后勤管理创新的四个关键点-精品文档

1、后勤管理创新的四个关键点后勤管理部是企事业单位中的综合服务保障部门，主要职能是负责企业的基础设施维修、车辆管理、食堂管理等后勤工作， 为企事业单位的正常运行提供后勤保障。后勤部门虽然属于非核心经营业务部门， 但是其提供的服务 关系到所在单位的每个人，从而对一家机构的运营效率带来重要 的影响。如今，由于运营的需要，各类企事业单位中的人员背景 也日益复杂，不同教育背景、不同年龄层次、不同岗位的员工对 于后勤服务的需求也有着很大差异，这对后勤管理适应现代管理 运营要求提出了挑战，同时也是后勤管理不断创新的动力。在后勤管理创新的过程中，我们应特别关注四个关键要点。一、健全制度制度，是指一个组织或机构按

2、照一定的目的和程序有意识创 造的，要求大家共同遵守的办事规程或行为准则，对于一个组织、一个部门的正常运行来说是至关重要的。后勤管理工作内容比较繁杂， 虽然大多是琐碎的事项，但一 旦出现问题，后果却会比较严重。比如安防、消防、食堂等，哪 个地方出了纰漏，都会造成很大影响。因此，在后勤管理创新的 过程中，我们首先要关注的就是如何建立、健全各项制度，有了 这个制度纲领，其他的事情才会顺利运转。具体来说，健全制度 需要达到如下几个方面的标准。1. 做到事事有制度。 后勤管理工作事项众多， 牵扯的关系也 非常复杂， 在制定各项规章制度之前， 首先应该把后勤管理的各 项工作加以细分， 清晰界定事与事之间的

3、衔接关系， 对每件事的 每个环节都给出相应的规则、 流程以及评价标准， 再由此来总结 汇整成为一套行之有效而又简洁明了的管理制度。 既做到每件事 都有章可循，事事都有规范的做法，不存在制度空白，又做到制 度与制度之间可以协调一致， 不存在制度之间的重叠、 矛盾和漏 洞。2. 做到执行有表格。后勤管理的许多事务流程环节都比较 多，在各项工作的执行过程中， 经常涉及资料的传递， 稍有疏忽， 就会出现信息失真甚至误导的现象。 如能针对各项工作制作出规 范标准的信息传递表格， 将上下游工作的衔接过程规范化， 便会 有效杜绝信息及资料传递过程中的偏差， 大大提升执行人员的工 作效率，减少工作中的失误。3

4、. 做到办事有流程。 健全各项后勤管理制度， 除了要规范执 行人员的各项行为之外， 还要在制度中体现出各项工作的规范做 法，引导执行者按照统一、标准的流程完成各项工作，使每个按 照制度做事的人都能从中掌握规范的流程。4. 做到工作有方案。 一套健全的后勤管理制度中， 不仅要对 日常工作有所规范， 还应对一些可能发生的异常事件给出具体的 处理和应对方案。比如在车辆管理制度中，就应包括车辆肇事 处理方案、司机安全责任方案；在安全管理制度中，应包 括突发事件处理方案 等。这样在工作中遇到紧急状况的时候， 当事人不致因慌乱而造成其他损失。二、完善流程 后勤管理工作虽然繁杂，但工作的重复率很高，比如安保

5、、 食堂以及车辆管理等工作几乎每天都要完成固定的工作任务。 若 要使这些工作得以高效、无误地完成，不断优化、完善这些工作 的流程是十分必要的。流程是对一个完整业务工作执行过程的描述， 包括开始和结 束的条件、各个环节的活动、活动间流转的规则、需要执行的工 作任务以及可调用的资源和相关数据。 对于一套流程的完善， 我 们可以从以下几个方面入手。1. 清晰地界定流程的起止点。 一套完善的流程， 起止点应该 是清晰合理的。 比如安全管理工作的人员进出管理流程， 应自来 访人员进入公司时开始启动， 到访客离开公司时流程结束； 车辆 使用流程则应始于收到车辆使用申请， 但不应在完成出车任务之 后结束，而

