电子档案系统操作手册

1、电子档案管理系统操作手册浙江安普利通信技术有限公司二O四年六月目录1 前言 11.1导言 11.2适用对象 11.3公司地址 12. 开始使用 22.1登录系统 22.2系统主界面介绍 33. 电子档案管理操作指南 43.1首页 43.2档案查询 43.2.1个人查询 43.2.2单位查询 43.2.3业务查询 53.3档案采集 63.3.1历史采集 63.3.2事后采集 83.3.3实时采集 83.4影像管理 83.4.1 建档 93.4.2 归档 93.4.3 变更 103.4.4 销毁 103.5档案管理 113.5.1 收集 113.5.2 整理 113.5.3 登记 113.5.4

2、借阅 12231515161617171717错误!未定义书签。19202122223.5.5 归还 133.5.6 催还 144.系统管理操作指南 154.1接口管理4.1.1业务系统4.1.2档案属性4.1.3接口协议4.2库房管理4.2.1 物理位置4.3系统管理4.3.1组织机构4.3.2角色管理4.3.3用户管理4.3.4菜单管理4.3.5权限管理4.3.6服务器配置 4.3.7服务器监控4.3.8日志管理电子档案管理系统操作手册1. 前言1.1导言电子档案系统是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管 理，从而对实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。本手册介绍

3、了电子档案管理系统V1.0 （以下简称电子档案系统）操作及使用，主要包括两部 分，第一部分涉及到从纸质档案的采集，电子档案的建立，到电子档案的查询借阅等一系列的流程化管理功能，第二部分主要针对系统管理员讲解对于系统用户、 权限、接口等方面的相关配置，它涵盖了系统首页、档案查询、档案采集、影像 管理、档案管理、接口管理、库房、系统管理八个模块的使用说明。1.2适用对象本手册适用于电子档案系统管理员等技术支持人员，进行档案管理工作的档 案管理员，以及需要进行档案上传、借阅等操作的其他工作人员。1.3公司地址浙江安普利通信技术有限公司通信地址：杭州市西湖区金祝北路 21号西湖物资大楼5楼联系电话：0

4、571-88035555传真号码转 81172. 开始使用2.1登录系统打开浏览器，在地址栏中输入权力运行工作平台的网址，如http:/XXXXX:7001/erecord （其中IP地址和端口以当地应用地址为准），进入登录窗口。如下图2-1所示：图2-1电子档案系统登录界面示意图输入用户名和密码，回车或点击【登录】即可进入系统主界面。如下图2-2所示： 4 |*<*|im图2-2电子档案系统主界面示意图2.2系统主界面介绍VVHIV图2-3系统主界面介绍示意图主界面如上图2-2分为登录信息栏、业务菜单栏和工作台这三个信息块：登录信息栏：可查看当前登录的用户

5、信息，点击【退出】可以切换其他用户 登录；点击【修改密码】可以对自己帐号的密码进行修改。业务菜单栏：为用户的模块栏（此栏目视用户权限的不同而不同， 图片中展 示的是超级用户权限，即显示出系统所有模块）。用户可以点击不同的模块进入 对应模块所显示的信息界面。主要有首页、档案查询、档案采集、影响管理、档 案管理、接口管理、库房管理和系统管理八个模块。 其中前面五个模块是电子档 案系统的档案维护相关的功能，后面三个模块式电子档案系统的系统管理相关的 功能。工作台：是用户的进行系统操作的主要区域，也是系统信息展示的主要区域。3. 电子档案管理操作指南3.1首页正在建设中3.2档案查询浙江省人力社保电子

6、林峯背理展势汞铳活育页 r凍音曲 桶宇晞 烹酢谍 a用遣呢 唐口筲勇 T库房貧理 3廉琏怖图3-1档案查询子菜单界面示意图【档案查询】模块是对系统中所有已采集档案的检索和查询，当鼠标移动到【档案查询】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-1，分别为【个人查询】、【单位查询】、【业务查询】。3.2.1个人查询正在建设中3.2.2单位查询正在建设中323业务查询W4IMM5 iiEEJM*图3-2业务查询界面示意图选择【档案查询】-【业务查询】，进入如图3-2所示的业务员查询界面。 档案检索：先选择档案类别，然后依次选择我们所需的其他关键词，如档案 编号，档案上传人等，点击“查询”

