2019年内部控制手册供应商管理制度

1、供应商管理1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关供应商纳入、管理、评审和淘汰等管 理要求，旨在规范公司供应商管理过程中的各项具体工作，努力降低和避免供应商管理中存在 的风险，保证企业的采购成本和采购效率。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度集团供应商导入流程集团供应商资源管理程序集团供应商绩效考核流程 集团供应商质量管理程序。1.4 职责分工资源开发专员：根据项目需求寻找供应商。集团战略资源开发部：新增供应商的评定，管理；根据计划需求对供应商资源进

2、行分配； 供应商主数据和价格信息维护。SQE负责新增供应商的评定的审核。1.5流程图14.1供应商管理流程1/3C3集团战略资源开发部/SQE未通过开始资源专员提出供应商导入申请V62)根据项目需求寻找供应jf商*一未通询价比价，准备新增供应商名单入导商应供新"评定新增供.通过H-审核签订合作合同2通过/r3/进入供应商数据库结束14.1供应商管理流程5/3集团战略资源开发部相关评审部门/小组资源部最高领导开始SQE进 仃供应冏评估准备确定评估方法'R6/R9未通过估评商应供商务成本部更新合格供j 应商名录和供应商数据 库通过系统通知相关部门和米购员结束通过/Rl0-进行评估

3、集团战略资源开发部其他相关部门定期收集供应商数据更新供应商数据库/资料库理管常日商应供通知相关部门和资源专员根据供应商评级开展业务结束1.6控制目标序 号内控手册唯一具体控制目标 编号控制目标目标类别114.1-CT1保证采购的质量经营效率目标214.1-CT2保证米购的成本经营效率目标314.1-CT3保证采购的及时经营效率目标414.1-CT4保证采购的合法性合法合规目标1.7控制矩阵集团供 应商导 入流程14.1 -R114.1-CT114.1-CA1预防型供应商 管理制 度无归口部门负 责供应商管理 及评审工作，导 致供应商管理 职责及分工不 明确，出现问题 时无法及时得 到解决由总经

4、理及董事会审批同意成 立集团战略资源开发部或指定 相关部门作为供应商管理归口 部门，明确部门工作职责，包括 对供应商的日常管理、供应商资 料保管、年度评审，供应商名录 编写和管理等14.1-R2未设置供应商 审批权限，导致 采购人员选择 供应商的权限 过大，产生舞弊 风险14.1-CT114.1-CA2在全部满足询价文件实质性要 求前提下，根据技术先进、生产 适用、安全可靠、经济合理的原 则，综合考虑包括价格、供货周 期、质量方面的特殊要求，供应 商资质证书、信誉、业绩、服务, 国家政策规定等相关内容，由采 购单位或部门选择适当的评审 方法，按照规定的程序进行评 审，确定供应商。对于数量及金额

5、较大的采购，应 当由总经理及分管领导组织相 关人员对供应商的报价进行评 审；数量及金额较小的采购，可经 办/审批集团供 应商导 入流程供应商 管理制 度；集 团资源 供应商 开发计 划申请 表以由部门负责人组织相关人员 对报价进行评审或签字认可14.1-R3未建立供应商 数据资料库对 供应商提供的 信息资料进行 完整的保管，导 致供应商信息 丢失，管理混乱14.1-CT114.1-CA3供应商管理部门应建立一个数 据库，数据库内容应包括所有供 应商的名称、地址、联系方式、 经营范围、与公司合作期间等信 息。供应商管理部门应指定专人负 责定期整理供应商数据库并及 时更新。预防型集团供 应商资 源

6、管理 程序集团资 源AVL系统14.1 -R4未对合格供应 商提供的信息 进行判别，导致 因供应商提供 的信息有误，购 进的物品质次 价高14.1-CT214.1-CA4由集团战略资源部商务组负责 评估基本能力和商务能力，集团 资源经理根据供应商资源地域 性/适用地/产品定位指定地方 研发或制造经理级以上进行工 艺和研发能力评估审核预防型集团供 应商导 入流程供应商 基本资 料调查 表14.1-R5选择重要供应 商时未实地考 察供应商所能 提供服务的能 力，包括供应商 的仓储、物流、14.1-CT214.1-CA5集团战略资源开发部、研发、质 量&SQE制造相关人员成立调查 小组实地考

7、察供应商的仓储、物 流、生产能力、质量管理、资信 能力等方面，填写供应商评价 表，并提出是否评价为合格供应发现型集团供 应商导 入流程集团资 源供应 商开发 计划申 请表； 供应商商的意见，经调查小组组长审核 签字后报集团战略资源开发部 负责人审批，集团战略资源开发 部负责人审核签字后列入合格 供应商名录基本资 料调查 表生产能力、质量 管理、资信能力 等情况，导致供 应商提供虚假 资料欺骗公司 从而赢得业务， 造成货物质次 价高14.1-R6未进行供应商 资质管理，督促 供应商及时更 换资质资料，导 致合规风险未就跟生产有 关的涉密物资 采购与供应商 签订保密合同 或协议，导致供 应商将涉密

