东莞移动传输工程材料管理办法

1、东莞移动传送网工程物料管理办法目录第一章总则 (2第1条目的 (2第2条适用范围 (2第3条组织架构 (2第二章材料订购 (2第4条统一材料的名称 (2第5条使用材料品牌、型号的确定 (3第6条合同谈判 (3第7条材料订购数量的确定 (3第8条材料分批订购计划 (3第9条材料订购流程要求 (3第三章材料入库 (3第10条正式入库材料管理 (3第11条虚拟入库材料管理 (4第四章材料出库 (6第12条使用申请的时间要求 (6第13条材料领取人员的要求 (6第14条申请表的填写及要求; (6第15条申请的审核流程要求; (6第五章材料使用 (7第16条材料保管的要求 (7第17条材料的使用管理 (

2、8第六章材料的验收管理 (9第18条材料验收管理 (10第19条材料损耗统计; (10第20条余料回收管理 (10第七章材料的商务付款 (10第21条付款的流程要求 (10第八章材料管理考核 (11第22条施工单位的管理考核办法 (11第23条材料厂商的管理考核办法 (11第九章附则 (11第一章总则第1条目的为了加强东莞移动分公司传送网工程材料管理,理顺材料管理的各环节,保证传送网工程材料的质量和安全。依据东莞移动工程手册传输分册,结合工程实际情况,特制定本管理办法。第2条适用范围适用于东莞移动分公司传送网工程室各专业工程材料的管理。第3条组织架构传送网工程材料管理小组由工程管理中心传送网工

3、程室经理担任组长,各专业负责人牵头各自专业的材料管理工作,监理单位、施工单位、设计单位以及材料厂家相关人员为小组成员,各成员须按管理办法的要求进行操作。材料管理小组成员须保持一定的稳定性,各合作单位均须指定材料管理小组人员,做到责任明确:对于库存材料,各合作单位原则上须由东莞项目部本专业的负责人担任材料管理小组成员,并指定一名授权代表作为备角;该材料管理员将代表该合作单位,参与材料管理相关工作(包括该单位材料申请审批、领料申请、入库领料、材料质量检查等,各合作单位须对其授权的材料管理员的行为负责。对于虚拟入库材料,各合作单位原则上须由东莞项目部本专业的负责人担任材料管理小组成员,并指定一名授权

4、代表作为备角;该材料管理员将代表该合作单位,参与材料管理相关工作(包括该单位材料申请审批、接收直达现场材料、检查材料质量、核对材料数量等,各合作单位须对其授权的材料管理员的行为负责。严禁非材料管理员在未经工程管理中心专业负责人同意的情况下,越权审批、领料及收货等行为。第二章材料订购第4条统一材料的名称为方便材料的统计及管理,有必要由建设单位制定统一的材料名称,在材料流通的各环节,材料厂家、施工单位、后勤仓库等相关单位部门使用统一的命名,不得使用其它名称。第5条使用材料品牌、型号的确定现阶段属我司提供的材料主要有:传送网SDH设备、综合机柜、ODF架、DDF 架、电源列头柜、开关电源、电池组、防

5、雷器、路由器、电源线、尾纤、走线架、光缆、接头盒、PE子管、PVC管、井圈井盖,以上材料除井圈井盖由我分公司直接进行采购外,其余材料均由集团公司及省公司集中采购。第6条材料订购数量的确定根据本期工程建设的总体工程量由设计单位负责统计确定工程需求总量,监理单位核实库存总量,最后得出本期工程需要订购量。第7条谈判及合同签订工程管理中心根据省公司下发的建设建设任务书,统计工程材料需求,提出谈判申请,主管领导审批同意后,由综合部组织相关部门召开采购谈判会议,谈判结果形成谈判会议纪要,提交决策委员会审批,工程管理中心根据决策会议纪要进行材料合同签订及订购工作。具体流程详见公司相关的采购谈判流程。第8条材

6、料分批订购计划根据本期工程需要订购量,结合工程进度需求,由工程管理中心统一制订年度材料的分批订购计划。第9条材料订购流程要求材料订购流程按公司的内部流程操作。第三章材料入库第10条正式入库材料到货管理传送网SDH设备、综合机柜、ODF架、DDF架、电源列头柜、开关电源、电池组、防雷器、路由器、电源线、尾纤、走线架、光缆等由于是从厂家直接送至我公司指定仓库进行管理,故统一纳入正式入库材料管理。10.1、材料质量的检验领料单位在领料时对所领取的材料进行开箱检验,包括检查材料外观、设备配置、出厂许可证、检验报告,发现问题及时反馈仓管人员,由后勤中心统一要求厂家更换处理。10.2、材料数量的核对由后勤

