【干货】和你谈谈数据分析报告

1、【干货】和你谈谈数据分析报告在当今企业纷纷推动数字化运营的背景下,“No Data, No BB 成了职场人 的口头禅.做一份好的数据分析报告,大到成为能否帮助企业做出正确的商业决 策,小到成为能否说服老板获取业务资源的关键因素.因此做出一份高质量的数 据分析报告是一个职场人必备的利器.有人说,数据分析报告,不就是一堆的饼图、柱状图、散点图放到PPT上吗 我们尝试从这个人人习以为常的操作中看看是否有不变的门道.注：本文中图表通过“阿里云 QuickBI 实现,中国首个入选Gartner魔力 象限的BI产品表达主题决定了我们的图表形式决定分析报告图表形式的并不是拥有的数据是什么,而是你所需要表达

2、的主 题是什么.图1和图2是根据一份相同的数据,展现的2个不同的图表:沐浴露销售额上图可以发现对于相同的数据,由于我们所需表达的主题的差异,也将呈现 完全不同的展现方式.图1表达的主题是爽肤水和沐浴露两个品类在不同城市的 销量排名,图2主要表达的主题是在相同城市在两个不同的品类的销量差异.因此在下笔做分析报告之前,先仔细想好自己要表达的主题是什么.在进行了完整的分析后,要抵抗住把所有向听众展示的冲动, 而应该把所有 注意力集中到需要表达的主题重点上来,由于这些才是听众所需要了解的信息.为了找到我们分析的主题,需要了解分析报告针对的对象.详细的了解听众 的背景和观点,并思考清楚我们期望听众对我们

3、的看法.在内容上,希望听众了 解什么,了解了以后有什么行动.了解了听众和内容后,再确认数据的表达形式, 只展现能支持主题的数据.整篇分析报告要能通过三分钟说得清楚,每页报告都能一句话概括清楚.不要放弃“标题这个绝佳的位置有些图表的标题就和猜谜一样,例如：公司销售趋势、分公司销售分布情况. 完全没有指出图表的重点,公司销售趋势是怎么样的分公司销售分布又是如 何别把我们需要强调的重点当做秘密一样不肯透露, 而应该把它放在图表最前 面,减少听众误解的可能性,并让他们的注意力集中到我们所想强调的数据上.如下列图,这张图到底是为了表达全量销售金额没有明显的增长呢还是为了 表达2月份销售金额断崖式下跌还是

4、为了表达其它什么主题呢.请在标题上明确的告诉听众.全隼以售金粒嫉曲F花F 3 方| |处理“成分比照的关系成分比照主要表达在对与一个整体的每个局部的百分比的比照.常常出现“份额、“百分比等词汇.成分比照通常使用饼图来展现：面霜销量在所有品类中比例最高乳液14.17%精华露14.07%饼图在使用中建议不超过6个局部,如果超过6个局部,可以把剩余局部归类到“其它项中.另外由于人们看数据习惯顺时针看数据,因此可把最重要部分放到12点位置,并用比照度强烈的颜色突出显示饼图主要在标识单一整体各局部比例, 如果需要比拟两个整体的成分时,重点考虑柱状图图3.由于如果使用饼图图4会导致读者视线需要在不同图表问

5、往返移动:沐浴露12.49%洗发水14.14%爽肤水22.05%乳液洗发水爽肤水精华露100.0%80.0%60.0%40-0%20.0%0.0%霜 23.08%10,95%北方大区南方大区22.47%23.71%25.04%13.00%14.05%143%10.72%13.63%1432%14.46%北方大区品类销量南方大区品类销量图4成分分析可能包括子成分分析,需要把整体的一局部再作为整体进行分析, 这时可将饼图放在开始的地方,百分比的柱状图放在后面：我们要尽可能少使用饼图,饼图占整体的比例一般不超过5%尽量不使用3D饼图或甜甜圈饼图.永远记住,图表只是为了让我们听众更好理解我们的数 据,

6、而不是图表有多与众不同.处理工程问比照的关系工程间比照主要是比拟不同工程间的情况.常常出现“排名、“大小等词 汇.工程间比照通常使用条形图来展示：我们对于条形图的顺序需要深思熟虑,如果天然是有序的那么按天然的顺序, 例如人生阶段婴儿、少年、青年、中年、老年.但是如果没有这种天然顺序,需 要考虑什么顺序对于我们数据主题是最有意义的.根据我们所需要突出的主题,选择条形图的排序方式.展现条形图数值的方 式包括刻度尺或在条形图上显示数字, 可根据情况选择其中一种方式,但是不要 两处都显示,多余容易导致图形的混乱.同时标识数字时,把小数点后的数值去 掉,3%、是比3.1415%容易被听众记住.对于工程间

