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文档简介

1、广东洋泽医药有限公司采购部工作流程目录一、首营资料收集流程二、产品采购操作流程三、发票核销和结算流程四、产品破损处理流程五、采购退货处理流程首营资料收集流程首营企业资料：营业执照、药品生产（经营）许可证（采购器械：医疗器械许可证）、GSP证或GMP证、质保协议，法人委托书，销售员的身份证和上岗证、销售合同首营品种资料：药品注册证、药品质量标准、药品检验报告书、物价证明文件、药品最小包装样盒、药品说明书原样.注： 以上资料全部需加盖企业原印章，合同可用复印件。 委托书应有法人代表印章，并明确授权范围和委托期限。电脑录入客户资料：在采购系统的"基础资料"界面增加供应商资料录入、

2、产品资料录入。注： 确保输入以上资料的全部内容制作并提交首营企业首营品种审批表：1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表2、 首营品种提交后，还需在Word做一张首营品种审批表格，录入相关内容后 连同所有资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。首营企业审批审核：首营企业审批表需：采购部经理、质量部经理、质量负责人.首营品种审批审核：首营品种审批表需：采购部经理、财务部经理、质量部经理、质量负责人.注：J_以上须部门经理审批后方可发生业务往来。采购合同的管理：供应商采购合同需独立归档并建立目录，目录每季度交部门经理汇总.注:需在合同目录上填写合同有效期或品种、数量等内容备注

3、：1、正常业务情况下，按电脑系统提示每月对所有客户资料进行检查，是否出现部分 资料过期，如过期应及时更新，不能按时更新的客户以文字方式向质量部申请暂 停使用，待资料更新后方可重新进行业务。2、所有的客户资料必须在有效期内发生业务往来，每年必须对客户资料进行审核更 新，确保所有资料的完整性。产品采购操作流程采购订单审核：订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数量、单价、税率等到货跟踪：根据发货周期做好到货跟踪。发货跟进： 汇款单上列明采购明细，传真给供应商，并短信 或电话确认对方是否收到传真 并安排发货发票核销和结算流程采购后及时向供应商催要发票，收到发票，在 结算系统选择未结算应付款，选择相应

4、品种生 成发票，登记并交财务审核。注：相同品种按“先发生的先输入发票”原则，生成 后输入发票号码和发票上边的幵出日期.已经预付货款的，在发票系统找到该笔发票后，点"结算"，生成一张预付款核销单。有帐期的，在每月10号根据结算条件做好结算计划 上报部门经理审批。根据结算计划，在发票系统，选择该品种未结 算的发票，点结算生成付款单交部门经理审核 注：在用采购系统一些废的付款单做时，打幵该张废 单，选择导出该供应商未结算的"发票清单"，切记 不能选"应付款”，选中要结算的发票点确定生成发 票备注栏注明付款的发票号，品名简称和数量经财务审核公司领导审批后出 纳付款，取得底单后将付款单传 真给

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