沟通与管理改善员工

1、略论怎样与员工沟通内蒙古裕兴矿业有限公司煤矿丑老头要点:1、 提高工作小组的工作效率。 2、 更加得到员工的尊敬和信赖。3、 让员工清楚明白你对工作水平的要求,由此增加员工的工作满足感。4、协助员工建立自信心,让他们致力改正工作表现上的问题。身为管理人员,由受雇的那一天开始,就应心理有数,知道自己的工作极富挑战性,在机构 中非常重要, 必须提高小组内员工的产量, 确保他们提供优良的产品和良好的服务。 无论是 组长、部门主管、主任或经理,管理人员都必须负责自己组内的工作,务求在质与量方面都 维持一定水平,符合要求。领导有方不论是请别人帮忙,还是与他人合作,身为管理人员,就得发挥领导才能,带领下属

2、完成每 天的工作。既是必须与组员交流专业知识,促使组员投入工作,监察工作进展,训练组员, 从旁协助,并经常就组员的工作给与回应,从而使组员群策群力,尽展所长。正因为最重要 的职责是保持自己的小组有效运作,所以一发现有组员表现失准 ,在质与量方面未能达到 可接受的水平,就必须采取行动。补救之道假如有一些员工的生产速度缓慢,或者质量不能达到标准,就有可能影响整个小组的工作, 因此最好与他讨论问题所在, 尽快解决。 本课程可以帮助你建立技巧, 让你能有效地与员工 讨论工作表现上的问题, 促使他们致力改善。 这些技巧, 适合在首次与员工讨论工作质量时 使用。 日后的沟通管理课程, 会提供一些其他技巧,

3、 帮助你处理工作习惯的问题, 例如迟到、 缺勤等并教你怎样与员工讨论改善工作的进展,以及怎样采取纪律处分,从事纠正工作。 与员工讨论工作表现时,如果处理得宜,可以收到以下效果: 获得员工信任与尊重。 员工更清楚知道你的要求,从而可在工作中取得更大满足感。 员工会加倍努力把工作做好,并有信心改善工作表现。 小组力量更加强大,生产能力更高。 自己在他人眼中成为领导有方的管理人员。建立良好关系要指出员工表现未符标准,的确不容易,因为没有人乐意听到自己的表现不理想。不 过, 如果工作表现真的低于一定标准, 管理人员就必须采取行动。 其实, 还在问题出现之前, 就应建立良好的工作关系, 一开始就应该互相

4、尊重, 坦诚交流。 这一课教的就是这方面的技 巧。了解员工需求近二十年来, 员工对工作的要求日趋复杂。 他们除了希望一天的辛劳得到报酬之外, 还希望工作得有趣味, 希望参与决定自己的工作环境。 员工希望感到自己的工作其实很重要, 可以与上司平行沟通,并且受到尊重。人就是这样,不论做什么,总希望能够胜任愉快。换 句话说,从工作中取得满足感,维持自尊,已成为今日员工最开心的重点。讨论工作表现时, 必须体察员工的需要, 让他们感受到你的诚意, 知道他们都有意 把工作做好,同时也明白你的职责就是帮助他们把工作做好。例如可以这样说:“ 成成,你 做得很好。我知道你很仔细,没有弄清楚客户的要求之前,不会贸

5、然动工。正因为这样,最 近你的出错率增加了百分之五,我觉得很奇怪,我们可以谈谈吗? ”建立信任与主动改善身居高位,说话自然倍受小组成员重视。讨论工作表现时,你每句话,都可能极具影响力。 人总希望得到别人的鼓励, 特别是上司的鼓励, 如果你表示对他们充满信心, 他们一定会努 力工作,达到你的要求,不会辜负你的期望。反过来说,假如抱着否定的态度接触员工,或者使他们觉得你一口咬定工作表现上的问题一定是他们的过错, 那么, 员工就很可能会采取 保护自己的态度,甚至与你针锋相对。这样一来,就很难促使员工努力改善了。 与员工讨论时, 必须激发他主动改善的决心。 如果员工因为受到威胁或恐赫而不得不改 善,效

6、果就不会持久,甚至会有反效果,例如会向同事发出怨言,甚至暗中破坏整个小组的 工作。 说明要求所有员工都需要清楚知道管理人员对他们的期望, 而管理人员在要求员工改 善工作表现之前, 必须使员工明白怎样才算是良好的工作表现。 也就是说, 双方必须达成共 识,协定生产目标,确保大家清楚了解生产要求,例如, “ 每小时生产二十五件 ” , “ 每月错 误率不超过百分之五 ” ,又或者 “ 每周顾客投诉不超过三次 ” 。要员工工作表现符合标准,当 然需要讲清楚要求,并且不断从旁指正。同样道理,与表现欠佳的员共讨论工作问题时,也一定要明确指出工作不符合标准的地方。 假如含糊其词,说:“ 你跟不上了。 ”

7、或者说:“ 你做得不够好。 ” 这不但不能清楚说明问题所 在, 而且会引起不同得理解。 结果自己和员工都掌握不到基本的具体资料, 讨论当然无法收 效。 下列是一项对员工的工作要求 , 措辞简单明确 , 包含了应有的重点:“ 在三月三十一日 前把每人重打文件的次数减少百分之十。 ” 在这个句子中, “ 减少 ” 是表示动作的动词, “ 每人 重打文件的次数 ” 是特定的目标, “ 百分之十 ” 是衡量标准, “ 三月三十一日前 ” 是目标期限。 如果你与员工达成像上述这样明确的协定,小组内每位成员知道你的要求,自然悉力以赴。 重要步骤有效的管理人员一眼就看出工作表现是否有问题, 并且立即补救。

