OA工作手册-20150611

1、深圳前海达飞金融服务有限公司 文件类型：政策或流程文件名称： OA工作手册销售部销售后台文件版本销售部 销售后台 - 201506001生效日期01/06/2015审批级别姓名职位签名时间编制人部门总监审批 法务审批人事行政审批总经理审批修正备忘录版本生效日期修正背景因起草者目录第一章 人力资源部 招聘6一、招聘（招聘渠道）61.现有招聘渠道62.前程无忧63.新增招聘渠道6二、面试61.职位：销售经理、办公室助理62.职位：销售代表7三、风控流程71.风控申请时间及岗位：72.发送风控邮件73.不同审核结果的处理方式7四、入职、离职手续办理81.入职体检82.收集入职资料93.人员信息采集表

2、：94.劳动合同 / 实习协议：10五、纪检结果跟进10第二章 人力资源部 薪酬福利11一、员工类型（实习生与正式工）的区分：11二、离职的相关工作：111.主要流程：112.离职手续的办理：113.离职员工的重新雇佣12三、工作变动（职位、薪酬、工作地点等）121.常见变动类型：122.基本流程：13四、社保公积金131.社保公积金申报132.新员工申报所需资料143.社保/医保卡、公积金卡14五、工资与奖金141.最低工资标准142.工资单、奖金明细单的发放143.月度工资名单核对15六、考勤假期15七、商业保险15第三章 销售管理部16一、销售发展161.门店墨盒申请162.门店上网卡申

3、请16二、销售培训171.培训申请流程172.培训申请规则183.培训取消184.培训要求18第四章 财务部19一、银行开户191.银行开户192.税务登记证203.费用报销214.公司差旅费标准23第五章 法律合规部25一、分公司注册操作须知251.法律合规部联系分公司并邮寄注册材料252.负责人接收材料并办理注册253.注册成功并通知法律合规部254.报销事宜26二、分公司信息变更须知261.负责人变更262.经营场所变更26三、公章、证照保存操作须知271.公章保存272.证照保存27四、分公司组代码年检操作须知27五、分公司工商局应对指南28第六章 其它常规事务30一、电脑申请30二、

4、工牌申请30三、钥匙申请30第一章 人力资源部 招聘一、 招聘（招聘渠道）1. 现有招聘渠道渠道用户名初始密码备注智联招聘 df+城市拼音zhaopin123如重庆分公司用户名为：dfchongqing 赶集网 达飞金融+城市分公司ganji123如重庆分公司用户名为：达飞金融重庆分公司 备注：具体操作指引详见常用表格中附件1：赶集网操作手册、附件2：智联招聘网站使用指南2. 前程无忧暂未下放权限给分公司，具体申请发布职位流程如下：Ø 城市经理填写附件3：招聘申请表，发给总部HR：xuliØ 邮件标题：城市+招聘需求（例如：广州招聘需求）Ø 邮件必须注明：发布职位

5、+简历接收的邮箱（城市经理、销售经理或办公室助理的公司邮箱，*）3. 新增招聘渠道Ø OA寻找当地常用招聘网站/供需会，并联系销售索要报价方案Ø OA发给城市经理审批，城市经理把报价方案（供需会需附上参加日期）发给总部招聘组审批Ø 招聘组回复确认开通或参加Ø OA与销售签订招聘协议Ø OA填写款项申请单，附上发票及招聘协议，城市经理签字后把资料寄到招聘组，招聘组跟进付款Ø 开通网站或参加当地招聘会二、 面试1. 职位：销售经理、办公室助理Ø 由城市经理初试，把简历及建议薪资发给总部招聘HR： chenxing, gongxi

6、aoting, 抄送给xuli，Ø 总部HR复试后回复最终录用建议Ø 对于销售经理：OA收集候选人风控表格及人员信息采集表，表格详见附件4：销售入职申请表2.0，附件5：人员信息采集表，向风控申报入职申请。Ø 通知其上班并进行入职体检。2. 职位：销售代表Ø 由各地分公司负责安排人员通知面试Ø 确定录用人选，OA收集候选人风控表格及人员信息采集表Ø OA为其走风控流程Ø 风控通过后发放“入职须知”附件6：入职须知，通知其带齐“入职须知”所有资料办理入职并进行入职体检三、 风控流程1. 风控申请时间及岗位：Ø 入职前

