项目档案管理规范

1、软件项目档案管理细则一、建档目的：为统一规范公司项目文档编号、归档、调档、查阅，特制定本管理制度。二、职责（一）部门职责1、技术安全部为公司项目档案的管理部门，负责对公司的项目档案资料实行统一收集、整理、归档、借阅及增补管理。2、项目立项后项目开发进度受技术安全部进行全程跟踪，直至软件生命周期结束。若出现阶段性资料不完整，则项目不可进入下一阶段，各部门主管负责提供本项目各阶段所需备份的相关资料，档案管理员进行审核，合格的资料将被作为有效文件收录归档，档案管理员有权退回不合格文件至原部门并要求资料提供者进行修改。在交接有效文件时，各部门主管须填写资料归档登记表，并与档案管理员共同签字确认。（项目

2、资料备份登记表详见附件三）3、技术安全部成员须遵纪守法、忠于职守，严格履行公司保密协议和*天鼎项目档案管理细则，保守公司技术、客户信息、档案内容等商业机密。4、技术安全部成员如出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。（二）人员职责：部门职责备注总 助1、负责审查整个项目归档资料的完整性2、负责项目文件查阅、借出、增补的初步审批3、负责监督档案管理员的备档工作销售部主管1、负责项目前期客户资料收集与整理；2、负责审核并移交前期备档阶段的相关文档、编制目录和移交归档3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的客户服务确认单程序部主管1、负责项目前期客户

3、资料、需求的收集与整理；2、负责审核并移交前期备档阶段的相关文档、编制目录和移交归档3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的客户服务确认单美工部主管1、负责项目前期客户资料收集与整理；2、负责审核并移交页面确认单3、负责审核并移交界面设计稿源文件及界面切图源文件4、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的客户服务确认单测试部主管1、负责审核并移交测试资料2、负责审核并移交培训资料3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的客户服务确认单档案管理员1、负责审核各部门提交材料的完整性2、负责项目档案的生成及日常管理（借阅）3、负责项目档案的后期追加补充档案备份员1、协助档案管

4、理员在封装阶段的刻盘2、对项目光盘进行定期版本管理及维护三、项目备份流程:项目档案管理保持与项目开展同步原则，依据项目进度，结合各环节特点，制定项目归档计划。（一）工作流程图：技术安全部档案负责人进行整理归档后期档案动态管理退回原部门修改收集各部门在项目各节点需存档的资料交技术安全部送 达各部门项目负责人填写项目资料归档登记表，技术安全部档案负责人员签字确认。形成档案 建 档根据商务部提供的合同各部门提供项目需存档的资料NY更新档案，重新刻盘刻盘并封装技术安全部检查，清点资料是否完整各部门项目负责人提交用户服务确认单并再次填写项目资料归档登记表，技术安全部档案负责人员签字确认。技术安全部检查，

5、清点资料是否完整退回原部门修改NY送 达交技术安全部（二）具体流程说明序号阶段内容1建档前注：即项目启动前期，需要备份材料。程序部提供：项目调研报告、项目设计方案销售部提供：项目实施方案及报价，经客户确认，达成合同。2建档依据合同,确认立项，销售部提供：客户项目基本资料。3收集在项目启动会后，档案管理员需收集各部门在立项前及项目开展过程中所产生的需备份资料，并审核相关资料的完整性，（具体文档参考四）4归档按不同客户（客户分为A、B、C级别），不同项目、不同时间、不同部门分类整理资料5封装刻盘并封存至档案盒中。6管理如后期继续为该客户提供服务，则各部门将产生用户服务确认单或需求变更说明书，技术安

6、全部应在审核资料完整性后，及时补充完善项目档案。四、项目备份具体措施序号部门备份类别备档阶段具体内容1销售部电子资料建档前调研报告、项目实施方案、项目报价建档客户项目基本资料信息纸质资料建档合同、客户项目基本资料信息收集、归档需求验收单补充、归档需求变更文档需求变更验收单、客户服务验收单2美工部电子资料收集、备档界面效果图源文件、界面效果切图纸质资料收集、归档页面确认单3程序部电子资料收集、备档项目源代码、项目数据库、项目数据字典纸质资料收集、归档必要文档：整体项目开发计划、项目需求文档、需求确认书、详细设计说明书、数据库设计报告、客户验收单非必要文档：项目调研报告、项目设计方案、界面原型图、

