西软系统官方培训教程文档之财务审核审核

1、1 帐务审核 .2第一节 消费帐管理 .21.1 消费帐查询 .21.2 消费帐主单 .3第二节 应收帐管理 .52.1 应收帐户查询 .52.2 新建应收帐 .62.3 应收帐户主单 .62.4 审核应收帐 .262.5 信用卡 .282.6 应收帐务查询 .29第三节 夜间稽核 .303.1 夜审系统操作步骤 .303.2 房租审核及入帐 .353.3 费用审核 .35第四节 报表 .364.1 催帐报表 .364.2 帐龄报表 .374.3 稽核报表 .384.4 报表专家 .38 W E S T S O F T C OP Y R I G H T2 第五节 会计日期以及营业计划数编辑 .

2、405.1 会计日期 .405.2 编辑营业计划数据 .40帐务审核第一节 消费帐管理消费帐即宾馆工作帐, 可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入, 以及特殊账务的 处理等。 收银点每天营业结束后, 可至总台把现金收入输入该账号, 再用部分结账结掉该费 用,本日该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。这 样 的收银点 如:美容室、洗衣 房 、 楼面 电 话 等。 消费帐 也 可以用于 记录酒店内 部的 各种 费用 开支 , 如内 部 长话 费 (在电 话 计费 模块定义 自动转 账 、 会 议室、宴请客人 费等。每 一个 部 门均 可有 一个固定 帐号。 1.1 消费帐查询执行 审核 消费帐

3、管理 , 打开如下窗口 。 该 窗口默认显示所 有消费帐 列 表, 包括 有 效 的 、 结帐的 、挂 帐的等。 系统用 一个字母 表 示 消费帐的 状态 , 同 宾 客 帐务 : 状 态含 义 I有 效 O本日结帐 S临时挂 帐 D昨 日结帐 表W E S T S OF T C O P Y R I G H T3 功能按钮介绍 :窗口右边是常 用 功能快捷按钮 , 大多是跟 帐务 相关 的, 只需 单 击 这 些按钮或 使用 按钮前 的 快捷键 (如 1, 2等 就可使用 相关功能 , 介绍如下: 新 建 :新建 一 消费帐主单 ;联 房 :打开 联 房 设置 窗口 , 增删 联 房 ; 主

4、单 :打开 消费帐主单,可 修改 主单信 息 ; 入 帐 :打开 入帐 窗口 ,可 快 速 入帐 ;固定支 出 :打开 固定支 出 窗口 ,可 增删 固定支 出 ; 帐务处理 :打开 帐务主单,可 进 行 帐务处理 ; 允许 记 帐 :打开 定义 允许 记 帐费用 窗口 ,可 选择设置允许 记 帐费用 ; 定义 帐户 :打开 定义 帐户 窗口 ,可 增删子 帐户 ;打 印 帐单 :打开 单据 打 印 窗口 ,可 打 印 各 类已经设置好 的单据。查询 :右 上 角, 按 Alt +Z 快 速 查询,输入查询 条件 , 回车 , 显示 查询结 果 。 右下 角 , 组合 查询, 快捷键是:CTR

5、L+SHIFT+Z,系统 弹出 宾 客 查询 组合条件 窗口 ,可以 进 行相关 查询。1.2 消费帐主单 消费帐 管 理 窗口 , 双 击 某 记录 , 打开如下窗口 。W E S T S O F T C O P Y R I GH T操作步骤 : (1 、 消费帐 管 理 窗口 ,单 击 新建 , 打开 新建消费帐主单, 整 个窗口 类似 于后 面 讲到 的 AR 帐主单 ; (2 、 输入 【 本 名】 , 选择【来源】 、 【市场】 ,输入 【担保 人 】 、 【担保 单 位】 等信 息 ; (3 、 单 击 存盘 , 或按 CTRL+S,系统 自动 生成 消费帐号。图 注意 :若 该收

6、银点 长 期使用该消费账号 进 行 现金收入的 录 入 (系统 默认 有 效 期 为 一 年 , 需 将永久 账户 前 的 空白框勾选 。需 要 处理消费帐帐务 时 ,消费帐主单 下 ,单 击 帐务处理 , 打开 帐务主单。消费帐处理 同前 台帐务处理, 请 参见 前 台收银 说明 。 W E S T S O F T C OP Y R I G H T5 图第二节 应收帐管理 2.1 应收帐户查询执行 审核 应收账户管理 , 打开 AR-应收帐户 管 理 窗口 , 系统 默认显示所 有 AR 帐户。图 功能按钮介绍 :窗口右边是常 用 功能快捷按钮 , 大多是跟 帐务 相关 的, 只需 单 击

