文件信息系统管理流程图

1、文件修订记录修订日期版本修订章节修订容摘要修订者文件评审审批栏营销部/技术中心/品保部/企管中心/项目部/基地/采购部/开发部/注塑部/经营管理部/工艺工程部/三角牌部/人力行政部/质保中心/总装部/计划物流部/品管部/财务部/拟定/编制审核批准在胜1、概述本流程对文件信息系统管理的全过程进行了描述，涉及从部文件编制及表单设计更新、外来 文件接收及顾客要求的记录、审批、编号、发放、执行及日常管理、归档管理、过期销毁及过期 保留、更改借阅、设计与优化、培训与推行、评估与生命管理周期的容。2、目的通过规文件信息系统管理的全过程的容，以期为全公司文件信息系统管理活动提供参考标准，促进文件信息系统管理

2、活动在公司的有序推行。3、术语名称定义无4、流程围流程起点部文件编制及表单设计更新、外来义件接收及顾客要求的记录流程终点数据库输入文件编制及表单设计更新、外来义件接收及顾客要求输出文件、表单记录5、流程绩效指标活动编码活动名称绩效指标备注-文件信息系统管理文件受控举文件记录清单更新顾客文件及时评审率顾客文件传送时间管控-记录填写抽查符合率所有部门执行情况6、角色与职责角色名称职责总经理、董事长1）负责手册、程序文件的批准，文件记录的销毁或保留批准。所有部门1）负责除手册、程序文件以外的其它文件、表单审批；2）负责经手的外来义件审批及是否转化部文件；3）负责日常运行的执行及管理；4）负责不适合头

3、际情况的文件修改申请提出；5）负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出。经营管理部1）负责手册、程序文件的主导编制及审批；2）负责经手的外来义件审批及是否转化部文件；3）负责日常运行的执行及管理监督检查；4）决责/、适合实际情况的文件修改申请审批；5）负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出及各部门的提出审批；6）文件记录的归档。7、流程图文件信息系统管理流程总经理董事长经营管理部、技术中心营销部、采购部、质保中心、计划物流部、人力行政部、生产基地、财务部、审计部备注制编录记件文、 批审理管录斗文田保深与毁销01内部文件编 制及表单设 计更新发放文件作废与销毁作废保留作废销毁020

4、1外来文件接 收及顾客要 求的记录内部文件编制及表单设*计更新A 执行日常管理记录表单保存文件借阅更改申请-No1011J .13A 实施文件更改16作废销毁070817作废保留手册、程序文件由 总经理或董事长批 准；其它文件、表 单由分管负责人审 批；外来文件由分 管负责人审批及是 否转化内部文件8、流程说明活动 编码活动名称活动容角色输入输出01部文件编制及 表单设计更新体系办组织人员编写质量 手册、程序义件及相 关记录表单；各部门组织人员编制第三层 次文件及相关记录表单。所有部门标准、客户要 求、法律法规、 自身要求质量手册程序义件 及表单三层次义件及 表单02外来义件接收 及顾客要求的

5、 记录外来义件由文件对口管理部 门接收并填写外来义件登 记表。所有部门标准、客户要 求、法律法规、 自身要求外来义件一 览表03编号各部门负责第三层次文件及 相关记录表单的编号，手册、 程序文件及相关记录表单由 经营管理部编号。经营管理部主 导、所有部门 参与文件、表单编号的文件、 表单04是否转化外来文件由分管领导决定是 否转化为本公司文件。各部门负责 人、总经理、 董事长外来义件外来义件或转 化的部文件05审批手册、程序文件由经营管理 部审核，总经理或董事长批 准；其它文件、表单由分管 负责人审批；外来义件由分 管负责人审批及是否转化部 文件。各部门负责 人、总经理、 董事长各类文件、表

6、单文件、表单记 录06发放文件的发放由文控按文件发 放围发放，发放围应确保每 个使用场所都能得到适用文 件的肩关版本。经营管理部、 技术中心各类文件、表 单文件发放回收 记录表07执行日常管理文件表单的培训、运行、监 督。经营管理部主 导、所宿相关 部门参与文件、表单相关记录08记录表单保存记录由各主管部门的管理人 员进行收集，按记录的分类 进行编目，按产生的顺序整 理成册并加封面，封面上注 明记录容，如名称代号、日所有部门表单记录记小 见表活动 编码活动名称活动容角色输入输出期、保存期限等。09归档管理发放接收后，发放接收部门 应将受控义件列入记录；需归档的文件交文件管理员 填写受控义件清单

7、，并 分类编目加以标识归档保 存。光盘或软盘贮存的文件 也应进行标识。所肩相关部门文件名录受控义件清 单10文件借阅记录表单查阅、借用由查阅人向记录管理人员说 明理由，查阅人在记录存放 点进行查阅。在合同有要求 时，记录可提供给顾客及其 代理人查阅。经文件管理员 同意后，方可借用。所肩相关部门文件借阅登记 表文件借阅登记 表11更改申请文件需要更改时，由申请人 填写文件更改申请/通知 单。所肩相关部门文件更改中 请/通知单及 需要更改的文 件文件更改中 请/通知单12审批由原文件批准人/部门审批， 若原文件批准人/部门职能 转移或撤消，由现在主管该 项职能的领导/部门批准。各部门负责 人、总经