7、需走完风控流程Ø 岗位包括：销售代表、高级销售代表、导师、销售经理、城市经理办公室助理、法律调查员、销售培训师不需要走风控流程2. 发送风控邮件Ø 发件人：OAØ 收件人：RISK.SA，抄送城市经理；Ø 发送内容² 风控表格，即附件4：销售入职申请表2.0。² 员工照片（手持身份证自拍照片一张），标准如右图。² 身份证（正反面）扫描件。3. 不同审核结果的处理方式一般3个工作日内，销售支持部会以邮件的形式告知OA风控结果，结果情形如下：Ø 风控审核通过：可办理入职，提交入职信息给HR后，销售管理部会回复销售ID号

8、。Ø 风控审核通过未离职近期不能入职：后期可办理入职，入职当天需重新走风控流程并提交入职信息给HR后，销售管理部会回复销售ID号。此类此情比如员工在前公司未正式离职，但符合我们公司的入职要求，待前公司正式离职后重新走一次风控流程即可。Ø 风控审核不通过：² 与候选人沟通风控未过，无法办理入职。² 发邮件通知panhuiyan；huangzhiying。注意：Ø 根据“风控”/“销售管理”发出的审核结果邮件，需特别留意是否有新销售代表审核不通过。如提交三天后仍未收到审批结果的通知邮件的，应主动咨询风控部，以免因OA没注意到相关邮件或风控 / 销售

9、管理部忘记抄送相关邮件给OA等原因导致数据有误。Ø 入职审批不通过的，均不能担保，即均不能入职。Ø 另外就算其它部门或某些相关人员有发送/抄送相关邮件给人事部，但OA仍必须发送正式邮件通知人事部。人事部只以OA的邮件为准。四、 入职、离职手续办理1. 入职体检1) 需体检职位与体检时间：Ø 职位：省业务总监、城市经理、销售经理、办公室助理、销售培训师、法律调查员 SA级别（销售代表、高级销售代表、导师）不需要入职体检Ø 体检时间：入职前2) 入职体检流程：Ø 公司与体检机构合作的城市，具体体检地点详见附件18：体检地址² 通知待入职人

10、员进行体检。² 提前两天发邮件给到cuixuelei2005。邮件标题：达飞金融XX分公司体检名单，正文附上体检人员姓名、身份证号码。Ø 公司未与体检机构合作城市：² 自行前往当地体检中心进行普通入职体检，费用100元以内。入职后凭发票报销。2. 收集入职资料1) 员工填写附件7：个人信息登记表2) 收齐“入职须知”中所提及的所有资料。² 1张一寸红底登记照片（纸质照片粘贴在个人信息登记表上，电子版用于申请工牌） ² 1份身份证正反面复印件² 1份最高学历证明复印件，如遗失，需填写附件16：无学历证明承诺书² 前单位的离职证

11、明 ，如遗失，需填写附件17：无离职证明承诺书² 最近6个月体检报告(销售代表、高级销售代表、导师职位不需要提供) ² 工商银行卡复印件 ² 社保卡、住房公积金卡复印件（如有，包括本地卡或者异地卡）3) 员工个人档案的整理² 原则上，所列资料均需提供。（未参加过社保公积金可不提供相关材料。）OA在寄送档案资料到深圳人事部前，应保证所需资料均已齐全。² 如确实因特殊情况暂时未能提交的，可通过邮件或在寄送的资料上附上说明的方式，列明“何人因什么原因暂时无法提交什么资料，预计什么时候可以补齐”。² 对于无法提供资料但有签署相关“替代协议”的

12、，可视为已经提交所需资料，无需再跟进。比如签署了无法提交离职证明、学历证明等的声明的。注意：Ø 入职须知中所提到的入职资料、人员信息登记表，连同后续的劳动合同、劳动合同签收表需在15天之内寄回深圳总部。（装订方式：每份劳动合同只在左上角装订一个钉，办公室助理需在劳动合同见证人签字处签字。所邮寄资料如果有特殊情况，请用便利贴写明。）3. 人员信息采集表：Ø 邮件提交表格：附件5：人员信息采集表Ø 提交时间：入职（即正式上班）第一天，最晚第二天Ø 邮件标题：城市+新入职人员信息采集表； 正文：新员工姓名、职位、工作城市；4. 劳动合同 / 实习协议：

13、6; 类型：正式员工为劳动合同；实习生为实习协议，待其毕业后再签劳动合同Ø 制作合同：HR收到人员信息采集表后， 2天内会邮件回复OA，附上劳动合同或实习协议Ø 签订劳动合同：办公室助理需黑白双面打印一式三份给到员工签字，并同时填写附件8：劳动合同签收表五、 纪检结果跟进Ø 每周三/四，HR发出纪检会结果Ø OA 打印附件员工纪律处分记录表，直接经理签字和二级经理（城市经理）签字，员工本人签字确认；然后收集全部完整签字的记录表Ø 解冻ID号（视情况而定，有些销售可能之前因风控因题被冻结ID）：² OA在周五前发送邮件连同签署后的警告信