8、以下的重要步骤, 有助你 主持讨论,运用有效的方法,处理质与量方面的问题:1、以友善的态度指出问题所在。2、请员工协助解决问题。3、讨论问题产生的原因。4、找出可以解决问题的方法,并记录下来。5、双方决定采取的具体行动。6、协定明确日期,再作讨论。采用重要步骤的原则1、以友善的态度指出问题所在 要清楚明确 对事不对人指出员工的工作问题时, 要尽量明确清楚, 说明工作上与质量上的标准, 并确保指 出员工生产不符合标准的地方。你可以引用任何有助你说明问题的资料。例如:“ 这份工作的标准生产速度是每小时三十五件。年初的时候,你经常到达甚至 超越这个标准,但资料显示,你上个月平均每小时生产三十件,而本

9、月只有二十五件。 ” 请 避免讨论员工的 “ 态度 ” 。有关态度的批评只会令对方为自己辩护,难以有效的讨论。以正面 的方法开始讨论, 不让员工有受到恐吓的感觉, 这是很重要的。 如果你不想员工疏远你或引 致他采取自辩的反应,请尽量让他知道你明白他想把工作做好(基本原则 1 。请记着,你 与员工讨论, 目的是找出问题的原因寻求解决办法, 而不是去责备对方, 因此必须对事不对 人。当你让对方知道你想讨论问题而非责怪他时,他会比较乐意和你讨论。2、请员工协助解决问题 态度要诚恳告诉员工需要改善工作表现, 可能是处理工作质或量下降的最直接方法; 但是如果 对方不想改善, 这方法成功的机会也不大。 你

10、需要员工的支持和合作, 才可以使工作表现达 到可接受的水平。 使员工努力改善的最好方法, 就是在决定如何处理工作表现问题时, 请他 协助解决(基本原则 3 。这可以增强员工的自信心(基本原则 1 ,因为这显示你重视他的 意见。当员工知道你乐于聆听时,你就愈有可能取得他的合作和承诺。 “ 你也知道这的确是 个问题,我很想听听你对解决这问题的意见。 ”3、讨论问题产生的原因 征询员工的意见 采用开放式的问题 总结问题的原因请记着, 你是要与员工讨论他的工作表现问题, 而非他的态度或性格。 你应该保持轻 松友善的态度,以开放式的问题(用 “ 怎样 ” 、 “ 什么事 ” 、 “ 什么人 ” 、 “

11、什么时侯 ” 去搜集所 有关于工作表现的资料。 由于这类问题没有恐赫性, 员工会乐于回答。 当你以这个方法大约 找出问题的跟源时,就可以问一些具体的问题,以便清楚准确地找出原因。这是聆听及以谅解地态度回应地好机会(基本原则 2 ,因为员工可能会对其不能控制 地因素表示忧虑, 感到受挫折。 “ 我明白如果分区办事处不按时呈交报告, 你会十分气恼。 ” 由于员工直接处理工作, 对工作的了解比你更深入, 他或许可以提供见解, 确切地找出问题 的原因,或了解问题的核心。请记下员工的意见,这表示你重视员工的意见。你对问题产生 的原因也可能有自己的意见; 当你与员工讨论你的见解时, 请维护他们的自尊 (基

12、本原则 1 。 在讨论解决方法之前, 首先总结你找到的原因, 确保你和员工都明白有关的资料, 和已找出 所有可能的原因。4、 找出可以解决问题的方法,并记录下来 首先请员工提出解决方法 必要时提供你的解决方法当你找出问题的原因后, 当然希望决定如何解决。 同样, 由于员工是与问题最有关系的 人,请向他们征询意见(基本原则 3并把意见写下;这不仅能维护员工的自尊(基本原则 1 , 更可以把可行的解决方法记录下来。 “ 这方法很好, 我们已经列出三个可行的解决方法, 你还有其他意见吗? ” 在找出问题的初期,解决办法之一也许只是收集更多资料。请尽量记录你们提出的意见；如果可以，请采用员工的建议去寻

13、求解决方法。如果员工对解决方 法有发言权，他们会更努力解决问题。 5、 双方决定采取的具体行动 安排具体行动计划 在适当的情况下采取员工的意见 让员工承担全部或部分解决方法的责任 这是选择最佳办法的时刻。这时候，你应该明确地指出需要做的工作，说明由谁负 责、何时完成，以解决员工工作表现的问题。你可以分配员工负责特定工作，并把决定记录 下来。“生产过程中，请你每五件抽出一件检查。我会安排品质控制部在换班之前及每班中 间时间调整检查仪器。”请记着支持员工为改善工作表现所作出的努力，但你必须强调改善 工作的责任在他身上。 你要对员工承担责任的能力表达信心， 指出他能办妥双方协定的事项， 这会增强他的

14、自信心（基本原则 1） ，并使他们更努力去解决问题。“如果你遇到阻碍，请尽 快通知我，这样我可以和有关的经理联络。我相信你今后一定可以按时完成报告。我们一起 构思的计划可以为你提供所需的资料。” 6、协定明确日期，再作讨论 安排日期和时间 约定下次讨论的日期， 可以显示你重视解决员工工作表现的问题； 员工会知道你希望了 解他把讨论中大家协定的事项处理得怎样。 事后举行检讨会议， 可以让你和员工一起讨论工 作表现的改善进度或问题，并且可以计划日后要办理的事项。像讨论开始一样，结束也应该 采取用友善的话语，并表示有信心员工能改善工作表现。 总结作为一位管理人员，你最重要的工作就是保持工作小组按照预期的工作标准运作。 你从