印章管理规定

1、印章管理规定根据公司目前印章管理现状， 结合公司生产经营实际情 况，为切实加强与防范印章使用管理风险，特别是有效规避 与控制合作分公司及合作项目部印章管理风险，现制订印 章管理补充规定。一、印章分级分类及使用范围1. 公司印章分级公司印章分为三级， 即公司印章、 分公司印章、 项目部 印章。2. 各级印章分类的及使用范围公司印章： 公司级印章包括公司行政公章、 法人印章、 公司合同章、财务专用章、发票章、党委、工会、各部门印 章等，各类印章使用范围为：行政公章：以公司名义发出的文件，函件，证明，介绍 信，招投标文件，向上级部门报送的有关上行文、计划、统 计及有约束力的文件等。法人印章： 与行政

2、公章、 合同章、 财务专用章配合使用 于签订合同、 招投标文件及财务开具票据、 办理银行业务等。合同专用章：用于对外签订的各类合同、协议等有法律 约束力的合同文件。财务专用章：用于财务收据、银行业务的办理及以公司 名义报财务统计报表、办理银行账务、出具财务证明等与经 营活动形成的财务事项。党委、工会印章：只限于党委、工会组织开展活动及出 具有关证明使用，具体范围参照国家有关规定执行。部门印章：适用于以部门名义出具的通知、报告、证明等公司内部工作联系使用，原则上仅限公司内部使用，不得 对外。分公司级印章： 分公司级印章包括分公司行政公章、 分公司负责人印章、分公司财务专用章、发票章等印章。各 类

3、印章的使用范围为： 分公司行政公章：用作以分公司名义发出的文件、 函 件、证明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计及有约束力的文件。 分公司财务专用章及财务负责人印章：用于分公司财务收据、银行业务的办理及出具财务证明事务、在地方主管 部门的税务办理。 因业务需要分公司印章需超范围用章时，需一事一议，由分公司申请公司另作书面授权。分公司各类印章严禁用于列事项：各类对外合同、分包合同、购销合同、租赁合同、担保 合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议上加盖分公司 印章；各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖分公司印章；开具任何内容欠据和任何形式的经济结算凭条；为他人或单位提供任何责任的

4、经济担保或融资担保。3.项目部级印章：项目部印章分为项目部行政公章、项目部财务专用章。(1) 项目部印章使用范围： 与本工程相关的技术资料、 质 量资料、安全资料；联系单(与业主 /监理/设计院 /周边地区 管理部门 / 施工单位)、会议纪要、备忘录、工程往来文件、 施工方案、向业主工程款申请报告、与业主各类签证，与上 级往来文件资料。超出上述范围的，不得施章。因业务需要 的超范围用章，需一事一议，由项目部申请，公司另作书面 授权。(2)项目部印章严禁用于下列事宜办理：项目部印章严禁用于下列事宜办理：各类对外合同、分 包合同、担保合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议 上加盖项目部印章；各项

5、结算报告、对账单等结算类文件上 加盖项目部印章；开具任何内容欠据和任何形式的经济结算 凭条；为他人或单位提供任何责任的经济担保或融资担保。项目部需办理材料设备购销、租赁时，零星材料设备的 购销租赁由项目部负责人签字后直接购销、租赁；成批或规 模较大的购销、租赁确需签订购销、租赁合同时，先由项目 部技术人员编制购销、 租赁计划、 项目部负责人审核 ,严格执 行“四流合一”，按财务报账制的要求规范付款手续后按如 下流程办理：分公司管理的项目部单份合同金额在 10 万元 以内的由分公司工程管理部门、分公司财务部门负责人签字 报分公司经理审批同意后加盖项目部公章签订相应购销及 合同，同时将合同报公司工

6、程管理部、财务部备案；分公司 管理的项目部单份合同金额在 10 万元以上的，由分公司工 程管理部门、分公司财务部门签字、报分公司经理审批同意 后再报公司总会计师同意加盖项目部行政公章签订相应合 同，同时将合同报公司工程管理部、财务部备案。公司直接管理的项目部需办理材料设备购销、租赁合同 时，零星材料设备的购销租赁由项目部负责人签字后直接购 销、租赁；成批或规模较大的购销、租赁确需签订购销、租 赁合同时，先由项目部技术人员编制购销、租赁计划、项目 部负责人审核后，单份合同金额在 10 万元以内的报公司工 程管理处、财务处负责人审批后加盖项目部行政公章签订， 单份合同金额超过 10 万元的，工程管