14、扫描件至Risk.SA解冻销售ID² 风险管理部收到解冻申请邮件后会通知销售支持解冻销售代表Ø OA需在下周一前把纸质版资料寄回给招聘组第二章 人力资源部 薪酬福利一、 员工类型（实习生与正式工）的区分：1) 区分标准：是否仍为在读学生。（“在读”不包含成人学校、夜校、自修等类型学校。）正式员工签署劳动合同，但实习生不需要，只须签署实习协议。（待毕业后再转签劳动合同。）2) 实习生不申报社保、公积金，但其它薪酬待遇与正式员工一样。实习生档案必要资料：实习协议、个人信息登记表、身份证复印件。注意：Ø 新招的实习生，在提供人员信息采集表给深圳招聘组时必需在邮件正文或E

15、XCEL表格中特别说明。二、 离职的相关工作：1. 主要流程：填写离职人员信息表格，发邮件到邮箱：staffing，离职岗位包括并不局限于以下各分公司所有岗位：销售岗、销售管理岗、OA、PA、风险调查员、培训师等。注意：Ø OA在获知员工（不管什么级别）离职信息的当天或次日必需发离职申请邮件出来，以保证离职员工不能再登陆公司的销售系统。Ø 不管是什么类型、情况的离职（包括风控审核不通过的），也不管其它部门是否有发出过相关通知，OA都需要发送正式邮件给staffing。（薪酬组只以OA的邮件为准。）Ø 离职信息应包括：工号、姓名、工作地点、最后工作日、离职原因，具体

16、以需填写表格为准。² 最后工作日：指员工最后上班的那一天。（离职日期则为最后工作日之后的一天。）² 离职原因：不能简单以“个人原因”、“其它”之类的作为原因，而应的明确的诸如“薪酬”、“工作地点”之类的原因。（可参考离职单）2. 离职手续的办理：Ø 原则上全部员工都需办理离职手续。（风控不通过的属特殊情况可不办理。）Ø OA可与员工说明：对拒不办理离职交接手续的，公司有权扣除其未发奖金。对坚决不办理手续的，由OA代签相关离职表格，并注明“员工拒绝办理手续，由本人XXX代签”。Ø 签订下述离职表格。附件9：离职申请表附件10：离职面谈表附件11：

17、离职交接清单附件12：离职结算确认单注意：Ø 签署好的离职表格需寄给薪酬组存档。Ø 离职手续除用人部门跟人事部外，还涉及其它部门如IT部、财务部，OA要根据员工的实际情况确实是否需一并通知其它部门。具体而言：非SA级别的员工，如要离职，另外还需做好款项、固定资产的交接。（指备用金、临时借款、电脑等。）3. 离职员工的重新雇佣1) 非自愿离职全国范围内不再雇佣。2) 重新入职时限为3个月。即离职后最少要隔3个月才能再入职，但原属于“特殊情况”离职的，不受此期限限制。3) 特殊情况：Ø 如实习生回校（超过一个月的）且经了解正式毕业后愿意重新入职的；Ø 因个人

18、原因暂时长期无法上班（如回家照顾重病家人）且无法确定回岗时间，但实际员工解决个人问题后愿意重新入职的；诸如上述类似的情况，我们建议先跟员工办理离职手续，后续重新入职则不受“3个月”限制。三、 工作变动（职位、薪酬、工作地点等）1. 常见变动类型：Ø 工作地点变更Ø 部门/职位变更Ø 基本工资变更2. 基本流程：1) 发起申请：部门将变动信息通知到销售总监助理。（每月8号前由城市经理提交下月的变动申请。）2) 审批：销售总监助理会汇总好各地的申请，完成内部审批流程后再提交给人事部。人事部跟进后续的审批流程（人事行政总监 / 总经理审批）。3) 员工变动确认信：人事部

19、会先做好相关信函，现只出具一封信并找相关负责人签名。（原来是一式两封，一封HR存档，一封给员工。）对于非降职、降薪类型的，部门负责人签名后由人事部存档。（非深圳地区发送扫描件即可。）降职、降薪的，需由部门负责人及员工本人签名后将原件寄回深圳人事部存档。四、 社保公积金1. 社保公积金申报1) 特别说明：社保、公积金必须在同一地点申报。且原则上，社保、公积金的申报地点需要与实际工作地点一致。特殊处理：Ø 城市经理或以上级别的，可申请在非工作地点申报，无需审批。Ø 其他级别的（如SM、SA、办公室职员），如要申请在非工作地申报社保公积金，需向人事部申请，审批通过后方可执行。注意