7、这 些按 钮或 使用 按钮前 的 快捷键 (如 1, 2等 就可使用 相关功能 , 介绍如下: W E S T S O F T C OP Y RI G H T6 新 建 :新建 AR 帐主单 ; 帐务处理 :打开 帐务主单,可 进 行 帐务处理 ; 入 帐 :打开 入帐 窗口 ,可 快 速 入帐 ; 主 单 :打开 应收帐主单,可 修改 主单信 息 ; 档 案 :打开 档案 窗口 ,可查 阅 相关 信 息 ; 允许 记 帐 :打开 定义 允许 记 帐费用 窗口 ,可 选择设置允许 记 帐费用 ; 定义 帐户 :打开 定义 帐户 窗口 ,可 增删子 帐户 ; 联 房 :打开 联 房 设置 窗口

8、, 增删 联 房 ; 催 帐 信 :打开 催帐信 窗口 ,可 打 印已经设置好 的催帐信 ; 对 帐 单 :打开 对 帐单 窗口 ,可 打 印已经设置好 的 对 帐单 ; 查询 : 右 上 角 , 快 速 查询, 快捷键:ALT+Z,输入查询 条件 , 回车 , 显示 查询结 果 。 可以输入的 常 用 条件 :帐户 名 、 帐户 名称中 的 一 部分 、 帐号等。 右下 角 , 组合 查询, 快捷键:CTRL+SHIFT+Z, 系统 弹出 应收账户查询 组合条件 窗口 ,可以 进 行相关 查询。2.2 新建应收帐操作步骤 :(1 、 AR-应收帐户 管 理 窗口 ,单 击右 新建 按钮 ,

9、打开 新建 AR 帐主单 ;(2 、 输入 【名称】 , 选择【类别】 、 【 等 级】 ,输入 其他 相关 信 息 ;(3 、 单 击 存盘 , 或按 CTRL+S,系统 自动 生成 AR 帐号。 2.3 应收帐户主单 AR-应收帐户 管 理 窗口 ,单 击右 主单 按钮 , 打开 AR 帐主单, 如下图所示 。 W E S T S O F T C OP Y R I G H T7 图 【类别】 应收帐户 类别 , 是酒店 对 应收帐的 一种 分 类 。 一 般 分 两 大 类 :应收帐 和 信用 卡。应收帐 包括 公司 、 旅 行 社 以及 员 工 担保 帐等 ; 信用卡 包括 国 内 卡

10、和国外 卡。应收帐 是一 般意 义 上的 挂 帐,即单 位 与 酒店 签订 挂 帐 协 议 ,可以 先 消费后结帐, 一 般月 结。这 些 费用 由 各个 营业点在结帐 时 通过“城 市 挂 账 ” 的结帐 方式 到 相关 的 AR 帐户 下; 而 信用卡的 产 生 是 各个 营业点 一 旦 用信用卡结帐,该 笔 费用就 自动 生成到 相关 的信用卡 AR 帐户 下 ,每 种 信用 卡 对 应 一个 AR 帐户。 酒店 可 凭借 信用卡 AR 帐户 与 银 行 对 帐。 注意 :酒店 可以 根 据 管 理 需 求决 定是 否启 用应收帐 管 理信用卡的 功能 。 若 启 用了该 功 能 , 则

11、除 了在 前 台系统 中 建 立 信用卡应收帐户 之外 , 还必须 在 维护 系统 中设置 信用卡 类 型与 相关 AR 帐户的 对 应 关 系, 此 时 方 可用 相关 的信用卡结帐。 【 等 级】 一 般 分 两 等 :有消费 限额 和无 消费 限额 。 若选择 有消费 限额 , 前 台 转 帐至该 应收帐 时 ,系统 将 根 据 限额情 况 , 判断 是 否 能 继续 转 帐, 若 判断 结 果 : 目标 转 帐费用 +已 有帐务 > 限额 则 系统 将 提 示:“ ARxxxxx 超过 消费 限额 , 请 与财 务 联 系 ” 。 图P Y R I G H T8 系统 中 一个

12、单 位 可 对 应 两 个 应收帐号, 如下图所示 。 财 务部 门 建 立 应收帐后, 相关 授权 部 门 可在 档案 主单 下 , 执行 AR 帐号 调整 , 选择对 应的 AR 帐号 或 新建 AR 帐号,使 其 显示如 下 。图 AR-应收帐户 管 理 窗口 , 双 击打开 应收帐务主单, 如下图所示 。图 帐务主单可分 成 四 个 部分 加 以 说明 :左 上 、右 上 、 中 间 、 底 行 。 W E S T S O F T C OP Y R I G H T9 左 上 :显示 帐户。右 上 :显示 AR 帐户 基 本信 息 。中 间 :默认显示 有 效 帐务 明 细 , 要 求

