工程监理档案管理规定2015420

1、宁夏兴电监理公司 工程监理档案管理规定 2014-60工程监理档案管理规定2015一、总 则1. 目的为提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的整编、移交和归档工作，制定本规定。2. 范围本规定适用于本公司承监的所有项目工程及其工程监理档案的整理和移交，包括：监理项目部向建设单位、本公司整理、移交工程监理资料的全部工作。替换原文：公司电力建设工程施工的监理文件，房屋建筑工程可参照执行。适应本公司业务的需要。3. 要求：（1）本公司承担监理的监理文件的归档除执行本规定外，同时应符合建设工程监理规范、电力建设工程监理规范、建筑工程文件归档整理规范（GB/T503282001）、国家重

2、大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA-T 28-2002)等规范或文件规定及行业、地方城建档案部门和合同要求。（2）为使监理文件档案资料符合有关规定和要求，要求在项目开工前，项目监理部应与建设管理单位取得共识，同时应主动与城建档案部门进行联系，明确具体要求。 （3）监理项目部向本公司移交的监理文件档案基本范围应符合附录E的要求，但不限于。新增条款：区分本公司重点项目与一般项目工程监理资料归档的基本范围要求。二、基 本 规 定1. 项目监理部应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。2. 由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工作。3.工程部删

3、除“专业两字”应对项目监理部监理文件的收集、整理、归档工作进行监督、检查、指导；在工程竣工验收前，应对工程监理文件进行预验收；工程竣工后应核验项目监理部工程监理资料，并办理公司内部移交手续。新增4.本规定考核依据安全质量奖考核细则、项目监理工作考核管理办法新增。三、监理文件的归档范围及质量要求1. 监理文件的归档范围1.1对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件（含公司三标管理体系运行记录），均应收集齐全、整理立卷后归档；1.2向建设单位移交的增8字工程监理文件具体归档范围应根据工程类别，按照相关规范或要求整理归档。 1.3向本公司移交的工程

4、监理资料应满足附录E的要求。新增2. 归档监理文件的质量要求2.1公司归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）；2.2工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。2.3工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。2.4工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。2.5工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。2.6工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅

5、。2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。2.8其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。四、工程文件的立卷1. 名词解释1.1立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。1.2案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2. 立卷的原则和方法2.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2.2一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工

6、程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。2.3 立卷可采用如下方法：2.3.1 单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；2.3.2 建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。2.4 立卷过程中宜遵循下列要求：2.4.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；2.4.2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。3. 卷内文件的排列3.1文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。3.2 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。4.

7、 案卷的编目4.1卷内目录的编制应符合下列规定：4.1.1 卷内目录式样宜符合本规定附录A的要求；4.1.2 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；4.1.3责任者：填写文件的直接形成项目监理部或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；4.1.4 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；4.1.5 文件题名：填写文件标题的全称；4.1.6 日期：填写文件形成的日期；4.1.7 页数：填写组成案卷文件的总页数；4.1.8 卷内目录排列在卷内文件首页之前。4.2 卷内备考表的编制应符合下列规定：4.2.1 卷内备考表的式样宜符合本规定附录B的要求；4.2.2

8、 卷内备考表主要是对案卷情况的说明；4.2.3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；4.2.4 卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。4.3 案卷封面的编制应符合下列规定：4.3.1案卷封面为内封面。案卷封面的式样宜符合附录E的要求；4.3.2 案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几卷、第几卷；4.3.3 档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；4.3.4案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设管理单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；4.3.5编制项目监理部：应填写项目监理部全称

9、；4.3.6起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；4.3.7保管期限分为永久、长期、短期三种。各类文件的保管期限执行GB/T503282001建设工程文件归档整理规范等规定，同时结合工程项目具体情况确定。永久是指工程建设档案需永久保存；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷总的保管期限应为长期。4.3.9密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。4.4 编制卷内文件页号应符合下列规定：4.4.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。4.4

10、.2页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；4.4.3 成套印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4.4.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。5. 案卷装订5.1 装订时必须剔除金属物。5.2 案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法（取页面中线、上下边距各8cm均分三孔；装订线左边距2cm），要整齐、牢固，便于保管和利用。6. 公司

