湖南省南县政府电子化档案管理系统方案

1、 湖南省南县电子化档案管理系统项目-技术文件 湖南省南县电子化档案管理系统项目设计说明书 佳程科技目 录一、 项目背景与需求31、项目背景32、业务需求32.1档案信息化32.2双处理模式结合42.3档案信息门类的划分52.4档案系统用户模型52.5档案数据多样性62.6 档案信息安全保密性72.5 信息检索72.6 外部接口7二、 设计目标81、系统定义与目标82、指导原则9三、 系统建设方案91. 系统网络拓扑图102. 逻辑运行结构113. 网络硬件建设建议124. 系统技术架构135. 系统开发和运行环境14四、 系统功能方案141、文件管理141.1文件著录141.2文件分类排序15

2、1.3文件鉴定151.4辅助组卷161.5 密级期限设置161.6 解密161.7设置目录号161.8生成归档号161.9文件归档171.10关联关系设置171.11适应机构变更172、档案管理172.1档案著录172.2案卷调整182.3输出183、移交接受183.1移交183.2接受194、档案保管194.1库房管理194.2存放位置管理194.3档案保管状况管理204.4档案出入库管理205、档案利用205.1利用登记205.2利用管理215.3催还流程215.4利用统计215.5档案利用流程226、鉴定销毁227、档案统计228、档案编研229、查阅2310、系统扩展功能23一、 项目

3、背景与需求1、项目背景 根据湖南省南县（以下简称：南县）要求，要改变现有档案的管理模式，采用档案电子化信息化管理。实现档案统一电子化，包括的是文书、传真、往来件、审计、信访，信息技术、电子、基建、声像、实物等所有档案的整体电子化，其基本思路是，将技术手段应用于档案管理的各个环节，通过扫描、识别、人工索引、稽核、归档的方式建立影像档案，再以WEB方式提供检索利用。保护档案资料的完整、实现快速检索、提高工作效率。2、业务需求2.1档案信息化 档案管理信息化就是要利用现代的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化、档案管理方法的信息化、档案管理工作模式的信息化、档案：工作目的的信息

4、化。档案本身的信息化就是我们通常所说的档案的数字化。档案管理方法的信息化就是要求我们用现代信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。档案管理工作模式的信息化就是利用信息技术快速高效的特点，革新档案管理的工作模式，最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理的效率。而工作目的的信息化则是要充分体现和适应信息共享的本质属性，把工作目的转变到重在“服务利用”的方向上来，最大限度地利用信息技术的有利特性，实现档案有条件共享的价值。为此必须实现工作模式的转变，既要考虑原有模式在信息化管理系统中的延续，同时要考虑新工作模式在信息化

5、管理系统中的充分体现。档案管理信息系统的设计就要在这样的思维理念的指导下来进行。2.2双处理模式结合 传统的档案业务处理机制，经过多年的实践，已经形成了一种相对来说比较安全的切实可行的处理机制，本着谁处理、谁签名、谁负责的原则，大多使用纸质文件的形式，既容易保存，又具有很强的凭证性。但是，随着人类社会进入信息化时代，传统档案处理模式已呈现出不能适应和完成现代工作模式下档案业务要求的弊病。档案管理信息化和电子档案的出现，对传统的档案处理模式产生了很大的冲击。由于电子档案一般通过网络来进行转移，归档工作多要求在网上进行，它在提高了工作效率的同时，也带来了一定的不安全隐患，同时其凭证性大大地被削弱。

6、电子档案通常采用计算机查询，由于计算机查询的高效性，使得革新原有工作模式下的信息门类划分原则和归档工作流程，以利于进一步提高工作效率成为现实要求。“简化整理”的档案工作方法就是在这样的背景下产生的。我认为“简化整理”要以方便查询为基础。事实上“简化整理”的工作方法目前并未在我国档案界普遍地被采纳，分析其原因，既有“简化整理”的工作体系还不十分完善的因素存在，也有档案管理信息化程度较低的因素存在。由于“数字档案”工程处于初步实践中，档案界普遍形成纸质档案和电子档案并存、传统模式和信息化模式共行的局面。因此，档案管理系统的设计，就要兼顾信息化进程不断推进和传统模式犹在的双重要求，构建一套既能满足传