13、明 确 每 条 帐务 所包 含 的信 息 。 其中 帐务 前 带 有 标 记 的 为 未 经 审核的 AR 帐。 未 经 审核的 AR 帐 无法 对其进 行 帐务处理。底 行:重 要 信 息 区 , 灰色 显示 表 示 未 定义 , 亮色 显示需 引起重视 (表 示 有 定义 信 息 。操作步骤 :(1 、 帐务主单 下 ,单 击 工 具栏 上 入帐 按钮 , 弹出 入帐 窗口;图 (2 、 【 姓 名】 显示 AR 账户 名称 , 【 代码 】 处输入 人 民币 现金在系统 中 的 代码 , 【 金 额】 处输入 定 金数 量 ; (3 、 输入 【 单号 】 等信 息 ,单 击 入帐 。

14、系统 默认打 印 定 金单, 操作 员 可 根 据 实际情 况 选择 , 有 些酒店 的 定 金单 由 收银 员手 工 填 写 。信用 设置 包括 设置 消费信用 额 度 、 取 消信用 额 度 。 设置 消费信用 限额操作步骤 :(1 、 帐务主单 下 , 执行 其他 信用 , 或按 Alt+F3, 打开 信用 授权 明 细 窗口;(2 、 该 窗口同 信用卡 预 授权 的 窗口 , 但 是 信 息 不 需 要 输入 那么 详细 ,输入 【 项 目 】 、【 授权 额】 即可。 其中 , 项 目 可以 任 意 选择 一个 , 授权 额 即信用 限额 ; W E S T S O F T C O

15、P Y R I G H T10 图 (3 、 主单 【付款 方式 】 、 【 信用 限额】 , 显示相 应信 息 。 图取 消信用 限额操作步骤 :(1 、 帐务主单 下 , 执行 其他 信用 , 打开 信用 授权 明 细 窗口 ,系统 默认显示 有 效 的信用 记录;(2 、 双 击 深蓝 色 的 目标 记录 , 弹出 确 认窗口 “ 是 否确 信 将 当 前记录 作 废 ” ,单 击是 (Y , 取 消 成 功; W E S T S O F T C O P YR I GH T11图 注意 :单 击 信用 授权 明 细 窗口 左 下 角 多 选框 ,即可 显示所 有信用卡 记录 , 包括 已

16、经 取消的 记录 。应收帐户的费用 一 般由 其他 营业点 转 移 过 来 , 但 也 会 存 在 直接 在应收帐户 下录 入费用的 情 况 , 录 入费用的 方式与 录 入 定 金 相同 , 只是 【 代码 】 处输入的 是酒店 营业 项 目 的 代码 。在 AR 帐 中 直接 入帐 所 产 生 的帐 目 【 Tag 】 处 显示 为 “ A ” 。调 整 功能一 般 用于 修改 帐务,输入 折扣 , 或 调 整 错误 的入帐。 操作步骤: (1 、 帐务主单 下 , 选中要 调 整 的 项 目 ,单 击 调 整 , 打开 调 整 窗口;W E ST SOF T COP YR I GHT12

17、(2 、 【 代码 】 处输入费用 代码 (若 是 Rebate , 请 输入 Rebate 代码 , 并 输入 Rebate 的 理 由 ;(3 、 【 金 额】 处输入金 额 ,单 击 入帐 即可。 (4 、如 原 先 入帐 人 民币 现金 1000元 , 调 整 时 输入 “ -1000” , 则 该 项 目 在有 效 帐 目 中 消 失 ;如 输入 “ 300” , 则 有 效 帐 目 中 该 项 目 金 额修改为 1300。 其他 营业 项 目 操作 也是如 此 。 注意 :对 相关 帐 目 所 做 的 调 整 在 双 击打开 该帐 目 查 看 Activity 时 可以 找 到 。

18、该 功能建 议 在应收帐 人 员 自 己 入 错 帐务 时 使用。 若 是 其他 部 门自 己 录 入的 错 账, 建 议 由 其 部 门自行 调 整 准 确 ,再 转 入应收帐。用于把应收帐务 从 一个 帐户 转 到 另 外 一个 帐户。 操作步骤: (1 、 帐务主单 下 , 选择 目标 帐 目 ;注意 :选择 记录 的 方式 : 、 连 选 :单 击 选择 第 一 条 目标 记录 , 按 住 SHIFT 键 ,单击 最 后 一 条 目标 记录; 、 间 隔 多 选 :单 击 选择 第 一 条 目标 记录 , 按 住 CTRL 键 ,单 击 其 他 目标 记录 。(2 、 单 击转 帐 ,