7、就可以检索出我们所需要的档案，并以 列表的形式显示其简略信息；详细信息查看：对于检索出的每条档案记录，点击其操作栏下面的“° ”按钮，在下面就会显示这条档案的详细信息，如图3-3所示，在这里点击“附 件”，即可查看该档案上传的映像附件。图3-3档案详细信息示意图3.3档案采集浙江君人刀社保电子衲案皙理服务尿统內首贡曲直词忙斜瞬-魁曲富读讯口嘗峻 和疔启图3N孫锯西方左采負 弓底昭 云旳耒W+ 唱庇 -Itifti +屯HZ3；马却删矣比IQSK.图3-4档案采集子菜单界面示意图【档案采集】模块是利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为“电子文件” 上传到系统中，之后可以对这些“电子文件

8、”进行“建档”、“归档”等操作，使 之转化为可以进行在线预览和借阅的电子档案。当鼠标移动到【档案采集】模块 上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-4，分别为【基础采集】、【历史采集】、【事后采集】、【实时采集】。3.3.1基础采集正在建设中3.3.2历史采集【历史采集】是针对系统创建之前已经入库的纸质档案， 利用各种电子影像 技术，将纸质档案转化为电子文件上传到系统中。选择【档案采集】-【历史采集】，进入如图3-5所示的界面。电子档案管理系统操作手册fl 曇勺 F cates nwnra HM - iMm id >ibwra*图3-5历史米集界面示意图档案增加：点击“增加”弹

9、出如图 3-63所示的窗口，先选择档案类别，然 后依次录入该类别档案所需的相关信息，如档案编号，档案上传人，上传人 身份证号等等，点击“附件”，上传该档案相关的影像资料； HsfeW足国対啊10 ”r Pt二茁* fcXNKM I*启:1 ” nr*图3-6档案增加示意图在采集档案修改、删除：对于处于“采集”状态（指还没有建档的档子文件）电子文件，的“查询”按钮，找到需要进行处理的电子文件，如图 3-7，点击列表中的“”和“”对电子文件进行相应修改和删除；0JJilSEONgAO i a riHML 图3-7档案修改、删除示意图9建档：对于已采集的电子文件，同样点击“查询”按钮，可以检索到这些

10、电电子档案管理系统操作手册子文件，此时它们的状态 为“采集”，点击“建档”按钮，如图3-8，管理 员填入审核信息，这些电子文件就转变为较正式的电子档案， 流转到“建档”环节中，这些电子档案的相关信息不能在进行修改和删除m剖* ME 暮:til图3-8采集文件建档示意图3.3.3事后采集【事后采集】是针对我们业务系统中产生的档案进行采集，当本系统与业务 系统做好接口对接后，业务系统产生新的档案时会录入该档案的唯一标识信息， 包括档案编号等等，这些信息会传递到我们系统中，按照与历史采集相似的操作 方法，把这些唯一的标识信息录入系统，在系统中形成与业务系统相对应的电子 档案，实现电子档案共享。事后采

11、集除录入档案信息时必须与业务系统一致外，其他操作与历史采集相 同，这里不再过多介绍，详情参照章节 3.3.1 o3.3.4实时采集正在建设中。3.4影像管理【影像管理】模块是将已建档的电子档案进行归档， 系统管理员将纸质档案 入库，纸质档案与电子档案完全对应，形成正式的电子档案，同时还提供废弃档 案销毁和原始档案变更的相关功能。当鼠标移动到【影像管理】模块上时，在菜 单栏中显示出该模块的四个子菜单，如图3-9，分别为【建档】、【归档】、【变更】、 【销毁】。浙江省人力社保电子档銅皙理服务苯址A百页tt档案音洞 曲采集彌育理 B梅営理 捷口创右库鬧理 9乘疥蹲图3-9影像管理界面示意图3.4.1

12、建档选择【影像管理】-【建档】，进入如图3-10所示的建档界面»tX4iA为就禅电俨搐啦 f. 'Bl8 kW， 巧甲1ftfww - mwRMtii ill vMH'tK3图3-10建档界面示意图查询已建档档案：点击“查询”，选择档案类型及相关关键字，检索所需的 档案信息；撤销建档：电子档案一旦建档则不能被修改和删除，如果我们需要对档案信 息进行编辑，则需要点击“撤销建档”，使该档案由“建档”状态变为“采 集”状态；归档：档案管理员将纸质档案入库后，选择相应的建档信息，点击“归档”， 输入相关审核信息，则形成正式的电子档案。3.4.2归档选择【影像管理】-【归档】，

13、进入如图3-11所示的归档界面。>llWI A Jgit祕nn查询已归档档案：点击“查询”，选择档案类型及相关关键字，检索所需的档案信息；撤销归档：点击“撤销归档”，使该档案由“归档”状态变为“建档”状态;343变更选择【影像管理】-【变更】，进入如图3-12所示的归档界面:H比占人JLW 电 4也壽孔礼耳1 > V- CLAe mIJVV #« E Utn«I|M孵11 fl-冲 jj, *图3-12变更界面示意图提交变更申请：点击“变更申请”，输入要变更档案的档案编号，以及档案 变更信息和要变更的附件；审核变更：选中变更申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后

