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文档简介

1、房地产销售部资料管理一.资料内容文字部份:1 .送董事会资料。2 .公司下发文件。落款为"XX公司"、"董事会"的通知、通告、 指木、决定、决议等。3 .会议纪要。4 .内部资料。包括一般资料和重要资料(需长期保存)。5 .送其他部门资料,主要指部门衔接 国。6 .其他部门送本部门资料。衔接函、落款为"*部"的通知、通报、 决定等。7 .策划部送行业信息。包括:策划部送来的简报、其他楼盘 信息等。8 .活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则, 实施方 案,请柬,门票样本等。9 .报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。10

2、.法律方面资料。主要指法律 顾问的意见书、信函。11 .各项目售前资料。包括国土出让 协议复印件、预售许可证复 印件、固定资产投资许可证复印件、建设 工程许可证复印件、建设规 划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住 宅和铺面价目表。12 .各项目运行中资料。包括 合同书、预定单、工程变更单、退 房申请单及批复、按揭资料、客户档案。13 .各项目售后资料。主要指 物管公司送来的,如客户住宅电话 等资料。14 .销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。15 .各项目销售日报表。16 .每天各销售代表的工作日志及每周、每月汇总。电脑部份:1 .销售资料。主要指商品房销售

3、一览表、合同摘要,营业用房合 同摘要,车库购销情况,已售房、余房信息。2 .工作日志。3 .客户档案。4 .销售代表档案。二.资料的管理。销售助理负责本部门的资料管理工作,主管进行监督和督促。销售助理作为资料的管理人,应及时做好资料的收集、整理、归 档,确保资料的完整、正确和安全。1 .文字资料报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。公司下发文件。在收文的次日早会宣读,会后存档。销售日报表。由经办的销售主管当日详细填写,销售助理每天早会检查,会上汇总( 包括当日汇总、截止当日汇总) ,经理会后检查。一本填完后存档。工作日志。由各销售代表每天下班前完成,主管助理当日汇总,分项目销售时间存档。合

4、同书的管理。详见预定单合同的管理。预定单的管理。详见预定单合同的管理。工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。项目售前资料。长期保存。项目售后资料。长期保存。注意事项:1. 每份资料编写目录,建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失,须原样弥补,并罚款200 元,如造成其他资料的遗失,须承担相应的经济及法律责任并罚款200元。2 . 大部分文字资料需长期保存,有些资料需永久保存,这些资料主要是指与客户签署的易引起争议的书面资料,如a、客户的更名、转让资料 ( 见更名、转让手续的办理);b 、优惠客户的情况说明;c、公司对客户的赔偿资料(含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿结果、

5、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明);d 、 退房资料 (见退房手续的办理) 。二 . 电脑部分。主管机要加密,除经理、主管、主管助理以外的人员使用需征得主管以上一级领导同意。涉及保密的邮件要打印出来后妥善管理,邮件删除。合同及预定( 退款 ) 单的管理一 . 填写1. 由经办的销售代表填写,如该经办人员不在,由主管或经理安排人员填写,该被安排的工作人员有义务保质、保量地完成,否则将作为责任人受到处罚。2. 字迹要工整、清楚,使用黑色钢笔或签字笔。如有修改,使用涂改液或刀片后再填写。如发现字迹潦草、模糊者, 用笔不合要求者,一份罚款50 元。3. 合同内容的填写。A. 合同包括:主合同、补

6、充协议、物管协议。B. 严格执行规定的单价、付款时间、既定的条款,如出现金额的优惠,合同条款的修改,补充条款的增加等被视作特殊合同,按照评审要求进行合同评审,C.合同金额四舍五入保留到元,并保证分项金额之和等于总金 额,单价乘以面积等于总价。合同中须注明定金金额,定金统一为壹万元。大写金额处有数据前的"零"可用"/"代替,数据中的"零"不得简 写。D.填写不得有空白栏,无内容填写应用"/"划去,否则造成后果 者自行承担一切后果。合同上一定要留有客户的身份证号、通讯电话、通讯地址。4 .合同签写的矍匠。包括从书写到交

