设备档案组卷培训

1、设备档案组卷暨离线客户端培训 无锡地铁集团有限公司2014.7.17培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求（一）、建立“谁产生，谁立卷，谁负责”的统一管理模式。 监理、业主项目负责人应当对建设过程中产生的文件进行全过程管理。 甲供货商负责收集、整理立卷其供货设备的设计联络、索赔文件甲供

2、货商负责收集、整理立卷其供货设备的设计联络、索赔文件及合同范围内的设备厂家图纸和资料。及合同范围内的设备厂家图纸和资料。 设备供货商负责收集、整理立卷设备厂家图纸、资料（若设备供货设备供货商负责收集、整理立卷设备厂家图纸、资料（若设备供货商一并负责安装，还应当负责收集、整理立卷监理安装施工过程中的归商一并负责安装，还应当负责收集、整理立卷监理安装施工过程中的归档文件。档文件。 监理单位负责收集、整理立卷监理文件。监理单位负责收集、整理立卷监理文件。 项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目归档文件的收项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目归档文件的收集、整理立卷，并提交总承包商单位负

3、责汇总到整个项目的竣工档案内。集、整理立卷，并提交总承包商单位负责汇总到整个项目的竣工档案内。一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求（二）、分类、组卷依据： 为规范统一无锡地铁建设项目各方参建单位竣工资料内容和要求，达到资料组卷严谨、清晰、详实，要求设备供货商、总承包商和监理单位严格执行地铁集团归档要求及组卷顺序，统一使用无锡地铁电子档案系统离线客户端编制竣工资料和挂接电子原文。业主项目工程师和参建单位负责人应当严格把控竣工资料组卷的过程管理。（三）、项目通过正式验收后，完善整改意见方可移交。 竣工档案应在项目竣工验收完成后，按照验收意见整改后，完成竣工资料的数字化加工及整理工作，填写（打印）案

4、卷封面，装订案卷，整理移交文件清册，并按规定在三个月内移交轨道公司和城建档案馆。 培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导二、设备档案的概念及归档范围及移交要求所谓设备档案：是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。以及设备说明书、设计图纸、图册、底图、维修操作规程、典型检修工艺文件等资料。 设备档案是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。

5、设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利、经济的实现提供了基本技术支持。 二、设备档案的概念及归档范围及移交要求1.开箱检查记录2.装箱单、设备供货随机文件清单3. 备品备件移交清单、仪器仪表移交清单4.设备出厂检验申请单、材料及设备出厂合格证及出厂测试报告5.设备样机验收合格证、出厂验收合格证书（含出厂验收试验大纲）6.境外设备原产地证明 7.设计联络会议纪要、设计审查会议纪要8.设计联络成果资料9.各种计算成果10.设计变更资料11.设计变更通知单汇总表（含附件）12.设备安装、调试督导计划13.设备测试大纲14.系统调试和联调分析报告15.完工

6、测试报告 二、设备档案的概念及归档范围及移交要求16.设备初验证书17.竣工验收报告18.设备质量评估报告19.设备竣工验收整改意见及处理报告20.其它应归档文件（往来函件、重要的专题报告等）21.安全评估报告及安全证书（信号有）22.设备保修协议书23.最终技术规格书24.设备系统总说明25.设备系统图、安装图等26.安装手册27.用户操作手册28.维护手册 29.培训资料30.竣工图纸、产品图册、产品照片等31.随机光盘、软盘等启动盘32.其它 二、设备档案的概念及归档范围及移交要求1、整理立卷的条件：（1）所有各阶段的资料收集完整，原件签字、盖章齐全；（2）设计变更内容正确标注在竣工图上

7、，作废图纸不归档。（3）设计变更汇总表、施工图汇总表、设备厂家图纸、资料目录汇总表完成。（4）最终竣工图编制完成，图修纸改中所有变更依据性材料齐全。（5）完成照片、声像的收集工作。二、设备档案的概念及归档范围及移交要求2、基本要求（1）、归档的设备文件材料,必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。（2）、所有手写和激光打印的表格、文字、数据资料，经签字、加盖单位公章后可视为“原件”。（每台/套设备必须提供两套原件的图纸和资料）。合格证等不规则纸张应粘贴在A4白纸上递交，粘贴时上留足页边距。页边距：20mm，左：25mm，右：15mm，下：15mm

