公司档案员培训

1、公司档案员培训公司档案员培训质管部举办了兼职档案员培训班为完善档案工作人员知识结构，夯实公司档案工作基础，建设高素质档案干部队伍， 10 月 20 日下午，质量管理部举办了公司兼职档案员培训班。培训课程由原湖北省企业档案学会理事李占伟讲授。讲解了档案含义、档案法律法规、档案工作原则、归档制度、档案业务的监督指导、法律责任等，列举了许多丰富课程内容包括档案文化建设若干问题、档案登记备份工作规范、档案信息安全、档案业务标准规。公司全体兼职档案员参加了培训。讲课深入浅出，生动活泼。通过培训学习，使大家系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程

2、序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。档案室在培训中提出了今后档案工作计划，要求各部门要对生产经营和管理等工作中已经形成的文件和材料的收集整理、编写目录清单，移交公司档案室。文书、科技、专门档案的工作，也是档案管理工作重要内容，要按照档案室的具体要求只有将档案有条理地进行整理，分门别类，准确、有效地收集和利用。质量部XX主任在培训总结中指出，这次培训是公司档案管理规范化、科学化的开始。公司的档案管理是一项十分重要的基础工作，是公司规范化管理不可缺少的一个环节，希望公司各部门给予高度重视，管理人员要掌握本部门的业务，学以致用，从严

3、要求，努力提高自身的业务水平和工作能力，各部门兼职档案员要配合公司档案室把档案工作抓实做好。此次档案业务培训，对加强公司档案工作建设和档案管理工作将起到积极的推动作用。扩展阅读：档案员培训资料一、城建档案信息化建设（一）信息化建设的概念（二）信息化建设的目标 （三）信息化建设的原则（四）信息化建设的内容（五）信息化建设的要求（一） 信息化建设的概念是指依据城建档案信息化的标准规范体系，通过运用现代信息技术，配置计算 机辅助管理设施和专业人员，以城建档案网络系统为平台，建立和完善城建档案信 息资源库，对城建档案信息资源进行全面收集、科学管理，为社会提供方便、快 捷、全面、系统的信息利用服务。（二

4、）信息化建设的目标城建档案信息化建设的总体目标应以数字化城建档案管理机构建设为方向，以 城建档案管理网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以城建档案信息资 源的集成、可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、逻辑集中、数量充足、内容 丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系和社会服务体系。（三）信息化建设的原则城建档案信息化建设工作应与城乡建设和经济发展相适应，应与本地区的信息 化工作相协调。城建档案行业主管部门应制定信息化工作专项规划，城建档案管理机构应制定 实施计划，做到统筹规划，分步实施。信息化建设应做到应用技术先进、成熟，经济上合理可行，系统安全稳定可 靠。信息化建设应积

5、极采用国际、国家标准，逐步建立城建档案信息化标准体系和 管理规范，与电子政务系统协调建设，资源共享用信息化手段为城市社会、经济、文化的发展提供高效、优质、快捷的专业化 服务，涉足政府、公众对城建档案使用的需要。（四）信息化建设的主要内容基本内容主要包括：档案工作管理技术手段的现代化主要内容是：计算机技术的运用（五）信息化建设的要求城建档案的形成、保管单位应根据信息化建设工作的需要配置计算机设备、软 件与网络设施，设置相应的岗位和管理人员，并建立计算机网络、设备、软件和数 据库的运行管理制度，以及计算机系统和数据的安全、保密制度。城建档案的形成单位应建立收集和移交电子档案的制度，并应明确专人负责

6、电 子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作，保证电子文件的原始、真实、完整、安 全、及时整理形成电子档案。城建档案管理机构应积极创造条件接收电子档案，重视和做好电子档案的保管 和迁移工作，保证电子档案在保管期限内完整、真实、可用。城建档案管理机构应定期对内部工作人员和城建档案形成单位的档案业务人员 进行信息技术和相关法律法规及标准的培训。城建档案管理部门应建立自己的档案网站。网站应提供政策法规、办事指南、 开放档案目录查询等基本功能。二、城建档案管理系统（一）城建档案管理系统建设的要求（二）城建档案管理系统的功能（三）全省城建档案系统统一推广使用深圳伟图公司城建档案管理系统软件前端收集软件：建设

