物料供应管理制度

1、物料供应管理制度第一条供应事务的方针1供应部门必须经常从经济与使用效果两个方面出发，选择 最合适的物品。2. 必须认真制订并审查采购计划，努力掌握采购技巧与技术； 并且经常能站在公司的全局立场上，冷静思考与判断，谋求最 有利的采购机会。3与供应商协调好关系，努力提高自身的谈判地位，以最小 的代价与最佳的采购条件，达成每一笔交易。4避免供应业务给整个公司整体事务运作带来不利影响，有 效地安排好物品的采购与供应工作。5加强成本意识，在不影响各部门事务工作正常开展的前提 下，严格控制物品的收发领用量，杜绝一切浪费与不当消耗， 保管好物品，使供应工作及时、准确。第二条供应事务的机构1供应事务分别由订购

2、、验收入库与保管出库三个组承担， 不同事务不得由同一个人兼管。2为了使供应工作专业化，使供应人员具有较高的商品知识、 市场交易知识以及与供应商打交道的技能，可以按物品品种， 如印刷制品、消耗品、杂品与器具等等，来划分各供应人员的 职务工作。3主管科长乃至主管部长，有责任贯彻供应事务的方针，使 供应机构的工作能紧紧围绕方针展开。4为了经常地把握市场中合适且优良的物品，从各部科选拔 合适的人选，组成“供应物品研究委员会”。5定期或不定期召开“恳谈会”，邀请相关行业的关系户， 共同探讨有效的供应问题，收集有关物品的信息，把握购买市 场的方向。6定期与物品生产制造企业、中间商、批发商以及相关的协 作企

3、业进行联络，把握动向。第三条供应设置1订购、验收与保管三个组必须分开设置，但又不能完全割 裂开来；分组设置以及有关布局要便于三个组彼此联络。2订购组的事务室，要布置在便于外来联系业务者进出的位 置。有关接待业务尽可能规范化与程序化，包括应答、交涉与 接洽的语言都尽可能规范化。3物品接受与检验或清点，尽可能设置在宽广的场所，并配 置适当的设备， 以便进行充分的检验与核对。 验收环节不充分， 后患无穷，质量不合格，或数量不足等等，都成为本企业的损 失。4保管场所一定要有遮掩与隔离，领用者或其他部门人员， 不得或不能随便进入物品保管场所与仓库。第四条购买计划1供应物品的采购，原则上有计划，按批量统一

4、进行。任何 零星、分散的、无计划的采购，都会加大采购成本，并且不能 确保获得最合适的物品。2订购组应该经常地对主要中间商与生产企业，以及市场状 况进行调查研究，并把各种调研结果记录下来，汇编成册。并 且，由一线人员每天记录物品市场的价格变动情况，以及商品 目录变动情况，使本公司的订购与交易谈判工作更富有计划 性。3平时注意各种有利的交易条件，包括交货期、规格、支付 条件、物品退换、折扣、送货与交货条件、交易方式，以及有 关订购与接货事务等等。4如果分事业单位所在地的物品价格便宜，或者在当地采购 合算，不必按总公司的采购计划进行，允许按下列程序进行当 地采购：（1）填写“当地采购申请传票”（一式

5、三份），其中两份交 总公司供应科。在申请传票中如实写清当地的价格。（2）供应科据此进行测算，包括考虑批量采购折扣、运输费 与采购或订购费等等，作出决策，在申请传票上作出批示，返 回分事业单位，指示其按供应科的决定行事。（3）返回分事业单位的“申请传票”，作为日后向总公司财 务科结算的凭证。第五条用品规格及采购基准 1编制标准的物品目录及其分类，对器具、备品、账票、消 耗品等主要物品作出规定，以作为制订供应计划与供应事务的 基准。标准目录尽可能具体、明确，例如账票，写明（1）名称， （2）格式，（ 3）纸张质地，（ 4）大小尺寸，（ 5）装订，（ 6）每 册（本）页数，（ 7）单价，（ 8）色彩

6、等等。2确定采购或订购规格与样品，在采购或订购时参照选购， 或者提供给供应商，按规格与样品供货，并作为接货与验货的 基准。3对特别重要的物品，必须从使用成本的角度审视，确定采 购物品的规格及采购基准。4制订有关物品采购、供应以及改良物品的提案制度，改善 物品供应事务。第六条供应事务的运行 1供应事务的主管，应该经常检查部下在执行订购方针、计 划以及处理事务过程中的情况，发现问题及时予以纠正。2任何一项订购或采购，都必须两人以上进行合议与商定后 进行，以便使两个人的知识与见解相互补充，并且防止在选择 供应商方面出现偏颇与舞弊行为。3采购人员必须公正自律，从企业的利益出发，采购合适与 价格合理的物

7、品。4在采购上既要注意“货比三家”，利用竞争竞价，谋求低 成本购买上的好处；又要善于利用集中订购，以及长期订购的 手段，提高交易地位，谋求有利的采购条件。5有组织地对供应商进行调查与选择，把握供应商的供货信 誉、资信以及物品质量。6在选择新供货伙伴时，必须进行实地调查，按事先设计的 调查用表进行填写， 交给供应科长裁决。 对一些重要的供应商， 在确定供货关系前，双方的主管至少见面会谈一次。7原则上必须以订购单的方式进行订购。订购单一式三份， 一份用于订购，一份用于进货验收，一份上报主管备案。 8供应科应该不断地改进工作，促进供应业务合理化。（1）设立订购台账，并依靠台账，对整个供应过程，包括申

8、 请、预算、订购、收发领用等过程，进行系统管理。（2）编制订购日报，按日向主管、财务部门和保安部门作出 报告。（3）编制若干种标准的契约书格式，以提高供货或采购契约 缔结的效率，避免签约时的失误。（4）对样品按各种规格、型号与形状，进行分类整理，便于 采购计划的制订、预算的编制，以及订购与验收。（5）对交易伙伴前来参观，以及对本企业供应设施、机械和 操作方法进行研究，应予以接待。（6）订购预算，以及与供应商有关的各种通报，必须尽可能 转告相关部门。（7）运用订购管理板，对订购事务进行管理。另外，运用订 购管理卡，对订购与接货责任人员进行管理。（8）对采购价格情况进行统计分析，按类别编制报表，以

9、示 明供应商的价格情况，以及各供应商订购成本降低的意义。 第七条物品的保管1对保管物品的仓库设施，包括货架、货柜进行更新改造， 提高物品存放领取的效率，提高仓库面积利用效率，并且对各 种物品进行合理分类，便于取存与有规则地码放。2保管物品的分类，原则上按下列标准进行： （1）印刷物（按通用品、各部科用品，以及功能或性能进行 细分）。（ 2）备品（按通用、特殊进行细分）。（3）低值易耗品（按使用频率细分，或按价格细分）。（4）其他 （ 按容量、重量、体积以及放置场所细分）。 3仓库中货架、货柜等，都得挂上现有物品领用登记卡，对 收发领用量进行登记，并核算其余量，以防止丢失与被盗。 4在物品仓库的事务室中，设置管理板，展示各物品申请需 用量、库存量及需要订购量。5保管物品组，必须经常清理仓库各货架与货柜，及时清理 死货、无用物品及废品，移入统一存放这类物品的指定地点或 场所。6保管物品组必须