8、。（3）、归入B套的合格证、质保书允许复印，合格证应当将正反二面复印于一张空白A4纸一面上归档，同时加盖三要素章。复印件必须保证清晰和完整。（4）、地铁建设项目设备档案一式二份原件。实行A.B套制，A套等级优于B套。 当合格证、质保书等只有一份原件时应归入轨道公司的A套中。 二、设备档案的概念及归档范围及移交要求3、整理立卷的要求：（1）案卷不宜过厚，文字3公分，竣工图纸在3-5公分之内。（2）案卷内不同尺寸的文件材料要折叠成统一A4幅面，一些合格证之类比较小的，要粘贴在A4纸上进行装订。（3）外、英文资料应将保持原来的案卷及文件排列顺序及文号顺序。（4）立卷采用三孔一线装订，右侧左、下边必须

9、对齐，孔距85mm，结头在文件的背面。要求结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压文件字迹、不损坏文件、不妨碍阅读。（5）案卷采用国家统一外表尺寸：305mm220mm 厚度20-50mm，卷内目录和备考表A4尺寸297210mm。二、设备档案的概念及归档范围及移交要求4、竣工图归档（1）所有竣工图为有氨新蓝图，加盖施工单位竣工图章。（2）“竣工图”章：施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理。 竣工图章示例：“竣工图章”应使用不易褪色的红色印泥，盖在图标栏上方空白处。为保证数字化加工质量，有一套竣工图折叠应在完成扫描工作以后开展。二、设备档案的概念及归档范围及移

10、交要求4、竣工图归档（3）竣工图按专业、图号排列，不装订。（4）竣工图每张盖档号章和归档章（包括封面、扉页、目录）。归档章：尺寸：2.5 cm1.5cm , 档号章：例：“3-1-11-12-15-12-24”数字“3”的高宽尺寸：0.8 cm0.5cm ， “-”宽为0.2cm。（5）、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。（6）、不同幅面的竣工图应按GB/10609.3-2009统一折叠成A4幅面（297mm210mm）,图标栏露在外面。归档二、设备档案的概念及归档范围及移交要求（7）竣工图统一

11、按照国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范中竣工图编制要求进行编制。满足完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映设备的真实情况。5、移交要求 归档的纸质文件统一在无锡地铁电子档案系统离线客户端进行编制目录、挂接电子原文和归档移交工作。文本扫描成双层PDF格式，各类操作和维护手册、技术规格书等可采用电子版本直接挂接离线客户端，竣工图纸统一扫描成JPG格式后挂接离线客户端。培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导三、设备档案整理方法1、组卷及卷内文件排列 按设备归档范围顺序依

12、次进行排序，按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。 文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。 三、设备档案整理方法2、如何编目（1）编目： 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写的位置是，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。（2）序号：应用阿

13、拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；（3）责任者：应填写文件形成部门或主要责任者；（4）文件编号；应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号（5 5）文件题名；应填写文件标题全称；（6）日期：应填写文件形成日期；（7）页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号（8）备注：需要时填写。（9）竣工档案编制可利用无锡地铁电子档案系统离线客户端进行著录归档工作。 三、设备档案整理方法2、如何编目 案卷题名：准确揭示卷内文件材料的内容。 构成：案卷题名 = 项目名称 + 内容特征 + 文件名称 立卷单位： 填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。 起止日期： 填写卷内文件形成的起止日期 保

14、管期限：应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限 密级：应根据保密规定填写卷内文件的最高密级 三、设备档案整理方法3、卷内备考表 卷内备考表编制：卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图一张。卷内备考表排列在卷内文件之后。“案卷质量情况”：是记录组卷过程中需要说明的情况，一般为“真实、完整、有效”六个字；“检查人”：由总监或代表签名，并注明日期，对卷内文件的完整性作出确认。4、装订入盒 设备文件材料可分为装订和不装订两种。 凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用“三孔一线”办法装订，

15、装订前要除掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。 凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 三、设备档案整理方法5、整理时应当注意： 换乘站的组卷：能分线必须分线组卷，共用的资料存放于首条线的该类资料中，标注说明含其线的资料。 与甲方签订合同的分包由分包单位自己组卷，如果是由总包单位分出去的专业分包，由总包负责汇总归档移交。 监理通知单和施工日志、监理日志三方保持对应。不缺天连续记录，请监理审查日志记录情况。三、设备档案整理方法案卷题名：工程名称+项目名称（含设备名称）+案卷内容组成（三项内容不

