体系文件编写规范[QSM及EMS一體化全套管理资料]

1、工 作 指 导 书编 号FT-QWI-018标 题体系文件编写规范生效日期2006年8月1日版 本 号A/0页 次第1页 共1页拟 制批 准1 目的规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。2 范围适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量环境管理手册、三级文件也可参照此格式编写。不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。3 职责3.1 质量环境管理手册由管理者代表负责组织编写；3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。3.3行政部负责制定文件编号和附件的表格编号。4 工作内容4.1 编号方法4.1.1文件的编号规则按以下规定

2、进行。 FT XX - XX顺序号（01、02、） 性质代号（见4.1.2）代码4.1.2 性质代号按表1的规定。表1性质代号代 号性质文件名称QEM一级文件质量环境管理手册QEP二级文件质量环境程序文件EWI环境三级文件环境作业指导书、操作规程、管理规定QWI质量三级文件质量作业指导书、操作规程、管理规定QER记录表格各种记录表格WL外来文件标准、上级文件、法律法规等工 作 指 导 书编 号FT-QWI-018标 题体系文件编写规范生效日期2006年8月1日版 本 号A/0页 次第1页 共3页拟 制批 准代号：FT：中山市福泰制漆有限公司部门名称部门代码部门名称部门代码部门名称部门代码综合管

3、理部XH行政部XZ技术一部JS1生产一部SC1销售一部XS1技术二部JS2生产二部SC2销售二部XS2财务部CW4.2 书写用纸及字体。 a. 文件采用A4的书写用纸；b. 正文字体采用楷体GB-2312；4.3 文件结构文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。4.3.2 目的重点描述编写本文件的目的。4.3.2 范围重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。4.3.3 职责描述该项活动程序的主要职责部门

4、及配合部门的职责。4.3.4 工作内容按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。流程图的符号按以下规定：工 作 指 导 书编 号FT-QWI-018标 题体系文件编写规范生效日期2006年8月1日版 本 号A/0页 次第2页 共3页 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 4.3.5 相关文件描述与本文有关的文件编号与名称。4.3.6 记录描述在本文中所必需的记录的编号与名称。4.4 书写格式项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列： “1 2 2.1 3 3.1 3.1.1a.4.5 外来文件当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1.1的规定进行编号。4.6 文件编写注意事项4.6.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。使用定量描述的方法，如对时间的要求等。4.6.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要求写入，一定要注意文件的可操作性。4.6.3 对已有管理制度中的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号及引用条款。5 相关文件工 作