高效会议管理技巧.doc

1、高效会议管理技巧主讲：张晓彤第一讲当今会议面面观本讲重点：一、会议的意义二、会议的目的三、会议的种类 四、会议的频率不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策， 常常是员 工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上， 不仅浪费公司成本，也造成工作 效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题， 是“高效会议管理技巧” 的中心议题。一、会议的意义会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇 聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同 观念相互碰撞的产物。会议显示组织或部门的存

2、在会议总是在大于一人的情况下发生的， 即使是只有两个人的会议，这两个人 也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它 的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。互为前提图1-2组织或部门与会议会议是重要的群体沟通方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。 随着科技的 迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无 法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。、会议的目的会议的目的：开展有敎的阎通转

3、达枣讯盖沓遇工、协训甘盾迭成协溟月解决阖题蟄源井車开岌创慧开展有效的沟通会议是一种多项交流,可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的资讯传达通过会议可以向员工通报一些公司决定及新决策， 也就是说向员工传达来自 上级或其他部门的相关资讯。监督员工的工作进度、协调工作矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的 执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、 “面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。达成协议、解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决图1-3达成协议与解决问题的6个步

4、骤决策和资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。激励员工的士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一 心，朝着一个方向共同努力。巩固经理人地位经理或主管为了体现自身的存在价值， 更为了巩固自己的地位，经常会召开一些 上下协调会议，以此来强化自己的地位。三、会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方 面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、 社会的不断发展密切相表1-1会议的种类按人数分类按开会方式分

5、类按开会目的分类团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议固定的部门会议临时处理突发事件的会议宣布人事安排和政策的会议当众表扬或批评别人的会议集思广益的会议四、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更 高效地利用各种会议解决问题、达到目的。固定的部门会议建议频率：至少每月一决意事顷：不能务于爭E-次,否则嶽易邢成施沓的不 良习煽全体会议建违频輕至少WL，次注解脳利用鉛尢昶肚黑 儕 o?f刼錨阴谴成沉動払处理突发事件的会议建故频率：随时注定事助：切忌太频繁，否则会使贯工廢觉日日宥 危机*会址公词桔入做事兀条理的可怕境地°一对一会议特会议时间记录在蚩

6、记本上,以防囲一时疏 忽琵咸工作上的被动.五、会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。会议的时间成本时间成本二養加会课的人散X（岗舍者旳唯备时间+ 与会者的济行时间+会议耕书工作时间+会议 服务人员工作时间）注意I知果时间咸本不太立观，飓懿成金钱成 本.金毓成本二开会的时间咸本X场会人员平 均每小时的薪水直接的会议成本效率损失的费用开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位， 这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失， 就是效率损失成本。效率损失成本 包括以下3种情况

7、:效率损失的s中情况：因不及时接听重要客户的电话而损失一尢 笔生意不能及时处理睿户的投诉而得罪一批睿户不能及时解决自己管辖范围内的突发事件 而停工停产第二讲会议效率不高的原因及解决方案本讲重点：一、会议效率不咼的原因二、如何进行预防性管理三、高效效益的八大特征四、会议规范一、会议效率不高的原因1、会议的通病效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法， 他的想法反映了很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周 五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命， 甚至得

8、延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。时下有一句很流行的话 “最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士 来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行， 甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质 量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。2、会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要

9、格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。会议的三种致侖伤:主持人的拽能会课的地点会谆崗准备工作表2-1会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现（1）时间安排得不合适会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。（2）地点安排得不妥当会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。（3）开会对象选择不对必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有 可无的参加者。（4）主持人影响力不够会议主持人缺之影响力、说服力，被参会者牵 着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能不够参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败。（6）准备

10、工作不够充分开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效。（7）目的和结果不明确开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发 现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。二、如何进行预防性管理所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低 下的原因，做一个全面的预防性管理。表2-2预防性管理效率不咼的原因预防性管理措施会议时间会议一般应安排在周二至周四上午或者下午两点 半以后，避免安排在周一或

11、周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好 围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分 为必须参加者、可以旁观着和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一职。参会者的技能参会者一疋要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知 所有的参会者。三、高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有 8大特征。f高效会议的八大特征：只在必要时才召集好好筹甸过扌肮丁和分发了议程表遵申时I司 一切按

12、部就班请了最有经验的和有才能的入出席 ft出了评论和归纳己录所有决定，建议和负责人建议在正式召开会议之前，将高效会议的 8大特征一一列出，并随时检验,充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。四、会议规范会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会 议规范本身。1、会议时间安排的规范会议时问安排的规范：> 8AM-9AM夏言的欲望没被熨臥不宜让耳僉者对提饮有丈多磁感魏出务分析> 9AM-1QAM适舍1对1僉谈，也是进行业务会谡的最佳时机°> 10AM12AM51 JPM3PM-邃書集患广益> JPM 5PM最妤不妄誹僉议上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此， 试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析， 从人的生理和心理角度来