7、由主管助理管理。合同书分格式化合同与特殊合同,格式化合同由经办销售代表填 写内部审核表,后需另外一位销售代表、销售主管复核签字,复核内 容包括合同书是否各文本都签写了及其中的每一条、每一款及确保正确性和未经过任意修改。特殊合同要进行单独合同评审,是否有相关 领导签字认可,之后再交给客户去办理交款等以后的手续。合同一式份,客户、公司财务1、销售各一份,销售保留的一份由主管、经理核查后交 开发公司管理,核查的内容同上。不规范合同的责任三方除查出问题的人以外均将受到 50元-100 0元的处罚,并承担由此造成的一切后果,公司不承担由于工作人员 原因造成的任何损失。5 .预定单内容的填写严格执行规定的

8、单价、预定截止期限( 从签预定单次日起3 天 ) ,如有调整视作特殊预定单,单价的优惠由经理以上一级领导签字,预定截止日期的延长由主管以上一级领导签字,否则将视情况给责任人以处罚。填写不得有空白栏,无内容填写应用"/" 划去,否则造成后果者自行承担一切后果。单上一定要留有客户的通讯电话、通讯地址特别注意单价与付款方式的对应一致,否则自行承担一切后果。6 . 预定单签写的程序。1)填写电脑确认单,写明预定单号、客户姓名、房屋位置、型号、定房日期及销售代表姓名,将此单交至经理处进行电脑输入,确认无误;2) 填写房屋预定单,由另外一位销售代表进行复核,客户签字后交至经理处签字确认

9、;3) 带客户到财务部进行交款,加盖经济合同章;4) 将预定单的第一联( 白色 ) 交至经理处进行存档,第二联交给客户,第三联交给财务。签预定单须交纳元以上的预定金。7. 退房程序1 .) 定金:由客户打电话说明要退房,且定金可不予退还者,由销售代表填写情况说明,写明客户姓名、定房位置,定房时间及退房原因, 交至经理处进行存档。(此种情况大多为已过预留截止日期者)2 .) 退房且退定金:由于公司及其他原因造成客户要求退房的:A. 预定退房:收回客户的预定单,经理签字后由相应销售员带客户到财务部退款,退款后将预定单交至销售经理( 财务部 ) 处进行存档;B. 合同退房:收回客户的合同、业主卡等,

10、要求客户填写退房申请单,交由财务核算应退金额并签字确认,销售主管签字确认,金额在 5 万元以上者由公司领导签字确认,之后由财务部与客户约定时间进行退款, 退款后将退房申请单原件交至财务部,复印件交至销售助理处进行存档。二 . 合同管理。此工作由经理助理承担,经理进行监督。1. 合同的管理。时间:从客户签合同开始到移交给实业公司之前。内容:分项目、分住宅和铺面; 建立借阅签字制。注意事项:应作为机密资料保存,不得遗失,不得将信息告诉他人 ; 除公司领导、销售经理、合同经办人员以外,其他人员查看合同须经主管同意,借阅须签字。2. 预定单的管理。时间:从客户签单开始须长期保存,该预定单无论是有效的、

11、作 废的、过期的都需长期保存,以备查。内容:分项目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。三.关于合同评审1 .格式化合同A.定义:对开盘前的合同进行统一内容的拟订, 在经过合同评审 后,即成为格式化合同。B.合同评审程序:销售部拟订内容-填写合同评审表格-有关部 门负责人签字-管理者代表签字-总经理签字C.签定此类合同时,须经过销售部内部审核过程:销售代表与客 户签定合同-经办销售代表填写内部审核表并签字确认-复核销售 代表签字-销售主管签字确认-销售经理签字确认客户签字-盖经 济合同章。D.对于复核人员应确认客户在现场,对于条款未进行任意修改和 增加,如在未修改的前提下增加了条款,确认此条款属客户对于公司 的约束还是属公司对客户的约束,如是前者,则应进行特殊合同的评 审,如属后者,则应在增加条款上进行盖章确认后进行内部审核(此类增加内容应首先由销售主管在审核表上进行书面确认后填写)。2 .特殊合同:A.定义:对格式化合同内容进行了改

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