完整版信息技术文档管理办法

1、保险股份信息技术文档治理方法第一章总那么第一条 为标准保险股份简称：公司信息技术部技术文档简 称：技术文档归档工作,标准产品开发过程工程文档的治理,更好地利用现有 的技术文档资源,实现技术文档资源共享,保证各类工程的关键成果和实施经验 得到及时总结和妥善保管,特制定本方法.第二条 为了更好地进行技术文档治理,信息技术部应指定一名文档治理 员,专门标准治理文档的调阅、归档,并实施严格的文档分类限制和登记制度. 对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的限制和治理.第三条技术文档按存储介质分大体可分为电子文档和纸质文档,分别采用 不同的治理方式.技术文档按性质分大体可分为：行政治理文档、技术治理

2、文档、 商务类文档、工程技术文档、生产系统相关文档、程序文档、数据文档和其它.第四条文档的保密和平安根据文档平安治理需要,大致可划分为四个保密级别：一I级：具有极高的保密需求,部门指定文档治理员负责.二R级：具有比较高的保密需求,部门只允许某个团队或少局部人具 有操作权限.三加级：限制性保密需求文档,只允许部门内部操作使用,如因工作 和业务需要,须经过严格地审批程序才能外发的文档.四IV级：一般保密性文档,正常业务流转文档及一般审批流转文档.第二章文档的治理要求第五条技术文档治理总体要求如下：一制度完备.部门应建立健全适宜的信息技术文档治理方法,以维护 档案的完整与平安.二科学分类.部门应积极

3、地将科学的治理手段引入档案治理工作.部 门应立足实际,可在文件分类、编号方式等方面进行创新,以提升 工作的效率.三按时移交.部门各成员应定期每月主动地将相关技术文档移交 部门文档治理员,同时还应保证移交文档的质量.四限制权限.对于上级主管部门、监管部门以及本部门文件,除绝密 级和规定不准调阅、翻印、复印外,按规定经部门负责人批准后可 以进行调阅、翻印.调阅、翻印或复印机密文件应经部门负责人及 运营总监批准前方可进行调阅、翻印.五专人负责.信息技术部文档将由部门文档治理员负责文档的调阅和 归档工作.在发生调阅过程时,文档治理员负责统一翻印标有密级 的文件,同时记录翻印的机构或部门、日期、份数和印

4、发范围.翻 印的文件将视同正式文件治理.六统一存放.文件将统一按?信息技术文档归档目录结构?见附件一规定的目录结构存放第六条 电子文档治理内容按大类分,可以分为部门治理类电子文档、开发 类电子文档、运行类电子文档.一部门治理文档：部门各类行政及技术治理文档、工程商务类电子文档、工程立项期所需电子文档等.二开发电子文档：包括工程开发期所需电子文档和相关过程治理文档；三运行电子文档：工程投产期上线所需电子文档、工程运行期电子文档、系统备份文档、效劳器配置文件、数据库配置文档、网络 参数配置文档；其中,工程商务类电子文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、 保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报

5、、合同审核表、印章使用 申请单、付款记录表、到货确认书、验货确认书,及其它商务文档；立 项期所需电子文档有需求、立项签报、工程开发方案、财务预算表、业 务可行性分析报告、技术方案,及其它补充文档；工程开发期所需电子 文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、源代码、 系统环境光盘、工程开发进度周报、测试记录及测试报告单元测试、 业务联测、压力测试及其它补充文档；工程投产期上线所需电子 文档有用户使用手册、技术运维手册安装手册、投产系统配置文档、故障处理及应急方案、技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报, 及其它相关文档；工程运行期文档有故障处理跟踪单、数据权限变更中 请单、系统日

6、常巡检报告,及其它文档.第七条电子文档保密级别一I级：业务系统备份数据、数据库数据文档、网络系统数据备份、 部门治理文档等；二R级：需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档和系统 源代码、运维手册、系统更新、故障处理、参数设置等；三加级：技术治理制度、内部治理制度等；四IV级：工程治理文档、开发过程文档等.第八条电子文档归档存放治理一I级平安级别电子文档采用异地备份存放治理.二n级及以下平安级别电子文档统一存放在公司文件效劳器指定目录 或录入文档治理系统,同时预防重复归档和归档遗漏,并进行定期 备份.第九条电子文档查阅治理一I级平安级别根据严格地审批流程才可查阅；二R级平安级别要登陆到相

