内部控制手册-17.1原材料管理_最新修正版

1、最新修正版17.1原材料管理1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 XX股份有限公司投资 （参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关涉及公司在原材料的收存、管理、盘点和处理的管理制度，旨在加强原材料的收货流程，保证原材料的规范管理，确认原材料的盘点准确。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度材料库管理规定仓储管理程序仓储作业指导书原材料仓作业指导书化学品作业指导书废弃物清理作业指导书培训程序环境危险因素识别、评估管理程序物料计划作业指导书存货监控与处置程序。1.4 职责分工物流部：负责原材料的验收，对原材料进行

2、编号管理；办理原材料入库，更新库存状态；对原材料规范管理，日常和年末盘点，对盘盈盘亏进行分析；办理原材料的出库手续，确保原材料的领用经过适当审批。授权审批人员：负责原材料报废、盘盈盘亏分析报告、原材料库存方案等的审批。质量部：负责原材料验货后的质量检验。财务部：负责原材料盘点的监盘，盘盈亏分析后的调账。采购部：负责联系供应商进、换货。1.5 流程图最新修正版1.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别117.1-CT1确保收到的原材料符合采购订单要求经营效率目标217.1-CT2确保原材料妥善保管资产保全目标317.1-CT3确保原材料相关账务处理准确财务信息真实性目标41

3、7.1-CT4确保呆滞物料及时处理经营效率目标517.1-CT5确保原材料领料经过适当授权资产保全目标617.1-CT6确保原材料数量满足生产需求经营效率目标1.7 控制矩阵会计12三417.1-R1原材料收货未经适 当验收，导致原材 料数量、质量、技 术规格出现潜在问 题，影响原材料管 理17.1-CT117.1-CA1库管员验收原材料应确定供应商提供 的送货单、实物、ERP系统三者的PO 号、型号、数量、环保等信息一致， 且外包装有出厂标识无明显破损痕迹 方可收货，若外包装有破损痕迹应在 司机的承运单上注明“外包装破损” 字样保管/验收预防型仓储作 业指导 书；仓储 管理程 序供应商送货单

4、17.1-R2原材料仓库无原材 料编号及数量卡 片，未对原材料进 行编号集中管理， 导致原材料管理混 乱17.1-CT217.1-CA2材料入库后，设备员填写物料明细卡， 对于备品，在货物明细卡上加盖备品早预防型仓储作 业指导 书物料明细卡会计鼻1:123417.1-R3原材料入库后财务 未及时入账，导致 财务账记录不完 整，账实不符17.1-CT317.1-CA3原材料入库后，原材料管理部门应及 时进行系统登记，系统通知财务资产 部进行账务处理，财务人员应获取并 核对原材料清单后进行财务入账生成 相应的会计凭证经办/记账预防型原材料 仓作业指导书收料单/VV原材料17.1-R4未及时建立实物

5、台 账、台账要素不规 范，导致原材料记 录信息失真17.1-CT217.1-CA4仓库员根据入库验收人员出具的入库 单输入系统，建立原材料库存电子台 账，并每日由仓库主管复核，台账应 包括送货人姓名、供应商名称、物品 名称、数量、规格、出入库时间、质 检员等信息预防型仓储作 业指导 书入库申 请单；原 材料电 子台账17.1-R5同一人员办理原材 料日常管理业务的 全过程，包括原材 料的出入库登记、 台账记录、安全检17.1-CT217.1-CA5原材料岗位职责中应规定应明确存货的出入库登记、台账记录、安全检查、 定期盘点等环节的人员职责分工、岗 位责任记账/保管/盘点预防型仓储管理程序原材料

6、 岗位职 责会计;124查、定期盘点等工作，造成内部舞弊17.1-R6未对原材料进行分 类存放，导致易燃 易爆品与其他存货 混合存放，造成存 货安全隐患17.1-CT217.1-CA6所有物资均需按各品目类型整齐、合 理地排放，并用标签注明存货名称、 规格和数量。易燃易爆品种单独设库， 并进行隔离预防型化学品 作业指 导书；原 材料仓 作业指 导书原材料标签17.1-R7原材料摆放杂乱， 低值品与高值品混 合摆放，造成存原 材料安全隐患17.1-CT217.1-CA7原材料的摆放遵循同类物料集中存 放，同类易混物料隔开存放，同种物 料按先进先出存放的原则，原材料在 储存库期间按“ 6S”要求进

7、行管理， 一旦发现原材料状态不明确应立即送 检，由IQC确定质量状态预防型原材料 仓作业 指导书原材料 送检清 单17.1-R8材料库管理规定中 缺少对于呆滞、过17.1-CT417.1-CA8报废的材料经过审批进行报废处理，报废材料若是保税的则进入保税报废申请/审批预防型废弃物 清理作报废单；领导审会计1;24期材料和报废原料 的管理措施，导致 过期材料处理不及 时，报废成叩入重 积压，造成空间资 源的浪费，占用资 金导致资产损失仓，若是非保税的则进入非资产仓。报废材料由物流部负责处理，处理方 式为联系买家竞价出售，联系不到买 家则联系有资质的清运公司销毁业指导书批记录；对原材料的保质期 限

8、不明确，发放不 及时，导致原材料 未在保质期限内使 用，造成原材料浪 费对于有贮存期限要求的原材料，发放17.1-R917.1-CT417.1-CA9前应查看ERP系统和原材料外包装 上的有效期，确保原材料在保质期内 发放。原材料的发放应遵循“先进先 出”原则，特殊情况需经物流部经理 和主管批准申请/审批预防型仓储作 业指导 书物料出库单17.1-R10未定期对材料库管 理人员进行安全教 育，无相关突发事17.1-CT217.1-CA10安全生产管理规定中应明确对材料库 人员及保安人员定期进行安全教育培 训或突发事件演练预防型培训程序安全生 产管理 规定件、安全事故应急预案可能造成仓库 管理人