16、超过50个汉字，100个字符）例如：无锡地铁1号线供电安装01标堰桥站*设备开箱单、随机文件清单及移交单等文件无锡地铁2号线TJJL-01标九里河站监理资质、规划和监理细则等综合文件案卷题名不能出现同样的题名，要用部位或时间、标段、内容来区分。三、设备档案整理方法设备文本保管期限：“长期”， 竣工图保管期限：“永久”零零卷的编制内容：案卷目录 + 卷内目录 移交目录册的编制内容：案卷封面、竣工档案概况表、档案移交书、竣工资料监理审核意见单三、设备档案整理方法三、设备档案整理方法三、设备档案整理方法二、设备档案编制移交基本条件与要求二、设备档案编制移交基本条件与要求三、设备档案整理方法培训内容一

17、、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导三、声像、照片的收集范围一、收集范围：机电安装：大型设备（整体），吊运及安装、配电房、泵房、冷冻柜、送风机、排风机、风管、站台保护屏障、消声器、变电站、变压器、配电箱、电缆布线、电线埋线、控制室、监控室、调试、车站附属工程机电、领导视察、设备质量问题、重要会议及活动等。 电扶梯：开工仪式、梯门（正面）、电梯（内）、电梯操作盘、动力设备（液压泵）、电梯安装、设备质量问题、竣工验收、重要活动及会议等。三、声像、照片的收集范围一、收集范围：牵引供电及电力

18、监控：开工仪式、隧道内施工、电缆敷设，调试、大型电力设备、大型电力设备吊装、变电站（正、侧）、变压器、变电器、配电器、输电线路、配电盘、电压调试、监控室、领导视察、重要活动及会议、竣工验收等。接触网：隧道内接触肉敷设、接触肉敷工程车、电缆敷设，调试、输电线路、调试、监控、测试、冷滑试验、工程质量问题、重要活动及会议、竣工验收等。三、声像、照片的收集范围一、收集范围：通信：通信设备（整体）、设备安装、控制室、控制平台、信号调试、领导视察、设备质量问题、重要活动及会议、竣工验收等。信号：信号设备（整体）、设备安装、控制室、控制平台、信号调试、领导视察、重要活动及会议、竣工验收等。屏蔽门、门禁：屏蔽

19、门安装、各站台屏蔽门（正面整体）、各站台屏蔽门（背面整体）、屏蔽门（关闭状）、屏蔽门（开启状）、动力机构、门禁、门禁系统、重要会议及活动、竣工验收等。三、声像、照片的收集范围一、收集范围：自动售检票：各站售票设备、各站检票设备、售票厅、监控室、调试、领导视察、重要活动及会议、设备质量问题、竣工验收等。防灾报警设备：防灾报警设备、控制室、控制平台、系统调试、领导视察、设备质量问题、重要活动及会议、竣工验收等。消防系统：各消防设备、监控柜、警报器、灭火实验、警报测试、重要会议及活动、竣工验收等。车辆段：进场开工原貌、填土工程、地基处理、桩基、地下构造物施工、建筑物（整体）通号楼、车辆库、材料库、办

20、公楼、维修库、机车库、桥涵、涵洞、车辆段接触网及敷设、信号施工、通信施工、信号基坑、水塔、项目建设新貌、重要活动及会议、竣工验收等三、声像、照片的整理要求二、整理要求：把精选的照片按照拍摄时间先后的顺序编排；将照片冲洗6寸光面，装入照片档案相册（每册60张）编写每一张照片的文字说明标签（题名、人物、时间、地点、摄影者等），对于形成一组（2张以上）联系密切的照片，按顺序排列编写文字说明。摄录像要经过剪辑，片头要摄制案卷题名、编制单位、摄影者、编制日期。剪辑过的摄录像要有文字或语言场景说明，必须剪辑刻制DVD光盘载体，在提交录像带档案时，同步移交DVD光盘。三、声像、照片的整理要求三、声像、照片的

21、整理要求三、声像、照片的整理要求三、声像、照片的整理要求三、声像、照片的收集与整理培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导二、示例二、示例四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题错误：四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题错误：四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题错误：四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题错误：四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题错误：四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题正确的题名示例：四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题正确的题名示例：四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题正确的题名示例：四、组卷中发现的普遍问题及解答四、组卷中发现的普遍问题正确的题名示例：四、组卷中发现的普遍问题及解答问题解答 ：9、离线客户端里的原文是扫描件还是WORD文件，扫描件是我们自己扫还是轨道公司有另外安排？ 竣工资料扫描是指纸质竣工文件在通过正式验收，并完成验收意见整