任务4 通知、请示、邀请函等公文处理

1、 公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动过程中使用的有特定效能和广泛用途的公共文书。公文在办公中起着非常重要的作用，如上情下达、互通情报、宣传教育、规范人们行为规范等，同时也可以为日常工作提供依据和凭证。 下面将通过制作一份“关于召开第二季度工作总结和表彰大会”的通知介绍公文的写作格式以及公文文档的编辑与排版。23 为了总结前期工作，表彰在本季度工作中有突出表现的部门和个人，公司决定将于近期召开本年度第二季度工作总结和表彰大会。办公室张主任把会议的有关事项向小王做了一下简要交待，然后让小王草拟出一份通知，并下达到各个部门。公文的写作与处理可是小王的强项哦，下面就着手完成吧。

2、4知识目标：知识目标： 通知、请示、邀请函等公文的写作格式。 创建与使用模板文件的方法。 项目符号和编号的设置方法。 绘制图形并进行格式设置。 对象的超链接设置。能力目标：能力目标： 能够根据实际情况进行各种公文的写作，并进行编辑和排版。5 通知属于公文的一种，一般由文件版头、发文字号、公文标题、公文正文、成文时间、印章等组成，必要时还可以添加附件链接。制作会议通知需要进行以下工作：1创建公司红头模板文件。2根据模板创建新文档。3编辑会议通知内容。4为会议通知添加附件，并设置超链接。5制作电子公章。6加盖电子公章。67 在日常办公中，公司的许多文件都是以红头文件的形式下发的。既然每次都要用到文

3、件的红头部分，那么，何不将红头部分的格式和基本内容制作成模板的形式，这样，即避免了重复劳动，又提高了工作效率。 创建模板文件首先应编排好模板文件内容，然后将编排好的文档保存为模板文件即可。89编辑红头模板文件 文件红头部分一般包括文件版头、发文字号和红色分隔线三部分10 在“发文字号”下面插入一条红色分隔线的具体操作步骤：将光标定位到“发文字号”下一行位置，切换到【插入】选项卡，在【插图】选项组中单击【形状】按钮 ，在弹出的下拉列表中单击直线。11鼠标指针变成十字形状 ，在文档编辑区中按下鼠标左键并拖动，拖动到适当位置，释放鼠标，即可绘制出一条直线。12 默认情况下，绘制出的形状颜色为黑色，可

4、以通过以下方法对形状的颜色、粗细等样式进行设置：切换到【绘图工具格式】选项卡，在【形状样式】选项组中，单击【形状轮廓】按钮。在弹出的下拉列表中选择主题颜色面板中的“红色”。13单击【粗细】选项在其下拉列表中选择“2.25磅”。14将新建红头文件保存为模板单击【Office按钮】，在弹出的下拉菜单中依次执行【另存为】【Word模板】命令。15弹出【另存为】对话框，在【保存位置】列表框中选择【受信任模板】选项，在【文件名】文本框内输入模板文件名“公司红头文件模板”。单击【保存】按钮，即可将编辑好的文件保存为模板文件。 1617模板制作好之后，就可以通过模板来创建新文档，从而可以直接应用模板内的格式

5、和内容。单击【Office按钮】，在弹出的下拉菜单中执行【新建】命令，弹出【新建文档】对话框。在左侧列表框中选择【我的模板】选项，弹出【新建】对话框，选择已创建的“公司红头文件模板.dotx”文件。18在右下角的【新建】选项下选择【文档】单选项，单击【确定】按钮即可创建新文档。1920按Ctrl键依次选中“会议内容”、“参会人员”、“到会时间”和“会议地点”4项不连续的内容。添加编号在【开始】选项卡的【段落】选项组中，单击【编号】按钮 右侧的下拉按钮。21在弹出的下拉列表中单击第2行第1列样式，即可为所选段落添加所选编号。22选定“会议内容”下的4段文字。添加项目符号在【开始】选项卡的【段落】

6、选项组中，单击【项目符号】按钮右侧的下拉按钮。在弹出的下拉列表中单击样式 ，即可为所选段落添加项目符号 。23添加项目符号2425为了使通知内容更加具体和完善，需要在正文之后添加一个名为“受表彰部门及个人名单”的附件。选定“附件：受表彰部门及个人名单”文本内容。在选定区域内单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【超链接】命令。26弹出【插入超链接】对话框，选择【链接到：】下的【原有文件或网页】选项，在【查找范围】对应的下拉列表中选择附件所在位置，并选定需链接文件“通知附件.docx”。单击【确定】按钮即可完成对选定文本的超链接设置。2728制作电子公章 制作电子公章的步骤：首先插入一个圆作为公章

7、外形轮廓；设置艺术字“XX计算机科技有限公司”并放置于圆形内上方；然后在中间插入红色五角星；最后将文本框“公用章”放在五角星的下方。构造公章外形轮廓，制作步骤参见教材，制作效果如下图所示：29设置公司名称艺术字效果，并将制作好的艺术字放置到公章内上方，制作效果如下图所示：30在公章中间插入红色五角星。将“公用章”文本框插入公章。31加盖电子公章 将公章加盖到通知右侧的落款处。选定制作好的公章，切换到【图片工具格式】选项卡，单击【排列】样式下的【文字环绕】按钮，在弹出的下拉列表中选择【衬于文字下方】选项。32设置好环绕方式后，将公章拖放到落款位置即可，加盖公章后的效果如下图所示。 随着公司的不断发展，业务量在不断增加，需要打印的材料也越来越多。而目前小李所在的业务部只有一台打印机，由于材料不能及时打印，很大地影响了公司的业务和工作效率。业务部经理让小李起草一份购置打印机的请示，以缓解目前办公设备的紧张状况。3334通过本实训掌握：u 在了解不同种类打印机的基础上，能够根据实际需要选购打印机。u 安装打印机。 u 使用打印机。u 打印机的日常维护3