20、：Ø 未提交特殊处理申请的，人事部将直接为员工申报工作地点当地的社保和公积金。Ø 因各地申报的实际情况不一，尤其是申报的时间、基数、比例等，公司的相关政策可作为参考资料，但与社保、公积金相关的全部问题以人事部当前的最新通知、解释为准。其他人员不能对员工做出任何相关“承诺”。2) OA在与当地第三方代理的对接：Ø 主要是协调申报资料的提交。是否需要增加或取消某一员工的申报记录必须经由人事部与一级代理间确认，而不能是OA与当地代理直接沟通。OA如发现薪酬组提交给代理的信息与你了解到的实际情况有出入的，可先与薪酬组确认。2. 新员工申报所需资料1) OA可先与人事部薪酬

21、组同事确认当地对于新入职员工在申报社保和公积金时所需提供的具体资料是什么，然后在办理入职手续时便通知员工提供或提前准备好相关材料，以便在真正申报的时候能够及时提供所需材料给人事部，提高工作效率。2) 每月薪酬组同事都会提供当月在当地新增、减少员工所需提交的资料，但实际需准备的资料以当地代理通知的为准。3. 社保/医保卡、公积金卡1) 办卡：OA在办理入职时可一并与员工确认其是否需办理社保卡、医保卡、公积金卡，如果需要，将名单汇总给深圳人事部薪酬组。人事部会通知第三方代理协助办理。基于政策、流程的要求，一般要三个月左右才收到新卡。2) 是否有卡与是否有员工申报社保公积金是两回事。因为各地政策不同

22、，卡也并不一定与特定公司挂钩，所以我们可以为员工办卡，但并不表示公司必须、必然会为新员工办卡。“申报”工作可以通俗理解成往员工的账户里存钱，所以就类似于“银行卡丢了，但如果没挂失/注销，仍然可以存钱入该卡号一样”。五、 工资与奖金1. 最低工资标准1) 销售代表级别的基本工资参考（不一定等于）当地最低工资标准的最大值。所谓最大值：某些城市的最低工资标准还会按不同的区/县确定不同的最低工资标准，此类情况，取其中的最大值。2) 年度调整（每年7月）人事部统一在每年7月将SA的基本工资调整为当地7月已生效的最低工资，其它时间不做调整。所以OA在实际招聘时不应该说“基本工资为当地最低工资标准”，说出现

23、行的具体数值即可，以免员工认为政府调整了最低工资后自己的基本工资会马上调整。3) 当地最低工资上调时各地办公室助理应主动注意、了解当地的最低工资标准的变化（最新值以为生效时间），并及时反馈给深圳人事部薪酬组。2. 工资单、奖金明细单的发放1) 人事部尽量会在每月第一周前将上月的工资单及奖金明细单发送给员工。每月全部发送成功前人事部会通知到OA，OA可将此信息通知到当地员工，并统计未收到邮件的人员名单（工号、姓名），申请重新发送邮件。2) 咨询问题或无法打开工资单而发邮件给人事部，需同时提供个人信息（工号、姓名、工作地点），邮件无任何正文内容、甚至用非人事部备案邮件发送邮件的，人事部一概不回复。

24、注意：Ø 离职员工是否会发放工资和奖金、发放多少、什么时候发放，必须由人事部解答。其它部门（如销售经理、城市经理、OA）不能回答相关问题，如员工有疑问，可叫对方咨询人事部。3. 月度工资名单核对1) 人事部每月算工资前会将当月（可能）发放工资的名单给到OA，OA必须认真核对相关信息。名单信息的准确与否直接影响到工资核算的准确性。2) 保证准确性：严肃、认真完成此工作，必须在规定时间内回复；有问题的除更新EXCEL外还需要在回复邮件正文中说明；即使没有问题也需要邮件回复。六、 考勤假期1) 模板（请假单）：附件19：考勤-假期申请表，常用表格中可以找到，或与人事部联系。2) 审批流程：

25、OA先邮件通知人事部（工号、姓名、假期类型、假期长度），后续再将纸质原件寄回深圳人事部存档。5天以内（不含5天）一级审批人审批即可，5天或以上的需二级审批人。1个月或以上的，需公司总经理审批。特殊假期如病假、婚假、产假、陪产假等各地的政策不一，OA可先跟人事部确认具体的法规要求以及公司要求后再知会员工。另外，超过1天的病假必须提供医生证明，否则按无薪事假处理。七、 商业保险1) 员工入职后方可享受商业保险福利，非SA级别的正式员工子女也可以享受商业保险待遇，因此所有OA必须保证员工正确填写其子女资料，特别是身份证号码或者出生证号码。如入职当月未能正确填写的，会影响其子女的参保.2) 非SA员工

