公司采购流程管理制度

1、采购的根底流程为了提升公司采购效率,明确岗位责任,有效降低采购本钱,满足公司生产需 求,进一步标准物资采购流程,增强与各部门间的配合,特制订本制度.？一、申请购置1:由申购人或者申购部门根据生产需要确定一种或几种购置物料,弁根据公司指 定格式的申购单填写单据.2:中购单必须包含完整一些要素：(1)申购人或者申购部门中购物品所属工程或申购用途申购的物资名称申购的物资数量申购的物资规格、技术要求和技术图纸申购物资需求时间申购如有特殊要求需备注各级领导审核签字认可3:中购单及其提报规定(1)中购单应根据申购要素填写完整、清楚,由公司各级领导审批核准后报采购 部门涉及申购的物资数量过多时可以以附件的形

2、式提交,为提升工作效率该清单 的电子文档应一弁提交遇公司生产急需的物资,公司领导不在的情况下,可以以 、微信等形式请示领导,征得领导同意后报采购部门,手续后补如果是指定厂家或者品牌,申购部门必须作出书面说明中购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部4:中购单的提报部门公司生产所需物资、固定资产、工程基建等工程由生产部门提报公司日常运作所需的办公物资、效劳及其他生活、办公工程由综合部提报公司各部门专用物资由各部门自行提报二、中购单的接收及审核规定1:中购单的接收要点(1)采购部在接收中购单时应检查中购单的填写是否根据规定填写完整、清楚,领导经公司领导签字审批完成接收中购单时应遵循无方

3、案不采购、名称规格型号等不完整不清楚不采购、图纸及技术资料不全不采购,库存已超积压的物资不采购的原那么2:中购单的分发规定(1)对于中购单采购部经理应根据人员分工和岗位责任进行分工处理对于紧急工程应优先处理无法于申购部门需求日期到货的应及时通知申购部门重要的工程采购前应征求公司相关领导的建议3:采购周期的规定(1)单次采购金额预算在1万元以下的小额或零星采购的产品的采购周期不应超过7天单次采购金额预算在1万元以上的需进行比价采购的产品的采购周期不应超过20天单次采购金额预算在10万元以上的工程,需采购部自行招标采购的,采购 周期不应超过30天单次采购金额预算在100万元以上的工程,需公司领导成

4、立价格审核委员会, 安排采购部自行招标采购的,采购周期不应超过60天申购部门请按以上规定的时间提报中购单,采购部如未能按时完成采购任务 需及时向公司领导说明原因三、新供给商开发的规定1、寻找合格供给商,明确供给商开发根本要求?常见供给商分为原材料供给商、小额效劳性供给商及临时?性供给商,在开发过程中,需重视 Q、C、D、S也就是质量、本钱、交付、效劳并重首先要确定供给商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系,然后确认供给商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺的水平.其次是本钱与价格,要运 用价值工程的方法对所涉及的产品进行本钱分析,并通过双赢的价格谈判实 现本钱节约.在交付方面,要确定供给商是否

5、拥有足够的生产水平和人力资 源,有没有扩大产能的潜力.最后还要了解供给商的售后效劳等.要以上面各条为硬性标准,填写供给商调查表.建立供给商数据库档案四、采购询价在供给商审核完成后,为使公司能采购到适价的零件,采购员需随时收集物资相关工厂的供给信息,当公司有需要时,应向合格供给商名录内的相关厂商进 行索样并询价.五、样品确认样品索回后,需开具?样品检验单?,送技术质量部门进行样品确认,对于合格样品需要封样留存,对于不合格样品应积极联系供给商进行修改,并在我公司要求时间内重新送样六、报价及确认报价需根据本公司的付款条件、品质要求、交货时间、交货?地点等条件,要求供给商报最优惠价格.(2)确认报价采

6、购员整理报价后逐层上报,公司领导按流程和权限核对价格并进行签字审批.七、合格供给商确认当上述步骤完成后,将该供给商的相关信息登记入 ?供给商审核表?交相关部门审 核.假设审核通过可将该厂商列为我司合格供给商,将其列入公司?合格供给商 名录?.以一年为周期,对该供给商进行考核,并将结果完整、忠实的记录于?供给商考核表?内.八、采购订单治理规定(1)下采购订购单接到?申购单?后,各采购人员按其分管的业务,在整体采 ？购大方案下分解成各自的采购方案,做出采购订单.采购订单应在签字盖章后2天内发出(2)采购订单的发送?经采购经理核准完的?采购订单?,由各采购员FAX或Email给供给商.(3)跟催回传

7、订购单发送完后的?订购订单?,由各采购人员保存.各采购员将各自负责的物资资料进行整理,在?订购单?Email后1小时内应打 给厂商,确认订单是否有收到,三日内需接到供给商的回传订单,假设未接到,需主动打 询 问订单是否有变更等事宜.(4)延迟交期通知业务采购员在接到厂商的回传单后,需确认厂商所回传的内容有无更改.假设厂商回传的交期确认 OK采购员可记录下来,资料即可归挡 ；假设厂商回传的交期 有延误,这时需协调厂商以到达共识.在协调达不到共识时,应即时知会上 级领导或相关人员.(生产部、销售部等单位)5)订购单的整理、归档采购员在发出采购订单后,需将原始采购订单整理后归档九、物料到货跟踪及退换

8、货规定(1)到交期前联络厂商采购员根据自己的相关资料,在物资交货期的前五日 需主动打电活给供给商,了解物资到货进度,以便及时调整.(2)物资送检及退换货处理采购员在将物资跟催进仓库后,需及时办理入库手续和主及时报检.物资合 格入库后,采购动作方结束,如物资不合格,需在第一时间给予处理.(通知技术质量部门进行判定.内部整修还是马上进行调换等.如是内部整修, 还需通知生产部,安排相关人手进行整修工作, 原那么上,所有由于质量问题 所产生的费用由供给商承当).不合格品物资退货后,需随时跟进供给商新 补物资的供货进度,直至合格品入库.(原那么上供给商需把新补件发至我公 司后,我公司再行退货)十、对帐、发票接收、提出资金需求方案及付款规定?(1)对帐采购员每月根据各厂商的月结对帐明细单,进行单价、数量、总?价的核对,如有异议须与厂商沟通,核对无误后交还财务部进行帐务处理.(2)发票接收签字及交票要求供给商先开具发票至我公司后,采购员凭订单、入