11、案卷装具一般采用卷盒的形式。6.1卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为50mm、60mm、70mm三种。6.2 卷盒封面应符合附录C的要求；案卷脊背应符合附录G的要求。五、工程档案的移交程序加两字1. 在工程竣工验收后一个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档，由总监理工程师审核并签字；监理资料整理合格后，上报工程部删去-所在专业，经部主任组织增加：两字审定后报送工程技术管理部验收资料，验收合格，并在“监理文件归档范围明细表”签注意见以后作为资料管理人员对监理人员考核的汇总依据。后由工程技术管理部向综合管理办公室办理移交、归档手续。2. 向公司移交监

12、理文件档案，应符合下列规定：2.1项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向工程技术管理部移交档案，并办理“工程监理档案移交清单”； 项目监理部若因不可抗力等因素未能在规定日期内向公司移交监理资料，应提前以书面形式告知工程技术管理部，经工程技术部主任批准后方可延期；如因施工方原因造成部分无法及时归档时，经工程部核实后可以将具备归档条件部分及时归档，欠缺部分延期归档，并作考核；如无特殊情况逾期未能移交资料者，将按公司考核标准进行考核。2.2工程技术管理部在办理完与项目监理部的移交手续后10日内将工程项目监理档案移交综合管理办公室，并办理“工程监理档案移交清单”； 综合管理办公室资料管理员负责对已

13、移交资料的管理工作，应及时对各项目监理资料归档后进行分类、分专业建立案卷盒，按规定编目、整理，做到存放有序、整齐，如将不同类资料放在同一盒内，应在脊背处标明；对于已归资料员保管的监理资料，如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还；其他人员借用，需经工程技术管理部主任同意，办理借用手续，资料管理员负责收回。2.3 移交公司的监理文件范围应依据该工程监理服务策划表中“工程管理方案”的工程信息、档案管理类别执行附录E的要求；原文：应执行相关规范3. 向建设管理单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规定：3.1工程竣工验收合格后50日内，项目监理部向建设管理单位、城建档案馆移交监

14、理文件档案时需办理“工程监理档案移交清册”，经建设管理单位等有关接受部门签认后，移交清册应交工程技术管理部一份备案。3.2若因各种客观原因(如:业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付，项目监理部应将其交付工程技术管理部，并办理“工程监理档案移交清单”。由工程技术管理部在具备交付条件时，具体负责办理监理文件移交的有关事宜。3.3向政府档案管理部门移交的监理归档文件为一套原件。3.4 根据“建设工程监理委托合同”中的规定向建设管理单位移交监理归档文件。3.5移交建设管理单位、政府档案管理部门的监理文件档案若有具体规定，按其具体规定进行整编。 4. 其他承包单

15、位施工过程报验的各种施工过程资料，按国家相关规定在该项报验审签同意后应即返还建设管理单位、施工单位，项目监理部只保留一份。各项目监理部并可视工程项目参建各方管理体制情况，对施工过程中施工单位报验经监理签认同意的施工过程资料返还方式，按各方约定的办法变通处理。5. 记录附录A卷 内 目 录附录B 卷内备考表附录C 案卷封面式样附录D 工程监理档案移交清册 附录E 监理文件归档范围明细表 17附录A 卷 内 目 录序号文件编号责任者文件题名日期页次备注1020 20 70 20 1515注1：卷内目录名称为三号字体加粗并居中，页面空白行为15行；页面设置为：上2.3cm，下1cm；左2.5cm，右

16、2.5cm；行高为1.5cm；注2：表格内单位为mm；附录B 卷内备考表本案卷共有文件材料共 页。其中：文字材料 页，图样材料 页，照片 张。说明：170mm立卷人：年 月 日审核人：年 月 日注1：卷内备考表名称为三号字体加粗并居中，页面空白行为15行；页面设置为：上2.3cm，下1cm；左2.5cm，右1.5cm；宁夏兴电监理公司 工程监理档案管理规定 2010-60附录C 案卷封面式样档 号 档案馆代号 案卷题名 编制单位 编制日期 密 级 保管期限 共 卷 第 卷 注：页面设置：上：2.3cm，下、左、右：3cm宁夏兴电监理公司 工程监理档案管理规定 2010-60附录D ×

