管理秘书及行政秘书岗位说明书

1、管理秘书及行政秘书通过以下工作提供高水平的行政支持，即，调查、编写统计报告、处理信息索取要求、执行文秘工作，如起草信函，接待访客，安排电话会议，安排会见。同时可以培训和指导初级文秘人员。工作区域：职位对经验、教育和培训需求的五种标准区间之一。以下用摘要的形式来表示。本报告仅提供一些从事某类工作所需具备条件的基本内容。这里通过把职位归于五项区域中的某一项来显示从事这类工作的员工需要具备哪些全面经验、教育和职业培训的要求。具有相类似经验、教育和培训要求的职位也被分门别类地归入到这五项职位区域中的某一项。以下是特定职位的职位区域说明书，仅在制定特定职位所需条件时作为整体内容来参考使用。1.1.1.1

2、职位区域四：大量的必要准备职位区域说明人一/人此类职位要求至少2-4年相关工作的技能，知识或者经验。例如：符合会计职位的资格指必须完成4年制大学教育，并具有3年以上会计工作经验。职位培训从事此类职位的人员须有3年以上工作经验，在职培训，及/或职业训练职位区域此类职位中很多都涉及协调、指导、管理或培训其他人员。比如：会计师，厨师示例长，电脑程序员，历史学家，药剂师和侦探等。*SVP(7.0to<8.0)教育程度此类职位中的大部分要求四年制本科学历，但也有少部分不做要求。技能：已具备的易于学习和开展工作的能力。技能技能说明阅读理解理解与工作有关的文件的句子和段落。写作根据受众的要求，通过写作

3、有效地与他人交流。协调对比其他人的行动调整自身行动合成/重组重组信息以为问题或任务提供更好的途径。时间管理管理自我时间以及他人的时间。表达与他人讨论以有效地传达信息。信息组织寻找结构化或对多种信息进行分类的方法监控对个人的学习或工作情况进行评价积极聆听聆听他人所言并提出适当的问题材料资源管理掌握和注意开展某些工作所需要的设备、设施和材料知识：能广泛应用的原理和事实知识知识说明文书掌握下述领域的有关知识：有关行政的和文书的程序（以及有关系统，如文字处理系统），归档和档案管理系统，速记和抄写，表格设计方法，以及其他办公室程序和术语。经营和管理掌握业务与组织计划、协调、实施的有关原理及流程方面的知识

4、，包括战略计划,资源分配，人力建模，领导技巧，以及生产方法等内容电脑和电子学掌握有关电路板、处理器、芯片以及电脑软硬件（包括应用软件和编程）的知识。能力：影响绩效表现的持久属性。能力能力说明文字理解能够阅读和理解以书面形式表达的信息及想法的能力。近距观察能够在近距离看到事物细节的能力（在距观察者几英尺范围内）信息排序能够正确地遵照给定的某条规则或一些列规则,以按照某一特定顺序安排事情或行动。这些事情或行动指数字、字母、词汇、图片、程序、句子，以及数学或逻辑操作。口5表达用说话方式交流信息和想法以使其他人理解的能力。文字表达用书写方式沟通信息和想法使大家理解的能力。口5表达用说话方式交流信息和想

5、法以使其他人理解的能力。推理 论证这通常涉及判断某一答案能够在解决具体问题时运用通用的规则来得出逻辑答案,是否得到理解。能够运用很多方法来对一系列事物进行不同的分类（或整合）腕速度手腕、手、手指能够进行快速、简单、重复的运动。归纳论证能够整合分立的信息或者某一问题的特定答案以形成整体的规则或结论。为解释为何看上去无关的事件会一起发生。通常表现兴趣：指个人对于工作环境和产出的偏好。兴趣兴趣说明习惯型习惯型的职业通常涉及到遵守系列程序和常规。这类职业可能更多地与数据和细节而不是想法打交道。通常总会服从某一个清楚的权威界限。进取型进取型的职业通常涉及到启动或实施项目，这类职业可能涉及到领导员工并做出

6、决策。有时要求他们承担风险并经常处理业务工作价值：赋予个人满意度的工作内涵工作价值工作价值说明支持满足这些工作价值的职位需要提供管理性的支持，相应的支持需要还有公司政策、员工关系监管和技术监管关系满足这一价值的职业允许员工向他人提供服务，并在一个非竞争的环境下与同事共事。相应需求有同事，道德价值和社会服务工作条件满足这一价值的职业赋予员工安全的工作和良好的工作条件，相应需求有活跃性,补偿，独立，安全，多样性和工作条件成就满足这一价值的职业是结果导向型的并且允许雇员使用其最强的能力，给其以成就感；相应的需求还有能力利用和成就感工作活动：工作行为的总体类型。开展行政工作与同事沟通分析数据或信息获得

7、工作所需信 息处理信息监控及控制资源协调其他人的工 作和活动向他人解释信息 的涵义决策和解决问题建立和维护关系审批需求，处理文书工作，并执行日常行政任务向领导、同事和下级提供信息。这一信息可通过面对面、文字或电话/电子传输等方式进行通过将信息或数据细分为独立部分以识别潜在的规则、原因或者事实观察、接受以及从各种相关渠道获取信息编辑、编号、分类、计算、制表、审查、核对、或加工信息或数据监控资源并监测花费的资金协调工作团队成员以完成任务翻译或解释信息的含义以及怎样理解或使用这类信息以对他人提供回应和反馈的支持。整合、评价和论证信息和数据以做出决策和解决问题。此流程涉及决定信息的相对重要性和选择最佳方案。与他人建立建设性的和协作性的关系任务：每项职业都具有其明确而独特的工作活动内容任务协调和指导办公室服务以帮助经理人员，如存档、编制预算、人事、房间管理制