第六章会计凭证

1、第六章 会计凭证第一节 会计凭证概述一、会计凭证的概念与作用 (一)会计凭证的概念 会计凭证是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。 会计核算工作的开始。（如增值税专用发票、领料单、差旅费报销单、工资单、收款凭证、付款凭证等） (二)会计凭证的作用 (1)记录经济业务，提供记账依据; (2)明确经济责任，强化内部控制; (3)监督经济活动，控制经济运行。 注意：（1）填制审核会计凭证是会计核算的专门方法之一，也是会计核算工作的起点。（2）一切会计凭证必须经过有关人员的审核，只有经过审核无误的会计凭证才能作为登记账簿的依据。 登记账簿的依据是会计凭证 × 登记账簿

2、的依据是审核无误的会计凭证 二、会计凭证的种类 原始凭证按来源分类按格式分类自制原始凭证外来原始凭证通用凭证专用凭证按填制手续和内容分类一次凭证累计凭证汇总凭证记账凭证按用途分类按填列方式分类专用记账凭证通用记账凭证单式记账凭证复式记账凭证收款凭证付款凭证转账凭证会计凭证会计凭证按照填制程序和用途可分为原始凭证和记账凭证。 (一)原始凭证 原始凭证，又称单据，是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。 注意：原始凭证必须能够表明经济业务已经发生或其完成情况，凡是不能证明经济业务发生或完成情况的各种单证，如购货申请单、购销合同、计划、银行对账单、银

3、行存款余额调表等，不能作为原始凭证；×职工人名册、固定资产卡片、试算平衡表、科目汇总表。(二)记账凭证 记账凭证，又称记账凭单，是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，作为登记账簿的直接依据。差别原始凭证记账凭证填制人员经办人员会计人员填制依据发生或完成的经济业务记录的经济信息。审核无误的原始凭证记录的是会计信息（会计分录）填制方法仅用以记录、证明经济业务的发生或完成要依据会计科目对已经发生或怕经济业务进行归类整理编制发挥作用原始凭证是记账凭证的附件，是编制记账凭证的依据，是会计核算的基础，也是登记账簿的间接依据。是会计核

4、算的起点，是登记账簿的直接依据。第二节 原始凭证一、原始凭证的种类 (一)按取得的来源分类 l 自制原始凭证 由本单位内部经办业务的部门或人员填制的，仅供本单位内部使用。如收料单、领料单、限额领料单、产品出库表、产品入库表、借款单、折旧计算表、制造费用分配表等。 l 外来原始凭证 从其他单位或个人直接取得，都是一次凭证。如购货发票、车票、机票、银行收付款通知单，收到的发票收款收据等。 注意： (1)发票有记账联、发票联、抵扣联（增）、存根联（手开） (2)购货发票属于外来原始凭证，销货发票属于自制原始凭证； (3)发票联、抵扣联属于外来原始凭证，记账联属于自制原始凭证。 (二)按照格式分类 l

5、 通用凭证 由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法。如增值税专用发票、银行结算转账凭证、收据、支票、商业汇票等。 l 专用凭证 由单位自行印制、仅在本单位内部使用。这种凭证一般在凭证名称前写上单位名称，如某单位的收料单、某单位的折旧计算表。如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表。(三)按填制的手续和内容分类 l 一次凭证 是指一次填制完成，只记录一笔经济业务且仅一次有效的原始凭证。如收料单、领料单、发货单、购销售发票、银行结算凭证、工资结算单等。 l 累计凭证 是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务且多次有效的原始凭证。特点： 在一张凭证上可以连续登记相

6、同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。如：“限额领料单”。一料一单，一式两联，一联交仓库据以发料，一联交领料部门据以领料。事前控制支出，简化会计核算手续。材料名称及规格计量单位领用限额实际领用单价金额A材料千克50千克10元5 000元日期领用限额结余请领数量实发数量发料签章领料签章4月1日10千克10千克李华王红40千克4月2日10千克10千克李华王红30千克4月3日10千克10千克李华王红20千克l 汇总凭证 指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。 如收料凭证汇

7、总表、领料凭证汇总表、工资计算汇总表、差旅费报销单等。项目甲材料乙材料丙材料金额合计数量（千克）金额（元）数量（千克）金额（元）数量（千克）金额（元）生产A产品耗用生产B产品耗用1000100060006000600300120060020001000160008002320014600小计20001200090018003000240003800车间一般耗用行政管理部门耗用20030001002001008003800200合计2500150001000210031002480041800二、原始凭证的基本内容 (一)原始凭证的填制依据和填制人员：1. 以实际发生或完成的经济业务为依据2.