14、档案信息和 内容正式变更；3.4.4销毁选择【影像管理】-【销毁】，进入如图3-13所示的销毁界面kt七人为瞿僚也/片怪*抚逐_風母社威«i|*i fHpfl«Mfem RtRibmbi nw aun j Him d nwv-t-一 ”HHH图3-13销毁界面示意图提交销毁申请：点击“销毁申请”，输入要销毁的已归档档案的编号，依次输入所属机构，销毁原因等相关信息；图3-11归档界面示意图11电子档案管理系统操作手册审核销毁：选中销毁申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后该档案的所 有信息都会清除；3.5档案管理【档案管理】模块是根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子档

15、案 实施和纸质档案进行统一化、规范化的档案管理。主要包括收集、整理、登记、 借阅、归还、催还等覆盖案卷使用和维护的各环节管理。当鼠标移动到【档案管 理】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的六个子菜单， 如图3-14，分别为【收 集】、【整理】、【登记】、【借阅】、【归还】、【催还】。浙江省人力社保电子林索饰理服爭系统內首肉e瞬査询 档盖烘 猱e里 匚信苦理接口笞怪秋眸脂普理 y議焼管理出收任左星童吧彥闻图3-14档案管理界面示意图3.5.1收集选择【档案管理】-【收集】，进入如图3-15所示的收集界面图3-15收集界面示意图【收集】模块是由档案形成部门提交档案至档案管理部门，要对提交的档案资料作

16、一个记录，并可以跟踪这批资料的后续处理过程。点击“增加”按钮，依 次填入相关的收集信息后保存。3.5.2整理选择【档案管理】-【整理】，进入如图3-16所示的整理界面图3-16整理界面示意图【整理】模块是对已收集但未整理的档案材料进行整理，并且修改材料的处 理状态。点击“增加”按钮，依次填入相关的整理信息后保存。3.5.3登记选择【档案管理】-【登记】，进入如图3-17所示的登记界面。iwf图3-17登记界面示意图【登记】模块对已整理的档案材料进行登记，并且修改材料的处理状态。点 击“增加”按钮，依次填入相关的登记信息后保存。3.5.4借阅选择【档案管理】-【借阅】，进入如图3-18所示的借阅

17、界面IMMHMHgMMtllHbJMHk-IMuKfct1i- 图3-18借阅界面示意图查询已借阅档案：点击“查询”按钮，依次选择业务系统、档案类型及档案 编号，查询“待审核”和“审核通过”的档案借阅信息；借阅档案：点击“增加”按钮，弹出图 3-19所示的界面，依次录入档案相应的业务系统，档案类别，档案编号及借阅人资料，借阅目的，预计归还时间等信息后，点击“确定”，该档案状态变为“申请中”，并将该条借阅信息提交给档案管理员；图3-19借阅信息界面示意图审核借阅档案：档案管理员对于借阅信息查看后进行审核，审核通过后转交 申请者纸质档案，该档案的状态变为“审核通过”，则其他人不得在进行借 阅。3.

18、5.5归还选择【档案管理】-【归还】，进入如图3-20所示的归还界面3-20归还界面示意图 查询归还档案信息：点击“查询”按钮，依次录入借阅编号和档案编号，查 询“待归还”、“已归还”、“已催还”的档案信息；审核归还档案：借阅人归还纸质档案，档案管理员确认无误后，点击“审核” 按钮，则该档案变为“已归还”状态；催还档案：点击“催还”按钮，可以对任意一条未归还的档案进行催还，催 还后该条档案进入催还列表，可以再催还列表中查看。3.5.6催还选择【档案管理】-【催还】，进入如图3-21所示的催还界面uLx£图3-21催还界面示意图催还模块是对已催还档案的查看，可以查看其催还次数、催还时间

19、等具体信 息。254. 系统管理操作指南4.1接口管理4.1.1业务系统选择【接口管理】-【业务系统】，进入业务系统配置界面，如图4-1所示图4-1业务系统界面示意图新增业务系统：点击“增加”按钮，界面下方弹出图4-2所示的业务系统增加界面，依次填入相应信息，点击确定后保存；图4-2业务系统增加界面示意图图4-3业务系统修改界面示意图查看业务系统详细信息：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中在下方弹出其详细信息；修改业务系统：查看已有的业务系统，如图 系统的详细信息进行修改；修改业务接口关联：修改关联角色：查看已有的业务系统，如图系统的关联角色进行修改；删除业务系统：查看已有的业务系统