19、 弹出 转 帐 窗口 。W E ST S OF TCOP YRI GHT13图(3 、 若 是所 有 选择 费用 都 转 到对 方 帐户, 则 直接 进 行(4 的操作 ; 若 只是转所 选 帐 目 中 的部分,可在 【 转 帐 】中 输入 要 转 的金 额 。(4 、 帐号处输入 目标 帐号, 回车 , 系统 自动 与 当 前 AR 账户 匹配 , 弹出 查询结 果 窗口; 或按 F1打开 帐号查询 帮助 ,输入 条件选择 相 应的帐户。图(5 、 单 击 选择 目标 帐户,单 击 确 定 , 【 帐户 】 处 显示 目标 帐户 名 。 (6 、 单 击 确 定 , 所 选 帐务 自动转 至

20、 目标 帐户。 注意 :若 部分 转 帐 时 ,系统 自动 将某 笔 费用 拆 分 成两 笔 。 如 为其他 帐户 转 来 的帐,在 【 Tag 】中 显示 为 “ T ” , 【 摘 要】中 显示 从何 处 转 来 的 说明 。用于 将 几 笔 帐务 压缩 成 一 笔 , 使账务 一 目 了 然 , 方 便 核查, 同时 可以 选 定 压缩 后的营业 代码 。W E ST S OF T COP YRI GHT14操作步骤 : (1 、 选中要 压缩 的 记录 ,单 击 压缩 , 弹出 压缩 窗口 。(2 、 【 姓 名】 处可 视 情 况 自定义 , 如 该账务 均 由 房费 组成 ,可输入

21、房费, 不 输 则 显示 该 AR 账户 名称 ;(3 、 选择 压缩 后的营业 代码 ,点 击 压缩 后帐 目 显示 为 一 条 。 (4 、如 压缩 后 要 求 恢复 , 双 击打开 压缩 的 记录 ,点 击 解压 即可。 注意 :压缩 时 必须 在 【 备注 】 处输入 压缩 说明 。 被压缩 的帐 目 在 【 Tag 】 处 显示 为 “ Z ” 。运 用在 对某 项 记录 有 疑问 时 , 其 作用 相 当 于 备注 。 操作步骤 : (1 、 选中要 填写 争 议 的帐 目 , 执行 明细帐目 争议 , 打开 修改 应收帐 目 窗口 。图(2 、 此 时 可 修改 该 记录 的 姓

22、 名 ,在 【 争 议 金 额】 处输入 争 议 金 额 ;W E ST S OF T COP YRI GHT 15注意 :输入 争 议 金 额 后, 在 明 细 帐 目 记录 中 “ 争 议 ” 一 栏 会有金 额 显示 ,但 对 后期核 销并 不产 生 任何影响 。方法 一: 、 连 选 :单 击 选择 第 一 条 目标 记录 , 按 住 SHIFT 键 ,单 击 最 后 一 条 目标 记录; 、 间 隔 多 选 :单 击 选择 第 一 条 目标 记录 , 按 住 CTRL 键 ,单 击 其他 目标 记录 。方法 二 (使用 选 帐 功能 : 操作步骤 : (1 、 帐务主单 下 ,单 击

23、 选 帐 , 打开 选 帐 窗口;图(2 、 该 窗口 左 边显示 费用 列 表, 右边是 选 帐可使用的 条件 。 可 选 帐的 条件 有 :【 帐号 】 、 【 日期 类 型 】 、 【 房号 】 等。 日期 类 型 中 , 营业日期即帐务 发 生 的营业日期 (也 就 是 系统日期 , 入账日期 是 指 录 入帐务的日期,业务日期 指 该费用 所 发 生 的日期。(3 、 单 击 确 定 ,帐务主单 目标 帐务 被 选中 。注意 :被 选中 的帐 目 前 有的 标 记 。操作步骤: (1 、 选择 目标 ,单 击 帐单 , 弹出 帐单 打 印 窗口 。W E ST S OF T COP

24、YRI GHT16图(2 、如 要 直接 打 印 , 则 单 击 确 定 即可。 (3 、如 要进 行 帐单的 调 整 和 预 览 , 则 选择 预 览 ,点 击 确 定打开 帐单。图 (4 、 在 明 细 条 目 位置双 击 ,即可 打开 明 细 修改 的 窗口 。W E ST S OF T COP YRI GHT17图(5 、 修改 完 成 点 击 预 览 可 看 到 帐单 打 印出来 的 样 子 , 在 此 直接 点 击 打 印 即可。 注意 :帐单 打 印 必须 选 定相 应帐 目 , 如 不 选 定 , 则 系统 自动默认打 印 当 前 光 标 停留的帐 目 。此 功能 用于该 AR