7、统模式的要求又能体现信息化优势的解决方案双处理模式并存机制。双处理模式并存机制是档案管理系统设计中一个切实可行的解决方案。2.3档案信息门类的划分就档案本身来说，最为复杂、重要问题莫过于对档案信息门类的划分。信息门类的划分，决定了档案组卷、编制档号、装盒、排序入库、查询借阅等操作规则。然而，档案信息门类的划分，又是以档案本身的来源和性质为基础的。对于不同的单位和部门，其档案的形成机制是不同的，因而本着档案管理的基本原则，就会有不同的信息门类划分体系。另外，随着社会的不断进步，就会有机构的合并、新增、削减等问题出现，加上新技术在工作中的不断引入而引起的工作模式的变革，需要在一定范围内进行信息门类

8、的重新划分，包括信息门类的修改、合并、新增、甚至删除。这种信息门类划分的复杂性和一定程度上的不确定性，决定了我们在进行档案管理信息系统设计之初，就要力求寻找一种合理灵活的信息门类建构体系解决方案，它既要适应信息门类划分的随时变化实际，又要保持信息门类划分的相对稳定。有了这种对信息门类建构体系的明确认识，我们不难利用数据库系统的强大的功能，设计出合理科学的信息门类建构体系解决方案可变信息门类建构体系。 2.4档案系统用户模型档案管理系统的用户模型解决方案，是构建整个档案管理系统解决方案的最基础和最关键的部分。它将集中地体现档案管理系统设计的思维理念，也将决定双处理模式并存和信息门类划分的预想目的

9、能否实现。 档案管理的工作是由不同级别、不同部门的档案业务人员分工协作、上下互动而完成的，档案的检索、借阅、鉴定、销毁等都是有一定操作流程和规范原则的。也就是说档案的管理是包含“流转”的概念的，而“流转”就有流转的“环节”，对于不同的“环节”，就应有相应的职责和行为规范来约束它，这些职责和行为规范就可以认为是该“环节”的“属性”。每一位档案管理的业务人员，就处于档案流转的某一或同时处于某几个“环节”上，因此，他就自然的具有了该“环节”所具有的“属性”，那么他就要承担该“属性”所描述的职责，同时受到该“属性”描述的职责和行为规范的约束。处于同一“环节”的档案业务人员，由于其所在部门不同、所处理的

10、档案内容及这些档案所归属的信息门类不同、档案流转将要经过的“环节”虽然可能相同但转移的路线却未必相同，所以，就要对所有涵盖部门的档案工作的所有“环节”进一步划分出“岗位”来，每个“岗位”自然继承了它所在“环节”的“属性”，同时又赋予它新的“属性”，以描述它所处的单位和所处理的档案归属的“信息门类”。另外，还要规定它与上下相临“环节”中的特定“岗位”的直接连接关系，这些“属性”就规定了档案转移的路线。一般来说，上层“环节”中的“岗位”与下层“环节”中相关的“岗位”是一对多的连接关系。最下层的“环节”可称之为“叶环节”，其中的“岗位”可称之为“叶结点”；最上层的“环节”可称之为“根环节”，其中的“

11、岗位”可称之为“根结点”；中间层的“环节”可称之为“中间环节”，其中的“岗位”可称之为“分枝结点”。由这些结点和其间的连线可形成一个完整的树状结构图，我们称之为“结点树”，也可以叫做“岗位树”。最后，我们可以根据实际情况，分析归纳所有实际工作中从事档案业务的人员，使其分别占据“岗位树”中的某一个或某几个“岗位”，使该人员自动获得了相关“岗位”所描述的“属性”，从而就可形成一棵较为完整的“用户树”。2.5档案数据多样性 档案数据包括文书、传真、往来件、审计、信访，信息技术、电子、基建、声像、实物等所有档案数据全部电子化。2.6 档案信息安全保密性针对不同档案建立不同的查阅级别和保密级别、针对不同