7、关域,由相应负责人员授权才可查阅；三加级及以下平安级别必须登陆到公司内网才可查阅.如因工作和业 务原因需要借阅,需填写?信息技术文档借阅单?见附件四 第十条电子文档修改和撤销一I级平安级别修改和撤销必须根据严格地审批流程才可进行操作, 并履行严格的登记制度.不允许非负责人修改、撤销.二n级及以下平安级别电子文档的修改和撤销要严格根据资料治理员 要求,由相应负责人员授权或登记才可修改和撤销.三电子文档的权限治理分配第三章纸质文档的治理方法第十一条 纸质文档治理内容按大类分,可以分为部门治理类纸质文档、开 发类纸质文档、运行类纸质文档.一部门治理类纸质文档：部门各类行政及技术治理文档、工程立项期

8、所需纸质文档、工程商务类纸质文档等.二开发类纸质文档：包括工程开发期所需纸质文档等；三运行类纸质文档：工程投产期上线所需纸质文档、工程运行期 所需纸质文档等；其中,工程商务类纸质文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、 保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用 申请单、到货确认书、验货确认书,及其它商务文档；立项期所需纸质 文档有立项签报包含工程开发方案、财务预算表、业务可行性分析报 告、技术方案,及其它补充文档；工程开发期所需纸质文档有测试报 告单元测试、业务联测、压力测试及其它补充文档；工程投产期上 线所需纸质文档有技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报,及 其它

9、相关文档；工程运行期纸质文档有故障处理跟踪单、数据权限变更 申请单、系统日常巡检报告,及其它相关文档.第十二条纸质文档保密级别一I级：各种工程商务类文档、各类软件授权许可、各类签报、部门联系单等;二R级：各类工程立项、开发和运行类文档、各种技术类文档等；三田级：部门内部学习、培训用书及相关光盘资料、各类行政文档等.第十三条纸质文档归档存放治理各级别文档经由部门指定的文档治理员负责归档、整理、存放.第十四条 纸质文档文档查阅权限I级、R级文档必须履行查阅登记流程,需填写?信息技术文档借阅单?见附件四,经过部门负责人审核后才可查阅.查阅后应及时登记归还.第十五条纸质文档修改和撤销一I级文档的修改和

10、撤消必须经过部门负责人和运营总监审批后才能执行相关操作；二n级及m级平安级别文档的修改和撤销由部门文档治理员授权或登记后才可修改和撤销.第四章工程文档治理第十六条工程文档归档一工程经理必须在工程开发过程中,重视工程文档的建立、整理、保 存,并保证工程归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性.二部门文档治理员在文档治理效劳器上生成文档存放目录,并分配相 应权限.工程经理或有关人员按文档命名要求定期负责将工程文档提交给文档治理员.文档治理员审核后上传至文档治理效劳器三部门负责人应会同文档治理员定期每季度检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名标准等.第十七条工程文档调阅一公司内部人员因工作需要调阅文

11、档,必须由借阅人填写?信息技术 文档借阅单?见附件四,经所在部门经理批准后提交给信息技术 部文档治理员,经由信息技术部审核后,开放调阅权限.二合作公司人员因工作需要调阅文档,必须由工程经理填写?信息技术文档借阅单?见附件四,经信息技术部审核同意后,开放调阅 权限.三调阅的权限统一设置为：只读如属于电子文档.四对于电子文档的权限开放应设置期限,到期后,调阅人的权限将被 关闭.五对于纸质文档的调阅,相关人员应在借阅期内及时归还.如需延期 借阅,需重新办理相关手续.第十八条 工程文档编集一工程经理应在工程实施全过程中注意组织好工程文档的收集和整理,在工程组正式解散之前根本完成文档编集工作.工程进入收

12、尾 阶段,工程经理应主动发起工程文档的集中归档工作.工程经理应 负责将编制好的?工程文档归档范围?见附件二和?工程文档清 单?见附件三,以电子方式提交部门经理审核.二根据工程生命周期的通用治理流程,工程文档应参照?工程文档归档范围?见附件二所确定类型和范围进行归档.假设有未列入该消 单的工程文档,也可视其存档价值纳入归档范围.三工程经理应事先确认工程文档的密级.密级定义方式参见?工程文 档归档清单?见附件三备注说明.四工程文档保存方式分为电子和纸质,原那么上应以电子方式保存.五电子文件应尽量转换成PDF格式,统一设置为“不能修改模式, 并视需要设置为“不能打印模式,应保证相关电子文档无病毒感

13、染.六涉密文件、商务合同与凭证,或其它必须以纸质方式保存的文件应 在封页的明显位置标注文件编号,同?工程文档归档清单?见附件 三中登记的编号一一对应.涉密文件应在文件编号旁同时标注文 件密级.七工程经理在正式归档前应做好工程文档的备份保存.工程文档编集 完成的产出包括：填写完整的?工程文档归档范围?见附件二、?工程文档清单?见附件三以及与清单一一对应的各类电子文档 和纸质文档实体.八?工程文档归档范围?见附件二用于反映工程文档治理的标准性, 审核侧重于检查工程治理各阶段文档记录是否完整,假设有“必选 文档未提交的,其说明理由是否合理、充分.?工程文档归档清单?见附件三用于反映工程文档编集的完整

