会计电算化管理办法

1、中国银河证券股份有限公司会计电算化管理办法第一章总则第一条为了加强公司会计电算化工作的管理，提高财会工作效率，保证公司会计电算化系统长期、安全、稳定地运行，根据中华人民共和国电子签名法、财政部会计电算化管理办法、会计电算化工作规范以及公司会计核算办法等有关规定，制定本办法。第二条公司选择使用经过国家有权部门评审通过的会计电算化系统，以保证会计电算化系统运行的可靠性、生成会计信息数据的准确性。第三条公司上下应高度重视会计电算化管理工作，它不仅涉及参与会计核算工作的公司财会人员和参与会计电算化系统维护的公司相关信息技术人员，而且还涉及使用会计电算化系统的公司本部、各分公司及证券营业部所有员工；不仅

2、涉及会计电算化系统本身的运行管理，还涉及到与公司人力资源系统、交易系统、清算系统等多系统的数据衔接管理。第四条公司会计电算化系统至少应包括费用报销、会计核算、资产管理、资金划拨等基础性功能。并在充分运行好基础性功能的前提上不断增加各项管理功能，促进公司整体财务管理水平的提高。第二章会计电算化系统的组织管理第五条公司分管信息技术和财务的领导负责推进公司会计电算化工作，组织拟定公司会计电算化工作规划，协调公司内部各部门共同做好会计电算化管理。第六条计划财务部、信息技术部牵头负责组织会计电算化具体实施工作，人力资源部、结算管理部等公司本部相关部门予以积极配合。第七条信息技术部负责会计电算化的技术支持

3、，根据会计电算化的需要，配置相应的服务器等硬件设备，并负责设备及软件的日常维护。第三章会计电算化系统的选用原则及方法第八条选用会计电算化系统实现的管理目标（一）实现高效的会计核算，及时、准确、完整地反映公司的经营情况和财务状况，有效控制财务风险，实现财务管理的事前、事中、事后监控。（二）通过集中资金管理，统一调配公司财务资源，提高资金统一支付能力，提高资金利用效率。（三）通过实现财务数据集中和财务业务信息集成，为精细化管理提供技术保障，使全面预算管理、全成本管理等管理会计目标得以实现。（四）通过动态实时的财务信息共享，为各分支机构、各部门和公司领导决策提供强有力的服务和支持。第九条选用会计电算

4、化系统的原则（一）符合公司统一的IT规划要求。（二）系统产品应通用高效，功能稳定，人机界面友好，具有良好的可扩展性。（三）公司选择的会计电算化系统除应经过国家有权部门评审外，其工作流程设计和审批记录应符合下列条件，保证系统签名可视为电子签名，以确保电子签名与手写签名具有同等效力：1.电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有； 2.签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制； 3.签署后确保对电子签名制作数据能系统留痕；4.签署后对电子签名的任何改动能够被发现； 5.签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。第十条选用会计电算化系统的方法按照公司招标投标管理办法规定，以公开招标方式

5、选用公司的会计电算化系统。第四章会计电算化岗位责任第十一条公司在启用会计电算化系统软件前，统一为各单独核算单位开立会计核算账套。第十二条会计电算化管理实行岗位责任制。（一）岗位设置公司在会计电算化管理中设公司系统管理员、分支机构系统管理员、会计电算化管理员、系统操作人员（包括费用报销、预算编制、资金划拨、资产验收、财务制单、审核、过账、报表生成、查询等）。（二）权限及职责1.系统的权限设置由信息技术部进行设置，超级用户由信息技术部负责保管。2.公司系统管理员岗位权限：公司系统管理员由信息技术部指定专人担任，其主要工作职责如下：（1）负责定期对服务器进行维护、检查，及时发现并排除运行中的各种故障

