管理体系文件编号作业指导书

1、 汕头市锦峰物业管理有限公司 编号： - - 作业指导书 版号/改次：A/0 管理体系文件编号作业指导书 第 7 页，共7页 1. 目的对与质量体系有关的文件及资料进行控制，确保与物业管理服务有关的场所都能使用相应文件的有效版本。2. 适用范围适用于公司质量体系文件及其它受控文件的管理。3. 定义受控文件：所有与本公司物业管理服务质量有关的文件，即公司各部门工作的依据文件。它包括公司质量体系文件；合同文件；国家/地方性法律、法规、条例、技术规范；公司或各部、处发出及收到的与服务质量有关的可以长期作为参考资料的文（函）件。（各部门内部人事、行政内务管理方面的文件不在此范围内）4. 职责相关部门职

2、责、分工见5.1款。5. 工作程序5.1 受控文件和资料的分类以及标识方法：文件类别管理内容职责部门有效版本标识方法质量体系文件质量手册程序文件编制、更改综合事务部版本号及加盖受控章批准总经理发放、保管综合事务部各部门相关制度、作业指导书编制、更改各部门名称、文件编号批准主管副总经理发放、保管各部门合同文件编制、更改综合事务部编 号批准总经理发放、保管综合事务部文件类别管理内容职责部门有效版本标识方法行政发文/函以公司名义发出编制各部门名称、编号批准总经理更改、发放、保管综合事务部以部门名义发出编制、更改各部门批准部门经理发放、保管各部门外来文件外单位来文（函）更新、发放、保管各部门名称、编号

3、法律、法规、条例更新、发放、保管各部门名称、发布实施日期技术规范更新、发放、保管工程部名称、编号5.2 文件的编写、批准5.2.1 质量体系文件按照编写导则进行编写；5.2.2 合同文件按国家有关规范编写；5.2.3 行政发文的编写；5.2.3.1 总体要求凡属公司行政发文的包括对外、对内的函件必须使用带有公司标志的抬头（页眉），作业指导书及其他质量文件按公司规定或指定模板进行使用。5.2.3.2 页面边距上边距：2.54厘米； 下边距：2.0厘米；左边距：2.5厘米； 右边距：2.0厘米。5.2.3.3 字体要求字体颜色一般使用黑色，对外文件不得使用字体效果（加粗、倾斜、加框、阴影、变大变小

4、等效果），对内文件在需特殊说明的情况下可增加字体效果，以增强文件阅读效果。标题：中文字体使用“黑体”，英文使用“Times New Roman”，字号一般使用“小二”，可视标题长度进行调整，保持文档整体美观。正文：中文字体使用“仿宋_GB2312”，英文使用“Times New Roman”，字号一般使用“四号”。5.2.4 编写文件的职责部门负责人应提出文件的发放范围，并填写于“发文拟稿纸”后报职责部门负责人批准；5.3 文件的编码规定5.3.1 质量手册的编码由公司代号、文件类别代号和年份组成，即：JFPG/QM-5.3.2 程序文件的编码由公司代号、文件类别代号、文件顺序号和年份四部分组

5、成，即：JFPG/QSP-/ 年份 文件顺序号 程序文件代号 本公司代号5.3.3 作业指导书编码a. 作业指导书的编码统一为如下四类： WI/-BA- WI/-GL- WI/-GC- WI/-QJ-说明：“”填入管理处/部门代码。如：“CY”代表翠茵景苑管理处。“BA”、“GL”、“GC”、“QJ”、“KF”、“”、“”分别为“保安”、“管理”、“工程”、“清洁”、“客服”、“会所”、“综合”的大写代号。“”为各工作规程的序号，从“001”往后顺延。b. 将作业指导书相关的质量记录表格的编码统一为：QR/WI-说明：“”之内容同上。“”之内容同上。5.3.4 行政发文的编码按公司管理制度中“