20、，如图 需要的业务系统。4-3，点击操作列中“”，对业务4-3，点击操作列中“”，对业务4-3，点击操作列中“”，删除不4.1.2档案属性图4-4档案属性界面示意图选择【接口管理】-【档案属性】，进入档案属性和档案类型配置界面，如 图4-4所示新增档案类型：直接在原有的档案类型上右击，在弹出的对话框中选择“新增类型”4.1.3接口协议选择【接口管理】-【接口协议】，进入接口协议显示界面，如图4-5所示图4-5接口协议界面示意图接口协议是系统配置好的，不需要我们进行其他配置4.2库房管理4.2.1物理位置正在建设中4.3系统管理4.3.1组织机构选择【系统管理】-【组织机构】，进入组织机构配置界

21、面，如图4-6所示册山 九为 壮否 也*峙* i兀；亂皿fl «««*A nA HMM VHMMi群wqh HUHN * HMIM NM»*n / * -图4-6组织机构配置新增组织机构：点击“增加”按钮，弹出图 4-7所示的窗口，依次填入机构 名称、上级机构名称等内容后点击“确定”保存；£3 .上朋将 CiF1 Tf- i-IQ*ite ；，=£叱!上图4-7组织机构新增界面示意图滸辽£人力牡牌电子粘塞忌暹耳养采此HRt«B avn t«,i«ert缶ntun：皿 u宁g此（ifsateiin

22、neMig.iM -iwuateK型|二4k£l E M> i1图4-8组织机构修改界面示意图查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图 4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，查看该组织机构的详细信息；修改组织机构：对于查询到的组织机构，如图 4-8所示，点击其操作栏下的按钮，修改该组织机构的信息;系统关联：查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，选择相应的业务系统，将组织机构与业务系统相关联； 删除组织机构：查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，删除作废的组织机构；432权限配置(1)用户属性配置选择

23、【系统管理】-【权限配置】-【用户属性】，进入用户属性界面，如 图4-9所示。图4-9用户属性界面示意图新增用户：点击“增加”按钮，在页面下方弹出的窗口中依次填入员工编号、 系统选择、登录帐号以及新增用户的个人信息后点击“确定”保存；修改用户基本信息：对于已创建到的用户，如图 4-9所示，点击其操作栏中 的“修改”按钮，修改该用户的基本信息；角色关联：对于已创建到的用户，如图 4-9所示，在右侧“已拥有角色”中 选择该用户的角色后保存，不同角色对应不同的用户权限，按照需要选择相 应角色；系统关联：对于已创建到的用户，如图 4-9所示，在右侧“已拥有系统”中 选择该用户的所属的业务系统后保存；权

24、限关联：对于已创建的用户，如图 4-9所示，在右侧“已拥有权限”中选择该用户的权限后保存；地区关联：对于已创建的用户，如图 4-9所示，在右侧“所属地区”中选择 该用户的所属地区后保存；删除用户：对于已创建到的用户，如图 4-9所示，点击“删除”按钮，删除 该用户。（2）人员角色配置选择【系统管理】-【权限配置】-【人员角色】，进入人员角色配置界面，如图4-10所示無昏人百址嘔卜躺*仙區* 此競it#*a III 霁mfrKJl stn * MFKB图4-10人员角色界面示意图新增角色：点击“增加”按钮，在页面下方弹出的窗口中依次填入角色名称、 系统选择等信息后点击保存；修改角色信息：对于已创

25、建到的用户，如图 4-10所示，点击其操作栏中的 “修改”按钮，修改该角色的基本信息；权限关联：对于已创建的用户，如图 4-10所示，在右侧“已拥有权限”中 选择该角色的权限类型后保存；菜单关联：对于已创建的用户，如图 4-10所示，在右侧“已拥有菜单”中 选择该角色所能打开的菜单后保存；（2）业务系统配置选择【系统管理】-【权限配置】-【业务系统】，进入业务系统配置界面， 如图4-11所示。jU:图4-11业务系统界面示意图新增业务系统：点击“增加”按钮，填入该业务系统的相关信息后点击保存； 修改业务系统信息：对于已创建到的用户，如图4-11所示，点击其操作栏中的“修改”按钮，修改该角色的基本信息；角色：对于已创建的业务系统，如图 4-11所示，在右侧“已拥有权限”中 选择该角色的权限类型后保存；接口关联：对于已创建的业务系统，如图4-11所示，在右侧“已拥有角色” 中选择该业务