国际关系学院会计档案管理实施办法

1、国际关系学院会计档案管理实施办法第一章 总 则 第一条 为加强会计档案的科学管理，更好地为学院各项工作服务，根据国家安全部颁布的国家安全机关会计档案管理规定，结合本校实际情况，制定本办法。 第二条 会计档案是指院校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。 第三条 会计档案是学院档案的组成部分，由学院档案室实行集中统一管理，确保会计档案的完整和安全，便于保管和利用。 第四条 国际关系学院会计档案，按内容和用途分为行政会计档案和基建会计档案。行政会计档案由财务科负责收集、整理、立卷和移交，基建会计档案由基建科负责收集、整理、立卷和保管，档案

2、室负责进行督促、指导。第二章 归档范围第五条 会计档案的归档范围：包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。具体范围按会计档案归档范围和保管期限表。 第六条 会计档案下设二级类目。其中综合类按文书档案管理实施办法整理、立卷。第三章 会计档案的整理与立卷要求 第七条 国际关系学院会计档案采用年度名称保管期限分类法进行整理，即：财务科、基建科在会计年度终了后，把一个会计年度形成的会计档案分为凭证、帐簿、报表、其它四大类，大类下再按会计材料的名称和保管期限分别组成案卷。第八条 立卷要求 （一）会计凭证：按月立卷。财务科根据凭证登记入账后，应将各种记账凭证和原始凭证以记账的时间顺序编号排列，

3、按月装订立卷，视各种凭证的数量，装订成一册或数册，每册厚度以二厘米为宜。一册为一个保管单位。装订时要剔除金属物，大小不等的原始凭证要按记帐凭证的规格折叠，加上凭证封面和封底，在左侧用线装订，并在凭证封面与脊背的接封处，加盖会计主管人（或立卷人）印章，做到整齐、牢固、美观。（二）会计账簿：按会计年度立卷。在会计年度终了后按账簿的种类（名称）分别进行整理，订本账簿要保持原样，活页帐簿应取出空白页，加上账簿封面和封底成册。一册为一个保管单位。各种几簿均应在帐页右上角编页号。（三）会计报表：按会计年度立卷。按不同保管期限，将年报、季报、月报分别组卷。对会计报表进行分析和说明的文字材料，应与报表一起立卷

4、。卷内报表应加装封面，并在右上角顺编页号。（四）其它会计材料：银行存款对账单，按年（或月）装订，排列于当年（或月）会计凭证最后一册；银行取款支票存根，附有关凭证后；业务经费拨款申请书、批复件，附有关凭证后；工资汇总表、工资发放名册、调整工资通知书等，单独或综合立卷。（五）会计凭证、会计账簿、会计报表封面与脊背上的项目（一般有单位名称、档案种类、年度、月份、起止日期、起止字号、保管期限等）应填写齐全。第九条 案卷排列与编目 （一）会计档案案卷按报表账簿凭证的顺序排列。 （二）行政会计档案、基建会计档案按会计年度分别排列、顺编大流水案卷号和编制案卷目录。第十条 本年度会计档案应于次年第二季度内完成

5、整理立卷工作，编制案卷目录（一式三份）。第四章 会计档案的归档和保管第十一条 当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务科保管三年。期满后，由财会人员移交档案室保管。基建会计档案随基建档案一起归档。交接双方按档案移交清册（即案卷目录）清点验收后，共同签名盖章，一份留财务科、基建科，两份随同案卷存档。第十二条 档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷（册）封装，如确有需要拆封整理的，应会同财务科、基建科和经办人员共同拆封整理。第十三条 财务科、基建科、档案室对会计档案应进行科学管理，专人负责，存放有序，查找方便。严格遵守安全和保密制度。第十四条 国际关系学院会计档案的档号由全宗号、类别号、目

6、录号、案卷号、页（件号）组成。其中：类别号用汉语拚音字母“k”表示；行政会计档案的目录号用会计年度后加“.1”表示（例：1989.1）；基建会计档案的目录号用会计年度后加“.2”表示（例：1989.2）。第五章 会计档案的鉴定与销毁第十五条 会计档案的保管期限分为永久和定期两类，定期保管的分为三年、五年、十五年、二十五年、五十年五种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一年算起。第十六条 各类会计档案案卷的保管期限按国际关系学院会计档案归档范围和保管期限表执行。第十七条 会计档案保管期满需要销毁时，档案室提出销毁意见，会同财务科、基建科共同鉴定后，编制销毁清册，报主管院领导批准后销毁。对于未

7、了结的债权债务的原始凭证和其它仍需要继续保存的原始凭证，应抽出另行立卷，由档案室保存到确无保存价值时再办理销毁手续。第十八条 按规定销毁会计档案时，应由档案室和财务科、基建科共同派人监销。监销人员在销毁会计档案前，应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名，并将监销情况报告院领导。第六章 借用与利用第十九条 财务科、基建科人员查阅本部门会计档案时，由本部门负责人批准方可查阅。其它部门需查阅时，需经财务科、基建科及上级主管领导批准。会计档案原则上不外借，确需外借时，须经主管院领导批准。第二十条 借阅会计档案的人员，必须爱护档案不得拆原案卷，不准在档案材料上涂改、勾划，更不准抽取、加塞、更换任何

8、材料。需要摘抄、复制会计档案的，须经财务科领导批准，摘抄、复制件须经档案室人员审核、登记。借出的会计档案应限期归还。第七章 附 则第二十一条 本实施办法自下发之日起执行。附表1：国际关系学院会计档案归档范围和保管期限表（一）综合序号 类目名称 保管期限1、上级主管机关和本校的有关财务会计工作的指示、规定 永 久2、本校财务管理计划、总结、请示批复等文件（通知） 长 期3、学校基金管理工作文件 长 期4、有关财务管理方面的其他文件材料 短 期5、科研经费管理文件材料 长 期（二）会计报表序号 类目名称 保管期限1、决算报表 永 久2、预算会计报表 15 年3、年度以上规划表、分配计划、测算表 15 年4、年度以上各种统计报表（含工资报表） 15 年5、季度以下各种计划、统计报表 15 年（三）会计帐簿序号 类目名称 保管期限1、总帐（包括分类帐） 永 久2、预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 15 年3、预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 15 年4、学校专项基金帐簿 15 年5、日记帐（现金帐） 15 年6、固定资产明细帐（卡片） 15 年 （固定资产报表清理后保管五年）（四）会计凭证序号 类目名称 保管期限1、各种原始凭证