word2007操作技巧

1、Word2007图表制作技巧编者按：目前， 80%的用户只用到了 Office2003 不到 20%的功能，他们也告诉微软，我知道这个项目用 Office 软件可以实现，但就是找 不到相关的功能选项。即将发布的 Office2007 除了增加了不少新组 件、新功能外， 最大的改进就是提高了软件的易用性，让人们能够用 上它更多的功能。本期开始，我们就以 Office2007Beta2 为例，通过一个个真实的办公案例向大家系统地介绍它令人激动的新特性。Word2003:图表功能太简单，样式也寥寥无几，大多数情况须借助 Excel 的图表工具来完成。Word2007:新增图表的设计、布局以及格式编辑

2、等功能，与Excel无缝衔接，功能大大增强。在办公文档中， 我们往往需要添加一些图表， 图表能更加直观地反映数据的变化情况，使行情走势等一目了然。某市油脂公司的销售部经理张洁利用Word2007的图表工具，在面就今年前3季度的市场分析报告中插入了精美的 2006年19月份产品出货量及趋势分析图表， 从而使她的报告文档格外引人注目！起来看看她是如何实现的。一、插入基础图表由于张洁需要插入图表来说明19月份产品出货量变化趋势, 因此需要选择一种折线型图表并且输入相关产品的出货量数据， 具体操作如下：1. 插入图表启动Word2007在其中新建一篇名为“ 2006年度19月份市场分析报告”的文档，

3、将插入点定位于需要插入图表的位置， 然后单击 工具栏上的“插入”按钮， 在下面弹出的浮动面板中选择“图表”按 钮，此时会显示一个“创建图表”窗口， 从其中选择需要的图表类型折线图”类别中的“折线图”选项，单击“确定”按钮。2.编辑数据源当进行以上操作后，就会在 Word文档中插入一个折线图示例,张洁忽然发现在工具栏自动切换到了“设计”浮动工具面板， 而且在右侧弹出了一个标题名为“ Microsoft OfficeWord中的图表”的Excel2007 窗口，在其中存放着这个图表的示例数据。新特性： Office2007 中的 Word、 Excel 、Powerpoint 采用了新的设计理念，

4、 针对不同的工作环境， 它们可以自动调出相关的浮动工具面板，并且将一些常用功能从 Office2003 的菜单栏转移到了工具栏，常用功能的调用只须单击一次工具栏上的按钮。Office2007 还将Word与Excel无缝结合在一起，这样可以充分利用 Word的文字编辑排版能力以及 Excel 的强大数据处理能力。由于存放在 Excel2007 窗口中的图表数据仅仅显示例数据， 因此 张洁必须将自己搜集的数据添加到 Excel 工作表中。添加数据时， 可 以使用 Excel 的所有功能，比如输入各个月份时，可以使用填充柄，然后选择其中的“以月填充”命令即可。在 Excel2007 工作表中输入必

5、需的源数据后， 张洁发现插入文档 中的图表只会显示14月份的数据。原来，采用默认方式插入的图 表，只有 4 行 3 列，增加的数据行列是不会显示在图表中，因此须要 自己将这些新增数据区域添加到图表的数据源中。 修改数据源时， 单 击“设计”工具面板中的“编辑数据源”按钮， 在弹出的“编辑数据 源”窗口中， 单击“图表数据区域”选项右侧的选择按钮， 然后在弹 出的选择对话框中选择 Excel 工作表中修改后的全部数据区域，如：$A$1:$E$10,然后依次单击“确定”按钮，即可将全部数据区域设置为图表的源数据。小提示：如果需要单独修改图表源数据的水平轴（即 X轴）值或者系列值的单元格区域，可以单

6、击“编辑数据源”窗口中的“水平分类）轴标签”或者“图例项（系列）”中的“编辑”按钮，然后重新选择新的数据区域即可，通过这种方法也可以将已经编辑好的Excel 表作为图表的源数据。二、为图表锦上添花1.给图表换新装在Word2007中，修饰图表最简单也是最“傻瓜”的方法就是应 用“快速布局”以及“快速样式”工具了， 在这两个工具列表中， 预 设了大量的设计方案， 因此可以随手拿来使用。 单击“设计”浮动面 板中的“快速布局”列表框， 从其中选择一种带标题且能够显示图表 中各个数据点数值布局的方案：布局 9，从“快速样式”列表框中选择一种底纹浅蓝色的“样式 41”，即可发现图表变得精致起来。新特性

7、：选择不同的布局方案， 文档中的图表会实时发生对应的变化，这就是 Office2007 帮用户提高效率的实时预览功能。2.让图表更实用为了使浏览图表的使用者对图表内容一目了然， 张洁还需要给图 表添加坐标轴标题、 能够说明某种产品出货量未来前景的趋势线以及 可能存在的统计误差线等， 这些操作都可以通过单击图表， 然后单击 工具栏上的“布局”按钮， 即可弹出一个“布局”工具面板， 在这个面板里可以对图表的各种布局要素进行个性设置。1）添加坐标轴标题： 添加图表的横坐标以及纵坐标轴标题时，单击“布局”中的“ Labels ”中的“坐标轴标题”按钮， 在弹出的菜 单中选择“主要横坐标轴标题”选项，

8、然后选择横坐标轴标题在图表 中的位置，如： 坐标轴下方标题，即可在横坐标轴的下方添加一个文 本框，然后在其中输入坐标轴标题即可，比如：月份，采用同样的方法添加纵坐标轴标题。2）预测产品销售前景：根据公司领导要求，为了能够制定公司的主导产品-B产品的销售方案，必须测算一下 B产品的未来两个月的销售前景。对于这个问题，张洁使用趋势线即可解决，也不需要 通过复杂的测算。 单击“布局”中“ Analysis ”中的“趋势线”按钮 在弹出的菜单中选择“线性趋势线”，在弹出的小对话框中选择“B产品”，即可在图表中自动生成一条销售变化趋势线。但是这条趋势线只是预测2006年19月份B产品的销售趋势,而领导要

9、求要求预测未来两个月内的变化趋势，因此使用鼠标右击这条趋势线，在弹出的快捷菜单中选择“设置趋势线格式”菜单命令， 弹出“设置趋势线格式”对话框， 在其中的“趋势预测”的“前推” 编辑框中输入“ 2”周期，然后通过这个对话框的“线条”、 “线型” 等选项，修改趋势线的格式，单击“确定”按钮，即可在图表中添加B产品未来两个月的销售变化趋势线了。三、让图表细节更精致图表经过一番辛苦的劳作基本完成了， 但张洁觉得图表的一些细 节，比如背景、坐标轴以及各种线条还不美观。这个好办！选中图表 中的某个对象，比如背景， 然后单击“格式”按钮，在弹出的浮动工 具面板中， 从“形状样式”类别中选择“快速样式”按钮， 然后在弹 出的众多形状样式列表中， 选择一种，即可给图表中的对象添加令人惊喜的艺术效果！经过检查无误后， 张洁单击工具栏上的“保存”按钮， 即可将这篇图文并茂的分析报告保存为一个 docx格式的Word文档了!小提示： Office2007 采用了全新的文档类型，其文档后缀名均 在原来的基础上添加了个“ X”，比如docx、xisx、pptx等，以示与原来版