东博煤炭有限责任公司物资管理办法(试行)

1、东博煤炭有限责任公司物资管理方法试行总 那么一、目的为了标准公司的物资采购行为，降低物资采购本钱，确保公司各部门生产经营所需的物资供给，加强公司各项物资采购的监督管理力度，标准采购行为；结合公司实际，特制定本管理方法。二、 适用范围：本公司物资采购，土建、矿建、设备采购，备品配件，机电产品、生产技改、大修工程、以及综合性原辅材料、行政物资采购。三、公司物资采购实行统一管理、集中采购、分级负责的体制。本方法所称物资采购管理包括物资采购方案、实施、仓储、供给等全过程的管理、控制和监督。四、物资采购遵守的原那么1、未经审核批准的物资采购方案一律不得采购；2、库内已有的闲置物资首先使用，不得采购；3、

2、凡本地区能解决的，不到外地采购；4、采购金额到达5万元以上的或外地采购的，必须签订经济合同；5、在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；6、对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。7、坚持集中采购，发挥规模优势；标准采购行为，实行阳光采购；第一章 采购管理部门的职能职责公司供销部以下简称供销部供给统一管理公司物资采购工作，贯彻执行公司的各项规章制度、及时了解国家的相关政策变化，建立健全各项管理制度，完善业务流程；全面负责物资的询价、比价工作，所办合同的草拟、签定审批程序工作，实施招标前的供给商提供及联络工作；履行以下主要职责：1、负责物资采

3、购管理制度及业务流程的制定；2、负责公司物资供给商管理；3、负责公司物资采购质量管理工作；4、负责大宗物资、原辅材料、设备、备品配件，机电产品、行政物资、工程工程所需物资的采购；5、负责所采购物资的质量索赔和供给商售后效劳跟踪调查，参与供给商推荐和考核工作；6、负责询价后的方案接收，询价、比价审批及采购工作；7、执行集团公司合同管理流程及操作指南，参加本部门采购合同的谈判草拟、流程审批及合同签定工作；8、负责办理跟踪物资验收、运输、入库、交接、发票入帐、资金支付、合同终止等全过程的控制履行工作；9、执行货比三家的采购原那么，掌握材料供给来源，并对其进行调研、分析，进行询价、比价，过程中的实施控

4、制；并对供给商进行能力评估，建立供给商档案；10、联络、提供招议标厂家，做好招标前的询价工作；及时提供招标工程的技术资料、资质，厂家信誉等相关信息，供招标委员参考；11、负责对不合格产品的组织、联络、协调、处置工作；12、负责本部门各项资料汇总和存档工作；第二章 物资的采购供给及监督一、公司对所属物资采购管理按年度进行考核，具体考核方法由总合管理部、财务部共同确定。采购前的控制由综合管理部对询价全过程的监督，财务应当对询价后全程跟进督查；二、公司和所属综合管理部、财务部门按照各自的职责范围，对物资采购工作进行定期或专项审计、监察，由监察部门对违规行为进行处理。违反本方法规定，有以下情形之一的，

5、给予批评教育，情节较重的，按照?公司管理人员违纪违规行为处分规定?给予处分：1、未按照规定订立书面采购合同，或未按照规定方式进行采购的；2、无方案采购非应急物资，或盲目制定采购物资方案造成物资积压的；3、擅自采购未授权物资的；4、采购质量不合格物资的；三、监督部门要对供销部自行组织采购的物资要实行严格的监督检查，对采购行为可以采取实地调查、 咨询、信息化查询，对采购方式是否实行了比价采购，采购价格与备案的三方询价经审批后的价格对照等手段进行监督；对采购质量要听取使用部门的反应意见等有效地对采购的物资实施监督和管理。四、对生产急需、紧急抢险以及不可预料因素而急需材料、设备、配件的采购， 请示分管

6、领导后执行采购，采购结束后5天内必须补办有关手续方案、审批单。第三章 物资的管理一、采购审批权限：1、公司实行集中采购制，但凡需采购的物资必须由部门负责人审核，报公司主管领导审批后实施。采购物资方案实行动态管理，供销部根据实际情况及时进行调整。2、但凡公司内需采购的物资方案，根据权限报相关分管领导审批的：1采购概算在5万元以下的，由经办部门分管领导审批；2采购概算在5万元以上，30万元以下的，由经办部门分管领导、总经理审批；3采购概算在30万元以上的，由董事长/总经理或其授权人审批；4设备、固定资产等重大物资由董事长或集团公司高管审批；3、但凡需采购的物资方案未按规定执行审批程序的供销部一律不