8、资 料提供给同行 业的其他竞争14.1-CT414.1-CA6在供应商数据库内设置供应商 资质文件的有效期限的内容，每 年年末对供应商数据库资料进 行检查时应核对供应商资质资 料的有效期限，对临近有效期限 的供应商应及时提醒供应商办 理更新手续并提供更新后的资 质资料集团供 应商资 源管理 程序供应商 资质资 料14.1-CT414.1-CA9涉密物资采购时，在采购合同中 的采购材料名称须以代号表示。 涉密物资采购合同签订时，须与 供应商另签订一份保密合同/协 议，在合同条款中明确供应商的 保密责任及违约责任，经双方领 导签字确认合作合同14.1-R8对手，造成公司 竞争能力下降14.1-R8

9、未建立并定期 更新合格供应 商名录，导致无 供应商评价依 据或未将评审 不合格的供应 商淘汰影响供 应商评审的质 量未定期进行供 应商评审，包括 供应商所提供 的产品或服务 的质量、价格、 资质情况、信用 等级等内容，导14.1-CT114.1-CT114.1-CA1014.1-CA11各级公司集团战略资源开发部 供应商管理岗位人员对供应商 登记表审核签字，检查供应商所 提供的资料并提出审核意见，报 集团战略资源开发部负责人审 批。集团战略资源开发部负责人 以供货商的实力、商誉及以往服 务的表现作为依据，审核并签署 是否列入合格供应商名录的意 见。据经审核合格的供应商登记 表等资料，建立并登记

10、合格供应 商名录。每个年度内须编印并保 存最新版供应商名录以供采购 人员查阅 每年年末，各部门物资管理人员 对供应商进行评审，包括供应商 所提供的产品或服务的质量、价 格、资质情况、信用等级等内容, 编写供应商评价意见，经部门负 责人审核签字后报公司集团战 略资源开发部。物资部门供应商集团供 应商绩 效考核 流程集团供 应商绩 效考核 流程供应商 年度审 核计划 表；领 导审核 意见；供应商 名录供应商 管理体 系审核 清单14.1-R10致供应商服务 质量下降，管理 混乱管理岗位人员根据各部门对供 应商的评价意见对所有供货商 就过去一年的表现进行全面的 评估、复审，填写供应商评价表, 经集团

11、战略资源开发部负责人 审核签字确认14.1-R10对供应商进行 评审时未采纳 财务、采购、质 检、仓库等相关 职能部门意见， 造成对供应商 的评审不全面， 影响评审结果 的真实有效性14.1-CT114.1-CA12供应商评审时，应先由各相关部 门（包括但不限于企管处、采购 部、质检部、仓库及相关物资使 用部门）对商务、技术、质量进 行评估后由集团资源经理审核 确认集团供 应商绩 效考核 流程年度质 量绩效 总成绩 汇总表对供应商进行 评价打分由一 个人完成且无 他人审核，导致 评分人员出现 舞弊行为，影响 供应商评审的 公平性14.1-CT114.1-CA13供应商评分表打分应由两名以 上人

12、员评分并且由部门负责人 审核确认才能作为有效评分表。 凡是存在在一张评分表上同一 人员名字出现两次以上的，或有 涂改修改痕迹的一律作废处理经 办/审合集团供 应商绩 效考核 流程品质、 技术、 价格和 交期绩 效数据 汇总流 程图； 年度质 量绩效14.1-R12总成绩 汇总表14.1-R12未定期对供应 商货物进行质 量评审，包括货 物验收记录、验 收合格率、各使 用部门的反馈 意见、返工/返 修次数及退货 发生频率等，影 响供应商质量 评审结果未执行供应商 分类管理制度， 比如按采购的 频率、数量及金 额等作为划分 维度进行分类 管理，导致管理 效率低下，未抓 住主要管理风14.1-CT1

13、14.1-CT114.1-CA1414.1-CA15集团战略资源开发部应定期下 发通知要求集团供应商质量管 理部、研发部等各物资使用部门 对供应商货物进行质量评审，包 括货物验收记录、验收合格率、 各使用部门的反馈意见、返工 / 返修次数及退货发生频率等，填 写集团资源供应商季度/年度质 量绩效总成绩汇总表，经部门负 责人审核确认后提交集团战略 资源开发部复核，作为年度供应 商评审审核评分指标之一 根据供应商在XX使用金额，对 XX产品竞争力的影响，XX对供 应商的依赖 性和采购风险，将合格供应商分 为核心供应商、重要供应商，一 般供应商和瓶颈供应商四类。确 定合格供应商在XX供应链和产 品应

14、用上的地位，采取不同的采 购管理策略和绩效管理方法，以集团供 应商绩 效考核 流程集团供 应商资 源管理 程序集团资 源供应 商季度 /年度 质量绩 效总成 绩汇总 表供应商 分类标 准14.1-R14险获得采购管理的最佳投入产出 和采购竞争优势。14.1 -R14无法与供应商 保持良好稳定 的合作关系，导 致经常更换供 应商，影响商品 采购质量14.1-CT114.1- CA16对重点供应商应按合作伙伴关 系进行管理，做到互惠互利预防型集团供 应商资 源管理 程序集团供 应商资 源管理 程序14.1-R15未将供应商评 审纳入归口部 门绩效考核范 围中，导致供应 商评审工作流 于形式，导致供 应商管理混乱14.1-CT114.1-CA17将供应商提供的产品及服务质 量纳入集团战略资源开发部相 关岗位人员绩效考核指标中，加 强集团战略