8、理、 董事长文件、表单更 改申请/通知单审批同意的更 改申请/通知 单及修改后的 文件13实施文件更改需划改的文件，由文件管理 员在原文件上直接进行划 改，并注明更改标记。经营管理部主 导、所宿相关 部门参与需要修改的文 件、表单文件更改台账 及更改后的文 件14文件作废与销 毁作废文件由文控按文件发 放回收记录表的发放围， 从现场收回作废文件，并加 盖“作废”章以防误用。所有部门过期的文件记 录清单文件制i更改/废除申请通 知单15审批每隔二年对文件记录进仃, 次清理核销，由义件管理员 提出过期文件，由原文件审 批部门或分管领导审批。各部门负责 人、总经理、 董事长过期的文件记 录清单文件/

9、记录销 毁（批复）中 请单活动 编码活动名称活动容角色输入输出16作废销毁需销毁的作废文件，三销 毁。文档管控人员需销毁的作废 文件销毁记录17作废保留需保留的作废文件，应在文 件（记录）作废销毁申请单 注明，由文件管理员加盖“保 留”章方可留用。（或原版 留存一年后销毁）文档管控人员需保留的作废 文件注明的文件 （记录）作废 销毁申请单 及保留文件9、支持文件厅P文件名称文件编号1文件记录控制程序无10、相关流程及接口上层流程无前端流程无后端流程无11、记录的保存记录名称移交责任人保仔口任人保存场所归档时间保存期限到期处理方式文件受控中 ifbk体系办档案室3年更新受控文件清 单体系办档案室

10、质里记录 览表体系办档案室外来义件一览表体系办档案室文件制订更 改/废除中 请通知单体系办档案室文件发放回 收记录表体系办档案室文件/记录 销毁（批复） 申请单体系办档案室文件增补中请单体系办档案室文件借阅/ 复制记录体系办档案室文件更改台 账体系办档案室联络函体系办档案室质量记录表 单样册体系办档案室12、补充与说明无13、附件13.1 文件编码规则：13.1.1 公文分类：ZD:规章制度简称；CW呈文简称；JY:会议纪要简称；BW部门文件简称;RM任命书。如：MY-RM-08001-201而命书为：口5洋任命书 2017年8月份001号13.1.2 公司代码：MY公司简称；CQMY鸣洋；D

11、ZMY定州鸣洋；NJMC鸣创；涿州鸣洋ZZMY13.1.3公司部门代码:序号大部门子部门代码英文全称1董事长CHDChairman2审计监察部ASDAudit andsupervision3总经理GMDGeneral manager4常务副总DMDDeputy managingdirector5营销部MADMarketingDepartment6企管中心EMCEnterprisemanagementcenter7企管中心计划物流部PLDPlanninglogisticsdepartment8采购部PUDPurchasingdepartment9经营管理部OSDOperating systemd

12、epartment10人力行政部HADHumanadministrativedepartment序号大部门子部门代码英文全称20生产基础注塑车间IMWInjection moldingworkshop21三角牌车间TWDTriangle workshop22总装车间AWDAssembly workshop23生产基地NJMYNanjing MY24生产基地生产设备科NJMY-PEDProduction equipmentdepartment25技术质量科NJMY-TQDTechnical qualitydivision26销售物流科NJMY-SLDSales logisticsdivision

13、27综合科NJMY-GDDGeneral department28定州生产基地DZMYDingzhou MY29定州生产基地生产设备科DZMY-PEDProduction equipmentdepartment11技术中心TCDTechnology center12技术中心项目部PDDProjectdepartment13开发部R&DResearch and development14工艺工程部PEDProcessengineering15质保中心QACQuality assurancecenter16质保中心品管部QCDQuality controldepartment17品保部QA

14、DQuality assurancedepartment18财务部FIDFinance dept19生产基础CQMYChongqing MY30技术质量科DZMY-TQDTechnical qualitydivision31销售物流科DZMY-SLDSales logisticsdivision32综合科DZMY-GDDGeneral department33涿州生产基地ZZMYZhuozhou MY34涿州生产基地生产设备科ZZMY-PEDProduction equipmentdepartment35技术质量科ZZMY-TQDTechnical qualitydivision36销售物流科

15、ZZMY-SLDSales logisticsdivision37综合科ZZMY-GDDGeneral department13.1.4体系文件的编码规则:体系文件的编码说明序号名称编号格式说明1管理手册MY-QM-01MY表示鸣洋，QM表示管理手册；本公司管理手 册整合了，质量、环境等管理一体化手册2流程程序文件MY-QP-001流程程序文件编号：公司简称-QPXX流水号QP01:一级流程；QP02二级流程；QP03二级流程；3指导性文件MY-WI-001MY-ZD-001指导类文件分为：ZD规章制度简称；WI：管理办 法或规定；管理制度参照公文编号分类；技术类参 考第5项要求4记录表格MY

16、-QP-01-F1 A0记录表格的格式编号由生成文件应记录的原文件 编号后加力口 “ - ”加“F序号”及版本号组成。如文件“ MY-QP-01'产生的第1个记录表格编号为 “MY-QP-0OF1 A0技术/规类文件的分类与编写规则厅P文件编码方式1工程图纸产品图零件/模具号为编号BOM零件号为编号装配图零件号为编号2标准工程/技术标准MY-TS-XXX质量标准MY-QS-XXX3成型1Z参数XXX （项目）-模号-机台号-XXX4CP空制计划XXX （项目）-CP-XXX5过程流程图XXX （项目）-FC-XXX6D/FMEA（失效模式分析）XXX （项目）-DFMEA-XXXXXX （项目）-PFMEA-XXX7作业指导书生产操作XXX （项目）-WI-XXX检验操作XXX （项目）-QC-XXX包装力条XXX （项目）-PA-XXX仪器设备WI-WP-XXX机械操作WI-WM-XXX设备保