行政人员的时间管理ppt课件

1、行政人员的时间管理行政人员的时间管理管震高级行业顾问2http:/ (海量营销管理培训资料下载) 欢迎来到行政人员学堂欢迎来到行政人员学堂q听完这三个小时的培训，他就能q知道什么是时间管理q知道时间管理都能帮本人什么忙q知道从哪些地方入手管理时间v孔子孔子v “逝者如斯夫，不舍昼夜。逝者如斯夫，不舍昼夜。v沙士比亚沙士比亚v “时间的无声的脚步，是不会由于我们有许多事情时间的无声的脚步，是不会由于我们有许多事情v 要处置而稍停片刻。要处置而稍停片刻。 3http:/ (海量营销管理培训资料下载) 什么是时间管理什么是时间管理4http:/ (海量营销管理培训资料下载) 他的时间是这样的吗？他的

2、时间是这样的吗？q 7:00-7:30起床刷牙洗脸化装换衣服拿上包包锁门上班q 7:30-8:20坐车上班ingq 8:30-9:30看Email、看新闻、回Email顺便吃早饭q 9:30-10:30市场部门会议，装专心一小时q 10:30-11:00部门会议记录稿，懊悔刚刚没仔细听q 11:00-12:00处置部门事务，中间被要求协助的张三李四王二打断5次q 12:00-12:30午饭q 12:30-13:30午休时间把挂起来zzzZZZq 13:30-14:30还在半梦半醒，只益处置Email，没有Email也本人发明几封出来，真实不行上MSNq 14:30-15:30销售部门会议，跟市

3、场部的会议一样无聊q 15:30-16:00部门会议记录稿，他们说的本人不记我又不懂，干嘛要我写q 16:00-16:30预备下午茶，当然还有吃q 16:30-17:30处置部门事务，中间被骚扰5次，打骚扰他人5次q 17:30-18:00以10%的效率任务q 18:00-19:00终于下班了，被人群簇拥着一小时回家q 19:00-20:30做饭，吃饭预备看电视q 20:30老板打问明天的资料预备得怎样样了，一语惊醒梦中人q 20:45-23:00赶资料，中间骂老板10次，赌咒发誓下回一定上班的时候记得写5http:/ (海量营销管理培训资料下载) 讨论讨论q 想一想，终究本人来学习时间管理的

4、原动力是什么？q 本人希望可以实现怎样的时间管理？写下来！q 在最期望实现的三条结果下划线对本人时间管理的期望例如：1.能按时完成老板交给的一切任务2.每天晚上都有时间看电视3.每个星期都有起码一个下午的时间去健身4.每天都有2个小时时间学习新的知识6http:/ (海量营销管理培训资料下载) 那我们就需求时间管理那我们就需求时间管理q 时间管理就是自我管理时间管理就是自我管理q 时间管理就是一种能让本人从时间的迷茫中挣脱出来，甚至时间管理就是一种能让本人从时间的迷茫中挣脱出来，甚至反过来驾驭时间的方法反过来驾驭时间的方法q 自我管理即是改动习惯自我管理即是改动习惯, 以令本人更富绩效以令本人

5、更富绩效, 更富效能更富效能q 时间管理是管理可管理的时间时间管理是管理可管理的时间7http:/ (海量营销管理培训资料下载) 时间管理的典范时间管理的典范8http:/ (海量营销管理培训资料下载) 时间管理真的能协助我们吗？时间管理真的能协助我们吗？能！9http:/ (海量营销管理培训资料下载) 时间管理能协助我们做什么？时间管理能协助我们做什么？q 忽然发现世界其实还是很愉快的q 忽然发现生活其实是很高兴的q 忽然发现本人在过去的一周里做了好几件惊天地泣鬼神的大事，非常有满足感，并对即将到来的一周充溢等待q 忽然发现本人总是能跟上节拍，不再会由于担忧老板的批判而惴惴不安了q 忽然发现