7、工程电子文件归档与管理系统（房屋建筑、市政版）湖北省建设工程网上注册登记系统档案接收与管理：城建档案综合管理系统城市建设声像档案管理系统城建电子文件管理控制中心系统档案利用：城市建设信息分析统计系统历史档案数字化馆藏档案数字化加工系统建设工程电子文件归档与管理系统（房屋建筑、市政版）系统主要特点：依据国标城市建设档案著录规范（GB/T50323-201*） 、建设工程文件归档整理规范 （GB/T50328-201*） ，以及建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117）、湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定（鄂建201* 92号）等其他相关法规条文对施工资料的要求，一方面实现了施工技术资料

8、收集和整理，确保了施工资料的完整性、准确性和系统性；另一方面实现了实物档案与电子文件同步归档。系统具有工程管理、文件登记收集、组卷、移交等功能，档案组卷模块具有辅 助组织电子卷以及自动生成并打印标准的案卷封皮、卷内备考表、卷内目录等功能；实现了实物档案可对应已组好卷的电子档案进行打印，缩短整理时间，规范了档案整理工作，而且避免在整理过程中文件的遗失、遗漏。系统具有工程施工资料统一用表的编辑功能。所有的用表包括：建筑工程、城镇道路工程、给水排水管道工程、城市桥梁工程等。系统实现以城建电子文件为依据的实体档案归档体系。各种实体档案的原件稿可从系统中打印，然后签章归档，从而杜绝了档案缺失、补制或伪造

9、现象，缩短了实体档案的收集、整理、移交时间，确保实物档案的真实、可靠、完整、系统。系统采用前端控制原则实现了工程电子文件的收集，确保归档范围内的全部电子文件在形成时期的真实、可靠、完整、安全、可读；系统采用XML传输，对归档的电子文件在传输过程加密，有效地防止对电子文 件的损伤和破坏。系统界面友好，风格统一，操作简便、易学。（四）建设工程电子文件数据接收系统实现工程报建登记、任务分配、业务指导功能实现电子文件接收功能，提供建筑工程竣工工程应交电子文件模板编辑功能实现按工程项目对电子文件的管理功能湖北省建设工程网上注册登记系统城建档案综合管理系统软件主要功能与特点:系统实现了城建档案管理过程中各

10、个关键环节的集中、协调、无缝管理与动态 监控，即实现了建设工程的项目（工程）报建登记、档案管理业务指导、工程档案专项验收、竣工档案送审、案卷整理、档案审核、档案移交、档案入库审核、档案著录与编目排架、电子文件存放位置自动著录、档案统计、总目录与分类目录查询、编制并打印手检工具、档案查询检索、档案利用、档案销毁等档案管理全过程的计算机集成化管理；系统的著录界面与著录格式严格依照国标城市建设档案著录规范编制；档案移交审核、案卷名称、卷内目录等的著录严格按建设工程文件档案整理规范编制，从而实现了对“两个规范”的完整执行。系统通过高度的智能识别，实现了城建档案项目级、工程级、案卷级、文件级及卷内电子文

11、件浏览的集成化著录与管理；实现了多种查询方式, 可以对不同级别的著录信息进行横向查询、纵向查询、跨类查询；具有业务指导和档案管理部门中相关统计表格、管理表格的生成与输出到Excel 功能，利于自行编辑、打印；实现了城建档案送审报盘数据接收功能（报盘数据格式为Excel 格式，可实现项目、工程、案卷、文件级的数据接收功能）；系统预留施工企业电子文件归档数据的接收功能；具有电子档案阅读器功能，支持各类电子文件及照片的查询与管理；提供高度安全的体系结构，提供严格的管理权限功能；全部数据实现网络化管理；系统完全采用开放式数据结构/ 接口设计，用于数据共享与数据交换，有利于数据库平台更换、升级、功能扩充

12、。城市建设声像档案管理系统系统主要特点：系统通过高度的智能识别，实现了城市建设照片档案的工程信息、案卷信息、照片组、组内单张照片以及照片电子文件浏览的集成化著录与管理；系统以电子文件为管理单位, 照片以文件的形式独立存放；本系统支持照片直接扫描，数码等照片的批量导入功能，同时系统提供了自动建立照片电子文件标引及存放路径；在著录过程中，系统记录了照片元数据，提供了照片元数据查询功能；所有的著录内容（包括备注）都可以方便的进行模糊或精确查询；系统人性化的设计，以及批量导入等功能，可以大大提高照片档案的著录速度；系统实现了按工程、案卷、照片组、单张照片多种检索方式，符合查找条件照片可以实现以缩略图多