14、性,审核侧重于检查清 单所列文件是否按?工程文档归档范围?见附件二中已承诺内容 编集在案.九部门文档治理员应按?工程文档归档清单?见附件三对工程文档进行清点,核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档,并视 作该工程归档工作的完成.假设发现有关清单和文档不符合归档标准 要求的,部门文档治理员有权要求工程经理对文档重新进行编制和 完善,直至符合归档标准.十部门文档治理员代表部门对工程文档实施统一保管,并负责定期进 行刻盘备份,保证归档工程文档的平安可靠.第五章附那么第十九条本治理方法由信息技术部负责解释和指导第二十条本治理方法自下发之日起实施.附件信息技术文档归档目录结构一级目录二级目录三级目录

15、权限人电子文档归档目录结构部门治理文档行政治理文档部门技术治理文档部门商务类文档合同及附件部门、相应经办人招标书部门、相应经办人应标书部门、相应经办人评分表部门、相应经办人保密协议部门、相应经办人谈判会议纪要部门、相应经办人商务结果确认签报部门、相应经办人合同审核表部门、相应经办人印章使用申请单部门、相应经办人付款记录表部门、相应经办人到货确认书部门、相应经办人验货确认书部门、相应经办人其它部门、相应经办人立项期电子文档需求部门、相应经办人立项签报部门、相应经办人工程开发方案部门、相应经办人财务预算表部门、相应经办人业务可行性分析报告部门、相应经办人技术方案部门、相应经办人其它部门、相应经办人

16、工程开发技术文档需求规格说明书部门、工程组概要设计说明书部门、工程组详细设计说明书部门、工程组源代码部门、工程组系统环境光盘部门、工程组工程开发进度周报部门、工程组测试记录及测试报告单元测试部门、工程经理、运维组业务联测部门、工程经理、运维组压力测试部门、工程经理、运维组其它部门、工程经理、运维组生产系统运行文档工程投产期电子文档用户使用手册部门、工程经理、运维组安装手册部门、工程经理、运维组技术运维手册部门、工程经理、运维组投产系统配置文档部门、工程经理、运维组故障处理及应急方案部门、工程经理、运维组技术验收报告部门、工程经理、运维组业务验收报告部门、工程经理、运维组投产请示签报部门、工程经

17、理、运维组其它部门、工程经理、运维组工程运行期电子文档生产系统问题部门、相应经办人故障处理跟踪单部门、相应经办人数据权限变更申请单部门、相应经办人系统日常巡检报告部门、相应经办人其它部门、相应经办人程序文档部门、工程经理、运维组数据文档系统备份文档部门、运维组效劳器配置文件部门、运维组数据库配置文档部门、运维组网络参数配置文档部门、运维组纸质文档归档目录结构部门治理文档行政治理文档部门技术治理文档部门商务类文档合同及附件部门、相应经办人招标书部门、相应经办人应标书部门、相应经办人评分表部门、相应经办人保密协议部门、相应经办人谈判会议纪要部门、相应经办人商务结果确认签报部门、相应经办人合同审核表

18、部门、相应经办人印章使用申请单部门、相应经办人到货确认书部门、相应经办人验货确认书部门、相应经办人其它部门、相应经办人立项期电子文档立项签报部门、相应经办人工程开发方案部门、相应经办人财务预算表部门、相应经办人业务可行性分析报告部门、相应经办人技术方案部门、相应经办人其它部门、相应经办人工程开发技术文档测试记录及测试报告单元测试部门、工程经理、运维组业务联测部门、工程经理、运维组压力测试部门、工程经理、运维组其它部门、工程经理、运维组生产系统运行文档工程投产期电子文档技术验收报告部门、工程经理、运维组业务验收报告部门、工程经理、运维组投产请示签报部门、工程经理、运维组其它部门、工程经理、运维组

19、工程运行期电子文档故障处理跟踪单部门、相应经办人数据权限变更申请单部门、相应经办人系统日常巡检报告部门、相应经办人其它部门、相应经办人信息技术文档归档命名标准工程命名规那么工程编号格式： NN -XX.YY其中：NN-工程简称XX-分期实施序列YY-补充版本号文档类型FPDF文档WWord文档EExcel文档MMS Project文档PPowerPoint文档VVisio文档H硬拷贝O其它 工程文档命名工程文档命名格式：工程代码-文档分类名-文档名-F-NN其中：F-文档类型NN-文档编号,01至99,可选如：TR01-压力测试-压力测13t报告-D-01 表示TR工程一期压力测试局部的压 力