7、注：程序部的文档是根据项目级别划分的补充、归档维护登记表4测试部电子资料测试收集、备档项目测试计划书、项目测试用例、项目测试总结报告培训收集、备档项目培训计划、用户使用手册或用户使用视频、用户使用说明书、培训总结报告纸质资料测试收集、归档项目测试总结报告培训收集、归档培训总结报告、项目培训计划、补充收集、归档客户服务验收单（一）项目备份清单项目档案类别与项目研发类别一一对应（项目分类备份清单，详见附件一）（二）备档资料规范各部门主管及时提供项目各阶段所需备档资料，备档资料即电子资料。档案管理员负责审核，合格资料作为有效文件收录归档，并通知部门主管开启项目下一阶段，同时双方在项目资料备份登记表签

8、字确认，并填写交接时间。1、目录规范：1）一级目录“客户名称简写”如：消防2）二级目录“客户名称简写”-“项目名称简写”-“年”如：消防-内网-20143）三级目录“部门名称简写”+“备份”如：程序备份如图：4）四级目录“客户名称拼音简写”-“项目名称拼音简写”-“资料类型简写”+“部门编号”-“年月”-“版本号”如：XF-NW-DM2-2014.05 2、内容组成：1）设计备份：界面源文件、界面切图2）程序备份：项目代码、项目数据库、项目数据字典3）文档：各部门文档4）视频：使用视频补充说明：“目录规范”与“内容组成”均为档案管理员在备档时，实际生成路径。3、命名规则：部门命名规则备注销售部

9、1、 一级目录： 即各部门提交备档的文件夹或压缩包。“客户名称简写”-“项目名称简写”-“部门名称”-“年月日” 如：消防-内网-程序-201405272、 二级目录： 即文件夹或压缩包中的文档或文件夹，命名规则：文档：“客户名称拼音简写”-“项目名称拼音简写”-“资料类型简写”-“部门编号”-“文档名称简写”文件夹：“客户名称拼音简写”-“项目名称拼音简写”-“资料类型简写”-“部门编号”如：XF-NW-WD2-需求分析 XF-NW-SJ3 XF-NW-QT3 XF-NW-DB2 3、补充文本清单：各部门主管在提供压缩包的同时附带一份文本文档，详列压缩包内容，便于管理员核对。如：消防-内网-

10、程序-20140527：1、DD 2、DB 3、DM 4、需求验收单档案管理员核对后双方签字确认。部门编号：销售部1程序部2设计部3测试部4程序部文件类型简写：文档-WD效果图-SJ切图-QT源代码-DM数据库-DB数据字典-DD设计部测试部4、补充说明 1）备份资料命名规则、编号规则均由档案管理员统一制定；2）项目立项后，各部门主管应主动遵守备档资料规范，及时审核移交各阶段相关备档文件，便于档案管理员统一开展备档工作。（三）归档资料规范管理1、整理1）归档资料:各部门主管负责审核并移交项目进程各阶段产生的相关文档，档案管理员审核确认资料完整性后填写项目归档清单和项目归档索引表，并将纸质资料归

11、入档案盒中保存。（项目归档清单，详见附件四 项目归档索引表，详见附件六）2）备档资料保存：电子资料汇总后，由档案备份员刻录光盘，档案管理员填写项目备档光盘索引表。（项目光盘索引表，详见附件七）2、档案盒规格：1、档案盒竖向标签：标注该档案盒的主题2、档案盒横向标签：标注该档案盒的自身信息（档案盒规格，详见附件八）3、档案盒背面索引：记录该档案盒中内容明细，若单个项目独占一盒，此处为项目归档清单，若多项目同在一盒，此处则为项目归档索引表（项目归档所引表，详见附件六）3、核对档案管理员应根据各部门主管提供的补充文本清单，进行核对，确认移交项目资料与清单一致后签字确认并注明归档日期。（四）增补管理：

12、1、增补材料项目后期，档案管理员需要根据项目具体情况对档案内容进行增补，增补材料由项目经理及时形成文件并移交档案管理员，内容包括系统交付阶段客户变更需求产生：需求变更文档、需求变更验收单；以及系统维护阶段产生的：客户服务验收单、维护登记表。2、增补管理：1）项目后期的产生的额外备档文件，须经部门主管审核、总助阅，移交双方在资料归档登记表上签字方可增补归档，增补文档按一般文件归档来管理。2）档案管理员必须列明文件增补的时间；3）档案管理员负责在规定时间内督促相关人员增补文件、催交及归档工作；五、调阅管理调阅范围采取分级查阅，统一审批管理，原则上不得借离公司。1、查阅权限 1）项目经理只有权查阅所