25、 帐 公司与 酒店 解 除 挂 帐 协 议 后 将 AR 帐户 由 有 效转 为 历史 。 操作步骤: (1 、 帐务主单 下 , 执行 账务处理 清户 ,系统 提 示:图(2 、 选择 是(Y , 则 该帐户 状态 变 成 “ O ” , 其 功能 类似 于宾 客 退 房。 注意 :清 户的 前 提 是 该帐户 余 额 必须 为 0。核 销 类似 于宾 客 帐 中 的结帐 功能 ,收 款 核 销 。操作步骤 :情 况 一:在没有 定 金的 情 况 下: (1 、 选中要 核 销 的帐 目 ,点 击 核 销 , 弹出 核 销 窗口 。W E ST S OF TCOP YRI GHT18图窗口

26、上 半 部分 显示 要 核 销 的金 额 , 下 半 部分 显示 付款 金 额 (此 时 没有 显示 ; (2 、 点 击 付款 , 打开 入帐 窗口 。图(3 、 在 【 代码 】选择 相 应的 付 费 方式 ,金 额 由 系统 根 据核 销 金 额 自动 生成 ,点 击 入 帐 。 此 时 消费 和 付款 金 额 相 等。W E ST S OF T COP YRI GHT19图(4 、 点 击 核 销 。核 销完 成 后该帐务在有 效 帐 目 中 消 失 , 要 查询 此 条 记录 须 执行 文 件 所 有 帐目 。情 况 二 :用 定 金核 销 费用 : (1 、 选中 定 金 和 要

27、核 销 的帐 目 ,点 击 核 销 , 此 时 系统会 自动 寻 求 消费 和 定 金的 相 等 值 : 如 消费 额 大 于 定 金, 则 系统会 将 核 销 的金 额 自动认定 为 与 定 金 一 致 。图 此 时如 要 核 销 所 有的消费 额 , 则 将 核 销 额修改成 与 消费 额 一 致 , 然 后单 击 付款 , 则 系统会 自动 将 不 足 的金 额 体 现在入帐 窗口 中 。W E ST S OF T COP YRI GHT20图 【 代码 】 处 选择付 费 方式 ,点 击 入帐 。 此 时 消费 和 付款 金 额 相 等,点 击 核 销 即可。图(2 、如 消费 额 小

28、 于 定 金, 则 系统会 自动 从 定 金 中 扣 除 消费 额 。W E ST S OF T COP YRI GHT21图此 时 直接 点 击 核 销 即可。 在帐 目 明 细 中 , 共 有 【 消费 】 、 【已 核 销 】 、 【付款】 、 【 余 额】 等 项 目 显示 该帐 目 当 前 的 情 况 。图用于查 找错误 的核 销 记录 , 对其进 行 补救 。 操作步骤: (1 、执行 账务处理 核销 历史 , 打开 历史 核 销 记录 窗口 。W E ST S OF TCOP Y RI G HT22图(2 、 选择要修改 的核 销 记录 ,单 击打开 核 销 明 细 窗口 。图(

29、3 、 点 击 撤 除 核 销 , 则之 前 核 销 的帐务 恢复 , 但 之 前 核 销 成 功 的收 款 方式和 金 额 仍 显示 在有 效 帐 目 中 , 此 时 要 用 调 整 功能 将 之 前 的 付 费 方式取 消,再 重 新 进 行 核 销 。W E ST S O F T COP YRI GHT23实例 :AR 帐户 杭州西软科技 有 限 公司 , 当 前 有 两 笔 前 台 转 来 的 客人 帐务, 押 现金 2000元 , 入帐 :(1 手 工输入房费 :500 (2 商 务 中 心 :55 要 求 :(1 实际为 商 务 中 心 50, 请 修改 ;(2 用 2000的 押

30、 金核 销 “手 工输入房费 ” ; (3 “ 商 务 中 心 复 印 ” 用 长 城 卡核 销 , 客人 现 场 刷 卡 ; 操作步骤 : (1 、 应收帐户 管 理 列 表 下 , 按 Alt +Z ,输入帐户 名称 , 回车 ,系统 显示 AR 帐户 “ 杭 州西软 ” 的帐务主单 ;图(2 、 单 击 入帐 , 打开 入帐 窗口 , 【 代码 】 处 选择 人 民币 现金在系统 中 的 代码 , 【 金 额】 处输入 2000,点 击 入帐 ;W E ST S OF T COP YRI GHT24图(3 、 重 复 (2 , 将其他两 笔 费用入帐 ; (4 、 选中 商 务 中 心