17、××工程监理资料档 案 移 交 清 册 文字材料卷数： 卷 竣工图案卷数： 卷 设备案卷数： 卷移交单位（章）： 接收单位（章）： 移 交 人： 接 收 人：移交日期： 年 月 日 接收日期： 年 月 日×××工程监理资料移交（接收）登记薄工程名称： 案卷目录号案卷题名所属年度移交日期案卷数量备注小计其 中永久长期短期 移交人： 接收人：附录E 监理文件归档范围明细表需要增加备注栏目-见.xls表格，用于必须归档文件因故缺少时的说明。序号监 理 资 料保存单位和保管期限文件内容及形式建设单位监理单位档案资料1监理策划1.1监理规划纸质报审表、封

18、面、签批页+电子版附件1.2监理实施细则纸质报审表、封面、签批页+电子版附件1.3项目监理机构管理文件总监任命文件及项目监理部人员统计表1.4监理部总控制计划（1、2、3级网络计划）1.5旁站监理方案纸质报审表、封面、签批页+电子版附件1.6见证取样计划（含具体的取样数量及三方签字确认书面文件）纸质报审表、封面、签批页+电子版附件2监理月报、周报电子版3会议纪要3.1工程协调会纪要纸质3.2其它专题会议纪要由监理组织的质量、安全、进度等专题会议、纸质4进度控制4.1工程开工/复工审批表纸质4.2工程暂停令/复工申请纸质4.3工程总进度计划（调整计划）报审5质量控制5.1施工组织设计、项目管理实

19、施规划、工程施工创优实施细则报审表交档案，其它附件交资料5.2专业施工组织设计/调试方案报审文件及汇总表报审表及其它附件交资料5.3设计交底及图纸会审纪要纸质5.4单位工程施工质量检验计划及审批表纸质5.5工程材料、构配件、设备的报验文件及进场材料清单报审表及进场记录清单交纸质档案、附件备查5.6隐蔽工程报验资料报审表纸质版5.7工程质量报验申请表及验收记录（保留至分项）及竣工报验单位、分部验收记录归档，分项记录交资料5.8见证取样记录及试验记录及汇总表汇总表及记录归档5.9检查试验资料及施工记录进场材料复试报告、混凝土搅拌抽查记录、混凝土浇筑申请、混凝土模板拆除申请、首次混凝土开盘鉴定记录、

20、冬施混凝土搅拌及施工测温记录、冬施混凝土养护测温记录、砼塌落度抽查记录等作为资料备查，地基验槽记录、地基处理记录、定位放线记录归档5.10旁站监理记录（内容详实规范）及汇总表汇总表归档、记录交资料5.11质保、质量管理体系及质检人员、特种作业人员资格报审5.12测量核验资料（验槽、验线记录等）纸质5.13工程质量事故（问题）报告单纸质5.14工程质量事故（问题）处理方案报审纸质5.15主要设备开箱文件及汇总表纸质5.16设备缺陷处理文件及汇总表纸质6造价控制6.1预付款报审与支付纸质6.2工程计量单和工程款支付资料纸质6.3设计变更、洽商费用报审与签认纸质6.4工程竣工结算审核意见书纸质6.5

21、工程竣工验收签证纸质7安全控制7.1安全文明施工二次策划、应急预案7.2项目安委会成立文件、活动记录及闭环资料7.3施工单位安全技术、文明施工及危险点分析和预控措施报审7.4安全保证监督体系及特种作业人员、主要施工机械设备报审7.5上级部门、建设单位及公司、项目部安全检查记录及闭环资料7.6项目部安全管理网络、安全例会及学习纪要7.7安全文明施工及安全事故报表7.8现场违章、安全事故报告及处理意见7.9安全工作报告及总结纸质8分包资质8.1分包单位资格报审纸质8.2试验单位资格报审纸质8.3供货单位资格报审9监理通知纸质9.1监理工作联系单纸质9.2监理工程师通知/回复单纸质9.3整改通知单/整改报验资料纸质10