13、张显示，以幻灯片自动播放，从而快速找到特定的照片；可以根据查询条件，打印传统式的卡片及照片说明；提供了裁剪、复制、注标记、更新等照片编辑功能；具有高度安全的体系结构，设有严格的管理权限，数据操作与查询权限界定针 对每个模块；提供了照片档案的动态统计信息及制作照片档案馆藏手检工具功能；可以灵活导进、导出数据及照片，用于交流或专题编纂。城建电子文件管理控制中心系统城市建设信息分析统计系统馆藏档案数字化加工系统馆藏档案数字化加工系统是“数字城建档案馆”工程的重要组成部分，它将满足“数字城建档案馆”对电子文件著录与描述、检索与确认、文件资源管理、电子文件真实与完整性保护及电子长期保存的要求。三、电子文

14、件与电子档案管理1、电子文件与电子档案概述2、电子文件的特点及其影响3、电子文件的收集与积累4、电子文件整理与归档5、电子档案的验收与移交6、电子档案的管理与利用7、电子档案的安全与防范1、电子文件与电子档案概述电子文件与电子档案的含义电子文件(ElectronicRecords )是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。这个含义有四层意思，一是电子文件是能被计算机识别和处理的文件；二是电子文件需按一定格式存储在特定的存储载体上；三是电子文件可在网络上传送；四是电子文件是一组数字代码序列。电子档案(Electronicfiles)

15、是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。这一含义有四层意思，一是电子档案是己归档的电子文件；二是电子档案具有保存价值；三是电子档案要按一定方法整理，而不是杂乱无章的电子文件；四是电子档案还应该包括与之相适应的软件、参数及相关数据。“电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件，归档后就为电子档案。具体来说就是：电子档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中，通过使用现代化设备所成形的，有一定保存价值的，且能被相关设备所识别和信息再现的各种类型的电子代码序列。电子文件的来源1、建设系统业务管理电子文件2、建设

16、工程电子文件电子文件与电子档案管理的基本要求一是档案形成单位应制定电子文件管理制度和技术措施，明确规定本单位电子文件归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、元数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。二是档案形成单位档案机构工作人员应对电子文件的形成、收集、积累、归档及归档后电子档案的保管、利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性，确保电子文件档案的真实性、完整性、有效性和安全。三是电子文件形成部门和个人应积极协助和支持本单位档案机构开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子文件档案的保管、利用等工作。四是城建档案管理机构配置的计算机等数字设备和应用软件

17、，应能有效读取归档的电子文件。五是档案形成、保管单位应确保电子文件真实性、完整性和有效性。六是电子文件形成部门和个人应将已归档的电子文件保存至少1 年。七是归档的电子文件和电子档案应定期备份。八是城建档案管理机构应对工程档案、业务管理档案形成单位电子文件的归档与管理工作进行监督和指导，并适时组织检查。2、电子文件的特点及其影响电子文件的特点一是电子文件是数字化的、具有非直读性的信息二是电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备三是电子文件的信息与载体相分离四是电子文件物理结构与逻辑结构不一致五是电子文件依赖于元数据六是电子文件信息能共享但不安全七是电子文件能保真八是电子文件易修改九

18、是电子文件能实现逻辑归档电子文件特点对管理的影响一是电子文件特点对管理的方便性二是电子文件特点对管理的困难性3、电子文件的收集与积累电子文件收集积累的范围电子文件收集积累的要求4、电子文件的整理与归档电子文件在归档前需进行整理，才能移交档案部门保存和利用建设电子文件的整理、鉴定、归档、检验、汇总等应按照湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定（鄂建201* 92号）和建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117）的规定执行。5、电子档案的验收与移交建设系统业务管理电子档案的移交建设工程电子档案的验收与移交6、电子档案的管理与利用电子档案的管理电子档案的保管、存储、迁移、利用、鉴定、销毁、统计等管理应按现行行业标准建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117）的规定执行。电子档案的保管电子档案的有效存储电子档案的迁移电子档案的鉴定销毁电子档案的统计电子档案的利用电