12、权限和查询等级的用户开放相应的档案信息、更加不同的用户提供下载、查阅、打印等不同电子档案转移权限。针对所有用户的操作都有详细的日志记录。做到档案的安全保密和每个用户的操作有据可查。2.5 信息检索提供多种检索途径，可实现简单查询、组合查询，也可按不同需求进行快速检索、进阶检索、多表联合查询、全文检索，确保能及时准确的找到所需的档案信息。2.6 外部接口系统提供和OA系统和公文流转等系统的系统的接口，实现和其他业务系统的联动，避免手工操作的错误和确保没有“信息孤岛”。二、 设计目标1、系统定义与目标系统名称定义：湖南省南县电子化档案管理系统建设目标：实现档案信息电子化；实现档案管理模式电子化；实

13、现档案门类管理；具有传统模式和信息化模式想结合的管理模式；建立规范的权限管理和用户查阅机制；实现多元化档案资料的统一管理；保障档案数据的安全性完整性和保密性；能实现全文检索，可以多种条件查询实现档案信息的快速定位；提供完善的日志管理；实现和其他系统的外部接口。2、指导原则l 以“整合、应用、服务、效益”为主线，统一的信息化网络平台为支撑，实现电子化档案管理以信息资源开发利用与共享为核心，实现全省各级部门档案电子化管理 。 l 需求主导、突出重点。电子化档案管理建设与现存档案管理体制改革紧密结合，根据实际业务的需要，结合各级部门的要求，突出重点，稳步推进。以重点领域和关键环节作为主攻目标，适度超

14、前， 推动档案电子化建设向全面与纵深发展；三、 系统建设方案本系统采用B/S模式，即可以支持局域网内运行，也可以支持在互联网上运行；可以单机运行，也可以支持服务器分布式运行；用户采用浏览器方式使用系统，可以使日常维护简单、版本更新便捷、节约投资成本。1. 系统网络拓扑图 图一 系统网络拓扑图 图二 电子档案管理图例2. 逻辑运行结构如上图一所示，电子档案管理系统可建立多个相对独立的分支机构的档案子系统，并可授权下属二级单位通过浏览器方式对自己的数据进行管理利用, 对于公开档案，省局档案馆和各二级单位间都可以相互查询，对于涉密档案，需要相互授权才可查询,并可以根据从属关系进行档案的移交。档案实体

15、由于地域分散，因此还是保持分散保管。此模式大大方便了机构扁平化后的档案管理和利用。（一）信息网络中心1. 数据库、文件服务器：保存档案的门类和目录数据和通过磁盘阵列柜或其他存储设备统一保存档案原文。2. WEB服务器：运行JAVA应用服务器，用于运行WEB应用程序，用于档案的管理和发布。数据库服务和WEB服务可以在一台服务器上运行，随着业务的增长服务器不能满足运行压力时，可随时添加服务器，分开运行。（二）二级单位如上图二，各单位的档案管理图例，各单位可对自己的档案进行完全的管理。根据情况不同可以选择如下二种运行方式：1.二级单位：如果光纤相连，客户端可以直接与网络中心的服务器相连，使用网络中心

16、的服务器运行档案管理软件。2. 二级单位：如果没有主网络连接的情况下，本系统提供单机运行的档案管理软件，并定期通过上报盘的方式移交到数据中心。3. 网络硬件建设建议（一）网络基础设施。建议用户的网络系统安装各种网络安全设备和软件，以满足档案系统的要求。（二）主机。方案选用的两台服务器，具有7×24的连续运行能力；同时该服务器支持RAID、硬件冗余及支持群集技术，保证了系统具有进一步提高可靠性的扩展能力。（三）工作站。工作站采用PC机。（四）存储、备份及恢复。1. 资料存储模式根据档案信息利用频率及存储介质的有效寿命，档案数据在计算机系统中的存放形式分为在线、离线两个层次。在线为将档案