26、可以报销门诊及疾病住院费用。SA只能报销意外导致的门诊和住院费用。3) 报销的材料需要严格按照理赔申请单整理与排放：附件20：商业保险-理赔申请书（2015）注意：Ø SA晋升成SM后，不管入职时是否有提供过子女信息，都应（本人或通过OA）重新主动将其子女信息通过正式邮件通知到人事部，否则将视为自动放弃享受该福利。第三章 销售管理部一、 销售发展1. 门店墨盒申请1) 申请时间：每月10号前（具体会有通知）使用对象：门店2) 申请方法：Ø 月初10号前（具体时间销售管理部会发通知）OA填写XX城市耗材&上网卡申请表发送至销售管理部邮箱（salesmgt），销售管理部

27、针对申请数量做审批并在一至两个工作日内反馈结果。Ø OA收到墨盒后需合理分发，并且做好库存管理，有问题及时咨询相关人员。Ø 墨盒申请流程图：2. 门店上网卡申请1) 申请时间：无规定时间使用对象：门店2) 申请流程：OA填写XX城市耗材&上网卡申请表并发送至销售管理部邮箱（salesmgt）审批，审批通过后进行采购，并填写个人款项申请单将报销寄回公司。注意：Ø 表格上应以城市开头命名如：XX城市耗材&上网卡申请表 Ø 上网卡申请的邮件正文需注明以下信息：上网卡使用人、上网卡费用、卡托费用、门店清单、使用期限等信息，如下图：Ø 任

28、何有关上网卡、墨盒的使用问题，请及时联系销售管理部许淑玲二、 销售培训1. 培训申请流程1) 责任人：各城市OA需按计划提交培训申请，并跟进并执行培训反馈结果。2) 城市OA每周一至周三提交下周培训申请并将申请表发送至：sales.train。具体要求如下：Ø 邮件标题命名：XX城市X个销售人员培训申请-XX年X月X日（即期望培训开始日期）；Ø 特殊需求或情况，需在邮件正文中说明。注意：每周三18:00为“下周培训”申请截止日期3) 根据OA提交的申请，销售培训部将协调安排全国培训申请，并于每周五统一将结果反馈给各城市OA和执行培训师处。2. 培训申请规则1) 所有类型培训

29、，包括但不限于销售人员入职培训，须严格按照总部培训部安排的培训计划执行，各城市不得自行增加未获得培训部安排的培训。2) OA需在销售代表和销售经理入职后10个自然日内为其提出培训申请，未通过入职培训的，均视为不符合上岗条件，将操作解除劳动合同。3) 人数要求：每场参训人数不得少于6人。3. 培训取消如果出现特殊情况，需要取消培训场次，OA需在培训开始日期前2个工作日发送取消培训邮件至：sales.train 。具体要求如下：Ø 邮件标题：培训取消-XX城市（XX月X日-XX月X日）Ø 正文内容须写明取消原因4. 培训要求1) 销售人员参加培训时，需自带纸笔，并做好相关笔记。

30、2) 销售人员培训期间，有一次迟到/早退1个小时或两次迟到/早退半个小时者或不遵守课堂纪律扰乱授课者，培训师有权取消其该次培训资格。若因此产生其他费用，由销售人员自付。费用包括不限于由于时间限制必须到其他城市参加入职培训的路费、住宿费、餐费等。3) 每次培训后需参加考试，考试及格分数为70分。4) 销售人员必须通过入职培训且考试合格方能上岗，如考试不合格，原则上不予入职且须解除劳动合同，但城市经理可根据销售人员情况向销售培训部申请其第二次参加入职培训或考试的机会，若第二次仍然不合格，则必须解除劳动合同。5) 销售培训师必须严格执行培训纪律，严禁伪造出勤和考试记录等。6) 销售人员入职后必须在1

31、5个自然日（包括第二次参加培训的时间）内完成入职培训，若未在要求时间内完成，视为放弃入职，需解除劳动合同。7) 新入职销售代表必须完成入职培训后，其上级经理才能为其做门店绑定申请，若发现违规操作，销售培训部将暂停两周审批该城市的入职培训申请。第四章 财务部右边附件为PPT版一、 银行开户1. 银行开户1) 网点选择：必须是工商银行；最好是公司办公地址附件的一级支行。（可咨询银行客服或上网查询网点。）2) 确认开户所需资料：（与银行确认）Ø 总公司需要提交什么资料？分公司（当地公司）需要提供什么资料？正常情况下，所需提交的资料不包含总公司证照原件，总公司只需要提供证照的复印件加盖公章。