7、仓库管理人员在入库前根据材料购销合同核对到货数量。10.3、LIS系统的填写对正式入库材料,由后勤材料管理人员根据我司与材料厂家签订的合同及到货清单在二个工作日内进行填写。第11条虚拟入库材料到货管理PE子管、PVC管、井圈井盖等材料由厂家直接送至我公司指定现场工地,故统一纳入虚拟入库材料管理。11.1、材料质量、数量的检验该部分材料质量及数量的管理由工程管理中心、监理单位及施工单位三方共同负责,施工单位及监理单位应安排专人负责材料的签收工作,工程管理中心在三个工作日内负责核实确认工作,材料签收人的要求参见第11.3条;现场签收人员根据购销合同、设计要求等检查材料外观、到货数量、材料“三证”是

8、否齐全等,同时对到货的材料应进行现场的强度、厚度及柔韧性等常规项目的检验。11.2、到货货单要求到货货单不得少于一式四份,其中建设、监理、施工单位各一份(建设单位保留结算联、监理单位保留核对联、施工单位保留到货联,其余均交由厂家留底;货单应整洁、齐全、准确,不得出现涂抹、错漏,否则要求更换货单。11.3、材料签收人员要求施工单位及监理单位负责现场材料签收的人员应安排专人负责,相关人员需在工程开工前上报建设单位审核备案。若中途需更换材料签收人,必须提前报建设单位并经得同意后才能更换。任何未经建设单位同意备案的人员,无权对材料到货单进行签收,并视为无效。11.4、LIS系统的填写虚拟入库材料由于到

9、货时间不固定,到货周期较长,且同一合同到货次数多,不利于LIS系统的填写,故为方便系统填写,针对该部分材料,统一由监理单位根据每批到货情况进行直发现场统计表的填写。直发现场统计表需每天上午9:00前由监理单位填写发送工程管理中心,填写信息必须与货单信息一一对应。工程管理中心将直发现场统计表发送后勤部门,由后勤部门负责LIS系统的填写;第12条工程材料零库存管理:为了给传送网工程的建设提供良好的支持,同时尽可能的减少仓库存储压力,工程材料采用按需分批到货的管理方式。12.1到货需求统计入库材料采用定期分批到货的方式。每批需到货的设备/材料数量将由工程管理中心指定的监理公司负责统计。需求统计采用由

10、下及上的统计方式,各施工单位先根据工程进展情况,统计各自领用及手中剩余材料,提交监理公司。监理公司汇总各施工单位的统计数据、查询仓库库存情况,根据工程计划,确定下一阶段的工程设备/材料到货数量,上报工程管理中心。虚拟入库材料滚动分批到货的方式。在工程建设过程中,各施工单位应每天统计管理好自身领用材料的剩余情况,如有材料领用需求,需提前三个工作日上报监理公司,监理公司负责核对采购合同及未到货材料数量,统计需申请发货材料的数量,上报工程管理中心。12.2发货及接收对入库材料的发货申请,工程管理中心审核通过后,向供应商发送发货通知书,供应商提供材料到货服务。对虚拟入库材料的发货申请,经工程管理中心审

11、核通过后,监理公司直接向供应商发送发货通知书,供应商提供材料到货服务。12.3库存材料管理对于库存材料,工程管理中心各专业组需定期(一般为一个月,在月报中反映材料库存情况统计各项材料的库存及使用情况,以免出现库存压力过大或材料短缺的情况,具体统计工作有指定的监理公司执行。第四章材料出库第13条材料申请的时间要求施工单位根据工程建设实际情况提前三个工作日向监理单位提出申请,监理单位及建设单位根据实际情况在一个工作日内进行审批,为了提高效率,对于非频繁需求的设备/材料,原则上各施工单位二周申请一次,时间在单周周一上午。第14条材料管理员的登记要求各单位必须指定专人负责传送网工程日常材料的申请、领用