17、数据实时存储在磁盘阵列中，离线即通过磁带库等备份设备备份后，将备份介质离线存储，以提高数据保存的安全性。2. 备份及恢复为提高资料存储的安全性，保证系统不间断运行，建议集成一套智能的、运行可靠稳定的在线备份软件，与数据库结合紧密，实现7X24小时自动化的数据库和文件备份，并保护原有备份系统的投资，保证数据库在线备份的实现。3. 备份软件使用专业备份软件，支持数据库和文件自动备份到其他磁盘阵列，并支持备份到磁带机上。 产品描述数量备注数据库服务器2个Intel 6核Xeon E7530处理器(1.86GHz, 12MB 缓存, 105W)，16GB(4x4GB) DIMMs (DDR3 PC3-

18、10600R)内存， 3块300GB 6G SAS 10K rpm 2.5"双端口热插拔硬盘；2个热插拔电源;热插拔冗余风扇( 3+1)；超薄DVDRW驱动器, 4U机架式3应用服务器2个英特尔®至强®处理器 E5640 (四核 2.66 GHz,12MB共享三级缓存,80W); 6GB (3x2GB) PC3-10600R (寄存式内存); 4块300GB 6G SAS 10K rpm 2.5"双端口热插拔硬盘; 1个460W热插拔电源，支持1+1冗余；1个Slim SATA DVD-ROM；2U高度3存储设备双控制器模块化阵列；每个控制器 1 GB缓

19、存；每个控制器有2个4Gb Fibre Channel 端口；最大支持64个主机；带12颗硬盘插槽；冗余电源风扇；1根5米LC-LC 多模光纤通道电缆；1块FC2142SR 4GB PCI-e HBA单通道；8块 MSA2 1TB 7.2K rpm 3.5 inch SATA HDD1备份设备HP AG326磁带机1其他设备光纤交换机2机柜4光纤线配套 4. 系统技术架构 在系统设计中，为将用户界面与业务逻辑分离、业务逻辑与数据访问分离，本方案将系统按照三层结构划分。根据三层结构的设计思想，将系统分为三个层次：数据层、业务逻辑层、表示层。l 以XML为核心下图是将XML数据作为应用核心的系统模

20、型图。5. 系统开发和运行环境应用系统（B/S）l 开发平台：J2EE开发平台下的B/S架构程序；l 开发语言：JAVA（JDK1.5以上）；l 服务器操作系统：跨平台（WINDOWS/LINUX/UNIX）；l 支持的应用服务器：Tomcat、Websphere Application Sever、Sun One Application Server、Weblogic Application Server；l 数据库：Orcale 8i以上，SQL Server 2000以上l 客户端：windows 98以上，IE5.5以上。四、 系统功能方案1、文件管理 文件管理中的文件归档是指文件材料

21、在处理完毕之后，由文书部门或业务部门将其中有保存价值的文件整理立卷，定期移交给本单位档案机构或档案人员集中管理的过程。各部门未形成档案之前的数据信息都称为文件。其文件管理包括单层表结构的文件管理（如简化方式的文件级）和两层表结构的文件管理。1.1文件著录业务部门的档案员，需要对本部门产生的文件进行登记，档案部门的档案管理人员需要对本部门及其他单位的文件进行登记，即对文件登记记录的增、删、改操作，对于经由OA系统中的文件，不再需要著录操作，对于外来文及其他非OA系统并且不在业务系统中的文件，需要进行手工著录，以及原文的扫描和原文挂接等操作。对于已登记的文件，要求在浏览时能够按照不同档案门类的不同