13、负责的项目档案；2）总助和档案管理员有权查阅所有项目档案；2、审批管理1）查阅人应根据公司查阅流程，填制档案查阅审批表；（档案查阅审批表，详见附件九）2）部门主管应负责查阅人查阅需要的真实性，具有查阅申请的初步审批权；3）总助负责查阅申请的最终审批权，未经总助审批通过，查阅申请人无权查阅项目材料；4）通过查阅审批后填写档案借阅登记表，档案管理员应负责借阅材料的及时收回、再核实和归档。（档案借阅登记表，详见附件十）5）调阅资料需填报档案调阅申请表逐级申请。（档案调阅申请表，详见附件十一）附件一：项目分类资料备份清单项目类别项目阶段文档内容文档来源资料类别备注A系统需求调研项目调研报告销售部电子项

14、目设计方案项目报价销售部电子需求分析客户项目基本资料信息销售部电子、纸质合同销售部纸质整体项目开发计划程序部纸质项目需求文档程序部纸质需求确认书程序部纸质系统设计详细设计说明书程序部纸质数据库设计报告程序部纸质界面原型图程序部纸质系统实现界面效果图源文件设计部电子界面效果图切图设计部电子页面确认单设计部纸质项目源代码程序部电子项目数据库程序部电子项目数据字典程序部电子系统测试项目测试计划书测试部电子项目测试用例测试部电子项目测试总结报告测试部电子、纸质系统培训项目培训计划测试部电子、纸质培训总结报告测试部电子、纸质用户使用手册测试部电子用户使用说明书测试部电子、纸质用户使用视频测试部电子系统交

15、付客户验收单测试部纸质需求变更文档程序部纸质需求变更验收单程序部纸质系统维护客户服务确认单程序部纸质维护登记表程序部纸质A类项目资料备份清单：补充说明：1、项目档案类别与项目研发类别一一对应2、项目共分为A、B、C，3类3、3万以上的软件产品为A类项目；3万及以下的软件产品为B类项目；网站为C类项目4、不同类别项目按项目类别资料归档清单进行备档资料准备项目类别项目阶段文档内容文档来源资料类别备注B系统需求调研项目调研报告销售部电子项目设计方案项目报价销售部电子需求分析客户项目基本资料信息销售部电子、纸质合同销售部纸质整体项目开发计划程序部纸质项目需求文档程序部纸质需求确认书程序部纸质系统设计详

16、细设计说明书程序部纸质系统实现界面效果图源文件设计部电子界面效果图切图设计部电子页面确认单设计部纸质项目源代码程序部电子项目数据库程序部电子项目数据字典程序部电子系统测试项目测试计划书测试部电子项目测试用例测试部电子项目测试总结报告测试部电子、纸质系统培训用户使用手册测试部电子用户使用说明书测试部电子、纸质用户使用视频测试部电子系统交付客户验收单测试部纸质需求变更文档程序部纸质需求变更验收单程序部纸质系统维护客户服务确认单程序部纸质维护登记表程序部纸质B类项目资料备份清单：C类项目资料备份清单：项目类别项目阶段文档内容文档来源资料类别备注C系统需求调研项目调研报告销售部电子项目设计方案项目报价

17、销售部电子需求分析客户项目基本资料信息销售部电子、纸质合同销售部纸质项目需求文档程序部纸质需求确认书程序部纸质系统实现界面效果图源文件设计部电子界面效果图切图设计部电子页面确认单设计部纸质项目源代码程序部电子项目数据库程序部电子项目数据字典程序部电子系统测试项目测试计划书测试部电子项目测试总结报告测试部电子、纸质系统培训用户使用说明书测试部电子、纸质用户使用视频测试部电子系统交付客户验收单测试部纸质需求变更文档程序部纸质需求变更验收单程序部纸质系统维护客户服务确认单程序部纸质维护登记表程序部纸质附件二：项目分类资料归档清单项目类别项目阶段文档内容文档来源备注A需求分析客户项目基本资料信息销售部

18、合同销售部整体项目开发计划程序部项目需求文档程序部需求确认书程序部系统设计详细设计说明书程序部数据库设计报告程序部界面原型图程序部系统实现页面确认单设计部系统测试项目测试总结报告测试部系统培训项目培训计划测试部培训总结报告测试部用户使用说明书测试部系统交付客户验收单测试部需求变更文档程序部需求变更验收单程序部系统维护客户服务确认单程序部维护登记表程序部A类项目资料归档清单：项目类别项目阶段文档内容文档来源备注B需求分析客户项目基本资料信息销售部合同销售部整体项目开发计划程序部项目需求文档程序部需求确认书程序部系统设计详细设计说明书程序部系统实现页面确认单设计部系统测试项目测试总结报告测试部系统