7、理部、财务部负责人审批后再报公司总会计师批准后加盖项目部行政公章签订， 同时所有购销、租赁合同报公司工程管理部、财务部备案。没有启用项目部行政公章的项目，确需办理购销、租赁 合同时按上述程序审批后直接加盖公司公章签订。二、进一步明确各类印章的使用保管， 严格按流程办理 使用手续1. 公司总部各类印章的保管： 由办公室安排专人负责。2. 自营分公司的印章保管： 自营分公司印章由相应自营 分公司保管，自营分公司下辖的自营项目部印章由自营分公 司安排专人管理；自营分公司下辖的合作项目部各类印章由 相应自营分公司委派印章管理员统一保管。3. 合作分公司、合作项目部印章的保管： 合作分公司、 合作分公司

8、下辖合作项目部、公司直管合作项目部的各类印 章，全部收回公司，按下列办法管理：采取分公司集中管理：根据目前公司分支机构分布情况，设立的合作分公司或合作项目部按上述片区采取就近管 理，如区域较远时，公司根据情况另行设立新的片区，届时 以专门下发的文件为准。已并入分片管理的分公司，如某些项目远离所在片区且印章使用频繁，可由分公司申请针对特定项目由公司委派 印章管理员或已委派的其它管理员兼职管理。远离所设六个片区的其它较分散的分公司或项目部， 如业务量比较少的，印章放公司办公室管理；由相应分公司 或项目部申请，由公司委派印章管理员进行管理。地矿系统内部以法人单位名义申请成立的分公司、项目部，在与系统

9、内法人单位签订印章管理协议书后，由公司 安排专人负责管理。所有派往合作分公司及项目部的印章管理人员薪酬 及其它待遇均由派往的合作单位承担。三、各类印章使用施印审批流程1. 公司总部各类印章施印： 总部业务办理需使用公司各 类印章时， 部门经办人到办公室申请登记、 部门负责人审核、 分管领导批准后施印。分公司或项目部需使用公司总部印章或存放在公司总部的分公司、项目部印章时，由相应分公司或项目部申请， 以电子邮件、快递或直接委派人员前往公司办公室，办公室 印鉴管理员在印章使用申请表上登记后，由办公室按业务类 别分交由相应业务部门进行资料审核，经审核部门负责人签 字同意、报该部门分管领导批准后由办公

10、室施章，按规定存 留复印件或原件后返还相应分公司或项目部。2. 各片区保管的印章： 合作分公司或项目部需使用由各片区保管的印章时由相应合作分公司或项目部申请，以电子 邮件、快递或直接委派人员前往片区印章管理员，管理员向 片区印章管理部门负责人汇报同意后，由保管员根据需办业 务类别电话请示总部相应业务主管部门负责人并将重要资 料及信息以短信（微信）、传真、电子邮件等形式报备，部 门负责人同意后施章，同时片区印章管理员及总部业务部门 详细登记印章使用台账及请示时间及审批意见，合同、协议 及经济类资料还必须原件或复印件存档备查。3. 直接存放在本单位的合作分公司或项目部的印章：需办理印章使用时，由印

11、章管理员登记、部门负责人审核、分 公司经理或项目经理批准后加盖有关印章。4. 自营分公司及自营项目部直接管理的印章：分公司或项目需要办理施章时，必须按公司印鉴使用申请表由印鉴管 理员登记、部门负责人审核、分公司经理（项目经理）批准 后才能施章。四、严格印章使用台账登记报送制度的建立及管理所有层级的印章使用台账， 必须在每月 1 日将上月印章 使用台账扫描件报公司办公室。印章管理员同时上交承诺书， 承诺未在台账明细外使用印章，如本人虚报愿承担相关责任。五、加强印鉴印章使用监督管理检查公司总部办公室为印鉴管理的主控部门，负责印鉴管理 工作。办公室将每月组织对所有印章的月度使用台账进行真 实性抽查，在每月末提出下月抽查单位计划，由次月第一次 总经理办公会安排，由分管经营及生产安