22、排序方案进行分类排序（排序可多字段组合，可以按照代码来排序），并依据排序的结果形成归档号（两层表时只针对案卷级）。对于两层结构的文件登记记录，能够进行组卷操作。在编辑过程中，可批量替换档案属性值，提供检索功能，能够进行简单和组合检索；检索工具（相关的目录报表）的生成，即目录报表的打印。1.2文件分类排序设置分类排序方案。用户通过系统设定不同类型档案的排序方案，并设定各个排序字段的排序方式，升序、降序或者字典排序，缺省是升序。排序方案能够修改、保存。设置后系统根据排序方案对文件进行排序。系统依据排序的结果自动生成归档号，用户对字段的顺序可以进行手工调整。1.3文件鉴定 鉴定分为两种方式：手工鉴定

23、和自动鉴定。 用户对文件进行保管期限和归档鉴定。 保管期限鉴定就是确定文件的保管期限。 归档鉴定就是确定文件的归档状态（电子归档、实物归档、不归档、暂存等等）。手工鉴定：1. 档案鉴定，通过检索选中若干份文件，为其选择好归档状态后，进行成批鉴定。2. 保管期限鉴定，可通过检索选中若干份文件，为其选择好保管期限后，进行成批鉴定。自动鉴定：1. 根据档案管理办法设置归档范围和保管期限的方案；2. 通过检索选中若要鉴定文件；3. 根据这些文件的文件类型，自动生成选中的每个文件的保管期限和归档状态。1.4辅助组卷系统自动检索出当前档案门类中的未组卷的文件以及现有案卷，创建新案卷，向已有案卷中添加这些文

24、件，并将案卷归档。1.5 密级期限设置批量设置密级的有效期限，如果不设置，系统认为该密级永久有效。1.6 解密对需要解密的文件进行解密处理。系统自动检索出密级期限到期的文档，可选择部分解密，没进行解密操作的文档的密级依然有效。1.7设置目录号设置档案实体的目录号。系统要有两种设置方式：分期限和混期限。分期限就是为所有保管期限分别设置一个目录号，设置完毕后，该实体的每个文件的目录号就会根据自己的保管期限自动生成。1.8生成归档号能够自动生成归档号，生成的归档号要以用户指定的号开始，顺序累加。用户先选择要生成归档号的文件，在指定初始归档号，系统自动生成选择文件的归档号。1.9文件归档档案部门人员对

25、需归档的文件进行归档。1. 制定要归档的信息门类，设置该门类的目录号生成方案（分期限或混期限）；2. 选择该门类下要归档的文件，按照这些文件的排列顺序生成归档号；3. 系统自动生成每个条目的案卷号和目录号；4. 完成归档。1.10关联关系设置为了方便检索和利用，需要将与某一个问题相关的文件关联起来，这些文件可以不属于同一案卷。通过关联中的某一个文件，可以很快的找到关联中的其它文件，文件归档后，关联关系应依然保持。调阅时，应该能看到关联中文件。1.11适应机构变更用户现在的机构必定要发生变化，系统要能够解决机构的新增、合并、分拆、名称变更等问题，确保了数据的正确性与完整性。2、档案管理涵盖了档案

26、管理人员工作中各环节的业务处理过程，包括著录、组卷、调整、检索、移交、接收、制作目录。2.1档案著录对于历史的档案数据，档案管理员可进行传统整理方法（先录入案卷信息再录入卷内文件信息）或简化整理方法（单级文件）的著录，以及原文的添加、挂接。2.2案卷调整档案管理员在归档的过程中，需要对错误的归档结果进行纠错，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整、案卷号调整等等。2.3输出 要能够将用户选择的数据输出到Excel中，用户可以对这些数据以及格式 进行必要的调整。注：该功能也同样应用于文件管理功能模块。 3、移交接受下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实