8、以账簿记录为依据，由会计人员加工整理计算填制；3. 以若干张反映同类经济业务的原始凭证为依据，定期汇总填制汇总主，填制人员可能是业务经办人也可能是会计人员 (二)原始凭证的基本内容（注意区别于记账凭证）1、原始凭证的名称2、填制原始凭证的日期3、填制凭证单位名称或者填制人姓名记账凭证无4、经办人员的签名或者盖章5、接受原始凭证单位名称（开头的客户名称）记账凭证无6、经济业务内容7、数量、单价、金额等三、原始凭证的填制要求 (一)原始凭证填制的基本要求 1.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。

9、这里所说的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。2.自制的原始凭证，必须有经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员签名或者盖章。3.购买实物的原始凭证，必须有验收证明。4.支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替。5.发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明； 退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。6.职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借款副本，不得退还原借款收据。

10、7.上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明文件的批准机关名称、日期和文号，以便确认经济业务的审批情况和查阅。1.记录真实; 经济业务的内容和数字必须真实可靠、符合实际情况。 2.内容完整; 填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。 3.手续完备; （1）单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章；（2）对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；（3）从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；（4）从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。 这里所说的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单

11、位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。 4.书写清楚、规范; 文字： 字迹清楚、不得使用未经国务院公布的简化汉字。数字和货币符号：书写要符合下列要求：（1）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得写连笔字。特别在要连着写几个“0”时，也一定要单个地写，不能将几个“0”连在一起一笔写完。（2）阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写，如人民币符号为“￥”。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯金额数字前写有货币币种符号的，数字后面不再写货币单位。所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角、分；无角、分的，角位和分位可写“00”

12、或者符号“”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“”代替。例如： a.￥2 000.00； （ ）b.￥ 2 000.00；（ × ）c.￥2 000.00；（ ） ￥2 000.（ ）d.￥2 000.30；（ ） ￥2 000.3；（ × ）e.￥2 000.32；（ ）（3）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，应一律用正楷或行书体书写，不得用0、一、二、三、四。五、六、七、八、九、十等简化字代替。不得任意自造简化字。大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写

13、金额到元为止的，后面要写“整”或“正”字； 到角为止的，可以写“整”或“正”字； 有分的，不写“整”或“正”字。（1）连续几个“0”，只写一个“零” ￥1008.00：人民币壹仟零捌元整 。（2）元位是“0”，角位不是“0”，“零”可写可不写 ￥10080.50 不整：人民币壹万零捌拾元零伍角、人民币壹万零捌拾元伍角整：人民币壹万零捌拾元零伍角整、人民币壹万零捌拾元伍角整 （3）角位是“0”，分位不是“0”，“零”必写 ￥1008.05：人民币壹仟零捌元零伍分 5.连续编号; 如果原始凭证已经预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。 6.不得涂改、刮擦、挖补; 原始

14、凭证内容有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处加盖出具单位印章原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得更正。 7.填制及时。 (二)自制原始凭证的填制要求 1.一次凭证的填制 所有外来凭证都是一次凭证累计凭证和汇总凭证一般为自制凭证。 一次凭证应在经济业务发生或完成时，由相关业务人员（经办人员）一次填制完成。该凭证往往只能反映一项经济业务，或者同时反映若干项同一性质的经济业务。 “收料单”2.累计凭证的填制 累计凭证应在每次经济业务完成后，由相关人员在同一张凭证上重复填制完成。该凭证能在一定时期内不断重复地反映同类经济业务的完成情况。 3.汇总凭证的填制 汇总凭证应由相关人员在汇总一

15、定时期内反映同类经济业务的原始凭证后填制完成。该凭证只能将类型相同的经济业务进行汇总，不能汇总两类或两类以上的经济业务。 (三)外来原始凭证的填制要求 外来原始凭证应在企业同外单位发生经济业务时，由外单位的相关人员填制完成。外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制，或经税务部门批准由经营单位印制，在填制时加盖出具凭证单位公章方为有效。 （四）其他 1.一式多联的原始凭证必须用复写纸套写或打印机套打，应当注明各联用途，只能以一联作为报销凭证。 2.凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。 3.