6、应止于出车之后的信息记录存档。2. 强调流程中的关键节点。每个流程中都有一些关键节点， 这些节点工作完成的质量， 直接影响着流程执行的结果。 比如在 人员进出管理流程中， 就包括核实来访人员身份、 登记来访人员 信息（包括来访时间、来访事由以及造访部门等）、登记来访人 员的离开时间三个关键点， 这三个关键点上如有任何的疏漏， 都 可能给整个流程造成混乱。3. 明确审批权限。 流程中都会包含一系列的决策， 一套完善、 高效的流程里， 这些决策的权限和相关负责人都是有着明确表述 的。比如，在车辆使用流程中，需要明确标出：“车辆请用单” 由用车员工填写， 审核的权限在行政部的办事职员， 审批的权限

7、在行政部经理。 这样才能各司其责， 整个流程的责任人和决策人 都非常清晰。三、人岗匹配彼得•德鲁克曾说过， 管理工作中， 90%都是人的工作， 后勤管理更是如此。 后勤管理的大部分工作都是服务性的， 从保 安门卫到办公助理乃至企业公关， 工作范围广泛， 人员层次也比 较多，所以在岗位设计和人员安排上要非常注重人岗匹配的原 则。具体应做好如下两个方面的工作。1. 能力匹配。 后勤部门一般都是企业的成本中心， 所以在人 员使用上，应尽量控制成本，不能大材小用，比如有些公司招聘 本科甚至硕士毕业的学生来做前台接待， 结果往往是花大价钱来 充门面，既浪费了员工的才能，也浪费了公司的资源。但

8、另一方 面，也不能小材大用，毕竟胜任工作是最基本的要求，比如前台 接待虽然学历上不要求太高， 但个人形象和普通话水平应有一个 基本的要求； 对于安保和消防人员来说， 责任心则是考察工作能 力的一个重要指标。2. 资质匹配。 后勤部门的许多岗位虽然对学历要求不高， 但 由于其岗位的特殊性， 所以对从业人员的资质有着一些特殊的要 求。比如，负责车辆管理的人员必须持有驾照，负责食堂管理的 人员需要持有政府部门颁发的健康证等。 拥有这些资质， 是员工 完成这些岗位工作的必备条件， 否则将会给其供职的单位带来安 全隐患甚至法律风险。四、科学考绩 如前文所述，后勤部门一般在企事业单位中属于非经营部 门，难

9、以像销售、生产等部门那样按照产值或收入来考核，所以 后勤部门员工的绩效考核要更加复杂一些， 需要将繁杂的事务性 工作科学地加以量化， 制定合理的考核指标， 具体应注意以下几 点。1. 选择合理的关键绩效指标（KPI）。虽然后勤工作的产值 很难具体衡量， 但通过科学的分类和计算， 仍然可以将其工作效 果量化为可比较的数字指标。 比如保洁部门可以用环境卫生达标 率来考核，车辆管理部门可以用车辆完好率和交通事故率来考 核，安保部门可以用维修及时率和安全事故发生率来考核等。 具 体可以通过将这些工作加以细分， 给出各个细分项目的分值， 分 配不同的权重， 然后计算出具体的考核比率， 再与规定的标准加 以比较，从而得出考核结果。2. 实行 360 度考评。在确定某个岗位的关键绩效指标分值 时，需充分考虑各方的意见，由该岗位员工的上级、下级、同事 以及其服务的对象共同打分，以求做到公正、客观，使该员工工 作中的每一点努力都能体现在最后的考核结果中。3. 不断完善考核流程和指标。 后勤部门的考核人员还应该密 切关注实际工作中出现的新问题、 新情况， 根据实际工作的需要 适时地调整和完善考核流程， 改进考核指标的计算过程。 若每月 考核一次的话， 最好每一年