6、，保证整个会计电算化系统安全、稳定运行。（2）负责会计电算化系统的新建会计核算账套、系统参数管理、单位设置、用户权限设置操作、数据管理、工作流维护、备份账套等工作。（3）负责进行授权操作，包括会计电算化系统的用户组织信息、角色分配的维护操作等。具体事项如下：负责对公司本部员工报销的授权操作。授权操作包括会计电算化系统的用户组织信息、角色分配的维护操作。授权依据人力资源系统提供的员工信息变更表进行操作。负责根据计划财务部审批通过的权限申请表对系统员工在会计电算化系统中的其他权限进行授权。授权操作包括费用报销、资金管理、预算管理、财务会计、资产管理等操作及查询权。（4）对权限、系统参数等的设定，应

7、进行严格记录，并及时归档。（5）负责会计电算化系统每日数据备份，定期存储备份。（6）认真记录并分析软件运行过程中出现的问题，及时将问题反馈给软件供应商并协助解决。（7）向公司本部及各分支机构财务人员提供相应技术支持，解决使用软件过程中出现的技术问题，建立技术保障方面的应急预案。（8）不定期向软件供应商提交现行软件功能优化方面的意见与建议。3.分支机构系统管理员岗位权限：分支机构系统管理员由各分支机构技术岗兼任，其主要工作职责如下：（1）负责分支机构客户端进行维护、检查，及时发现并排除运行中的各种故障，保证分支机构会计电算化系统的安全、稳定运行。（2）负责对分支机构员工报销授权操作，授权操作包括

8、会计电算化系统的用户组织信息、角色分配的维护操作。4.会计电算化管理员岗位权限：会计电算化管理员由计划财务部指定专人担任，其主要工作职责如下：（1）审核新建会计核算账套、增减权限的申请，报计划财务部负责人批准后，提交给信息技术部系统管理员。（2）协同技术支持人员向系统操作人员提供操作指导。（3）负责对系统管理员的授权操作进行复核，包括会计电算化系统的用户组织信息、角色分配的操作。复核事项如下：复核公司本部员工报销权限的操作。复核会计电算化系统的用户组织信息、角色分配的维护操作。复核系统管理员对系统员工在会计电算化系统中的其他权限授权操作。复核包括费用报销、资金管理、预算管理、财务会计、资产管理

9、等授权操作。（4）督促各单位按照公司要求按时完成各项会计电算化工作。（5）提出并协同解决系统运行中可能出现的各类操作性问题和应急预案，根据需要不定期地向软件供应商提交现运行的软件功能优化方面的意见与建议。5.系统操作人员（1）各分支机构部门负责人和公司本部各部门负责人具有对本单位费用报销、资金划拨等审批权，具有对本单位会计核算账套中所有数据的查询权，即可在权限范围内任意查询账务、报表、资产管理、网上报销等模块的数据。（2）分支机构财务人员由其单位负责人授予其对本单位费用报销财务审核权，资金上划/下拨申请单的录入权，以及会计凭证录入、修改、删除、记账、报表编报、查询、打印等操作权。（3）计划财务

10、部报表岗人员由计划财务部负责人授予合并报表系统操作权，并有各单位数据的查询、打印等操作权。（4）计划财务部财务审核岗人员根据工作实际需要由计划财务部负责人授予对相关会计核算账套的财务审核、凭证录入、修改、删除、查询、打印等操作权。（5）计划财务部其他岗位根据工作实际需要由计划财务部负责人授予相关模块的操作权限，以及相关会计核算账套数据的查询、打印等操作权。（6）稽核审计部人员根据工作实际需要由稽核审计部负责人授予对被审计单位会计核算账套数据的查询、打印等操作权。（7）公司费用归口管理部门负责人具有归口管理费用等归口数据查询权限。归口部门人员根据工作实际需要由归口部门负责人授予对归口费用等归口数