32、Ø 开户需要总公司的资料由财务部王梅珠负责准备，分公司的资料由各地OA负责准备好（包括分公司负责人身份证原件）注意：² 开户前跟银行确认开户是否需要预约及负责人是否要到现场。3) 开户后需确认：Ø U盾：多长时间可以拿到开户许可证及企业网银U盾（务必办理2个U盾）。办理企业网银U盾时候涉及到设置单日单笔最大限额时取银行可以设置的最大金额。（例：银行规定单笔最大限额是500万以下，可设置成499万。）Ø 费用：开户需要的费用怎么收取?其中包括：开户费用、账户管理费用、2个U盾费用、财智卡费用、密码器费用、回单卡费用、网银年费。（密码器、财智卡、回单卡是能不

33、办就不办，因为分公司基本用不到，但个别银行要求必须办理就只能办理。）在不收费前提下，能开通电子对账就开通了，尽量避免纸质对账增加工作量。Ø 账户激活：基本户开立完成后，是否需要通过资金的转入激活账户及金额。Ø 银行联系方式：开户行对公柜台电话（方便跟进开户进度及后续业务办理）。4) 分公司需要寄回总公司的物品明细Ø 国、地税务登记证（正本）；Ø 报税U盾；Ø 银行开户许可证；Ø 企业网银2个U盾注意：² 密码一定要以邮件形式发给财务部王梅珠收，不能放在网银U盾一起寄，务必确保提供的密码是正确，以免造成不必要麻烦。²

34、 银行办理的相关物品，前提是有办理的就寄回来，没办理的就没关系。（如：回单卡、财智卡、密码器等。）² 领取企业网银U盾时打印当天前所有银行交易的回单一起寄回来（事先 电话联系银行打印回单需要带的资料）；² 收件人：王梅珠 ；电话:；邮箱: wangmeizhu2. 税务登记证3. 费用报销1) 款项申请单：Ø 单据不得做任何涂改；Ø 申请公司名称需注明分公司名称；Ø 申请单的收款银行需写明到分支行（例：中国工商银行广东省深圳市龙华支行），收款银行信息需认真核对，否则影响付款进度，在一张申请单中只出现一个收

35、款账户信息。Ø 报销时办公室租金、物业管理费、打印机租赁费一定要写明起止月份（如广州办公室2015年3-5月租金）。Ø 当OA系统的报销单签完总经理曹总（一万以下到HR黄总）时打印申请单，附上发票等原始凭证寄回深圳总部（财务部在付款前需根据原始凭证进行审核）。Ø 招待费需标明列席人员：（包括客人与本公司员工）姓名、职位须在费用报告中列示。总监及以下陪同每餐平均每人不超过100元，总经理陪同每餐每人不超过200元，特殊客户需注明。城市基金标准与招待费一致。2) 备用金：每个城市OA可借款3000元作为日常备用金，具体流程需自己进OA系统申请。平时报销不冲销备用金，每

36、年12月31日清理一次，次年重新办理借备用金手续。3) 发票的规定说明：Ø 发票与现实业务不符即发票类别与报销费用的类别不一致或者发票丢失时，原则上，报销费用不允许以其他发票冲抵；Ø 因特殊原因无法取得发票，需做出说明并报由财务部审批后，同意报销，则报销人需补齐足额的同类型发票进行报销，丢失发票补费用应个人承担，公司不予报销；Ø 因个人原因丢失发票并且无法补回的，由报销人员补齐同类型发票后，按报销额的5%（不超过50元）扣除后报销；快递费报销需要附上快递底单联，否则扣快递费报销金额的百分之五；Ø 在采购金额达到人民币800元及以上，可要求商家开具增值税专

37、用发票（公司名：深圳前海达飞金融服务有限公司），若商家无法开具，或者是需加收税点，则需报深圳财务部审批；Ø 所有押金条用夹子或回形针夹起来，不要用胶水胶，并复印一份押金条附在申请单后面，增值税专用发票的抵扣联用夹子或回形针夹起来，不要用胶水黏贴；Ø 增值税专用发票抬头开总公司，即：深圳前海达飞金融服务有限公司，其余一律开分公司抬头。租金、物业、水电等费用尽快拿到发票（注意:发票抬头必须与营业执照上公司名称一字不差）；Ø 采购办公用品需附上发票和办公用品清单（有具体的办公用品明细）；Ø 打印机租赁的发票开租赁费，开不了租赁费的可以考虑换供应商。在当地供应商