12、及签收工作,在工程开工前一周时间内,各单位将负责材料领取人员的姓名及身份证复印件上交工程管理中心审核,经审核批准后,确定为材料管理员,方能进行材料领取及签收工作。原则上,工程管理中心及监理单位一概不受理非材料管理员的材料申请及签收工作。第15条申请的审核流程说明施工单位根据工程需求向监理单位提出申请,监理单位根据施工单位的申请,结合前期材料库存及建设需求对申请的数量、用途的合理性进行初步审核;监理单位审核后,提交建设单位项目负责人进行审核,对正式入库材料由工程管理中心开具“领料单”由施工单位到仓库进行领料,对虚拟入库材料,材料申请单经工程管理中心审核通过后由监理单位直接传真给材料厂家要求送货。

13、第16条申请表的填写及要求施工单位根据工程实际需要,以材料申请表格的形式进行材料申请,申请表必须注明监理、施工单位联系人、联系电话及材料用途。16.1、正式入库材料申请要求施工单位每次申请领取材料时需要填写传送网工程领料申请表;经监理单位审核后,到建设单位处填写领料单,并在系统上登记;到仓库领取材料后必须立即先以电话的形式向监理单位如实汇报实际领取的数量;同时在当晚将传送网工程领料反馈表以邮件形式将实际领料情况反馈给监理单位,以方便监理单位实时、准确统计仓库的库存。16.2、虚拟入库材料申请施工单位根据建设需要,将传送网工程领料申请表以传真的形式发送至监理单位处审核。监理单位审核后,传真到材料

14、生产厂家,要求厂家发货。材料厂家根据材料申请表按指定到货地点、到货时间进行送货。第五章材料使用第17条材料保管的要求领料单位从仓库领出材料后,或在现场签收材料后,相应的材料保管及安全责任由领料单位承担。因此领料单位必须对材料做好二次库存的管理工作,保证材料的安全及性能。17.1、材料保管仓库的要求仓库必须符合通信材料的存放要求,有足够空间,具备材料分类存放条件,配备防火、防盗、防潮、防损等设施,主要要求如下:仓库应选在办事处附近且交通方便的位置,便于材料进出仓库的装卸操作和平时管理。仓库必须保证有足够大的空间,具备材料分类存放的条件。仓库要求通风防火系统装置齐全。17.2、材料保管仓库的管理要

15、求领料单位的仓库应安排专人负责管理,做好材料的出入库登记及材料的统计工作,材料存放分类有序,做好防盗、防火、防损工作。仓库材料要求有专人负责看管,同时看管人员必须定期检查仓库的环境情况(如消防设施是否已经过期或损坏,室内湿度是否在规定的范围内,仓库的防盗设施是否仍然安全等;领料单位必须建立健全的仓库管理制度,要求仓库材料的出库必须有专人负责审批,出库材料必须注明用途,入库必须有专人负责统计。材料必须分类存放,并摆放整齐,方便日常材料进出搬动和仓库盘点登记;仓库看管人员必须认真做好每一批材料进出仓库的登记工作,确保数据与实物互相对应;材料入库时(包括领料入库和余料废料入库,仓管人员必须开箱确认规

16、格型号和数量后才能进行分类存放及入库登记工作;材料出库时仓管人员必须认真审核领料单的批准人或部门,经确认后才给予领料出库,同时记录好领料人及领料情况(包括材料规格型号、用途杜绝施工人员在没经过上级的批准下私自领料出库的现象;仓库管理人员保持每周做一次材料统计,要求每周四下午将最新材料库存情况和本周材料使用情况汇报给监理单位进行核实, 监理单位将每周汇总后的材料使用情况汇报给建设单位;监理根据施工单位提供的数据和现场材料使用统计情况不定时的抽查仓库材料管理情况,检查仓库环境是否满足建设方的要求,库存与实际使用材料的总和是否与领料数量相符合。第18条材料的使用管理18.1、现场材料管理施工单位按照

17、要求在现场注意材料堆放及保管,严格控制现场材料的使用,监理单位做好现场的巡查工作,及时统计现场材料使用情况。施工单位在现场施工时,施工工具和材料分开堆放,离开现场时要收拾好材料,对于未完成安装但又不方便搬走的材料要做好妥善保管工作,临时堆放在机房内的材料要求施工单位在材料上贴有堆放条,注明工程名单位、材料名称及数量、建设单位、监理及施工相关负责人员和联系方式;施工单位在施工时,对需要裁剪的材料要根据设计要求和现场勘查的实际情况进行裁剪(如光缆、电源线等,降低材料的损耗率,避免浪费;对设计与实际材料使用量不相符合的,要求立即向监理单位反馈,对实际使用材料与设计出入比较大的需要做好设计变更后才能确