6、公文管理”的规定执行，对外发函的编码由公司代码、部门代码、文件顺序号、年份四部分组成，表达形式如下图：JFPG/-/ 年份 文件顺序号 程序文件代号 本公司代号5.3.5 部门名称与部门代号M-公司本部 -综合事务部 C-财务部B-保安部 G-工程部 CY-翠茵景苑管理处-客户服务中心 -会所5.4 文件的发放与保管5.4.1 公司质量体系文件由职责部门在文件上加盖“受控文件”章后，按照文件发放范围进行发放，记录于“文件发放登记表”中，注明其版本号以示文件的受控状态，并送人事行政部一份存档。5.4.2 合同文件由人事行政部根据合同涉及范围发放至相关单位，记录于“文件发放登记表”中，并进行存档，

7、需支付款的合同文件交一份到财务部。5.4.3 公司各级发出文/函件由职责部门按照文件发放范围进行发放，记录于“文件发放登记表”中。5.4.4 外来文件的发放与保安见本文件5.8.2款。5.4.5 各部门应将收文情况记录于“收文登记表”中，并填写“收文处理纸”，根据部门负责人签署的意见进行传阅或下发。传阅后的文件统一由文件管理员保管，保管年限按公司管理制度执行。5.5 文件的更改5.5.1 文件需更改时，应由主张更改人填写“文件更改申请单”，说明更改原因，对重要的更改部分（如技术参数）还应附有充分的证据。5.5.2 文件更改的审核、批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员或指定

8、其他部门/人进行审批，该部门/人应获得审批所需依据的有关资料。5.5.3 文件更改批准后，由更改职责部门确定更改方式后，将更改内容及更改方式等详细填入到“文件更改通知单”后按原发放范围发放，并在“文件发放登记表”中作相应的记录，由各部门文件管理员按“更改通知单”的要求实施更改，把更改情况填入文件修改一览表中。5.5.4 文件更改的方式包括手改、换页、换版等方式，当公司的保密文件须换版时，需由更改部门收回旧版文件。5.6 文件的版本号和修改编号5.6.1 质量保证手册和作业指导书的版本号用中文数字一、二、三表示，程序文件的版本号用英文字母A、B、C表示，当文件换版，则依次更换。5.6.2 质量手

9、册、程序文件及作业指导书的首页均设有“修改状态”栏，其后的修改编号用阿拉伯数字表示，从0开始，每修改一次某章节，递加1，依次顺序为0、1、2、3。5.7 作废文件的管理5.7.1 作废文件收回后，由更改部门文件管理员填写“文件销毁申请单”，由其部门负责人批准后统一销毁。5.7.2 需作资料保留的作废文件，申请人填写“文件留用申请单”，经人事行政部负责人批准后，由文件管理员加盖“作废”章后方可留用。5.8 收文的处理5.8.1 收文的处理公司各部门收到外来文件后，由部门负责人确定文件是否需要立即知会公司，若需要，应在两个工作日内交到人事行政部处理，否则，由该部门作收文处理。5.8.2 发放、传阅

10、与保管各部门的外来文件由文件管理员填写“收文处理纸”，根据部门领导的批示意见负责发放、传阅和保管，并须做好发文登记；公司的外来文件由人事行政部根据公司领导批阅范围负责送阅，各部门对有公司领导指示的文件要及时处理，将处理意见注于“收文处理纸”上，并将文件退还人事行政部存档。5.9 受控文件清单的建立5.9.1 各部门文件管理员于每月25日将本部门所收、发的所有受控文件汇总，填写于“受控文件清单”。5.9.2 各部门应注意从报刊、杂志等传播媒介或到有关管理机关收集与本部门工作有关的国家/地方性法律、法规、技术规范的发布与更新情况，并及时填入到本部门的“受控文件清单”。5.9.3 各部门每年6月和12月将本部门填写的“受控文件清单”交一份到人事行政部。人事行政部根据各部门的“受控文件清单”进行汇总，建立公司的“受控文件清单”，并在备注栏注明文件持有部门/人，负责公司文件的总体控制。6. 相关文件6.