使用word邮件合并功能提取Excel表格中字段数据制作座位卡

1、使用 word 邮件合并功能提取Excel 表格中字段数据制作座位卡、准考证、证件卡等因为学校检测学业水平时通常会安排考试座位，如何使用已有的ExcelExcel 表格中的数据来制作座位卡、准考证、证件卡等，并在一张 A4A4 张上打印多个卡表，因为工作需要，摸索出来步骤，现记录在案，备查。这里以 officeoffice 20102010制作座位卡并打印为例：一、建好规整的 excelexcel 表格。一般教导处都会有这样的汇总表，根据需要建立各个字段，大致如下:、在 wordword 中用文本框建好座位卡的模板，预留出要读取数据的空位。第试场誉座位号_姓名_ 班级_*准考证号_三、使用邮件

2、合并功能。1 1、单击“开始邮件合并”，选择“信函”命令。： 1逹算冃in3120011代還.1*h 制耳期1ai-di|财AILL认詁03Ui-irW-ma丸C 対51-0564-(5.1轨轴0幽61-0*7 9Q0QI非 isfi01BF&如 02L3 圖r040$ai-o9 j俪：AtlJLA ,1 L.：11-07L窝踰Ul-0 一11； *JMBc即神电一QU,131-OT 一12 jo哪&wn(bl?-13 itp1412；.TQDO?A10OMaidinooiMOI創建_开g就入新列表冲13僮用现有列表匡L.j从Outlook联至人甲园“3 3、选择刚才建好的 e

3、xcelexcel 表格，并选择表格所在工作表名称。注意下面的打“V”，表示工作表有标题(字段) 行。 文件电子拦件旧可录(D)Wl普通Word文栏邮件合并分步向寻(W)中丈信封售封採件合井*枚件人* -:二否2 2、单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”XV 轴首行包含列标题4、在留空处选择“插入合并域”各个对应字段。学釆:厚性别比生年月F11F12丸柬翹标進备;主名称園Sheets團：充幼I國淙动 $frint_Ti tiesinESl囲丰嗣iSFilwDfbgHH1非流动$Fr i nt_r itles修改时间6/17/2016 12:46:11 FM6/17/2016 12:46:1

4、1 EM6/17/2016 12:46:11 FM6/17/2016 12:46:11 PMG/l 7/2O1S 12.46:11 FW6/17/2016 12:46:11 TH6/17/2016F创建时间削6/17/201612:46:11FM6/17/301612:46:11EM6/17/20161246:11FM6/17/201612:46:11PMG/17/20!12:46:11PM6/17/201612:46:11PM6/17/2016 12:46:11 FMv确定取消A座位号_姓名_准考证号_荒件 蛊興 視到凰亍PDF格式准考迂号班簸X戟号5 5、选择完成后在留空处出现带书名号“”

5、的字段名，大致如下:第机考场号井试场3座位号 机座位号片 4姓名牧姓名,班级呪班级力 准考证号 黑准考证号於 亠 特别提醒：到此，如果再按“完成并合并”按钮就可以完成座位卡的制作了。但尝试以后会发现，完成的座位卡是每一页A4A4 纸上一个，而如果你需要制作的卡表不是很大，为了节约打印纸张，可以一张 A4A4 纸上打印多个卡表，所以我们暂时不按“完成并合并”按钮，继续操作，否则达不到我们的要 求。6 6、双击卡表文本框，调出“格式”菜单，设置“位置”为“嵌入文本行中”。（这一步很重要！）畐诉PDF考场号H试场*底位号_ 卫圧级 试吉任级沖覆准考证号7 7、单击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”

6、。主成并合并TQ 歸里个加E血打印文裆固& 发送电子也潯8 8、在“合并到新文档”对话框中，如果选择“全部”，表示将excelexcel 数据表中第二行起所有数据读入（除去第一行标题行）。因为我之前的表格， 从第三行才开始是数据 （有两行标题表头），所以我选择了第三种 “从 2 2 到 后面数据如果空着，则默认读入到表格最后一行数据。A文本麻 *丝文本K廓*-文3”HA文字方向 专对齐s本.3 创建琏接QI茁 屯上移一层.陰艮 二丄（4下-层尿廓嵌入文富行中文字环底总基他布周选项“总基他布周选项門合并记录O全部 当前记录仗):(F9 9、这时 wordword 会为我们自动生成一个信函

7、文件，但是卡表是一页纸上一个的。这时我们使用 wordword 替换命令,打开“更多”，选择“特殊格式”中的“分节符”，则查找项中出现“F ”字样。在替换项中留空，单击全部替换。至|:确定节萱找迦替换 定位替换为:更少替换号彗换菊肅式 （！ ） 格式查栈内咨（町：选顶：区分全F半角搜秦选顶搜索亠全部J3区分大小写（曲 全宇匹翔（Q 使用通鄭苻包） 同音（英文）查找单词的所有砒式（英文血）rvl 尸f il制表得CD吒官如三當亨国分栏苻音晤号旧 全角巻曙号（E长划戋也V4全角空格无空可迂分匡待无空非分阵特曲倉圧主云己丘囹形 手动换行符WflSCS）可迁谨字荷 分节苻 空白区域曲1010、到此，座位卡表已经一页 8 8 个自动排好，更改页边距后就可以打印了 卡表大小有关）扌AaBk AaBbC AaBb（一页多少个卡表， 与你自己设计的31?L f1亡勺密E七丄：空圭凡lets r：;i?*ocps3Ol_?M_ 11茎它豊01 11fill 31iis空宏二Ju.DCGT-宿唸JJJ3*迎:H讀刍一1MLJrt# ft Cl：冬与菩54 k .- r：7j3010 一4G*1-16W JJL-1“ILTr也S4药足皆z二上：QC115*K三、其他未尝试但很有用的功能比如规则按钮里的各个命令，可以指