6、本人有的是时间去逛街、健身、看电影q 忽然发现周围的人对他好感倍增q 不过又忽然发现事情还是做不完的10http:/ (海量营销管理培训资料下载) 从哪里入手让本人成为时间管理精英？从哪里入手让本人成为时间管理精英？q 分析q 找到突破口q 抓住重点q 从强迫到自然q 运用工具11http:/ (海量营销管理培训资料下载) 分析之一：假设时间就是生命，以下要素就是正在谋分析之一：假设时间就是生命，以下要素就是正在谋杀我的杀我的q干扰干扰q事情很多，东一下西一下做起来很辛劳事情很多，东一下西一下做起来很辛劳q等待等待q来者不拒来者不拒q沟通不良沟通不良q授权缺乏授权缺乏q组织制度的妨碍组织制度的

7、妨碍q满桌的文件满桌的文件q反正时间还早反正时间还早q任务心情与情境任务心情与情境q完美主义完美主义q煲粥煲粥q对方方案的变卦对方方案的变卦12http:/ (海量营销管理培训资料下载) 分析之二：哪些要素是可控的分析之二：哪些要素是可控的q 干扰干扰q 事情很多，东一下西一下做起来很辛劳事情很多，东一下西一下做起来很辛劳q 等待等待q 来者不拒来者不拒q 沟通不良沟通不良q 满桌的文件满桌的文件q 反正时间还早反正时间还早q 任务心情与情境任务心情与情境q 完美主义完美主义q 煲粥煲粥请指出这些要素中，哪些是我们曾经认识到但没有去处理的问题？请指出这些要素中，哪些是我们曾经认识到但没有才干处

8、理的问题？13http:/ (海量营销管理培训资料下载) 分析之三：我们应该先处理有才干处理只是没有处理分析之三：我们应该先处理有才干处理只是没有处理的问题还是先处理没有才干处理的问题？的问题还是先处理没有才干处理的问题？q 等待等待q 来者不拒来者不拒q 满桌的文件满桌的文件q 反正时间还早反正时间还早q 完美主义完美主义q 煲粥煲粥但是对于但是对于“事情很多，东一下西一下做起来很辛劳这一事情很多，东一下西一下做起来很辛劳这一条我们却不得不面对条我们却不得不面对这就是他的突破口！这就是他的突破口！14http:/ (海量营销管理培训资料下载) 分析之四：假设我们一天有分析之四：假设我们一天有

9、10件事要办，那么大约的件事要办，那么大约的分布情况是怎样的？分布情况是怎样的？重要不重要紧急不紧急3322IIIIIIIV15http:/ (海量营销管理培训资料下载) 抓住重点之零：方案抓住重点之零：方案3？3？2？2？重要不重要紧急不紧急IIIIIIIV16http:/ (海量营销管理培训资料下载) 抓住重点之零：方案抓住重点之零：方案2215重要不重要紧急不紧急IIIIIIIV17http:/ (海量营销管理培训资料下载) 抓住重点之一：等待抓住重点之一：等待q 如今是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？q 上班坐公车需求1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷和揩油的

10、外能做点什么吗？q 去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？18http:/ (海量营销管理培训资料下载) 抓住重点之二：来者不拒抓住重点之二：来者不拒q 有回绝的理由，不用每次都要有理由。q 回绝太慢反而会呵斥埋怨太多。q 害怕冒犯某人想好借口，当然越实话越好19http:/ (海量营销管理培训资料下载) 抓住重点之三：满桌的文件抓住重点之三：满桌的文件q 归类，以本人熟习的方式归类q 定位，以本人熟习的方式定位q 配件放在一个盒子里面，在家里也一样q 无意义的文件看一遍都嫌多，既然曾经看了，扔了吧q 定期淘汰20http:/ (海量营销管理培训