31、复 印 的帐 目 ,单 击 调 整 , 打开 调 整 窗口 , 【 代码 】 处 选择 “ 商 务 中 心” , 【 金 额】 处输入 “ -5” ,单 击 入帐 图(5 、 此 时 该帐 目 自动 修改为 “ 商 务 中 心” 50元 ;图 (6 、 选中 “手 工输入房费 500”和“ 人 民币 现金 2000” 的帐 目 ,单 击 核 销 , 打开 核 销 窗口;W E ST S OF T COP YRI GHT25图(7 、 单 击 核 销 , 则 该 笔 费用核 销完毕 。 要 查 看 核 销 的 记录 , 执行 文件 所 有 帐目 。 (8 、 选中 商 务 中 心 的帐 目 ,单

32、 击 核 销 , 打开 核 销 窗口;图 (9 、 单 击 付款 , 打开 入帐 窗口 。 【 代码 】 处 选择 长 城 卡在系统 中 的 代码 , 【 金 额】 处系统 已 自动 将 费用 体 现,单 击 入帐 ;W E ST S O F T CO P YRI GHT26 图 (10 、 此 时 核 销 窗口 消费 与 付款 金 额 一 致 ,单 击 核 销 。 图2.4 审核应收帐执行 审核 审核应收帐 , 打开 审核应收帐 窗口 ,系统 显示所 有 未 经 审核的应收帐。 各个 营业点每天 转 到 相 应 AR 帐户的费用 都 需 要经 过 审核 确 认 之 后 才 能 对其进 行 帐

33、务处理。W E S T S O F T C O P YR I GH T27 图操作步骤:(1 、 双 击打开 选中 帐 目 。图(2 、 选择 审核后 AR 帐的 显示模 式 ,点 击 确 认 。(3 、如 要 批 量 审核, 则 在 审核应收帐 列 表 按 SHIFT (连 选 或 CTRL (间 隔 键 选中 所 要 确 认 的帐 目 ,点 击右列 7. 审核 确 认 。W E S T S O F T C O P Y R I GH T28 图 注意 :当 天的应收帐 只 有在夜审 之 后 才 能 审核 确 认 。前 台 挂 应收的账务 中 如 果 有 付款 项 , 只能 以总 额 汇 总的

34、 形 式 审核。 窗口右边是常 用 功能快捷按钮 , 跟 帐务 相关 , 具 体 的使用 将 在 相关 说明中 一一列 举 , 此 处 先 简 单 介绍一下 。 修 改 单 击 ,可 修改 客人 姓 名 和 争 议 金 额 ; 帐 单 单 击 ,可 打 印选中 帐 目 的帐单 ; 主 单 单 击 , 打开 该 AR 帐户的主单 ; 帐务处理 单 击 , 打开 该 AR 帐户的帐务主单 ; 调 整 单 击 ,可 对选中 帐 目 进 行 调 整 ; Activity 单 击 ,可查 看 该帐 目 的操作 记录; 审核 确 认 单 击 ,可 对选中 帐 目 进 行 确 认 审核。 2.5 信用 卡各

35、个 营业点每天用 不 同 的信用卡结帐后, 相关 费用会 自动 进 入 相 应的信用卡 AR 帐户, 这 些 费用 也需 要经 过 审核 确 认 之 后 才 能 对其进 行 帐务处理。 执行 审核 信用 卡 , 打开 审核信用卡 窗口 。 窗口 上 方 显示 未 经 审核的信用卡 AR 帐, 下 方 为 信用卡 选择 时 的 辅 助 功能 , 包括 【 刷 卡 行 】 、 【 信用卡 】 、 【 起 始 日期 】 、 【 截止 日期 】 。 W E S T S O F T C OP Y R I GH T29图操作步骤:(1 、 选择要 审核的帐 目 ,在帐 目 前 点 击 选中 ,即 看 到

36、帐 目 前 有 显示 ,表 示 该帐 目已 被 选中 ,点 击 确 认 。 (2 、如 不 选中 任何 帐 目 , 则 系统 默认 确 认所 有帐 目 ,点 击 确 认 即可。 注意 :当 天的信用卡帐 目 只 有在夜审 之 后 才 能显示 并 审核 确 认 。2.6 应收帐务查询应收帐务查询 功能 提 供 的 是 应收帐务信 息 的 综 合 处理。 它 可以 根 据 各种 不 同 的 条件来 查 询,输入的 条件 越 多 ,查询的结 果 越精 确 。 由 于 其中 的 选 项 较 多 , 所 以 它 可以 完 成 非 常 复 杂 的查询。 执行 审核 应收帐务查询 , 打开 应收帐务查询 窗