38、都开不了租赁费时开成办公设备；Ø 发票从左边贴起，尽量不用订书机，实在太厚也不能钉在左上角（左上角需要装订）发票粘贴一定要粘稳，胶水干了后用手捏住申请单的一个角抖一抖，确保发票不会掉出来；发票黏贴后不超出申请单A4纸的范围，有超出来的折进去。申请单和发票黏贴单用回形针别好，不能不胶水粘；Ø 申请单上不能出现：“礼品”、“送礼”、“烟酒”、“专用发票税点”字样，需要说明的在便贴条上写好夹在申请单上4) 报销差旅费注意事项：Ø 机票、高铁票、火车票、的士费需标明起止地、时间、事由；Ø 住宿费报销请附上酒店发票及清单（清单反应住宿时间、金额、人员，如网上预订或

39、其他原因酒店开不了清单可打印一份证明盖上酒店公章，证明上反应住宿时间、金额、人员）缺清单的扣除住宿费报销金额的百分之五;Ø 出差餐补需标明餐补为出差当地餐饮费发票写明时间报销出差餐费实行实报实销，餐饮发票必须为出差当地的发票，涉及到开公司抬头的除省业务总监外一律开HR划定的报销人的所属分公司（不能去哪出差发票就发在哪里）；Ø 同一个人的报销按照交通费、住宿费、餐费进行汇总，发票按照申请单的顺序贴。不要太靠近左边贴（财务需要装订凭证），右边不超出A4纸边缘5) 票据粘贴格式：Ø 款项申请单及发票可粘贴到发票粘贴单，也可粘贴到A4纸。需分类粘贴，标识清楚（按款项申请单

40、填写顺序粘贴）Ø 遵循从右到左的阶梯式粘贴方式，发票与发票之间，不能覆盖到开票时间、单位名称、票据项目及金额，按照款项申请单明细有序粘贴为最佳。4. 公司差旅费标准1) 报销注意事项：Ø 任何出差安排应事先征得主管的同意；Ø 费用报告中应说明出差的日期以及出差的目的地，出差事由应充分的说明以满足费用控制和审核的需要；Ø 出差费用报销时，需按时间分别列示：交通费、餐费、住宿费；Ø 以下各类标准均为上限，报销请以实际花费为准，请勿每次以上限额度报销。2) 交通：Ø 机票， 所有差旅机票由公司前台集中统一订购经济仓，选择优惠机票注意事项如下

41、：² 一般不定购单程机票；² 计划安排好出差行程，避免在临近出差日购买机票；² 任何特殊情况必须提前通过总经理的审批。Ø 火车票，800公里以内最高标准为高铁2等座（无高铁的地区，500公里以上可以乘坐飞机），特殊情况需总经理审批。第五章 法律合规部法律合规部联系人：汪燕，联系方式手机威亮，联系方式5338；手机、 分公司注册操作须知1. 法律合规部联系分公司并邮寄注册材料根据销售管理部提供的分公司负责人（一般为城市经理或OA）联络信息，法律合

42、规部向各分公司确认邮寄地址及收件人后寄出注册材料并同时发送邮件通知，说明办理材料及办证操作方法。注意： Ø 负责人如有任何疑问请在收到邮件后1天内向法律合规部提出。Ø 负责人若有任何工作调动，请于调动发生3天之前将调动任命正式邮件通知及新的交接人信息一同发给法律合规部。2. 负责人接收材料并办理注册负责人注意查收寄出的材料，拿到材料后当天回复邮件告知法律合规部已收到材料，并告知法律合规部计划何时去递交材料。注意：Ø 若办理过程中遇到任何问题，可在办理现场找法律合规部同事与工作人员沟通；Ø 若需要补充任何材料，请在现场与法律合规部直线联络确认补充材料事项。

43、并在收到补充材料后及时递交并邮件告知法律合规部递交日期及预计拿证日期。若递交材料过程无任何问题，在材料递交完成后，向工作人员拿受理回执并记录该工作人员的联系方式。当天邮件告知法律合规部递交日期及预计拿证日期。3. 注册成功并通知法律合规部拿到执照时在领证现场致电法律合规部确认执照所载内容，于当天将扫描件（照片）发给法律合规部。领取执照后7个工作日内（需补充材料的日期可宽限）完成刻章及组代码办理。领取组代码的时候咨询工作人员是否需要年检，需年检的当场年检，不需要的则咨询工作人员下次年检的时间。并于当天将组代码扫描件（照片）发给法务。注意：Ø 刻章、办理组代码如需要补充材料（如刻章需要证