19、培训用户使用说明书测试部系统交付客户验收单测试部需求变更文档程序部需求变更验收单程序部系统维护客户服务确认单程序部维护登记表程序部B类项目资料归档清单：C类项目资料归档清单：项目类别项目阶段文档内容文档来源备注C需求分析客户项目基本资料信息销售部合同销售部项目需求文档程序部需求确认书程序部系统设计页面确认单设计部系统测试项目测试总结报告测试部系统培训用户使用说明书测试部系统交付客户验收单测试部需求变更文档程序部需求变更验收单程序部系统维护客户服务确认单程序部维护登记表程序部补充说明：1、项目档案类别与项目研发类别一一对应2、项目共分为A、B、C，3类3、3万以上的软件产品为A类项目；3万及以下

20、的软件产品为B类项目；网站为C类项目4、项目进展阶段纸质资料按项目分类资料归档清单进行收集、归档5、归档后统一收入该类项目档案盒中附件三：项目资料备份登记表序号项目编号文件名称资料类别交接时间文档来源提交人审核人质量备注1XF-NW项目数据库电子2014.05.27程序部XXXXXXXX2ZX-SQMY项目需求文档纸质2014.05.27程序部XXXXXXXX×3SJ-CRJ客户项目基本资料信息456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536373839项目编号规则：“客户名称拼音简写”-“项目名称简写”如：XF

21、-NW附件四：项目归档清单项目类别：存放位置： 档案柜 排 盒 个项目名称： 归档人：项目归档清单：（下方为分类项目归档清单）项目类别项目阶段文档内容文档来源归档时间提交人审核人备注A需求分析客户项目基本资料信息销售部2014.05.27XXXXXXXX（完成度描述）合同销售部整体项目开发计划程序部项目需求文档程序部需求确认书程序部系统设计详细设计说明书程序部数据库设计报告程序部界面原型图程序部系统实现页面确认单设计部系统测试项目测试总结报告测试部系统培训项目培训计划测试部培训总结报告测试部用户使用说明书测试部系统交付客户验收单测试部需求变更文档程序部需求变更验收单程序部系统维护客户服务确认单

22、程序部维护登记表程序部补充说明：1、项目档案类别与项目研发类别一一对应2、项目共分为A、B、C，3类3、3万以上的软件产品为A类项目；3万及以下的软件产品为B类项目；网站为C类项目4、确定项目类别后，可将下方的分类项目归档详单复制粘贴在下方预留位置附件五：分类项目归档详单项目类别项目阶段文档内容文档来源归档时间提交人审核人备注A需求分析客户项目基本资料信息销售部合同销售部整体项目开发计划程序部项目需求文档程序部需求确认书程序部系统设计详细设计说明书程序部数据库设计报告程序部界面原型图程序部系统实现页面确认单设计部系统测试项目测试总结报告测试部系统培训项目培训计划测试部培训总结报告测试部用户使用

23、说明书测试部系统交付客户验收单测试部需求变更文档程序部需求变更验收单程序部系统维护客户服务确认单程序部维护登记表程序部A类项目归档详单：B类项目归档详单：项目类别项目阶段文档内容文档来源归档时间提交人审核人备注B需求分析客户项目基本资料信息销售部合同销售部整体项目开发计划程序部项目需求文档程序部需求确认书程序部系统设计详细设计说明书程序部系统实现页面确认单设计部系统测试项目测试总结报告测试部系统培训用户使用说明书测试部系统交付客户验收单测试部需求变更文档程序部需求变更验收单程序部系统维护客户服务确认单程序部维护登记表程序部C类项目归档详单：项目类别项目阶段文档内容文档来源归档时间提交人审核人备注C需求分析客户项目基本资料信息销售部合同销售部项目需求文档程序部需求确认书程序部系统设计页面确认单设计部系统测试项目测试总结报告测试部系统培训用户使用说明书测试部系统交付客户验收单测试部需求变更文档程序部需求变更验收单程序部系统维护客户服务确认单程序部维护登记表程序部附件六：项目归档索引表序号档案编号档案名称建档日期储存位置建档人备注1Web-XF-NW消防-内网2014.05.27 档案柜 排 盒 个XXXX2SW-XF-XXPT消防-在线学习平台2014.05.27 档案柜 排 盒 个XXXX345678910项目编号规则：“项目类型英文缩写”-“客户名称简写”-“项目名称简写”