27、体与原文及检索目录向上级档案部门移交。档案部门经验收无误后，向移交单位出具交接文件。3.1移交下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交并记录。流程：1、移交单位或部门填写档案交接文据，将移交档案的案卷目录和文件目录数据导出送至上级档案部门；2、收到上级档案部门审签的交接文据后，将移交情况汇总至档案移出登记簿中，并将实体已移交档案索引的”保存状态”赋予移交标识。3.2接受上级档案部门接收其他单位移交的档案、相关资料实体与电子文件及检索目录。流程：上级档案部门对拟接收档案的案卷目录和文件目录的数据进行录入或通过导入、网上传输等手段接收；上级档案部

28、门清点无误后审签交接文据，交接文据归入移交档案的全宗卷同时退给移交部门一份，有关接收情况汇总至档案收进登记簿中。4、档案保管下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交。档案部门经验收无误后，向移交单位出具交接文件。4.1库房管理提供库房面积、相关设备、排架情况等信息的著录与维护，进行信息的查询、统计处理。4.2存放位置管理能够成批设置档案的存放位置信息，建立存放位置索引。并能够打印全宗存放索引、库房存放位置索引。流程：通过检索处理，选择出相关的档案，填写相应的存放位置信息，将这一批档案的相关“存放位置”信息进行替换。4.3档案保管状况管理定期对

29、库房中的档案进行检查，检查的结果记录到档案检查状况登记簿中；对档案进行修复时，填写修复情况登记簿记录修复工作，便于日后的工作统计；登记时能够自动更新档案条目的“保管状态”信息。4.4档案出入库管理出入库管理，可以手工录入档案信息，记载档案的出入库信息。出入库管理，在接收档案实体，消毒上架排列或移交档案出库后，按每个库房的出入库动作都要登记档案出入库登记簿。5、档案利用5.1利用登记当借阅实物档案时，要手工登记档案的利用表，若检索到的条目下没有原文，而该文件的载体是“纸质”时，可在页面中登记档案利用申请信息，然后到档案室进行借阅。在进行借阅时，档案管理员可直接调出该利用人的利用申请信息直接转利用

30、；利用方式和利用目的的选择项应能自由定义。利用登记后，如果是实物档案，系统会提示用户到档案室去借阅档案。对于自己无权查看的档案，需要进行利用申请，待得到批准后，如果是实物档案（无原文），可到档案室去借阅，如果是电子档案，可直接通过查询即可利用。5.2利用管理对档案的借阅利用进行管理，能够进行催还、归还、续借等操作，对利用的历史信息能够检索。利用流程：1. 通过检索或手工输入的方式填写相应的借档信息，然后输入利用人信息，填写利用方式、利用目的、归还日期，信息填写完毕后即可登记，并打印登记单、借阅单、催还单、督办单等；2. 利用者使用完毕后，可将档案实体单份或成批交还利用管理员；3. 利用管理员录

31、入归还档案信息，登记利用效果；4. 如果借阅者需要续借，那么利用管理员检索该借阅者的所有借阅的档案，选择要续借的档案，可直接转入利用登记。如果登记成功，自动将相应的档案信息做归还及借阅处理。5.3催还流程1. 系统自动检索出需要催还的人员名单；2. 选择要催还的人员；3. 印催还单给选择的人员。5.4利用统计可分不同利用方式，如查阅电子、查阅实体、出借、复制、传真等。进行人次、卷次、件次、张数等方面的统计，可统计某一时点出借尚未归还的档案实体。可按利用者、利用时间、利用方式、借阅操作人等进行查询。检索到相关档案信息，进行原文浏览时，自动进行利用登记（不需要归还）。可以统计某个文档的调阅次数。可以统计通过申请调阅档案的次数。本部领导审批 利用申请 责任部门审批 查询 利用 管理员授权 5.5档案利用流程 此流程是针对于那些利用者不具有权限的档案，对于那些具有权限的档案，用户不必经过此过程即可利用档案。