使用照片档案计算机管理系统,应采取相应的软件、数据库安全保护措施,设置开机口令或系统口令,防止他人非法获取或篡改档案,确保计算机管理系统照片档案的真实与安全。此外,还要建立严格完备的数字化照片档案备份系统,通过计算机转移刻录到只

10、读光盘上进行脱机保存,数码照片光盘应一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。同一年度的数码照片应刻录至一盘或多盘光盘中,不同年度的数码照片一般不应存储在同一盘光盘中。还可在大容量硬盘中拷贝一套,并定时更新,作为备份。提供适合光、磁介质保存的库房及工作条件,防止因系统故障或载体保存不善造成档案影像信息丢失。 三、加强照片档案数字化管理的对策与建议 1、加大宣传力度,强化照片档案意识。 档案管理部门应改变过去“埋头苦干”、“默默无闻”的工作方式,加大宣传力度,利用新闻媒体等多种形式对档案收集成果进行及时宣传报道。锡山区档案局利用本局独有的资源优势,将馆藏的老照片通过数字化处理,放到网

11、上,展现了浓郁的地方风情,吸引了众多网民的眼球,网络点击率明显提高。同时利用馆藏图片资料,举办“锡山区建区五年成就展”,在全区各重要公共场所轮流展出,利用“三下乡”活动深入乡镇、社区、学校举办展览,进一步鼓舞全区人民的凝聚力量,为积极投身构建和谐锡山的宏伟目标而奋斗。 2、加强行政监管职能,狠抓制度落实。 照片资料的归档、移交没有像文书档案那样形成统一制度。长期以来,档案馆照片影像方面的依法行政监管职能没有引起重视而被弱化,应当认真落实、严格执行国家档案法、照片档案管理规范等有关规定,依法行使法律、法规赋予档案馆的职责和执法权力,防止照片档案分散流失,杜绝归为己有,做到有章可循、有法必依,确保

12、照片档案收集归档的质量和完整。 3、及时做好收集归档鉴定工作,确保照片档案质量。 画面内容、图像质量和文件格式共同决定着数码照片的档案价值。数码照片收集归档时,首先要确保归档数码照片的原始性和真实性,剔除影像尺寸小、压缩率过大、拍摄效果不佳、角度不适、影像重复等没有归档价值的片子,选取具有代表性、能全面反映事件全貌及其细节、影像效果好的照片进行归档。 4、采取灵活多样的收集归档形式,丰富照片档案馆藏。 数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂,应当采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集。主要 通过正常移交接收和重点单位、重点科室重点收集。同时也可向参与地区重

13、大活动照片拍摄的摄影师、报社新闻摄影人员直接征集,对保存在这些人手中的属于归档范围的照片档案,要多方努力,登门收集和征集。还可开展广泛的社会征集,对散存在民间的照片档案,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。同时,可借助互联网络加强照片档案的现代化管理,网络传输数码照片快捷、方便,免去了许多档案移交的繁琐手续,把照片档案进行数字化后放到网上,不仅可以对档案馆的照片档案起到宣传作用,还可为社会公众提供更好的信息服务。档案局也可派专人参与全区重大活动照片的拍摄工作,积累照片档案资料,从而不断丰富馆藏,优化结构,方便各方面利用。 4、采取灵活多样的收集归档形式,丰富照片档案馆

14、藏。 数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂,应当采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集。主要 通过正常移交接收和重点单位、重点科室重点收集。同时也可向参与地区重大活动照片拍摄的摄影师、报社新闻摄影人员直接征集,对保存在这些人手中的属于归档范围的照片档案,要多方努力,登门收集和征集。还可开展广泛的社会征集,对散存在民间的照片档案,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。同时,可借助互联网络加强照片档案的现代化管理,网络传输数码照片快捷、方便,免去了许多档案移交的繁琐手续,把照片档案进行数字化后放到网上,不仅可以对档案馆的照片档案起到宣

15、传作用,还可为社会公众提供更好的信息服务。档案局也可派专人参与全区重大活动照片的拍摄工作,积累照片档案资料,从而不断丰富馆藏,优化结构,方便各方面利用。 4、采取灵活多样的收集归档形式,丰富照片档案馆藏。 数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂,应当采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集。主要 通过正常移交接收和重点单位、重点科室重点收集。同时也可向参与地区重大活动照片拍摄的摄影师、报社新闻摄影人员直接征集,对保存在这些人手中的属于归档范围的照片档案,要多方努力,登门收集和征集。还可开展广泛的社会征集,对散存在民间的照片档案,采取有偿征集、无偿捐献、建立名

16、人全宗、个人代存等方式广泛征集。同时,可借助互联网络加强照片档案的现代化管理,网络传输数码照片快捷、方便,免去了许多档案移交的繁琐手续,把照片档案进行数字化后放到网上,不仅可以对档案馆的照片档案起到宣传作用,还可为社会公众提供更好的信息服务。档案局也可派专人参与全区重大活动照片的拍摄工作,积累照片档案资料,从而不断丰富馆藏,优化结构,方便各方面利用。 4、采取灵活多样的收集归档形式,丰富照片档案馆藏。 数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂,应当采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集。主要 通过正常移交接收和重点单位、重点科室重点收集。同时也可向参与地区重

17、大活动照片拍摄的摄影师、报社新闻摄影人员直接征集,对保存在这些人手中的属于归档范围的照片档案,要多方努力,登门收集和征集。还可开展广泛的社会征集,对散存在民间的照片档案,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。同时,可借助互联网络加强照片档案的现代化管理,网络传输数码照片快捷、方便,免去了许多档案移交的繁琐手续,把照片档案进行数字化后放到网上,不仅可以对档案馆的照片档案起到宣传作用,还可为社会公众提供更好的信息服务。档案局也可派专人参与全区重大活动照片的拍摄工作,积累照片档案资料,从而不断丰富馆藏,优化结构,方便各方面利用。 4、采取灵活多样的收集归档形式,丰富照片档案馆藏。 数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂,应当采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集。主要 通过正常移交接收和重点单位、重点科室重点收集。同时也可向参与地区重大活动