7、接收方案或实施采购。二、采购方案：1、物资采购实行方案管理。所有采购物资必须依据财务预算安排编制采购方案，按照分级管理权限，经方案或预算管理部门审核后，按方案实施上报；2、物资采购方案分为月度采购方案和零星采购方案、行政物资采购方案。月度采购方案由生产技术部统一负责编制，零星采购方案由所属部门负责编制；行政物资采购方案由综合管理部负责编制；3、编制物资采购方案须明确物资的名称、规格、型号、数量、用途、技术要求、供货时间、采购方式、标准、建议生产厂家等内容。4、物资采购方案依据物资需求建议方案，综合平衡库存、期货等资源进行编制。能够调剂平衡的，不得列入当期采购方案；5、物资需求建议方案由物资需求

8、单位提出，报公司主管领导审批；物资需求建议方案分为年度、季度和工程工程需求建议方案。年度需求建议方案应当依据本公司物资消耗规律和储藏定额编制；季度和工程工程需求建议方案应当依据生产、矿建、建设任务、投资方案、财务预算、供货周期等进行编制。编制需求建议方案应按标准选用技术成熟、性能稳定、平安可靠的物资。6、物资采购方案按以下程序 1各部室物资采购方案要按程序进行上报。在每月的25日之前上报下个月的采购方案，由生产技术部编报；零星物资采购方案应在当月的10号前上报，由各部室编报；行政物资采购方案应在当月的20号前上报供销部，由综合管理部编报；各部室如不按规定时间上报方案，造成物资缺口及发生的经济损

9、失，由迟报部室承当经济责任。2方案外急需采购的物资，由部室填制?急需物资采购方案单?，负责人签字，分管领导签署意见，总经理批准。3工程工程所需物资需要提前采购的，有关采购方案应报公司总经理审批提前20天上报。7、物资采购方案已经实施必须严格执行。确因生产建设方案或设计变更等原因需要调整的，在物资采购方案实施前，可变更物资采购方案必须报总经理批准；8、因物资采购方案变更造成的盈亏，由申请部门或单位承当。对积压物资，生产技术部应通过调剂、代用等措施加以利用；9、多报方案致使设备、大型材料备用除外闲置一个月以上者，每发现一台/次，绩效考核扣除申报部门1分，月度内除正常二次方案外，只允许报一次应急方案

10、外，每多报一次，绩效考核扣除申报部门1分。10、物资采购方案表格式统一后附三、供给商管理1、公司对物资供给商实行统一归口管理，统一建立公司物资供给商库，供销部负责物资供给商管理；2、公司实行供给商准入制度。供给商准入必须具备以下根本条件：1具有法人资格；2具备国家和公司要求必须取得的质量、平安、环保以及其它生产经营资格；3具有良好的商业信誉和业绩，近三年经营活动中无违法记录；具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况；3、提供经国家有关部门认可的新产品、节能环保型产品、具有自主知识产权产品的供给商和集团公司内部符合准入条件的生产企业，应当优先准入

11、；4、采购物资供给商准入由综合管理部组织招标的或组织有关部门、专业技术人员、使用单位评审确定；准入供给商有效期为三年，期满后复审。复审合格的，列入合格供给商；不合格的，取消合格供给商资格；5、供销部和所属部门每年对供给商进行一次考评，考评内容包括交货数量、物资质量、合同履约、售后效劳、诚信经营等。考评结果作为确定供给商是否继续有效和供给商分等级管理的主要依据，并予以公布；采购物资供给商由供销部组织有关部门、专业技术人员和使用单位考评，考评结果报综合管理部备案。6、供给商有以下情形之一的，取消合格供给商资格，并在集团公司范围内通报：1考核不合格的；弄虚作假的；2不履行或不当履行合同义务造成公司损

12、失的；3有价格欺骗行为的，或者采取不正当竞争手段的；4因成心、过失提供不合格物资的；其它违法违规行为的。7、任何部门和个人不得违反规定向供给商收取费用。四、询、比价管理1、物资采购价格根据不同的采购方式分别确定，但因价格原因造成采购金额高于批准概算或年度投资方案的，重新履行采购程序或按管理权限报总经理审核前方能执行：1采用招标采购的，根据中标结果确定；2采用 、实地调研方式采购的，由供销部组织制定定价方式，并确定价格；并按管理权限报批后执行；3根据市场调研，制定合理的材料、设备、配件、低值易耗品等物资的采购最高限价，确保以合理的价格采购到合格的产品，应严格采用同等质量比价格、同等价格比质量，同

13、等价格质量比售后效劳、到货是否及时来拟定供给商；3对于小型设备、材料采购时要做到货比三家，必须了解至少三家以上厂商产品价格及质量、信誉等情况然后确定价格。对于用量大的原材料、设备、配件、低值易耗品等物资，以生产厂家出厂价格为基准进行比价；4询价员应经常到周边市场进行常用的各种材料价风格研，了解准确的市场价格、市场分布；2、供销部负责组织建立物资采购价格信息库，对物资采购价格进行采集、汇总、分析、预测和发布，作为确定物资价格的参考依据； 3、每年至少两次进行大面积的市场调研，全面掌握材料整体市场动态，市场分布情况，质量信誉情况；对常用的固定厂家材料，要掌握准确的价格变动情况； 4、建立材料价格信