11、资料下载) 抓住重点四：反正时间还早抓住重点四：反正时间还早q 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立刻做完它, 以便尽早忘掉它.q 养成速战速决的习惯q 将事情切成好几块小块义务, 快速地完成每一块的义务q 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 普通21http:/ (海量营销管理培训资料下载) 抓住重点五：完美主义抓住重点五：完美主义q Windows操作系统耗时五年，破费数十亿美圆，占领PC90%以上的份额，但几乎每月都在发布补丁q 独立宣言也有错别字q 从完成度99%提高到99.9%需求破费十倍的精神q 这就是为什么古人用“百尺竿头更进一步来描画获得成就的不容易2

12、2http:/ (海量营销管理培训资料下载) 抓住重点六：粥抓住重点六：粥q 假设是为了文娱和消遣，那就煲吧q 假设是为了联络感情，那继续q 假设是为了讨论晚上吃什么在哪里吃哪个小摊上的烤肉廉价一毛钱说到本人都想不出说什么了还恋恋不舍的话，请面壁去吧23http:/ (海量营销管理培训资料下载) 运用工具之一：熟练运用工具之一：熟练q 请留意以下数字：q 当他能把运用Excel、Word、PowerPoint和Outlook这些常用的办公软件的熟练程度提高10%，他每天为本人挣得的时间大约是0.5小时，一个月就挣了15个小时，一年挣180个小时，用这些时间他可以看120场电影，可以看240集电

13、视剧，可以去丽江古城泡7天，假设折合成任务时间的话是22.5天，祝贺他，年底双薪到手了！24http:/ (海量营销管理培训资料下载) 运用工具之二：辅助运用工具之二：辅助q 闹钟q Outlookq 手机q 白纸25http:/ (海量营销管理培训资料下载) 从强迫到自然一：我知道没有方案不好，但是从强迫到自然一：我知道没有方案不好，但是q 没时间做方案q 任务差不多都是那一摊了，方案有什么用？q 好吧，就算我做了方案，方案也经常被打断q 方案限制了我的自在q 所以，还是到时候再说吧26http:/ (海量营销管理培训资料下载) 从强迫到自然二：方案只做重要的和见缝插针的从强迫到自然二：方案

14、只做重要的和见缝插针的q 重要的或者跟他人协作的事情是一定得做的，所以尽能够早地记在Outlook里what？没有时间限制？那就给本人设一个q 当他人约定时开场习惯说：您稍等一下，我查一下我的日历q 不重要的单独放在一块，等待、空闲的时候当课外读物IIIIIIIV27http:/ (海量营销管理培训资料下载) 从强迫到自然三：尽量不迟到从强迫到自然三：尽量不迟到q 其实迟到说穿了就是反正还有时间q 比较简单一点的是对于重要的事情抑制惰性q 面试提早十五分钟q 与其他同事的会议q 约会q 上课28http:/ (海量营销管理培训资料下载) 从强迫到自然四：检查表从强迫到自然四：检查表q 检查表q

15、 有理化的任务和义务，节省时间。比如经常组织会议或者培训，那么把必需做的任务列表，存档，以后可以对照。29http:/ (海量营销管理培训资料下载) 从强迫到自然五：左右互博从强迫到自然五：左右互博q 同时做两件事情q 刷牙、洗脸、洗澡/听收音机q 坐车听演讲或者有声音的录音带q 同时做三件事情q 走路健身、听mp3学英语、上班。q 实践上，人脑一次能处置7件事情q 不过，不引荐一边写文稿一边看小说30http:/ (海量营销管理培训资料下载) 最后我们来一个高难度的：干扰排除最后我们来一个高难度的：干扰排除78910111213141516171819干扰频率干扰频率时间时间次次31http:/ (海量营销管理培训资料下载) 干扰源在哪儿干扰源在哪儿q 干扰的来源：q 同事的打岔q 干扰q 办公室环境32http:/ (海量营销管理培训资料下载) 对于对于q 他总有这种错觉，不论来电