44、明、组代码需要总公司原件等）请及时邮件联系法律合规部。Ø 领取营业执照和组代码及公章后，邮件告知法律合规部执照及公章的保管人。4. 报销事宜在向法律合规部提交执照扫描件、公章图样扫描件、组织机构代码证扫描件，并经法律合规部确认后，可向法务申请相关报销事宜。报销审批人选择： 销售经理/OA直线上级 - 汪燕 - 严婷 - 财务会计下述相关工作所产生费用的报销流程与此一致。二、 分公司信息变更须知分公司信息变动涉及工商变更的应及时告知法律合规部，主要包括：负责人、经营场所、经营范围、经营期限变更，若不告知，由分公司承担相应的法律风险。1. 负责人变更分公司负责人发生变动的，应于3日内将调

45、动任命正式通知、新的负责人信息及收件人信息一同发给法律合规部。负责人信息包括：身份证扫描件及联系方式；收件信息包括：变更材料收件人及收件地址。2. 经营场所变更分公司经营场所发生变动的，应在搬迁前15日将变更地址通知、新租赁合同扫描件、房产信息扫描件及收件人信息一同发给法律合规部。注意：Ø 法务在变更材料寄出时会发送邮件告知所含材料及操作方式，OA在收到变更材料后，需邮件通知法务并告知预计何时办理变更。Ø 若办理过程中遇到任何问题，请在现场与法律合规部直线联络确认补充材料事项；若需要补充任何材料，请在现场与法律合规部直线联络确认补充材料事项。并在收到补充材料后及时递交并邮件

46、告知法律合规部递交日期及预计拿证日期。Ø 若递交材料过程无任何问题，请OA在材料递交完成后，向工作人员拿受理回执并记录该工作人员的联系方式。当天邮件告知法律合规部递交日期及预计拿证日期。Ø 营业执照变更完成后，领取新的营业执照，并于当天将新执照扫描件（照片）发给法律合规部。Ø 领取执照后7个工作日内完成组代码变更，领取新组代码时咨询工作人员是否需要年检，需年检的当场年检，不需要的则咨询工作人员下次年检的时间。并于当天将新组代码扫描件（照片）发给法务。三、 公章、证照保存操作须知分公司公章、证照需确定一名保管人，并将保管人及保管人的直线上级姓名、联系方式邮件告知法务

47、，保管人发生变动应于变动前3日内邮件告知法律合规部，并做好公章、证照交接工作。注意：Ø 每周五12：00前将应将公章、证照使用的登记情况发邮件给法律合规部直线人员。1. 公章保存分公司公章由当地负责人监督使用，并谨遵用章政策。若法务发现分公司违规使用公章，将收回分公司公章的保存资格。2. 证照保存分公司证照主要包括：营业执照正本、营业执照副本、组织机构代码证正本、组织机构代码证副本。保管人需至少每2个月检查一次证照是否齐全，证照原件借出需做登记，若发现证照遗失请第一时间邮件通知法务，及时进行补照相关事宜。四、 分公司组代码年检操作须知由于组代码年检时间不一致，因此会分时段邮件通知组代

48、码年检事宜。Ø 新办组代码：领取新的组代码时询问工作人员是否需要年检，如需年检，当场年检；如新办当年不需要年检，则需要询问工作人员下一次的年检时间。Ø 除新办的组代码外的年检：提前一周邮件通知年检事宜，收到邮件需回复告知已收到及具体的去办理组代码年检的时间² 邮件通知模板 ² 提前通知例子及相关事宜： 例如深圳达飞-中山分公司的年检时间是3月，那么法务会在2月的最后一个工作周的周四发邮件通知准备材料去办理组代码年检。邮件发出后，请在该周的周五前邮件告知办理年检的时间；如果收到年检通知后，有任何事宜也请在该周的周五前邮件告诉法务。Ø 关于组代码到期换证事宜：法务会在组代码到期前一个半月通知换证事宜。Ø 关于OA变动如果OA变动，请及时邮件通知法务，以便及时的联系新的OA进行组代码年检事宜。 五、 分公司工商局应对指南如发生工商局调查事宜，请第一时间通知上级及法律合规部联系人员。1) 如遇工商局到合作门店调查或到各地分公司办公地点调查，请礼貌地回应工商局调查人员，如果身边有较高级别的销售同事，请将工商局调查人员引荐给身边的最高级别的销售同事处理。2) 在处理工商局调查时，可以先向其表明身份，自己是达飞公司的行政