16、发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。 4.职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。 5.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭怔附件。 四、原始凭证的审核 为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计监督职能，保证会计信息的真实、合法、完整和准确，会计人员必须对原始凭证进行严格审核。 (1)审核原始凭证的真实性; (2)审核原始凭证的合法性; (3)审核原始凭证的合理性; 审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营

17、活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。(4)审核原始凭证的完整性; (5)审核原始凭证的正确性; (6)审核原始凭证的及时性。 形式上的审核完整性、正确性；实质性审核真实性、合规性、合理性原始凭证审核后，应根据不同情况处理： 1.对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账。 2.对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续。 3.对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。注意：原始凭证记载内容有错误的，应当由开具单位重开或更正，并在更正处加盖

18、出具单位印章。 原始凭证金额出现错误的，不得更正，只能由原始凭证出具单位重开第三节 记账凭证一、记账凭证的种类 记账凭证按用途分类按填列方式分类专用记账凭证通用记账凭证单式记账凭证复式记账凭证收款凭证付款凭证转账凭证借：应收账款南方公司23400贷：主营业务收入20000应交税费应交增值税（销项税额） 3400(一)按凭证的用途分类 1.专用记账凭证 专用记账凭证是指分类反映经济业务的记账凭证，按其反映的经济业务内容，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。 (1)收款凭证 收款凭证是指用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。 收款凭证是根据有关库存现金和银行存款收入业务的原始凭证填制，是登

19、记现金日记账、银行日记账以及有关明细账和总账的依据。收款凭证按收到款项的类型不同又分为库存现金收款凭证和银行存款收款凭证。(2)付款凭证 。付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的记账凭证。 付款凭证是根据有关库存现金和银行存款支出业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行日记账以及有关明细账和总账的依据。 付款凭证按支付款项的类型不同又分为库存现金付款凭证和银行存款付款凭证。(3)转账凭证 记录不涉及现金和银行存款业务的记账凭证。注意： 对于库存现金和银行存款之间的相互划转的收、付款业务，为了避免重复记账，只填付款凭证，不填收款凭证。 提现：应填制银行存款付款凭证 借：库存现金贷：银行存

20、款 存现：应填制库存现金付款凭证 借：银行存款贷：库存现金 出纳人员在办理收款或付款业务后，应在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。2.通用记账凭证 通用记账凭证是指用来反映所有经济业务的记账凭证，为各类经济业务所共同使用，其格式与转账凭证基本相同。一般适用于业务量少、凭证不多的小型企业。 (二)按凭证的填列方式分类 1.单式记账凭证 单式记账凭证是指只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。 优点：内容单一，便于分工记账，便于科目汇总，可加速凭证的传递。 缺点：凭证张数多，内容分散，不能完整反映一笔经济业

21、务的全貌，不便于检查分录的正确性。2.复式记账凭证 复式记账凭证是将每一笔经济业务所涉及的全部科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。 优点：能完整反映资金的来龙去脉，反映账户的对应关系，便于检查。 缺点：不便于分工记账，也不便于科目汇总，一般适用于业务量大，会计部门内部分工较细的单位。二、记账凭证的基本内容 1、记账凭证的名称。即收款凭证、付款凭证和转账凭证。2、填制记账凭证的日期。 记账凭证的日期为填制记账凭证日期（非业务发生或取得原始凭证日期） 3、记账凭证的编号。 4、经济业务事项的内容摘要。5、会计科目及其记账方向。原始凭证无6、金额。7、记账标记。原始凭证无8、所附原始凭

22、证张数。9、填制凭证人员、会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目内容注意事项凭证名称收款凭证、付款凭证和转账凭证凭证日期资金收付业务按收款当天日期；其他按填制凭证当天日期。（非业务发生或取得原始凭证日期）凭证编号第个月给不同的凭证类别各自连续编号；当一笔分录需要多张凭证时，用分数编号法。摘要简明地概括经济业务的要点。会计科目写清楚科目全称和涉及的明细科目。金额金额书写要规范，合计数前要写“￥”，一借一贷凭证可以不写；合计数，在借贷金额前写“￥”，金额栏中的空行