37、口 ,输入查询 条件 ,单 击 确 定 , 即 显示 查询结 果 。 查询 条件 分 “ 明 细 帐 ” 和 “ Activity ” 。 明 细 帐 显示 未 处理的有 效 帐 目 , Activity 则 显示所 有的帐 目 , 包括 已 核 销 或 调 整 的帐 目 。 W E S T S O F T C O P Y RI G H T30 图明细帐查询 条 件 : 【 数 据 源】 数据 源 ,系统 提 供 多种 数据 源 ,分上日 、 本日 、所 有 和 有 效 。 【 营业日期 】 在数据 源选择 所 有 或 有 效 帐务 时 , 要选择 相 应的营业日期。 【 用 户 】 即工号,

38、用于输入查询 对 象 的工号, 如 要 查询操作 员 FOX 的费用, 则 在 此 输入 FOX 。系统 默认 为空白 ,表 示 选择 所 有操作 员 。 【 班 别】 用于 限 制 查询 班次 ,可以 是 早班 、 中 班 等,系统 默认 为 “ 所 有 ” 。 【 房 号 】 用于查询 某 个 房 间 的帐务。 【 帐 号 】 若 只需 查询 某 个 帐号的帐务,在 此 输入帐号即可。 【 客人 名称】 用于查询 某 个客人 的帐务。 【 营业 项 目 】 可 根 据 实际情 况 选择 多个 营业 项 目 进 行 查询。 第三节 夜间稽核酒店 在 一 天的营业 过 程 中 , 进 行 着

39、各种各样 的营业 活 动 , 同时也 在电脑 中 记录 了 各 项 交 易 。在 酒店 的 一 天营业结束后, 对 所 有 发 生 的 交易 进 行 审核 、 调 整 、 汇 总以及统计 产 生 各 级 部 门人 员 所需 的报表, 并 为 下一 天的营业 做 好 准备 , 这就 是 夜 间 稽核 要 做 的 事 情 。 具 体 的工 作 如 核 对 房 态 ,核 对 房 价 ,审核 各 营业点的帐务等。3.1 夜审 系统 操作步骤简 单 讲 , 在电脑上 完 成 夜 间 稽核主 要 可以分 三 步 :房租 预 审及入帐 、 夜 间 稽核 和 报表 打 印 。(1 、 房租 预 审及入帐 ;(

40、2 、 稽核。夜 间 稽核 是一个自动 的 过 程 , 完 成 本日营业数据的 汇 总 、 统计以及 各 类 系 统数据的 更 新 和 转 储 , 并 生成 各种 报表 ;(3 、打 印 报表 ; W E S T S O F T C OP Y R I GH T31 (4 、 新 到 客人 房租 预 审及入帐。操作步骤 :(1 、执行 审核 夜间稽核 , 打开 夜 间 稽核 窗口 , 如下图所示 。该 窗口列 举 稽核 之 前 的系统 已经设置好 的审核步骤, 酒店也 可 根 据 财 务 需 要 请 工 程师 增设 相关 步骤。图(2 、 单 击开 始 , 首 先 弹出已 退 房 未 平 帐 客

41、人列 表 ,夜审 时 数 量必须 为 0 ;(3 、按 照 (2 的 方法 , 依次 完 成 各 审核 项 目 ;注意 :其中已 退 房 未 平 帐 客人列 表 、 应 离 未 离 客人列 表 的数 量必须 为 “ 0” , 凡 是 【 数 量 】 处 字 体 为 红 色 的 均需 为 “ 0” 才 能执行 夜审。(4 、 “ 房租 预 审及入帐 ” 处, 窗口如下图所示 。W E S T S O F T C O P Y R I G H T32图 审核房租后, 执行 房租入帐 ,入账 成 功 后 弹出 “ 房租入帐报表 ” , 且 在 “ 房 类 ”左 边 均 有 标 记;如下图所示 ,系统