9、员工作责任 心、风险防范意识 较差，忽视安全隐 患，导致安全事故 的发生17.1-CT217.1-CA11所有材料库人员及保安人员须定期参 加安全教育培训及突发事件演练，做 好培训记录及演练小结并由部门领导 审核预防型环境危 险因素 识别、评 估管理 程序培训计 戈h培训记录、培训演 练计划17.1-R11未定时定期进行材 料库安全巡检并做 好巡检记录，导致 材料库存在安全隐 患或原材料被盗风 险，造成集团资产 损失17.1-CT217.1-CA12材料库保安人员应每日定时对仓库外 围环境进行安全巡检，材料库管理员 应负责对材料库内部环境进行安全检 查，保安人员及材料库管理员须做好 安全巡检记

10、录预防型仓储作 业指导 书安全生 产巡检记录17.1-CT217.1-CA13材料库工作人员进行工作交接班时， 休息人员应向交接人员汇报安全巡检 情况预防型仓储作 业指导 书仓库人员工作交接班记录.,会计123417.1-CT217.1-CA14发现有任何安全隐患时，材料库管理 人员或保安人员应立即向管理部门领 导汇报并及时采取应对措施预防型仓储作 业指导 书相关突 发事故 报告17.1-R12未定期检查材料库 内的灭火器等消防 用品，导致消防用 品年久失效，发生 安全事故时无法正 常使用17.1-CT217.1-CA15安全生产管理规定中应明确对材料库 内的安全消防用品实行定期检查预防型仓储

11、管理程序安全生 产管理 规定17.1-CT217.1-CA16检查当日材料库管理人员应协助安全 生产部门检查人员共同检查安全消防 设备的放置、消耗情况及能否正常使 用的情况，做好安全检查记录预防型仓储管理程序安全检查记录17.1-R13原材料盘点不规范，可能导致原材 料缺失，账实不符17.1-CT317.1-CA17在收发料时需及时登记物料卡，做 到卡、帐、物相符，每天需打印材 料库日异动盘点表对当日有进出的 材料进行日盘点，保证账、物、卡的 准确性保管/盘点发现型仓储管理程序6.2物料卡； 材料库 日异动 盘点表；VVVV原材料111117.1-R14无盘盈盘亏原因分 析，未及时进行调 账处

12、理，导致资产 损失原因不明，资 产价值计量不准确17.1-CT317.1-CA18盘点中发现的盘盈、盘亏情况，物流 部会同财务部对存货盘盈、盘亏情况 进行分析并作出鉴定，编制存货盘盈、 盘亏处置报告，按照职责审批权限报 财务经理、分管领导及集团总经理审 核确认后执行，财务部会计核算人员 根据审批结果，对盘盈、盘亏进行账 务处理，材料库管理人员根据审批结 果调整、更新存货实物台账保管/盘点发现型仓储管理程序材料日 异动盘 点表；月 度盘点 报告/VVV原材料17.1-R15库管未严格审核是 否有部门领导签字 确认的领料单即办 理出库手续，导致 材料库领料程序管 理不严，造成公司 资产损失17.1

13、-CT517.1-CA19原材料领料时材料库管理人员须仔细 核对经部门领导签字确认的物资领料 单、领用数量及用途后才能办理材料 出库手续经办/审核预防型仓储作 业指导 书物料领/ 发料单； 领导审 核意见； 领导签 字确认 痕迹/原材料会计1;2417.1-R16办理出库手续时未 严格要求领料人员 登记领用信息，导 致发生问责事故时 无法及时查找相关 责任人17.1-CT517.1-CA20办理原材料领料出库手续时，领料人 员须在领料单上详细填写领料登记信 息，包括物资名称、领用部门、领用 人姓名、领取数量及用途等，经仓库 管理员审核签字确认后方可领料出库预防型仓储作 业指导 书领料登记单V原

14、材料17.1-R17物资领料单及出库 单无编号或未连续 编号，导致无法查 询相关出库记录或 出库单据与记录核 对不一致，造成存 货管理混乱17.1-CT317.1-CA21仓库管理员办理完领料审核手续后开 具物资出库单，出库单应与领料单一 样须连续编号并经仓库管理员签字确 认后由仓库管理员陪同领料人员T 领料出库经办/审核预防型仓储作 业指导 书物料领/ 发料单； 成品出 库单；VV原材料17.1-R18物资领用后未将使 用剩余的存货做退 库处理，导致物资17.1-CT317.1-CA22使用部门应根据使用情况确定所需原 材料的使用数量，须将多余的原材料 退还至材料仓库，退料人员、仓库管经办/审核预防型原材料 仓作业 指导书物料领/ 发料单； 物料收V原材料11管理混乱，账实不 符理人员核对退还的材料品种、数量无 误后，共同在物料入库单上签字，仓 库管理员更新物料收、发、存明细记 录，月末由计划部负责人审核签字货/验收 /入库 单；17.1-R19原材料保管人员未 及时记录原材料入 库、出库情况及盘 点实际存货与记录 是否一致，导致原 材料管理混乱17.1-CT317.1-CA23材料库保管员在物资管理系统中记录 存货入库、出库及库存情况，并随时 盘点存货实际存放情况是否与系统中 记录一致预防型仓储管理程序原材料