7、比照有时也会通过柱状图来代替, 但是条形图相较于柱状图有两 点明细的优势：第一,减少听众与时间序列比照的混淆；第二,条形图有较大的 空间填写各工程的名称.工程间比照,还可以通过背离式条形图,往往可以形象的将有利与不利的情 况别离开来:£coe)w5由于疫情影响,2月销售金额急剧下降f 3月谷底反弹销售金香比月环比202101202102202103202104202105202106202107202121202121202121202121202121-200万-150万 7 00万-5.万050万 1.0万 150万 2口.万销售金额一月环匕工程间还可能针对一个范围进行比照,这时

8、可使用范围条形图:7月南方城市折扣力度大于北方城市北京上海广州深圳当比拟的工程由多个局部组成,可通过堆积条形图,必须将最重要的成分放 在靠近基线的地方,由于只有这局部才可被准确度量：尽管线上电商销量不断增加,但线下门店还是占最大销售份颔(wuoEURq销售金额销售金利bizdt(month)处理时间序列比照的关系时间序列比照关心的是随时间变化的比照.常常出现“变化、“增长、“下 降等词汇.时间序列比照通常使用柱状图或折线图来展示,如果时间点不多时 可以使用柱状图,如果时间点是很长一段时间范围使用折线图更为适宜：260万240万220万 箫20c万 * 180 万 疆 1607514.万120万

9、对于折线图,趋势线一定要比背景线粗.当存在同一张折线图存在多条折线 时,需要将最关注的线加粗加亮.但是当出现非常多折线时,我们的折线图就会 呈现出“方便面式图表,往往导致图表混乱.如下列图：1075解决20万万万 o O 7 6万万万 o o O 5 4 3 SS% %bizdt(month)“方便面式图表的方式可通过将折线图拆分到不同的小的折线图中,虽然图表变多了,但是所需要表达的主题也能更加清楚:VMS暴制 -H华近万方为万万根s在时间序列比照中,可通过箭头、线条、阴影等方式强调数据的某一局部, 将听众的注意力集中到你所期待关注的点上:2月龄由于脖,情原困.同样,时间序列比照也可以通过刻度

10、的正负来区分正面情况和负面情况:2月即4月越M环比馅售金鼠出串货增长我们常常在时间序列中,可能包括实际值和预计值,可通过将实际值设置为 实线,将预计值设置为虚线的方式：族岂前笥筌杖出长如岩.难以完成隼由第百瓢目标当一个折线图的数值,是可通过一个公式生成的,可将公式中的计算因子分 别拆分到计算树中,使听众可清楚看到每局部计算因子的变化情况:如果只有两个时间点,可展现两组数据之间各维度的提升和降低的差异, 形成斜率图,连接的线条可以直观的感受到提升与降低的程度：二季度各品类仅面霜销量降低-5LSE -沐浴露 洗发水 爽肤水 面霜48万46 万 _4475-二 *% 42万二138 万36 万-34

11、万 2O2OQ12021Q2不同的刻度基线会产出完全相反的数据主题解读.看以下2张图,同样都是对杭州房价的描述：同样的数据,产出的图表给人截然不同的感觉.那么我们到底应该如何定义 刻度呢.其实关键取决于我们对于变化的理解,100块钱对于房价来说可能微不 足道,但是对于动车票价格可能就是至关重要. 我们应该选择一个刻度,能准确 反映对变化重要性的理解.如果通过使用不适宜的刻度基线来误导听众,只要有 区分水平的听众都能发现问题,那么我们的整套言论和信誉就会被唾弃.处理频率分布比照的关系频率分布比照表现的是数据分布范围情况.常常出现“范围、“密度、“分 布等词汇.频率分布比照通常使用柱状图或折线图来

12、展示, 当比拟范围数量较 多时可使用折线图,较少时可通过柱状图：大多数销售集中在50-100价格区间0-50万万万万万万万 4 2 0 8 6 4 2 I -T-50-100100-150 150-200 20050 250-300价格分段频率分布的范围大小非常重要,既不能太大也不能太小,建议5到20个分组.不同分组的大小应相同,否那么会造成数据扭曲.对于即需要展示频率分布,又需要进行工程间比照,可将分布柱状图进行组 合,其中一个分布柱状图作为另一个的背景图:精华露价格分布端比其他品类更高全品类价格公布145精华露价格分布12 万1075I_骂8万|.II0 I I I I 0-5050-10