14、息库。五、质量管理1、公司实行“谁采购、谁负责的质量负责制。采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原那么，追究设计选型、供给商选择、采购实施、方案提出部门质量、技术要求等人员的责任；2、采购物资严格执行有关技术标准，实行标准化设计、标准化采购。任何单位、部门或个人不得以设计指定、技术指定、使用指定等方式指定采购特殊物资；3、除特殊原因外，供销部采购应从公司供给商库中选择供给商，并对供给商质量保证能力进行检查或验证；4、订立物资采购合同，必须明确物资质量标准或要求，约定质量验收方法和质量责任的承当。依据合同金额的大小必须约定质量保证金为10%，质量保金支付期限一般要求在六个月以上，重要材料、设备

15、在十二个月以上；5、所属部门对重要物资或国家规定需要进行质量检验的物资，委托质量检测机构进行检验。小型材料、设备必须由使用部门、采购员联合检验，检验不合格的，不得入库。并由签订采购合同部门向供给商索赔。六、物资验收入库管理1、物资的验收由使用部门牵头、生技部设备员、采购员参加。应按照合同条款及技术协议规定验收。验收后发现有问题，涉及到违反合同或不满足合同要求时，需要进行索赔等有关事项的，由合同签定部门牵头，相关部门协助。有关索赔事项，应在诉讼时效期间内处理质量和其他有关问题，防止造成经济上不应有的损失；2、物资入库时，保管员要与交货人、采购员办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否

16、与方案合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点验收，保管员、使用单位、采购员应按验收单上的要求签字，以履行其职责；3、在验收中发现问题的，要及时通知供销部，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。 验收中的不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或成心验收，保管员负全部经济责任；4、物资验收后应由生技部设备员填写“物资验收单，使用部门、分管经理签字后交采购员一份附发票入帐、财务一份，设备员一份存档。七、物资的发放管理1、物资的领用、发放，须按“先进先出，方案供给，节约用料的原那么进行发料，发料时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序，对违反发料

17、原那么造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及过失等损失，保管员承当全部经济责任；2、各部室领用物资时，须填制“部门领料单，部门负责人签字，凭“部门领料单到仓库领取物资，领取物资时要有保管员、领用人、部门负责人、分管经理的签字；3、保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原那么，严禁先出货后补办手续和白条发货；4、各部室领用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在部门领料单上作任何更改，如填写错误必须重写；对不符合规定的领料单，保管员有权拒绝发放材料；5、办公用品的领用，由综合管理部审核、分管经理审批，领取后作登记；6、生产用原料、劳开工具、维护材料(包括设备配件等)的领用由

18、各部室负责人审核，分管经理审批，领用后作登记管理，工具采用交旧领新制；7、属于劳保用品，一律按?劳动保护用品发放条例?执行，领用时由各部室申请，安环部审核，分管领导审批。超出条例范围领用的需经总经理审批；8、物资出库后要及时登记账簿，保管员按月与材料会计核对账目，保管员按时填报材料购入、消耗日报表，保管员半年、年终必须各盘点一次，做到账账相符，账物相符，账卡相符，卡物相符；9、所有发料凭证、原始单据应由保管员妥善保管，发料凭证、原始单据交财务的需及时传递办理进帐手续，不可丧失，否那么，应承当全部经济责任；10、严禁将物资借给外单位(个人)使用，违者罚款500元，同时追回外借物资，追回物资磨损、

19、损坏的，由责任人按价赔偿。八、采购实施管理1、 供销部负责汇总询价后的材料采购方案。根据具体物资种类、数量、金额进行分类汇总。方案由供销部询价；询价后并填写“购置材料询价表经分管经理对厂家、价格、质量审核作出批复意见后，报总经理签字批准前方能实施采购。对未批复的材料方案一律不得采购。紧急情况的采购，事前必须 请示分管经理，采购结束3天内补办手续；2、 经常性的零星物资、易耗品、消耗材料的采购可以采用比价确定固定供给商，但应根据市场定期调整价格；3、比价后需确定采购的物资由供销部填写“购置材料定价表必须经部门负责人、分管经理、总经理签字确认前方可实施采购；4、单一物资的标的额到达5万元，需签定购货合同，要填写“合同审批流程表并由相关负责人签批才视为有效合同。附合同审批流程表5、供销部负责合同的起草、修缮工作；分管经理对合同的事实条款及内容负责；法务工作人员对合同条款及内容的合法性、严密性负责；财务负责人对合同付款方式、付款期限等进行审核并负责；6、合同经办部门在合同签署后的三个月内，必须将生效合同原件，?合同审批流程表?复印