11、据的查询等操作权。（8）公司各单位人员在人力资源系统确认为正式在编的在职员工后，具有在会计电算化系统进行报销的权限。（9）外单位相关人员因工作需要，要求查询有关数据的，可通过业务接待部门提出书面申请，申请中应注明查询的具体内容及查询有效期限，经计划财务部相关人员审核后，提交系统管理员在有关账套及规定时间内设定临时查询权。有效期限结束,系统管理员应根据申请表及时删除其查询权限。第十三条权限设置程序（一）新建会计核算账套的程序新设分公司、证券营业部在取得组织机构代码证、营业许可证、工商营业执照、税务登记证、银行账户开户许可证后，向公司提出书面申请（附件一），提交计划财务部电算化管理员初审，经计划财

12、务部负责人审核后，由系统管理员进行设置。（二）权限新建程序权限新建程序是指在新增加用户情况下需要完成的具体审批及操作程序。具体程序如下：1.用户使用者或所属部门提出需求申请，在会计电算化系统内填写软件权限申请表。新增用户申请应在分录中填写用户申请角色与组织名称（单位名称）。2.本单位负责人审批。3.计划财务部会计电算化管理员初审、部门负责人审核。4.信息技术部系统管理员审核并设置。5.权限设置完成后，信息技术部系统管理员通知被授权人。（三）权限变更或删除权限变更是指在系统用户不变情况下，对现有用户使用权限进行变动。权限删除是指对现有用户名的权限进行删除，主要发生在因员工在公司内部调换工作岗位或

13、离开公司而不再使用该系统。变更权限申请与设置，按申请删除原权限同时新增权限处理。（四）用户权限转授权转授权操作是指用户将自己全部或部分权限在一定时间范围内转交给其他岗位用户，转授权操作需要用户本人在会计电算化系统中进行操作，所有记录以系统日志形式保存。第五章业务操作管理规定第十四条会计电算化系统操作管理规定（一）系统操作人员必须严格按照预先设定的操作权限制单、审批、查询等，严禁以他人名义进行越权操作；操作人员对自己名下的所有操作负完全责任。系统使用人员对用户名和密码应严格保密、定期更换，在操作完毕后应退出系统。操作人员在休假、出差等不在岗的情况下，应在系统内进行转授权操作，严禁将用户名和密码交

14、与其他人员。一旦出现问题，系统电子签名记录人将承担全部责任。（二）系统中的业务操作需严格按照系统提供的功能要求进行操作，严禁使用系统提供的功能以外的其他方法进行修改，如在数据库直接删除操作记录、操作日志等。具体分为新增、删除、修改三种操作：1.新增操作根据系统提供的新增功能进行操作，禁止对数据库进行新增操作。2.删除操作根据系统提供的删除功能进行操作，禁止后台对数据库表进行删除操作、禁止删除已经结束的工作流、禁止日志归档前对日志进行删除操作。3.修改操作根据系统提供的修改功能进行操作，禁止后台对数据库表进行修改操作、禁止对已经结束的工作流进行修改、禁止对已经完成状态的业务单据进行修改。（三）系

15、统将自动对所有操作人员的操作进行记录，系统管理员、电算化管理员通过上机日志随时查询。（四）为防止计算机病毒对设备的侵害，禁止使用来历不明的软盘及光盘等在计算机上操作，严禁打开不知来源邮件，同时应定期检测及杀灭计算机病毒。（五）未经授权及批准，公司员工不得以任何方式向他人提供电算化系统中的数据及相关资料。第六章岗位交接第十五条系统管理员、会计电算化管理员、系统操作人员在岗位变动前必须办理交接手续，接替人员应认真接管移交工作。（一）系统管理员交接具体要求 1.信息技术部负责人负责监交。2.交接工作完成后由监交人员及交接双方签字，并作为会计档案存档。3.移交内容包括：（1）网络服务器口令；（2）数据库的超级口令；（3）系统管理员口令；（4）系统维护记录本；（5）所有版本的财务信息管理软件；（6）其他应交接的内容。4.对交接内容应进行上机测试，确保交接质量。上述口令应最后交接。一旦交接，接替人员应立即更换所有口令。（二）会计电算化管理员交接具体要求1.计划财务部负责人负