20、测试报告,PDF文档,第一局部.会议纪要命名工程会议：工程编号 -会议纪要-YYYYMMDD-NN(Description) 如：TR01-会议纪要-20060304-01(征求意见稿)附件工程文档归档范围分类序 号文件内容媒质工程 技术类工程 必选咨询 治理类工程 必选已提交项及未提交项的备注说明一、立项立项申请：向上级领导或部门申请立项 使用的请示、签报等文件.应包含有美 正、技术可行性分析 和工程预算申请 可 另附独立文件.纸/电VV立项批复：上级领导或1FB门准许立项的 批示、回复等文件.纸/电VV二、商务供方选择：根据工程立项批复的米购范围,在供方选择过程中产生的 招/投标文件、或

21、竞争性谈判记录、或询价结果、或延续唯纸/电VV一性米购说明等文件以及相具备评审结论性质的文件.合同：根据供方选择结果,对外签订的正式 有效的合同、契约.根据需要,可另附或 有的合同关键条款的 争议调解记录、任何已 生效的合同变更、合同违约情况及处理 情况 记录.纸/电VV付款记录：有效的支付申请书复印件备注：原件交由财务部支付之用.纸/电VV商务函件：与供方的往来的 重要公函.纸/电三、启动 与规划工程组构成：工程组的组织结构、人员任命、 责任分派电子VV工程制度：工程组的 重要章程、日常治理制 度、沟通方案电子启动会材料：工程启动会Kick-Off 材料 或纪要电子工程范围：包含工程论证、广

22、品描述、引父 付成果、工程目标本钱、进度、质量等 内容的工程范围说明书,以及基于工程范围 说明书的 工作分解结构 WB$.电子V7V7工程名称:工程经理:技术方案：为实现工程预期的产品、效劳或 其他结果而制定的总体设计方案、以及各子 模块的详细设计方案.电子VV实施方案：包含工程各项任务/活动、进度 方案、关键里程碑、负责人员及资源、经费 投入等的 工程实施方案 .建议采用 MS Project 形式电子VV质量方案：描述工程用以实施质量治理的组织结构、责任、程序、过程和资源的 工程质量方案 以及工程产出的产品或效劳必须达至U的质量标准电子风险分析：包含工程实施过程中的 风险点识 别、风险定性

23、/定量分析、风险应对方案电子V四、执行 与限制工程进度报告：记录工程进度情况的 工程简 作为向有美治理部门汇报工程工作的依据,以便及时发现和处理工程过程中出现的 问题的文件.电子工程记录：记载工程过程中的关键里程碑、重大事项、关键问题决策及处理的纪事录.电子VV会议纪要：工程期间对包含重大决策、任务安排、工程变更进行讨论的 会议记录.电子VV往来函件：与其他部门、分支机构或外部监 管部门的往来联系单、通知、公函.纸/电V绩效报告：将工程方案与工作结果比对,对 偏差、趋势、原因及建议举措进行分析的 项 目绩效报告.电子变更请求：对规划阶段制定的工程范围、技 术方案、实施方案、质量方案、风险应对计

24、 划以及工程预算等提出的已获批准的2M请求.纸/电变更结果：变更后的工程范围、技术方案、 实施方案、质量方案、风险应对方案以及项 目预算等.电子五、收尾工程验收：最终用户或甲方对工程产出的产 品、效劳等结果以及可交付成果表示认可的 工程验收报告.根据工程性质,确定是否 需要审计部门出具验收意见纸/电V关键交付成果：合同或工程范围说明书中明确列出的文档化的交付成果 例如,安装手 册、操作手册、用户手册等,以及非文档 化交付成果的交付情况说明.纸/电V7V7工程总结报告：对于工程实际取得结果、 可 交付物的实现情况的分析、鉴定, 以及工程 实施中获取的经验和教训等结论性文档.纸/电成员绩效评价：工

25、程经理对工程组成员参与 工程实施工作的绩效评价数量、质量、团 队合作等.纸/电工程介绍演示材料： 工程总结阶段介绍工程 成果、效益和实施经验的 演示材料.电子工程成果宣传资料： 宣传工程成果、效益和 实施经验的内外 宣传资料和相关图义首像 资料.纸/电六、其他参考文档：工程过程中收集和整理的对工程 实施有直接影响的重要文件资料.纸/电厂商技术资料：由厂商提供的,与工程实施 后密切关系的产品或效劳的重要技术细节 资料.纸/电部门负责人归档审核意见可使用带电子签名的邮件回复备注: 1、已提交的工程文档请在“已提交项及备注说明 一栏打勾,未提交的“必选文档请在该栏说明未提交原因.2、?工程文档归档范围? 应同?工程文档归档清单? 一并提交部门负责人审核,