13、0100-150150-200200-250250-300价格分段处理相关性比照的关系相关性比照表现的是不同变量之间的关系.常常出现“与XX有关、“随XX增长等词汇.相关性比照通常使用散点图或双条形图来展示.如下列图：精华露相比其它品类,呈现销售金额虽然不高,但利润高的特征沐浴露阳洗发水 EJ面类目销售金款dD10万15万20万25万30万利润额在双条形图中,我们将独立变量按顺序排在左边, 而把比照值放在右边,如 果期望模式与实际模式一致时,右边的条形图就会变成左边的条形图的镜像, 如 下面左图.当关系不符合预期时,两组条形图那么会发生偏离,如下面右图：精华露销量与折扣正相关爽肤水销量与折扣相

14、关性不强全价折扣1折济处理“多重比照关系比照可能不仅仅是一种比照关系,有可能是结合上文所说的成分、工程问、 时间序列、频率分布、相关性比照中的一种或多种组合而成,我们称之为“多重 比照.例如“销售额在过去10年内稳步增长,但利润却没有同步增长,这案 例第一局部“销售额在过去10年内稳步增长属于“时间序列比照,第二局部 “但利润却没有同步增长属于工程间比照.对于这种情况,我们需要确定哪一 种关系是主要的,哪一种是次要的.案例中,第一局部随时间变化是主要的,而 销售额与利润工程间比照是次要的,因此最好选择以时间变化比照的折线图, 并 为每一个工程画一条支线的方式实现,如下列图：销售额逐月上升,但利

15、润却在持续下降销售金额利润额万万万万万万万 5 0 5 0 5 0 5 0 0 9 9 8 8 75.万4 0万睡 前万案20万10万bizdtfmonth)不仅仅只有图表当然,对于数据分析报告,可定量信息我们可以通过图表构建, 但是对于不 可定量的信息,我们可以通过一些几何图形形成概念性视觉图像, 或通过一些日 常事务作视觉比喻.例如说到目标,可以形成高山这样的视觉图像. 这需要发挥 自己的想象力,平时多留意写优秀的海报广告,在生活中寻找灵感,在报告中能 够做到与听众产生共鸣的效果.消除认知负荷听众在接受我们分析报告信息时,需要消耗脑力去学习新知识,脑力是有限 的,因此需要消除听众无关紧要的

16、脑力消耗.造成无关紧要脑力消耗最大的问题 就是“杂乱,因此消除杂乱是数据分析报告需要重点关注的.通过将文字从原来居中对齐调为左对齐,进行相关的无关数据的淡化的处理, 能减少听众的认知负荷,把关注点转移到我们的重点上：修改前(三匚 oEHErq20210220210320J004202105202OQ620J0072021GB20212120J01C2Q2O11202121线上电商 线下门店2月由于新冠病那疫情影响线上电商份额快速增长下半年线上用户营销效果明显线上与线下销盘差距消失EJUokurprJ-s2月由于新冠病毒疫情影哨 域上由商份额块速增长常离金候gooam1H.DW.0Q相国町g m

17、.rntso igooom恨国前9L*-淖浴巾总万B方127516万2.万福佬金幅修改后嫌上电趣嫉下门店2Q2O01 202102 20210320210420210S202106202107 2O2OQB 2Q2O09202121 202121 2O2OU通过将网格线消除、标记点消除、金额度量转换、直接标记数据等手段降低认知负荷,右图是修改后的图表:通过消除一些干扰,能突出我们所需要表达的重点.所有的数据不是相同重 要,消除不需要关注的元素,或将不直接影响内容的元素融入背景. 去掉这个东 西会有什么变化如果不会,那么就去掉吧.同时要突出我们需要吸引听众实现的地方.在文字中可通过加粗、颜色、斜 体、大小、空间隔离、下划线等手段突出文字关键词.在图表中主要通过颜色、 大小突出需要强调的内容.在使用颜色时需慎重选择,不能在一张图中有太多颜 色,造成视觉干扰；可以使用颜色的不同饱和度来强调数据；根据分析报告背景, 可选择对于的互补色来做内容的突出强调.讲好分析报告分析报告做好了,还需要以更好的语言表达方式呈现给听众. 可以把分析报 告当做一个故事来说,能