42、自动 加 收稽核房费 完 成 。图 注意 :上 窗口 底 行 左 侧 有 :稽核房费 、自动 补 入 、下 午 加 收 三 个 选 项 , 默认 为 “ 稽核 房费 ” 。(5 、 “ 系统 运 行状态 ” 将 显示 正 在 运 行 系统的 各 营业 站 点,审计在 执行 稽核 时需 通 知 各 营业点 退 出 系统, 切勿 进 行 账务操作, 否则 将 影响 报表数据的 准 确 性 ;(6 、 最 后 执行 “ 统计报表及数据 更 新 ” ,单 击开 始 , 弹出 如下窗口;W E S T S O F T C O P Y R I GH T 33图单 击是(Y ,系统 自动开 始 统计报表 、

43、 更 新数据, 并 显示 系统 进 程 , 如下图所示; 图(7 、 待 系统 弹出 “ 成 功 完 成 夜 间 稽核 ” 窗口 ,单 击 确 定 即可。W E S T S OF T C O P Y R I G H T34 (8 、 新 到 客人 房租 预 审及入帐 新 到 客人 指 的 是 夜 间 稽核 之 后, 到 早 上 6:00点 (时 间 可 根 据 酒店 的 情 况具 体 定义 , 一 般 为 早 上 6:00 之 前 到 酒店 入 住 的 客人 ,这 些客人 的房费可 由 系统 自动 收 取 。 一 般 新 到 客 人 房租入帐, 由 上 早班 的审核 人 员 (有 些酒店 由

44、前 台收银 员代 做 操作。 房租 预 审及入帐 窗口下 , 单 击 选择 左 下 角 “ 自动 补 入 ” , 同时 单 击 取 消 “ 稽核房费 ” , 使 其 只显示需 要 补 入房租的宾 客记录 , 如下图所示 ,再 房租入帐 即可。图W E S T S O F T C OP YR I G H T35 3.2 房租 审核及入帐由 于房租在 酒店 的收入 中 占很 大 的 比 重 , 因 此 它 的审核就 显 得比较 重 要 , 但 是 房租审核 过 程却 是 简 单的。房租审核 基 本 流程 :核 对 房 态(对 应步骤 1-2 房租 预 审 (对 应步骤 3-5 房租 入帐 (对 应

45、步骤 6-7 。核 对房 态(1 、 先 打 印 或 查 阅 本日应 离 店客人 报表, 确 信 无 记录 , 否则通 知 前 台 接 待 员 或 收银 员 做 好 续 住 或 结帐 手续 。(2 、 准备 两 份 本日 到 店客人 报表 (一 份 按 房号 排序 , 一 份 按 姓 名 排序 、一 份 电脑房 态 表 、一 份 手 工房 态 表 (由 管 家部 提 供 、 本日 到 店 登 记 单 (附 上 换 房及 改 房 价 单 ,分 别 放 好 。 逐 一 核查 手 工房 态 表 和 电脑房 态 表 中 房 间 的 状态 , 若 发 现 错误 及 时 处理。房租预 审(3 、 房 态

46、核 对 后, 进 行 住 店客人 本日房租 预 审。住 店客人 本日房租 预 审 功能是 针 对 酒店 当 前 在 住 客 的房费 进 行 预 审。 房租 预 审 需 在房租 入帐 之 前 完 成 。可 打 印 一 份 本日在 住 客人 房租 预 审报表 进 行 核查。(4 、 再 准备 好 换 房单 、 加 床 单及 优惠 通 知 单 、 授权 人 及 代码 对 照 表, 散 客 团队 、长包 房 、内 外 宾等 相关包 价 (如 早餐 、 服 务费 的收 取标 准 。(5 、 重 点核 对 授权 人 及 实际 优惠比 例 或 金 额 , 检 查 包 价 的收 取 是 否与 住 客 类别 相

47、 符 。 如 发 现有 误 ,应及 时 通 知 前 台 接 待更正 。房租 入帐(6 、 该 功能 为 酒店 的每 位 住 客自动 过 房费,每天 必须 执行一 次 。(7 、 对 于夜 间 稽核 之 后, 早 上 6:00之 前 到 店 的 客人 , 一 般 酒店需 要 加 收 半 天房费, 系统建 议 在 早 上 6:00(具 体 时 间 可 由 酒店自定义前 , 将 该 段 时 间 到 店 的 客人 进 行 “ 房租 入帐 ” 补 入操作。3.3 费用审核帐务审核 除 需 审核房租收入 外 , 还 要 审核 各 营业点的帐 目 , 如 餐厅 、 娱乐 、 商 务 中 心 、 大 堂吧 等的营业收入。 由 于 所 有这 些 审核 与 房租审核 类似 , 所 以在 此不 再 详 述 。注意 : (1 、 非 总台营业点帐 要 借 贷平衡平衡 公式 为 :本日收入 =现金收入 +支 票 +信用卡 + +宾 客 帐 +AR帐, 其中 省略