18、定材料的使用量;监理单位加强现场巡检工作,及时核查统计施工单位的工程量和实际材料使用情况,防止施工单位虚报工程量和夸大材料使情况。18.2、材料的品牌管理材料的选用必须符合规范、设计要求及上级主管部门的特殊要求;施工、监理单位必须根据建设单位开工前确定的规格、型号,进行材料的申请、领用及使用;施工单位必须严格按指定要求进行材料的使用,切不可发生以次充好、更换材料型号、材料混用等现象,一经发现有以上行为者,我方将进行严厉处罚;监理单位需加强对使用材料类型的管理,从申请、领用、使用各环节进行把控,保证使用材料类型的准确性。18.3、材料统计管理要求施工单位对每个任务节点的设计材料使用情况、实际使用

19、情况、材料损耗情况进行如实记录和统计,并每周向监理单位反馈,监理单位据每周的材料使用反馈数据进行汇总,统计分析仓库的材料库存情况并向建设单位汇报。在验收前,对施工单位的材料实际使用情况和库存情况进行一次全面的清点,确保实际的材料使用情况与设计材料、领用材料的数量与数据统计相符合。18.4、材料库存预警监理单位每周根据反馈数据进行汇总材料并及时更新材料库存情况,结合次月的工程计划和订购材料的到货周期,做好材料预警和订购需求的分析报告提交建设单位,由建设单位决定材料订购工作,避免因为材料订购不及时而影响工程。第19条已使用材料被盗的管理近年材料被盗情况日益严重,不仅影响到传送网网络的安全,同时也影

20、响到工程建设的顺利开展,针对已使用材料被盗的情况,各合作单位必须严格按以下要求进行处理:施工单位在发现已使用的材料被盗,必须第一时间向监理、建设单位汇报;施工单位应在发现材料被盗时,现在向当地公安机关报案,并将报案回执提交监理单位;监理单位在获取被盗信息后的二个工作日内对被盗材料进行核实,并上报建设单位;被盗材料的处理流程详见公司相关管理办法;对于已验收的材料被盗,原则上由维护单位进行处理,特殊情况需经工程管理中心与维护单位协调后,另行委托进行施工;第六章材料的验收管理第20条材料验收管理20.1、MIS转资的系统填写;在每次工程提交验收申请前,监理单位根据核对过的LIS物料系统出库情况,在验

21、收前一周完成MIS转资准备的系统填写,同时做好资产移交申请准备。20.2、材料领用的验收清点;以领用单位为单位,对出库材料的使用情况进行清点,对该单位领用的材料的使用情况进行统计分析。在验收时,由验收小组对施工单位的材料使用情况进行签字确认。第21条材料损耗统计;领料单位每月都必须对当月已安装站点的材料损耗进行统计并反馈给监理单位,监理单位根据平时巡检的记录和周材料统计情况进行核查汇总领料单位的材料损耗反馈情况。第22条余料回收管理领料单位根据余料废料的管理办法流程,提交余料废料回收单给监理单位和建设单位签证确认后,领料单位在建设单位仓库规定的时间内将上月的完成安装站点的余料废料进行分类移交回

22、收,管线专业每三个月回收一次,设备专业每月进行回收。第七章材料的商务付款第23条付款的流程要求材料供应商根据以下要求对材料款进行商务结算:每月19日前根据材料合同及已经到货情况向监理单位进行材料预付款申报,监理单位审核无误后,在20日下午6:00前汇总提交建设单位;每月 15 日前根据已上报的材料预算提交本月付款资料； 付款资料必须含材料购销合同复印件、付款申请书、发票。 第八章 材料管理考核 第24条 24条 施工单位的管理考核办法 参照东莞移动传送网工程施工单位考核管理办法中关于工程材料管理相 关条款执行。 第25条 25条 材料厂商的管理考核办法 25.1、材料质量管理：所提供材料质量符合国家及我公司要求的相关标准，到货 设备（材料）型号、参数与货单要求相符，同时应积极配合采购单位的质量服务 要求； 25.2、材料供货管理：能够按照建设单位的要求及时供货，材料数量准确，同时 送货单据齐全、详尽，无缺漏或涂改现象； 25.3、配合管理：与采购方相关单位配合良好，严格依照采购方要求做好合同、 付款等工作，采购流程运作顺畅，同时配合采购方各类调查、咨询，以及产品改