23、要注销。记账标志只有登记账簿后，才能打“V”附件张数除了结账、更正错账的记账凭证附件为“0”外；其他凭证都按所附原始凭证的张数用阿拉伯数字填写。签章各经手人签单明确权责，收付款凭证要出纳签字。三、记账凭证的填制要求 记账凭证根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制。记账凭证填制正确与否，直接影响整个会计系统最终提供信息的质量。与原始凭证的填制相同，记账凭证也有记录真实，内容完整，手续齐全，填制及时等要求。 (一)记账凭证填制的基本要求 1.记账凭证各项内容必须完整。 记账凭证是在哪一天编制的，就写上哪一天。记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期可能相同，也可能不同。记账凭证应及时填制，但一般

24、稍后于原始凭证的填制。2.记账凭证的书写应当清楚、规范。只能用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不能用圆珠笔和铅笔。3.除结账和更正错账可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附原始凭证,并在记账凭证上注明原始凭证的张数。 如一张原始凭证需要填制两张记账凭证，应在未附原始凭证的记账凭证上注明其原始凭证已 经附在某张记账凭证后，以便查阅。 如一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，需要开具原始凭证分割单。 4.记账凭证可根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制;但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。 5.记账凭证应连续编号。凭证应由主管该项

25、业务的会计人员，按业务发生的顺序并按不同种类的记账凭证采用“字号编号法”连续编号。如果一笔经济业务需要填制两张以上(含两张) 记账凭证的，可以采用“分数编号法”编号。6.填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制； （1）填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。（2）已登记入账的记账凭证在年内发现错误时，应采用划线更正法、红字更正法和补充登记法进行更正。（3）发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。7.记账凭证填制完成后，如有空行，应当自 3 1 金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。注意： (1)自制原始凭证填制错误，应加盖作废戳记，妥善保管，不得撕

26、毁。 (2)外来原始凭证有错误，应退回更正或重开，金额错误只能重开不得更正。 例：2013 年 4 月 5 日，职工王某交来违规罚款 500，出纳大狗收到现金，会计二狗填制收 -2 号凭证，附件 1 张。(二)收款凭证的填制要求收款凭证左上角的“借方科目”只能填写“库存现金”或“银行存款”。(三)付款凭证的填制要求付款凭证根据有关现金、银行存款付出业务的原始凭证填制。“贷方科目”：应填列“现金”或“银行存款”。“摘要”：用文字简单说明业务内容。“应借科目”：应填列与支出现金或支出银行存款相对应的会计科目，以表示现金支出或银行存款支出的去向。 出纳人员在付出款项后，应在付款凭证上加盖“付讫”的戳

27、记。现金与银行存款之间的相互划转，不编收款凭证，只编付款凭证。(四)转账凭证的填制要求根据现金、银行存款收付业务以外的其他原始凭证填制。会计科目栏填列转帐业务涉及的科目，其方向通过金额的填列来表示。注意： （1）出纳人员在办理收款或付款业务后，应在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付。 （2）涉及“库存现金”和“银行存款”之间的相互划转业务，为了避免重复记账，一般只填制付款凭证，不再填制收款凭证。 （3）收款凭证的借方只有一个账户，库存现金或银行存款，故相应的分录格式为一借一贷或一借多贷； 付款凭证贷方只有一个账户，库存现金或银行存款，相应的分录格式为一借一贷或多借一贷。 （4

28、）当一笔业务既涉及现金和银行存款收付业务，又涉及转账业务时，需要分别编制收付款凭证和转账凭证。四、记账凭证的审核 为了保证会计信息的质量，在记账之前应由有关稽核人员对记账凭证进行严格的审核，审核 的内容主要包括： (1)内容是否真实; (2)项目是否齐全; (3)科目是否正确; (4)金额是否正确; (5)书写是否规范;(6)手续是否完备。 注意： （1）涂改与修改的说法 （2）原始凭证错误和记账凭证错误的处理方法。（3）只有审核无误的记账凭证才能据以登记账簿。第四节 会计凭证的传递与保管一、会计凭证的传递 会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。 会计凭证的传递要求： 能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效； 尽量节约传递时间，减少传递的工作量； 单位应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。会计凭证的传递具体包括传递程序和传递时间。各单位应根据经济业务特点、内部机构设置、人员分工和管理要求，具体规定各种凭证的传递程序;根据有关部门和经办人员办理业务的情况，确定凭证的传递时间。 二、会计凭证的保管 会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据，是重要的会计档案和经